Giáo trình Quản trị học - Bài 1: Tổng quan về quản lý

Nội dung text: Giáo trình Quản trị học - Bài 1: Tổng quan về quản lý

1. Bài 1: Tổng quan về quản lý BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ Mục tiêu • Hiểu định nghĩa quản lý, mô tả được bản chất của quản lý; • Hiểu và phân biệt được nhà quản lý với nhân viên; • Mô tả các cấp quản lý trong tổ chức; • Hiểu được quá trình quản lý và các chức năng quản lý cơ bản; • Mô tả các kỹ năng cơ bản của nhà quản lý. Nội dung Hướng dẫn học • Các khái niệm trong quản lý; Học viên nên tìm hiểu thêm một số kiến • Các chức năng quản lý; thức về tổ chức, quản lý và các kỹ năng • Nhà quản lý; quản trị cơ bản. • Quản lý là khoa học hay nghệ thuật • Tìm đọc một số tài liệu: Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, Nhà xuất bản thống kê, 1998: Chương 1: Bản chất của quản trị (từ trang 8-29); Những vấn đề cốt yếu của quản lý, Vũ Thiếu, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, 1999 (từ trang 20-29). • Thảo luận với giáo viên và học viên về các vấn đề chưa nắm rõ. Các kiến thức cần có Thời lượng học Học viên chỉ cần có kiến thức xã hội là có thể • 10 tiết. hiểu được bài học này. 1
2. Bài 1: Tổng quan về quản lý TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Nhà quản trị PACIFIC TELECOM tại Việt Nam Công ty PACIFIC TELECOM là một công ty viễn thông quốc tế lớn. Họ vừa mới mở văn phòng đại diện tại Việt Nam và đang có dự định liên doanh với một doanh nghiệp viễn thông Việt Nam để sản xuất điện thoại di động ngay tại Việt Nam. Một tấm biển đồng đẹp đẽ được đặt ngay trên bàn của Paul Allen, giám đốc đại diện tại Việt Nam với một dòng chữ: “Nhân viên chỉ làm tốt những công việc mà ông chủ thường xuyên kiểm tra nhất”. Dòng chữ này thể hiện triết lý của Allen, được đúc kết qua kinh nghiệm làm việc nhiều năm của Allen. Ông ta hoàn toàn tin tưởng rằng đó là cách tốt nhất để quản lý con người, nhất là tại các nước đang phát triển như Việt Nam. Allen thường hay nói rằng nếu ông ta không chỉ cho nhân viên rằng ông ta muốn thế nào thì người ta chẳng bao giờ làm theo cách mà ông ta muốn. Ông ta phàn nàn những nhân viên bản xứ không bao giờ biết cách mà những công ty ngoại quốc như ông ta làm việc như thế nào. Thậm chí những người đó không thể tưởng tượng được. Paul Allen cho rằng phải chú ý đến mọi chi tiết mà ông có thể mường tượng ra được. Tất nhiên là nếu mọi chi tiết, mọi hoạt động được làm hoàn thiện thì toàn bộ dự án cũng được hoàn thiện. Vậy nên hầu hết thời gian trong ngày của ông ta là dành cho việc xem xét các chi tiết. Buổi chiều, Allen dành toàn bộ thời gian để lắng nghe và kiểm tra xem các công việc cụ thể được thực hiện ra sao và xem xét lại các chi tiết đã được hoàn thành. Do đó, Allen không còn thời gian dành cho các công việc khác nữa. Sau một thời gian Allen, đã xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ rất rõ ràng. Hệ thống này phục vụ tốt cho hệ thống tài chính kế toán, nhưng doanh thu không được như ý muốn. Allen vẫn thường xuyên dành thời gian để kiểm soát việc mua sắm thiết bị, các chi tiêu hàng ngày và so sánh các mức mua sắm, tuy nhiên những công việc khác lại bị bỏ qua. Allen giao ngày một nhiều nhiệm vụ phải làm cho các nhân viên Việt Nam, đồng thời sức ép về thời gian làm việc ngày càng cao nhưng ông ta không đồng ý cho tuyển thêm nhân viên. Các nhân viên phải làm việc nhiều hơn, nhưng nỗ lực của họ không hề được ghi nhận. Paul Allen cũng hay phải làm việc với một đối tác là lãnh đạo phía Việt Nam, đối tác trong tương lai của ông ta. Đối tác này là một người mà Allen rất xem trọng ý kiến. Ông cố gắng làm cho Allen hiểu về hoàn cảnh Việt Nam đang thay đổi liên tục và công việc không phải lúc nào cũng có thể được thực hiện dễ dàng. Cần phải thích nghi với phong cách làm việc của Việt Nam. Paul Allen cho rằng đó không phải là cách. Mọi thứ bắt buộc phải thay đổi. Ông ta cũng cố gắng thuyết phục Allen rằng mối quan hệ trong văn hóa của người Việt Nam là rất quan trọng. Allen cũng hiểu điều đó nhưng cho rằng mối quan hệ phải đứng sau công việc. Công việc phải làm thật tốt, rồi mới tính đến các mối quan hệ. Các công việc phải được để ý đến từng chi tiết, giám sát kỹ lưỡng, có như vậy mới thành công được. Câu hỏi Theo bạn, nhà quản lý trên đã làm được điều gì tốt?, đã làm điều gì sai? Các bài học rút ra được từ tình huống quản lý này là gì? Bài học này sẽ giúp người học hiểu được rõ hơn vai trò của nhà quản lý, các công việc quan trọng hay các chức năng quản lý mà họ phải thực hiện giúp cho tổ chức mình đạt mục tiêu đã đặt ra một cách có kết quả và hiệu quả cao. 2
3. Bài 1: Tổng quan về quản lý 1.1. Khái niệm quản lý Quản lý là các hoạt động hướng tới việc sử dụng và phối hợp các nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đặt ra của tổ chức hiệu quả. Tổ chức là một tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được các mục tiêu chung. Trường học, bệnh viện, nhà thờ, các doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước hoặc một câu lạc bộ bóng đá là những ví dụ về tổ chức. Các đặc trưng quan trọng của tổ chức: • Một là, các tổ chức được hình thành và tồn tại vì một mục đích nhất định. Ví dụ như trường học nhằm mục đích cung cấp kiến thức cho người học, bệnh viện nhằm mục đích khám chữa bệnh cho cộng đồng, doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng, các cơ quan hành chính nhằm cung cấp dịch vụ công cho công chúng. • Hai là, mỗi tổ chức là một tập hợp gồm nhiều thành viên. • Ba là, mỗi tổ chức đều có một cấu trúc nhất định. Cấu trúc trong một tổ chức xác định rõ giới hạn hành vi của từng thành viên thông qua những quy tắc, quy định, nhiệm vụ và quyền hạn cũng như mô tả công việc của các thành viên trong tổ chức. Yêu cầu đầu tiên đặt ra với tất cả các nhà quản lý là đảm bảo cho tổ chức hoàn thành được các mục tiêu đề ra của tổ chức. Nhà quản lý cần đưa ra các quyết định đúng đắn và triển khai thành công các quyết định đó nhằm hướng các hoạt động đến việc hoàn thành mục tiêu. Khái niệm hiệu quả thể hiện khi chúng ta so sánh những kết quả đạt được với những chi phí đã bỏ ra để có được kết quả đó. Hiệu quả tỉ lệ thuận với kết quả đạt được và tỉ lệ nghịch với chi phí bỏ ra để có được kết quả đó. Ví dụ, trong kinh doanh mối liên hệ giữa kết quả và hiệu quả thể hiện trong mối quan hệ giữa doanh thu và lợi nhuận. Nhà quản lý luôn phải duy trì cân bằng giữa việc đạt được mục tiêu của tổ chức và tính hiệu quả trong hoạt động của tổ chức bằng cách tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí các nguồn lực của tổ chức. Hiệu quả hoạt động của tổ chức là thước đo kết quả hoạt động hay năng lực của nhà quản lý. Một tổ chức, lấy ví dụ là một doanh nghiệp luôn mong muốn đạt được nhiều mục tiêu đồng thời: tăng trưởng lợi nhuận, tăng trưởng doanh thu, tăng trưởng thị phần, nâng cao thu nhập và phúc lợi cho người lao động, nâng cao mức đóng góp cho cộng đồng, v.v Trong khi đó nguồn lực của doanh nghiệp thì có hạn. Nhà quản lý, do đó, cần định hướng ưu tiên những mục tiêu nhất định cho từng thời kỳ sao cho việc sử dụng các nguồn lực trong thời kỳ đó là hiệu quả nhất và mục tiêu là khả thi. 1.2. Các chức năng quản lý Năm 1916, Henry Fayol đã lần đầu tiên chỉ rõ các chức năng của quản trị bao gồm hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, phối hợp và kiểm tra. Trải qua thời gian, các nhà lý luận về quản trị có đưa ra nhiều cách phân chia quy trình quản trị thành các chức năng khác nhau. Một trong những cách phân chia thông dụng và cơ bản nhất các chức năng quản trị là: 3
4. Bài 1: Tổng quan về quản lý Quá trình quản trị bao gồm 4 chức năng cơ bản - lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Mỗi chức năng quản lý thực hiện một số các hoạt động chuyên môn cụ thể nhằm tác động vào các bộ phận và cá nhân trong tổ chức hướng tới việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức. 1.2.1. Lập kế hoạch Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý, bao gồm việc xác định các mục tiêu hoạt động và quyết định các phương án hành động để đạt được mục tiêu. Lập kế hoạch là việc lựa chọn trước một phương án hành động trong tương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cơ sở xác định các mục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được mục tiêu đó. Kết quả của chức năng lập kế hoạch là bản kế hoạch trong đó xác định rõ mục tiêu của hoạt động, các biện pháp cần tiến hành và các yếu tố cần thiết (nhân lực, vật lực, tài lực, thông tin) để hoàn thành mục tiêu đó. 1.2.2. Tổ chức Chức năng tổ chức bao gồm việc thiết kế cơ cấu tổ chức, xác định cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong cơ cấu nhằm tạo ra một cơ cấu các mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức, thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức. 1.2.3. Lãnh đạo Chức năng lãnh đạo trong quản lý là quá trình tác động của người quản lý đến các nhân viên sao cho họ thực sự sẵn sàng, nhiệt tình, chủ động và sáng tạo trong quá trình thực hiện các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa tổ chức vượt qua những hoàn cảnh bất thuận lợi và không ngừng phát triển. 1.2.4. Kiểm tra Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể thất bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu. 4
5. Bài 1: Tổng quan về quản lý Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản lý, dù cho đó là tổng giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng trong cơ quan, hay chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp. 1.3. Nhà quản lý 1.3.1. Khái niệm nhà quản lý Nhà quản lý là những người trong tổ chức thực hiện công việc quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) để giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu một cách hiệu năng và hiệu quả. Nói cách khác, nhà quản lý chính là người làm việc với và thông qua người khác thực hiện các hoạt động mang tính định hướng, phối hợp, lựa chọn, quyết định và kết dính các công việc của các cá nhân, bộ phận để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. 1.3.2. Phân loại nhà quản lý Các nhà quản lý trong tổ chức có thể phân loại theo cấp quản lý, gồm 3 loại: Nhà quản lý cấp cao Nhà quản lý cấp trung gian Nhà quản lý cấp cơ sở • Nhà quản lý cấp cao Nhà quản lý cấp cao là các nhà quản lý cấp cao nhất của tổ chức. Các chức danh thường gặp của họ như là tổng giám đốc, giám đốc, hiệu trưởng, viện trưởng, Họ chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức, chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Nhiệm vụ của họ là ra các quyết định về mục tiêu của tổ chức, các chiến lược tổng thể của tổ chức để đạt được mục tiêu và các chính sách, quy định chung của tổ chức. Nhà quản lý cấp cao là người đại diện cho tổ chức trong các mối quan hệ với cộng đồng, mối quan hệ với các tổ chức khác và chính quyền. • Nhà quản lý cấp trung gian Nhà quản lý cấp trung gian là những người thực hiện các công việc quản lý ở dưới nhà quản lý cấp cao nhưng ở trên nhà quản lý cấp cơ sở. Họ là người tiếp nhận các chiến lược và chính sách chung từ các nhà quản lý cấp cao và biến chúng thành các kế hoạch, mục tiêu cụ thể để chuyển đến các nhà quản lý cấp cơ sở để thực hiện. 5
6. Bài 1: Tổng quan về quản lý Nói cách khác, nhiệm vụ của nhà quản lý cấp trung gian là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, điều phối hoạt động của các nhà quản lý cấp cơ sở để hoàn thành mục tiêu chung. • Nhà quản lý cấp cơ sở Nhà quản lý cấp cơ sở là những nhà quản lý ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản lý, dưới họ không còn cấp quản lý nào nữa. Nhiệm vụ của các nhà quản lý cấp cơ sở là đưa ra các quyết định tác nghiệp, hướng dẫn và đôn đốc các nhân viên dưới quyền triển khai các công việc cụ thể. Các chức danh thông thường của họ là: đốc công, trưởng ca, tổ trưởng sản xuất, trưởng nhóm bán hàng v.v. Các nhà quản lý dù ở cấp nào đều thực hiện tất cả các chức năng của quản lý – lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. 1.3.3. Vai trò của nhà quản lý Vào thập niên 1960, Henry Mintzberg đã nghiên cứu nhiều về hoạt động quản trị và đã tập hợp được 10 vai trò khác nhau của nhà quản lý trong tổ chức và chia 10 vai trò đó vào ba nhóm như sau: • Nhóm vai trò quan hệ với con người Trong mối quan hệ của nhà quản lý với các cá nhân, bộ phận bên trong tổ chức và các cá nhân, các tổ chức bên ngoài tổ chức, tùy từng điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, nhà quản lý thể hiện một trong những vai trò sau: o Vai trò đại diện: Là người đứng đầu một tổ chức, nhà quản lý thực hiện các hoạt động mang tính nghi lễ của tổ chức với tư cách là người đại diện cho tổ chức. Ví dụ các công việc như: Khai trương chi nhánh, khai trương chương trình mới, sản phẩm mới, tiếp đón khách mời đến thăm và làm việc chính thức với tổ chức. o Vai trò lãnh đạo: Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành, phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. Trong vai trò này, một số khía cạnh sẽ liên quan đến công tác nhân sự, ví dụ các công việc như: tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, một số khía cạnh sẽ liên quan đến chức năng lãnh đạo như thúc đẩy và động viên cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ và đáp ứng các yêu cầu của tổ chức. o Vai trò liên kết: Thể hiện ở việc nhà quản lý tiến hành các hoạt động nhằm thiết lập mối quan hệ với những người khác bên ngoài tổ chức, để tìm kiếm sự ủng hộ và hợp tác của các cá nhân, tổ chức khác đối với tổ chức của mình. Ví dụ như tiếp xúc với khách hàng và những nhà cung cấp, các viên chức chính phủ. • Nhóm vai trò thông tin Các hoạt động về quản lý chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Vai trò thông tin của nhà quản lý thể hiện trên các khía cạnh: 6
7. Bài 1: Tổng quan về quản lý o Vai trò thu thập thông tin và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản lý đảm nhiệm vai trò thu thông tin thập bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức. Thông tin có thể thu thập từ các nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức, từ các văn bản hay qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người Các nguồn cung cấp thông tin rất đa dạng và độ tin cậy của các nguồn thông tin cũng rất phức tạp. Bởi vậy, nhà quản lý cần kiểm tra các nguồn thông tin trước khi quyết định sử dụng nguồn thông tin đó. o Vai trò phổ biến thông tin: Là người phổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận có liên quan, có thể là cấp dưới, ngang cấp hay cấp trên qua các kênh thông tin chính thức như văn bản hay các kênh thông tin không chính thức. Yêu cầu của việc này là thông tin cần truyền đi một cách nhanh chóng và chính xác nhất. o Vai trò cung cấp thông tin: Là người có trách nhiệm và có quyền thay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động của tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức. o Vai trò quyết định: Trong khi ra các quyết định có liên quan đến tổ chức, nhà quản lý thể hiện 4 vai trò: vai trò sáng nghiệp, vai trò người giải quyết vấn đề, vai trò người phân phối các nguồn lực và vai trò đàm phán. ƒ Vai trò sáng nghiệp: Xuất hiện khi nhà quản lý tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức. Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng hay cải tiến một quy trình quản lý. ƒ Vai trò giải quyết vấn đề: Nhà quản lý là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức như mâu thuẫn về quyền lợi, khách hàng thay đổi nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định và phát triển. Nhà quản lý cần lường trước những khó khăn có thể phát triển thành mối đe dọa với sự phát triển của tổ chức và chủ động đương đầu, không tránh né. ƒ Vai trò người phân phối các nguồn lực: Tổ chức thường phải hoạt động trong hoàn cảnh các nguồn lực (tài chính, nhân lực, vật lực, quyền hạn) thì khan hiếm mà nhu cầu phát triển thì không dừng lại. Bởi vậy, nhà quản lý phải biết cách phân bổ và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả. ƒ Vai trò đàm phán: Nhà quản lý đảm nhận vai trò thay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt động, trong các quan hệ với những cá nhân, tổ chức khác trong xã hội. Mười vai trò này liên quan mật thiết với nhau và nhiều lúc nhà quản lý đảm nhận các vai trò này cùng một lúc, song tầm quan trọng của các vai trò thay đổi tuỳ theo cấp bậc của nhà quản lý trong tổ chức. 7
8. Bài 1: Tổng quan về quản lý Vai trò của nhà quản lý Nhóm vai trò quan hệ Nhóm vai trò thông tin Nhóm vai trò quyết định • Vai trò đại diện • Vai trò thu thập và • Vai trò sáng nghiệp • Vai trò lãnh đạo tiếp nhận • Vai trò giải quyết vấn đề • Vai trò liên kết • Vai trò phổ biến • Vai trò phân phối các • Vai trò phát ngôn nguồn lực • Vai trò đàm phán Hình 1.1: Vai trò của nhà quản lý Câu hỏi đặt ra là để có thể hoàn thành tốt những nhiệm vụ và vai trò trên, nhà quản lý cần những kiến thức và kỹ năng gì. 1.3.4. Các kỹ năng cơ bản của nhà quản lý Theo Robert L. Katz, 3 loại kỹ năng chính mà các nhà quản lý đều cần phải có gồm: Nhà quản lý Nhà quản lý cấp Nhà quản lý cấp cấp cao trung gian cơ sở Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng quan hệ Kỹ năng tư duy Hình 1.2: Các kỹ năng cơ bản của nhà quản lý • Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng kỹ thuật hay còn gọi là kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ là kiến thức chuyên sâu về một ngành nghề, lĩnh vực cụ thể, là khả năng thực hiện một công việc cụ thể hay nói cách khác là trình độ chuyên môn của một nhà quản lý, ví dụ: chuyên môn công nghệ thông tin, tài chính, cơ khí, • Kỹ năng nhân sự Kỹ năng nhân sự hay còn gọi là kỹ năng quan hệ là khả năng thiết lập các mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác, khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự. 8
9. Bài 1: Tổng quan về quản lý Kỹ năng nhân sự là kỹ năng đặc biệt của nhà quản lý trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung. Kỹ năng nhân sự còn thể hiện ở khả năng truyền đạt thông tin một cách hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác trong lao động, biết cách tác động và hướng dẫn nhân sự trong tổ chức để hoàn thành các công việc. • Kỹ năng tư duy Kỹ năng tư duy hay còn gọi là kỹ năng nhận thức và thiết kế là khả năng của nhà quản lý nhìn nhận những cơ hội cho sự phát triển của tổ chức hay những tình huống gây bất lợi cho tổ chức, là khả năng tư duy chiến lược để đưa ra được đường lối, chính sách để tổ chức đi theo hay những biện pháp đối phó với những biến động bất lợi của môi trường. Để làm được điều này, nhà quản lý cần phải có phương pháp tổng hợp tư duy hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các bộ phận, các vấn đề và tư duy sáng tạo để giải quyết tình huống. Tất cả các nhà quản lý đều cần cả 3 loại kỹ năng trên nhưng tầm quan trọng của các kỹ năng sẽ khác nhau đối với các nhà quản lý khác nhau. Nhà quản lý cấp cao là người đưa ra các quyết định mang tính chất tổng thể, đường lối, chiến lược, chính sách của tổ chức, bởi vậy kỹ năng quan trọng nhất đối với nhà quản lý cấp cao là kỹ năng tư duy. Nhà quản lý cấp cơ sở có nhiệm vụ chính là đưa ra các quyết định, kế hoạch tác nghiệp và hoạt động cụ thể cho nhân viên dưới quyền bởi vậy rất cần các kỹ năng chuyên môn. Kỹ năng nhân sự thì ở cấp quản lý nào cũng cần nhưng tầm quan trọng tương đối so với các kỹ năng trên sẽ khác nhau ở mỗi cấp quản lý khác nhau. Nhà quản lý nào càng có nhiều mối quan hệ trong và ngoài bộ phận và thường xuyên phải gặp những xung đột có thể phát sinh thì kỹ năng quan hệ càng quan trọng. Khi nhà quản lý thăng tiến lên các cấp quản lý càng cao thì thời gian dành cho công việc quản lý càng nhiều và chuyên môn càng giảm, tầm quan trọng của kỹ năng chuyên môn giảm và kỹ năng tư duy tăng lên. 1.3.5. Chân dung nhà quản lý thế kỷ 21 Thế kỷ 21 được đặc trưng bởi tính chất quốc tế hóa và toàn cầu hóa của nền kinh tế thế giới và ứng dụng rộng rãi các tiến bộ kỹ thuật của công nghệ thông tin, bởi vậy nhà nghiên cứu Henri Claude De Bettig Nies đã đưa ra những đặc trưng sau đây của nhà quản lý thế kỷ 21: • Có tầm nhìn quốc tế, có khả năng giao dịch ở tầm quốc tế; • Sử dụng thành thạo ngoại ngữ và các thiết bị tin học; • Nắm bắt được các khía cạnh văn hóa, các đặc điểm văn hóa khác nhau của mỗi dân tộc, mỗi địa phương, mỗi quốc gia, khu vực; • Có trách nhiệm cao với xã hội, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt với các cơ quan chức năng của Nhà nước; • Có tầm nhìn chiến lược dài hạn và tầm nhìn này được thể hiện nhất quán trong các quyết định kinh doanh; 9
10. Bài 1: Tổng quan về quản lý • Có phong cách mềm dẻo, linh hoạt thích ứng với môi trường kinh doanh đầy biến động; • Có khả năng sáng tạo một hệ thống quản trị, cơ cấu tổ chức hoạt động hữu hiệu để duy trì các hoạt động của tổ chức; • Chú trọng đến nhân tố con người, quan tâm đến việc đào tạo các tài năng chuyên môn, nhìn nhận con người là nguồn lực quan trọng của tổ chức; • Có đầu óc cách tân, đổi mới; • Không ngừng học hỏi để tự hoàn thiện, đổi mới kiến thức; • Liên kết chặt chẽ với các mạng lưới hoạt động của các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực trên toàn quốc, khu vực và trên thế giới. 1.4. Quản lý là Khoa học và Nghệ thuật Ngày nay, công việc quản lý cũng như các công việc chuyên môn (y học, kỹ thuật, kinh doanh, hội họa, ) đều có những nguyên tắc, quy tắc nhất định giúp cho công việc đó có thể tiến hành trôi chảy và không ngừng phát triển. Mặt khác, lý luận khoa học mang tính khái quát mà thực tế cuộc sống lại muôn màu muôn vẻ và mỗi nhà quản lý lại có cách hiểu và vận dụng lý luận một cách khác nhau hay nói cách khác quản lý mang tính chất sáng tạo và nghệ thuật. Bởi vậy, các nhà quản lý cần luôn xem xét tính chất khoa học và nghệ thuật của quản lý để có thể thực hiện tốt các công việc của mình trong cả hoàn cảnh thuận lợi hay khó khăn. 1.4.1. Quản lý là một khoa học Quản lý là một hiện tượng xã hội xuất hiện cùng một lúc với con người, nó biểu hiện trong mối quan hệ giữa con người với con người. Đó là mối quan hệ giữa người chủ nô và nô lệ, giữa chủ và người làm thuê, Qua nhiều thế kỷ phong cách quản lý biến đổi dần dần từ cách xử sự độc tài áp chế ở thời kỳ chiếm hữu nô lệ, phong kiến đến các tư tưởng quản lý dân chủ như hiện nay. Khoa học quản lý thực sự phát triển mạnh từ thế kỷ XIX cùng với sự phát triển của nền sản xuất công nghiệp. Các nguyên tắc quản lý đã được hệ thống, khái quát và áp dụng thành công ở nhiều xí nghiệp công nghiệp Hoa Kỳ và nhiều quốc gia khác. Khoa học quản lý hay Quản trị học là khoa học nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong tổ chức, tức là tìm ra và sử dụng các quy luật trong các hoạt động quản trị để duy trì và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động có hiệu quả. Mặt khác, trong quá trình quản trị, con người hoạt động trong những mối liên hệ nhất định với nhau. Như vậy, nghiên cứu quản trị cũng có nghĩa là nghiên cứu quan hệ giữa người với người, trong quá trình đó tìm ra tính quy luật hình thành quan hệ quản trị. Nói cách khác, quản trị học là khoa học nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong tổ chức, tổng kết hóa các kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lý thuyết có thể áp dụng cho các tình huống quản trị tương tự. Mục tiêu của quản trị học là trang bị cho chúng ta những kiến thức và kỹ thuật cần thiết để gia tăng hiệu quả trong các hoạt động tập thể, hoạt động của tổ chức. 10
11. Bài 1: Tổng quan về quản lý Khoa học quản lý là một bộ phận tri thức đã được tích lũy qua nhiều năm, bản thân nó là một khoa học tổng hợp thừa hưởng kết quả từ các ngành khoa học khác như toán học, điều khiển học, kinh tế học Khoa học quản lý nhằm: • Cung cấp cho các nhà quản lý một cách suy nghĩ có hệ thống trước các vấn đề phát sinh, cung cấp những phương pháp khoa học giải quyết các vấn đề trong thực tiễn làm việc. Thực tế đã chứng minh các phương pháp giải quyết khoa học đã là những kiến thức không thể thiếu của các nhà quản lý. • Cung cấp cho các nhà quản trị các quan niệm và ý niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện bản chất các vấn đề. • Cung cấp cho các nhà quản lý những kỹ thuật đối phó với các vấn đề trong công việc, hình thành các lý thuyết, các kinh nghiệm lưu truyền và giảng dạy cho các thế hệ sau. 1.4.2. Quản lý là một nghệ thuật Người ta thường xem quản lý là một nghệ thuật còn nhà quản lý là nghệ sĩ tài năng. Quản lý khác với những hoạt động sáng tạo nghệ thuật khác ở chỗ nhà “nghệ sĩ quản trị” phải sáng tạo không ngừng trong thực tiễn sản xuất kinh doanh. Muốn có nghệ thuật quản lý điêu luyện, người ta phải rèn luyện được kỹ năng biến lý luận thành thực tiễn. Quản lý không thể học thuộc lòng hay áp dụng theo công thức. Nó là một nghệ thuật và là một nghệ thuật sáng tạo. Nhà quản lý giỏi có thể bị lầm lẫn nhưng họ sẽ học hỏi được ngay từ những sai lầm của mình để trau dồi nghệ thuật quản lý của họ, linh hoạt vận dụng các lý thuyết quản lý vào trong những tình huống cụ thể. Nghệ thuật bao giờ cũng phải dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền tảng cho nó. Khoa học và nghệ thuật quản lý không đối lập, loại trừ nhau mà không ngừng bổ sung cho nhau. Khoa học quản lý phát triển thì nghệ thuật quản lý cũng được cải tiến theo. Một người giám đốc nếu không có kiến thức quản lý nền tảng thì khi quản trị ắt phải dựa vào may rủi, trực giác hay những việc đã làm trong quá khứ. Ngược lại, nếu có kiến thức về quản lý, người đó có điều kiện thuận lợi hơn nhiều để đưa ra những quyết định quản lý có luận chứng khoa học và có hiệu quả cao. Có ý kiến cho rằng nghệ thuật quản lý mang tính bẩm sinh hay cha truyền con nối. Thực tế đã chứng minh, năng khiếu bẩm sinh hay kinh nghiệm cha truyền con nối sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý sở hữu những điểm mạnh đó nhưng không phải là yếu tố quyết định năng lực nhà quản lý. Nghệ thuật quản lý của mỗi nhà quản lý sẽ được xây dựng và rèn luyện theo thời gian và quan trọng nhất là từ niềm đam mê công việc quản lý, đam mê theo đuổi sự phát triển và thành công của một nhóm hay một tổ chức. 11
12. Bài 1: Tổng quan về quản lý Tóm lại, nhà quản lý giỏi cần nắm vững cả khoa học và nghệ thuật quản lý và thường xuyên ứng dụng trong thực tiễn quản lý. Các nguyên tắc quản lý khoa học sẽ là nền tảng cho nhà quản lý đưa ra các quyết định, xây dựng quy trình quản lý và trong khi thực hiện các công tác quản lý trên thực tế, mỗi nhà quản lý sẽ tự xây dựng cho mình các “bí quyết quản lý” và hoàn thiện các “bí quyết” đó để hình thành nên nghệ thuật quản lý của riêng mình. Một vị tướng có thể không cần biết cách chế tạo tên lửa như thế nào, kỹ thuật lái máy bay ra sao và làm thế nào để điều khiển xe tăng vượt qua được chướng ngại vật, nhưng ông ta biết khi nào thì phải dùng pháo và loại pháo cỡ nào sẽ mang lại hiệu quả mong muốn, khi nào thì dùng máy bay, khi nào cần phải dùng xe tăng hạng nặng, sự phối hợp chúng như thế nào và có thể mang lại những hiệu quả gì?, phải làm gì để có thể sử dụng tốt nhất các loại vũ khí đó? Người làm tướng phải nắm chắc những kiến thức các loại này và phải luôn luôn sáng tạo. Trong lĩnh vực quản lý kinh tế cũng vậy. Chúng ta có thể hiểu như sau: Khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, còn nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức. Nghệ thuật quản lý trước hết là tài nghệ của nhà quản lý trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo và có hiệu quả nhất. Ở đây muốn nói đến tài năng của nhà quản lý, năng lực tổ chức, kinh nghiệm giúp họ giải quyết sáng tạo xuất sắc nhiệm vụ được giao. Trên phương diện lý thuyết cũng như thực tiễn người ta nghiên cứu nghệ thuật quản lý không chỉ từ những kinh nghiệm thành công mà còn cả những kinh nghiệm thất bại. Nhiều khi việc nghiên cứu những thất bại còn quan trọng hơn là việc nghiên cứu những thành công, bởi vì thành công có thể sẽ được lặp lại hay không lặp lại, còn thất bại sai lầm thì nhất thiết không được để cho lặp lại. Muốn tổ chức tồn tại và phát triển, các kiến thức và kinh nghiệm của nhà quản lý cần được chia xẻ cho các thành viên khác trong tổ chức, nhất là các cấp dưới trực tiếp bởi vì chỉ khi các cá nhân, bộ phận khác hiểu và cảm thông với công việc của nhà quản lý thì hiệu quả của quản lý mới được phát huy. 12
13. Bài 1: Tổng quan về quản lý TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Tổ chức là một tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được các mục đích chung. • Nhiệm vụ của nhà quản lý là giúp tổ chức hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả. • Nhà quản lý thực hiện các chức năng quản lý cơ bản: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. • Để hoàn thành tốt công việc của mình, nhà quản lý cần có các kỹ năng tư duy, kỹ năng quan hệ, kỹ năng kỹ thuật, tuy nhiên tầm quan trọng của các kỹ năng đó khác nhau với các cấp quản lý khác nhau (cấp cao, trung gian, thấp). Ngoài ra nhà quản lý giỏi cần thêm một số phẩm chất khác như yêu thích công việc quản lý, chấp nhận thách thức, có khả năng chịu được sức ép, có kinh nghiệm, trung thực, quyết đoán, có đạo đức kinh doanh. 13
14. Bài 1: Tổng quan về quản lý BÀI TẬP THỰC HÀNH 1. Hãy tiến hành phỏng vấn 100 người xung quanh bạn để biết xem có bao nhiêu người muốn trở thành các nhà quản lý trong tương lai. Hãy tìm hiểu nguyên nhân tại sao họ muốn trở thành các nhà quản lý và tại sao không? 2. Lớp chia thành các nhóm nhỏ (5 – 6 người/nhóm). Mỗi nhóm hãy tìm hiểu một công ty khác nhau thông qua sự giới thiệu của người thân hoặc quen biết của các bạn, làm quen với giám đốc của công ty này. Hãy tìm hiểu, mô tả và trình bày lại các hoạt động mà người giám đốc này phải thực hiện trong quá trình quản lý công ty của ông/bà giám đốc này. Từ đó rút ra các vai trò quản lý của người giám đốc này. Hãy so sánh các vai trò của các nhà quản lý cấp trung gian này với các vai trò của các nhà quản lý mà các bạn đã được nghiên cứu trong bài này. 3. Lớp chia thành các nhóm nhỏ (5 – 6 người/nhóm). Mỗi nhóm hãy tìm hiểu một công ty khác nhau thông qua sự giới thiệu của người thân hoặc quen biết của các bạn, làm quen với các trưởng phòng tài chính kế toán, nhân sự, kinh doanh, sản xuất, của công ty đó. Hãy tìm hiểu, mô tả và trình bày lại các hoạt động mà những người quản lý cấp trung gian này phải thực hiện để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Từ đó rút ra các vai trò quản lý của những người quản lý cấp trung gian này. Hãy so sánh các vai trò của các nhà quản lý cấp trung gian này với vai trò của các nhà quản lý mà các bạn đã được nghiên cứu trong bài này. 4. Lớp chia thành các nhóm nhỏ (5 – 6 người/nhóm). Mỗi nhóm hãy tìm hiểu một công ty khác nhau thông qua sự giới thiệu của người thân hoặc quen biết của các bạn, làm quen với những đội trưởng hoặc quản đốc phân xưởng sản xuất, trưởng nhóm bán hàng, của công ty đó. Hãy tìm hiểu, mô tả và trình bày lại các hoạt động mà những người quản lý cấp cơ sở này phải thực hiện để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Từ đó rút ra vai trò quản lý của những người quản trị cấp cơ sở này. Hãy so sánh các vai trò của các nhà quản lý cấp trung gian này với các vai trò của các nhà quản lý mà các bạn đã được nghiên cứu trong bài này. 5. Lớp chia thành các nhóm nhỏ (5 – 6 người/nhóm). Mỗi nhóm hãy tìm hiểu một công ty khác nhau thông qua sự giới thiệu của người thân hoặc quen biết của các bạn, làm quen với giám đốc của công ty, ít nhất 4 người quản lý cấp trung gian (trưởng phòng Kinh doanh, tài chính kế toán, sản xuất hoặc quản trị nhân sự, ), ít nhất 04 người quản trị cấp cơ sở (đội trưởng hoặc quản đốc phân xưởng sản xuất, trưởng nhóm bán hàng, ) của công ty này. Hãy tìm hiểu, mô tả và trình bày lại các hoạt động mà những người quản lý này phải thực hiện để hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Hãy tìm hiểu và trình bày lại các kỹ năng quản lý mà họ đã áp dụng trong công việc thực tế của mình. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Người quản lý và nhân viên phi quản lý khác nhau như thế nào? 2. So sánh sự khác nhau giữa 3 cấp quản lý. 3. Định nghĩa kết quả và hiệu quả. 4. Giải thích tại sao cả kết quả và hiệu quả đều quan trọng với quản lý? 5. Hãy mô tả ngắn gọn 4 chức năng mà mọi nhà quản lý đều thực hiện. 6. Các đặc điểm của tổ chức là gì? 7. Khái niệm phổ biến quản lý nghĩa là gì? 8. Tại sao việc tìm hiểu, nghiên cứu quản lý lại quan trọng, cho dù bạn không định trở thành một người quản lý? 14