Ôn tập Quản trị học

Nội dung text: Ôn tập Quản trị học

1. Ôn tập quản trị học
2. BÀI 1: BẢN CHẤT CỦA QUẢN TRỊ I. TỔ CHỨC VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC 1.1 Tổ chức • Khái niệm Là tập hợp của 02 hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung. • Đặc điểm cơ bản: − Mang tính mục đích − Là đơn vị xã hội − Hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích − Thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích − Hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác. − Mọi tổ chức đều cần nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt được mục đích với hiệu quả cao. 1.2 Hoạt động cơ bản của tổ chức • Nghiên cứu và dự báo những xu hướng biến đổi của môi trường • Tìm kiếm và huy động nguồn vốn cho các hoạt động của tổ chức và tìm kiếm các yếu tố đầu vào của quá trình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức và chọn lọc, thu nhận các yếu tố đó. • Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức ( quá trình sản xuất ) • Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng phục vụ của tổ chức ( khách hàng) • Tạo ra lợi ích cho tổ chức và phân phối lợi ích cho mọi thành viên của tổ chức 1
3. • Hoàn thiện , đổi mới các sản phẩm dịch vụ , các quy trình hoạt động cũng như tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới , các quy trình hoạt động mới . • Đảm bảo chất lượng các hoạt động và các sản phẩm , dịch vụ của tổ chức. Nghiên Các yếu Sản xuất Phân phối Phân cứu môi tố đầu sản phẩm phối lợi trường vào dịch vụ ích Không ngừng đổi mới và đảm bảo chất lượng Mô hình các hoạt động cơ bản của tổ chức II. QUẢN TRỊ LÀ GÌ Cách hiểu thuật ngữ quản trị rất đa dạng và phức tạp, vì vậy có nhiều khái niệm khác nhau . Tuy nhiên , phổ biến các định nghĩa đều có liên quan đến một số ý chính như sau: - Làm việc với và thông qua người khác. - Hoàn thành một mục tiêu chung của tổ chức - Khai thác tối đa những nguồn tài nguyên có hạn. - Luôn xem xét đến kết quả và hiệu quả. - Đối phó và thích ứng với môi trường biến đổi. • Các khái niệm – Quản trị là lãnh đạo trên cơ sở hoạch định, tổ chức , nhân sự , điều khiển và kiểm tra công việc nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. – Quản trị là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt những kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước 2
4. – Là tiến trình làm việc với con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi . Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có hạn. • Khái niệm phổ biến nhất Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong những điều kiện biến đổi của môi trường. Trong bài giảng này , định nghĩa dưới đây sẽ được sử dụng làm cơ sở cho quá trình nghiên cứu quản trị tổ chức: “Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến đổi.” Lập kế hoạch Kết quả: Các nguồn lực: -Đạt mục đích -Nhân lực -Đạt mục tiêu: -Tài lực Phối hợp +sản phẩm Kiểm tra hoạt động Tổ chức +dịch vụ -Vật lực -Mục tiêu đúng -Thông tin -Hiệu quả cao Lập kế hoạch Sơ đồ thể hiện hoạt động quản trị III. MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ 3.1 Mục đích Nhà quản trị cần thực hiện mục đích của tổ chức (qua đó, mục đích của nhóm và của cá nhân cũng được thực hiện) với hiệu quả cao nhất. Trong mọi loại hình tổ chức, mục đích của hoạt động quản trị đều nhằm tạo ra giá 3
5. 3.2 Tầm quan trọng • Một doanh nghiệp được quản trị tốt thì hoạt động sản xuất sẽ phát triển và kinh doanh hiệu quả. • Một quốc gia được quản trị giỏi nền kinh tế sẽ tăng trưởng với tốc độ cao, hàng hóa nhiều , đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân luôn được cải thiện và nâng cao. • Hoạt động quản trị đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển kinh tế. IV. NỘI DUNG QUẢN TRỊ : • Tiếp cận theo quá trình hoạt động: – Quản trị đầu vào ( Vật tư, công nghệ, nhân lực ) – Quản trị vận hành (Sản xuất , bố trí công suất ) – Quản trị đầu ra (Bán hàng , dịch vụ sau bán hàng ) • Tiếp cận theo chức năng hoạt động: – Quản trị sản xuất – Quản trị Marketing – Quản trị nghiên cứu phát triển – Quản trị nhân sự – Quản trị tài chính – Quản trị văn hóa. • Tiếp cận theo chức năng quản trị – Hoạch định : là quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu. – Tổ chức : là quá trình xây dựng những hình thái cơ cấu nhất định để đạt mục tiêu và đảm bảo nguồn nhân lực theo cơ cấu. 4
6. – Lãnh đạo : là quá trình chỉ đạo và thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất vì lợi ích chung của tổ chức. – Kiểm tra : là quá trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo việc thực hiện theo các kế hoạch. V. HIỆU QUẢ VÀ KẾT QUẢ TRONG QUẢN TRỊ: • Hiệu quả : Tương quan so sánh giá trị đầu vào và sản lượng đầu ra • Giảm thiểu chi phí đầu vào , giữ nguyên sản lượng đầu ra • Giữ nguyên giá trị đầu vào , gia tăng sản lượng đầu ra • Giảm thiểu chi phí đầu vào , gia tăng sản lượng đầu ra • Kết quả : Đạt được mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ được giao • So sánh hiệu quả và kết quả: • Hiệu quả gắn liền với phương tiện ,trong khi kết quả gắn liền với mục tiêu thực hiện hoặc mục đích. • Hiệu quả là là được việc, trong khi kết quả là làm đúng việc. • Hiệu quả tỷ lệ thuận với kết quả được nhưng tỷ lệ nghịch với chi phí. I (input) < 1 O (output) Æ Nhận xét: - Quản trị là nhằm đạt được kết quả với hiệu quả cao (làm thế nào để hoàn thành mục tiêu của tổ chức với phí tổn thấp nhất). - Làm đúng việc: cho dù làm việc không phải với cách tốt nhất vẫn tốt hơn là làm không đúng việc cho dù nó được tiến hành một cách tốt nhất. - Điều tốt nhất trong quản trị là khi làm đúng việc (hoàn thành mục tiêu của tổ chức) và làm được việc (chi phí thấp nhất). 5
7. BÀI 2: NHÀ QUẢN TRỊ I . KHÁI NIỆM Người làm việc trong 1 tổ chức có trách nhiệm điều khiển công việc của những người khác nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. II. CÁC CẤP QUẢN TRỊ TRONG MỘT TỔ CHỨC. Phân cấp quản trị theo STEPHEN P.ROBIN • Nhà quản trị cấp cao (Top Managers) Các chức danh chính trong tổ chức sản xuất kinh doanh, họ thường là: Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc – Hoạt động ở cấp cao nhất trong tổ chức. – Đưa ra thực hiện các nhiệm vụ chiến lược. – Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chiến lược. – Phát triển và duy trì tổ chức. – Là người chịu trách nhiệm cuối cùng về thành quả của tổ chức. 6
8. • Nhà quản trị cấp trung (Middle Managers) Chức danh chính trong tổ chức thường là : Các trưởng phòng , ban quản đốc các phân xưởng – Dưới quyền các nhà quản trị cấp cao. – Đưa ra các quyết định chiến thuật. – Thực hiện kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp. – Phối hợp thực hiện công việc để hoàn thành mục tiêu chung. • Nhà quản trị cấp cơ sở (Fist-Line Managers) Các chức danh thường là: Đốc công , tổ trưởng, – Những nhà quản trị ở cấp bậc cuối trong hệ thống cấp quản trị ở cùng một tổ chức. – Đưa ra các quyết định mang tính tác nghiệp nhằm đôn đốc, hướng dẫn điều khiển nhân viên để cùng đạt mục tiêu chung. Lưu ý : Nhà quản trị ở mọi cấp , nếu làm việc ăn lương thì không gọi là nhà doanh nghiệp. III. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ LĨNH VỰC VAI TRÒ BIỂU HIỆN - Trong các cuộc nghi lễ, ký kết văn bản, Pháp nhân chính hợp đồng với khách hàng - Chỉ dẫn, ra lệnh, động viên tạo ra điều TƯƠNG Người lãnh đạo kiện thuận lợi để người dưới quyền thực QUAN NHÂN hiện tốt công việc SỰ - Phát huy các mối liên hệ, quan hệ nhằm gắn liền cả bên trong lẫn bên ngoài (có thể Người liên lạc sử dụng các phương tiện thư tín, điện đàm, hội họp ) 7
9. - Hiện thực hóa & cung cấp các thông tin Phát ngôn cho các đối tượng có liên quan. (Khách (đối ngoại) hàng, công chúng, phóng viên báo đài ) - Nhà quản trị truyền dẫn thông tin. Thông THÔNG TIN Phổ biến thông tin được truyền đi một cách nguyên xi tin hoặc có thể đã được xử lý, các thông tin (đối nội) này sẽ giúp cho cấp dưới thực hiện tốt nghĩa vụ của họ. Thu thập - Thiết lập hệ thống thu thập thông tin có và tiếp nhận hiệu quả cho việc nắm bắt được diễn biến thông tin môi trường bên trong và bên ngoài. - Khởi xướng các dự án mới về hoạt động Doanh nhân sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, chấp nhận rủi ro. Người hòa giải - Hòa giải các xung đột, mâu thuẫn trong các xung đột nội bộ giữa các thuộc cấp QUYẾT ĐỊNH Phân bổ - Quyết định về việc phân bổ và sử dụng tài nguyên nguồn lực (cơ sở vật chất , máy móc thiết bị, nhân sự, tài chính ) cho các hoạt động sản xuất - Thay mặt tổ chức trong các cuộc thương Thương thuyết nghị về các hợp đồng kinh tế hoặc các quan hệ với các đối tác và các tổ chức có liên quan. 8
10. IV. CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CHỦ YẾU - Xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của tổ chức. - Dự thảo chương trình hành động. HOẠCH ĐỊNH - Lập lịch trình hoạt động - Đề ra các biện pháp kiểm soát - Cải tiến tổ chức - Nhận thức rõ mục tiêu tổ chức đã hoạch định - Xác lập sơ đồ tổ chức - Mô tả nhiệm vụ từng bộ phận - Thiết lập các tiêu chuẩn và xây dựng quy chế hoạt động TỔ CHỨC - Xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên - Chính sách sử dụng nhân viên - Định biên - Ủy quyền cho cấp dưới - Giải thích đường lối chính sách huấn luyện - Huấn luyện và động viên - Giám sát và chỉ huy LÃNH ĐẠO - Thiết lập hệ thống thông tin có hiệu quả - Thiết lập mối quan hệ mật thiết bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với bên ngoài. - Động viên - Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra. - Lịch trình kiểm tra ,đối chiếu và so sánh (tiêu chuẩn – thực hiện). KIỂM TRA - Đánh giá kết quả thực hiện. - Xác định nguyên nhân. - Các biện pháp điều chỉnh. 9
11. V. CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Theo Robert Katz mỗi nhà quản trị viên phải có 3 kỹ năng cơ bản sau: – Kỹ năng tư duy (Conceptual Skills) – Kỹ năng nhân sự (Human Skills) – Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills) SƠ ĐỒ KỸ NĂNG CỦA CÁC CẤP QUẢN TRỊ KỸ NĂNG QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CAO TƯ DUY QUẢN TRỊ VIÊN NHÂN CẤP TRUNG SỰ KỸ QUẢN TRỊ VIÊN THUẬT CẤP CƠ SỞ 10
12. YÊU CẦU VÀ ẢNH HƯỞNG CỦA KỸ NĂNG QUẢN TRỊ KỸ NĂNG NỘI DUNG ẢNH HƯỞNG - Năng lực phân tích - Suy nghĩ logic - Khái niệm và khái quát hóa những quan hệ phức tạp giữa các Giúp cho việc hoạch định TƯ DUY (NHẬN sự vật hiện tượng. (đặc biệt là xác định mục THỨC) - Đề ra các ý tưởng và giải quyết tiêu và lập các kế hoạch các vấn đề. chiến lược) , tổ chức thực hiện. - Có khả năng phân tích các sự kiện và các xu thế để đoán trước được những thay đổi và thời cơ. - Có kiến thức về hành vi con người và quá trình tương quan giữa các cá nhân. Giúp cho việc thiết lập - Có năng lực trong việc hiểu biết, các quan hệ với cấp trên , cảm giác ,thái độ và động cơ của cấp dưới , với đồng sự và người khác. bên ngoài tổ chức. Kỹ năng QUAN HỆ -Có năng lực trong việc thiết lập này phải trở thành một hoạt (NHÂN SỰ) những quan hệ hợp tác, khéo léo , động liên tục và nhất quán ngoại giao và hiểu biết về các của nhà quản trị hành vi được chấp nhận bởi xã hội - Các kiến thức về phương pháp Giúp cho việc chỉ đạo , ,quy trình , thủ tục và kỹ thuật đê điều hành công việc, kiểm KỸ THUẬT thực hiện công việc chuyên môn. soát và đánh giá năng lực (TÁC NGHIỆP) - Có năng lực trong việc sử dụng cấp dưới. các công cụ và thiết bị 11
13. NHẬN XÉT: Đối với mọi cấp quản trị cần phải có đầy đủ 3 kỹ năng trên. Cấp quản trị càng cao yêu cầu kỹ năng tư duy càng nhiều và ngược lại cấp quản trị cấp càng thấp yêu cầu kỹ thuật càng nhiều. VI. TÍNH KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT CỦA QUẢN TRỊ: • Tính khoa học của quản trị đòi hỏi cần phải hiểu biết các lý thuyết và nguyên tắc quản trị một cách có hệ thống , phải nhận thấy được bối cảnh cụ thể mà trong đó nó ra đời. • Tính nghệ thuật đòi hỏi phải vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo các lý thuyết quản trị vào thực tiễn , trong quá trình này cần lưu ý các yếu tố sau : – Quy mô tổ chức – Đặc điểm ngành nghề – Đặc điểm con người – Đặc điểm môi trường • Mối quan hệ giữa tính khoa học và nghệ thuật : Hai mặt này có quan hệ biên chứng tạo cơ sở tiền đề cho nhau. 12
14. BÀI 3: SỰ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ I. BỐI CẢNH RA ĐỜI VÀ NGUYÊN NHÂN • Cuộc cách mạng kỹ thuật lần thứ 1 nổ ra ở Châu âu và giữa cuối thế kỉ thứ 18 đến đầu thế kỉ 19 đã có sự tác động làm thay đổi nhiều mặt. – Về tổ chức sản xuất : từ quy mô nhỏ phân tán dựa vào kỹ thuật thủ công là chủ yếu Æ Sản xuất quy mô lớn tập trung dựa vào máy móc. – Về sở hữu : Từ sở hữu tư nhân , cá thể Æ Hình thức công ty cổ phần – Về môi trường kinh doanh: Từ đơn giản , ổn định Æ Phức tạp , năng động . • Mặt khác , mối quan hệ bên trong nội bộ xí nghiệp và giữa các xí nghiệp với bên ngoài ngày càng trở nên chặt chẽ hơn. Æ Chính sự thay đổi này đã tác động rất lớn làm xuất hiện khoa học về quản trị. II. CÁC TRƯỜNG PHÁI NGHIÊN CỨU LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ 2.1 Trường phái quản trị khoa học ( Ra đời 1911) • Tác giả tiêu biểu: Fredrick winslow Taylor , Henry Gantt và ông Gillbreth. • Quan điểm nhận thức về con người : Duy lý- mang nặng bản chất kinh tế • Quan tâm vấn đề năng suất và chủ trương: – Tổ chức lao động khoa học thay đổi cho lối làm việc theo kinh nghiệm , bản năng của công nhân. – Xác định chức năng hoạch định, tổ chức , điều khiển và kiểm soát là chức năng chủ yếu của nhà quản trị. 13
15. • Các phê phán chủ yếu: Có quan niệm chưa đúng về tác phong của con người ; biện pháp tăng năng suất lao động mang tính cứng rắn. 2.2 Trường phái quản trị tổng quát ( Ra đời 1915) Tác giả tiêu biểu : Henry Fayol (Pháp) và Max Weber ( Đức) ¾ Henry Fayol : Quan tâm đến năng suất , tuy nhiên họ quá đề cao vai trò của công tác quản trị tổng quát ,coi đó là 1 trong 6 chức năng hoạt động của doanh nghiệp và là yếu tố quyết định năng suất của công nhân. Xác định 5 chức năng chủ yếu của nhà quản trị tổng quát ( Dự báo , lập kế hoạch ,tổ chức , bố trí nhân sự và kiểm tra) 14 nguyên tắc định hướng cho công tác quản trị tổng quát của Henry Fayol • Phân chia công việc • Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm • Tính kỉ luật • Thống nhất chỉ huy • Thống nhất điều khiển • Tập trung quyền hành • Lợi ích cá nhân hòa hợp với lợi ích tập thể • Thù lao phải thỏa đáng • Trật tự thứ bậc ( dây truyền mệnh lệnh) • Đối xử phải công bằng • Bố trí công việc phải ổn định • Khuyến khích sáng tạo • Tinh thần đồng đội. ¾ Max Weber : Đề xuất bộ máy quản trị theo kiểm thư lại với các đặc trưng chủ yếu sau : – Mọi hoạt động của tổ chức đều căn cứ vào văn bản quy định trước. – Chỉ có những người có chức vụ mới được giao quyền quyết định. 14
16. – Chỉ có những người có năng lực mới được giao nhiệm vụ – Mọi quyết định trong tổ chức đều phải mang tính khách quan. ¾ Các mặt hạn chế cơ bản của lý thuyết cổ điển . – Quan niệm xí nghiệp là một hệ thống khép kín – Chưa chú trọng đúng mức đến con người – Biện pháp tăng năng suất lao động mang tính cứng rắn. 2.3 Trường phái tâm lý xã hội( Ra đời năm 1932 ở Mỹ) ¾ Tác giả mở đường : Mary Parker, Elton Mayo ( thí nghiệm tại Hawthorne ) và các tác giả quan trọng khác như Abraham Masslow ( lý thuyết về thứ bậc nhu cầu) , Doughlas Mc. Gregor ( Lý thuyết quan hệ con người ) ¾ Quan điểm: yếu tố tinh thần của người lao động có ảnh hưởng quyết định đến hành vi và năng suất • Quan hệ giữa người lãnh đạo và người dưới quyền: – Cách giám sát – Sự quan tâm đối với người lao động , sự tôn trọng ý kiến và sáng kiến của người lao động. • Đạo đức của người lao động (sự quan tâm gắn bó của người lao động với sự tồn tại và phát triển của tập thể, của nhóm , sự tôn trọng những chuẩn mực chung của tập thể) • Những chuẩn mực không chính thức của nhóm và những thủ lĩnh không chính thức. 2.4 Trường phái định lượng ( Ra đời sau chiến tranh thế giới lần II) • Tác giả tiêu biểu là HEBERT SIMON • Quan điểm: Đề cao vai trò của quyết định quản trị • Quan tâm : Tìm cơ sở khoa học cho các quyết định • Biện pháp quản trị: 15
17. – Vận dụng toán học vào trọng quản trị – Định lượng hóa mọi vấn đề liên quan đến hoạt động quản trị – Sử dụng các công cụ tính toán hiện đại như Computer giúp cho quá trình xử lý và quản lý số liệu được nhanh chóng, chính xác. 2.5 Trường phái hiện đại (Năm 60 trở đi) • Khảo hướng quá trình: Tác giả là HARLOD KOONTZ : Quản trị là một quá trình thực hiện 4 chức năng : Hoạch định, Tổ chức , Lãnh đạo, Kiểm tra. • Khảo hướng hệ thống: – Doanh nghiệp mang tính chất của một hệ thống – Tổ chức( doanh nghiệp) không phải tự tồn tại mà có mối quan hệ mật thiết với môi trường xung quanh. – Sự kết hợp các yếu tố nội tại trong một doanh nghiệp phải tuân theo nguyên lý của 1 hệ thống. • Khảo hướng ngẫu nhiên: Tình huống ngẫu nhiên, không rập khuôn theo những nguyên tắc , phải linh hoạt và sáng tạo vận dụng các lý thuyết quản trị vào từng tình huống cụ thể. 16
18. BÀI 4: MÔI TRƯỜNG QUẢN TRỊ I. KHÁI NIỆM Môi trường quản trị là tổng hợp các yếu tố , các lực lượng và thể chế từ bên ngoài và bên trong của tổ chức , chúng thường xuyên tác động làm ảnh hưởng khách quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp và môi trường: HỆ THỐNG (SYSTEM) ĐẦU VÀO BIẾN ĐỔI ĐẦU RA MÔI TRƯỜNG (ENVIRONMEN) II. PHÂN LOẠI MÔI TRƯỜNG 2.1 Môi trường vĩ mô ( Môi trường tổng quát) • Đặc điểm : – Ảnh hưởng đến tất cả các doanh nghiệp , tuy nhiên mức độ và tính chất tác động không giống nhau . 17
19. – Doanh nghiệp ít có ảnh hưởng / kiểm soát tới nó • Các yếu tố: – Kinh tế : tốc độ GDP , GNP , lãi tỉ xuất , tỉ giá ngoại tệ – Dân số : ti lệ tăng dân số , xu hướng tuổi tác , giới tính – Công nghệ: tốc độ phát triển sản phẩm mới , công nghệ mới , khả năng chuyển giao công nghệ – Văn hóa xã hội : những lựa chọn nghề nghiệp , tập quán , những ưu tiên và những quan tâm của xã hội – Chính trị pháp luật : những ưu tiên của chính phủ , luật thuế qui định về môi trường 2.2 Môi trường vi mô - Môi trường ngành : • Đặc điểm: – Gắn liền với từng ngành , từng doanh nghiệp – Tác động trực tiếp , rất năng động • Các yếu tố : – Khách hàng – Những người cung cấp – Các đối thủ cạnh tranh – Các nhóm áp lực : cộng đồng xã hội, dân cư địa phương 1.3 Môi trường nội bộ: • Đặc điểm: – Thể hiện những mặt mạnh, yếu hiện tại của doanh nghiệp – Có ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất , chất lượng các sản phẩm , dịch vụ , vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp. – Doanh nghiệp có thể kiểm soát và điều chỉnh nó • Các yếu tố: – Sản xuất: năng lực sản xuất , trình độ công nghệ – Tài chính : Dòng tiền tệ, cơ cấu vốn đầu tư , tình hình công nợ. 18
20. – Nhân lực : Trình độ lực lượng nhân sự , vấn đề sắp xếp , bố trí , đào tạo, các chính sách đãi ngộ – Marketing : nghiên cứu thị trường , khách hàng , hệ thống phân phối – Nghiên cứu và phát triển : khả năng nghiên cứu sản phẩm mới , công nghệ mới – Văn hóa: đặc tính, dạng văn hóa, mức độ thích ứng hiện tại, tương lai III. KỸ THUẬT PHÂN TÍCH SWOT • Là một kỹ thuật phân tích và xử lý kết quả nghiên cứu về môi trường giúp doanh nghiệp đề ra chiến lược 1 cách khoa học. S( Streght) : các mặt mạnh W ( Weaknesses) : các mặt yếu O (Opportunities) : các cơ hội T ( Threats) : các nguy cơ SWOT : có thể đưa ra sự liên kết từng cặp 1 cách ăn ý hoặc là sự liên kết giữa 4 yếu tố , qua đây giúp cho doanh nghiệp hình thành các chiến lược của mình một cách hiệu quả nhằm khai thác tốt nhất các cơ hội có được từ bên ngoài , giảm bớt hoặc né tránh các đe dọa trên cơ sở phát huy những mặt mạnh và khắc phục những yếu kém. Sơ đồ liên kết của các yếu tố môi trường 19
21. (S) Các điểm (O) Các cơ hội (W) Các điểm yếu (T) Các nguy cơ S + O : Phải sử dụng các mặt mạnh nào để khai thác tốt nhất các cơ hội có được từ bên ngoài. S + T : Phải sử dụng mặt mạnh nào để đối phó với nguy cơ. W + O: Khắc phục các yếu kém nào hiện nay để tận dụng tốt nhất cơ hội đang có bên ngoài? Sử dụng cơ hội nào để khắc phục những yếu kém hiện nay. W + T: Phải khắc phục những yếu kém nào để giảm bớt nguy cơ hiện nay. S + W+ O + T : Sử dụng mặt mạnh để khai thác tốt nhất cơ hội lấp dần những yếu kém và giảm bớt những nguy cơ. 20
22. BÀI 5: THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ I. THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ 1.1 Khái niệm: Thông tin quản trị là: • Sự truyền đạt các tin tức từ người gửi đến người nhận. • Tập hợp các tin tức được biểu hiện, ghi lại, truyền đi , cất giữ , xử lý và sử dụng ở các khâu các cấp quản trị. 1.2 Mục đích và tầm quan trọng: • Cơ sở thực hiện công việc quản trị – Nhu cầu khách hàng – Khả năng sẵn sàng của nhà cung cấp – Những quy định của chính phủ – Mối quan tâm của cộng đồng – Những khó khăn vướng mắc trong thực hiện mục tiêu của tổ chức. • Là những phương tiện để liên hệ với nhau trong một tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung – Quản trị có mối liên hệ hữu cơ với thông tin. – Là mạch máu của tổ chức, gắn các bộ phận của tổ chức lại với nhau. 1.3 Yêu cầu đối với thông tin: • Thông tin phải đầy đủ chính xác • Thông tin phải kịp thời • Thông tin phải mới và có ích • Thông tin cô động và logic 21
23. 1.4 Hoạt động hệ thống thông tin trong quản trị MIS ( Management Information System) 1.4.1 Nhu cầu sử dụng thông tin trong quản trị: Nhằm có được phương tiện để thay đổi cách cư xử và tác động lên sự thay đổi nhằm làm cho thông tin phong phú và có ích đối với hoạt động thực hiện mục tiêu của tổ chức. Để hiểu rõ hơn, nhu cầu của mọi vấn đề liên quan tới nhiệm vụ của mọi cấp quản trị và từng vị trí thực hiện công việc của các thành viên trong tổ chức. 1.4.2 Tổ chức khai thác thu thập thông tin. • Xác định nhu cầu thông tin: - Phân loại thông tin cần thiết , đánh giá về chủng loại và thông tin cần sử dụng để phục vụ cho việc ra quyết định. • Thiết lập mục tiêu cho hệ thống thông tin: - Mục đích mà thông tin sẽ phục vụ - Những người sẽ sử dụng thông tin - Cách thức sử dụng thông tin 1.4.3 Xử lý thông tin Từ những dữ liệu thô được thu thập từ nhiều nguồn được chọn lọc xử lý tạo ra thông tin có ích. 1.4.4 Truyền dẫn thông tin Truyền đạt thông tin từ người gửi đến người nhận mà người nhận và người gửi đều hiểu. - Bắt đầu từ người gửi : Mã hóa ý tưởng mà nó được gửi đi trong dạng bằng lời , văn bản hay hình ảnh đến người nhận - Kế tiếp người nhận : Giải mã thông tin , thu thập và hiểu điều mà người muốn truyền đạt gửi đến. 22
24. 1.4.5 Sử dụng thông tin - Chỉ dẫn cách thức thực hiện nhiệm vụ , phản hồi cho người dưới quyền về việc thực hiện nhiệm vụ của họ ; giải thích về những mục tiêu của tổ chức bằng dòng thông tin từ trên xuống. - Phản hồi việc thực hiện các hoạt động của tổ chức ( báo cáo , bản ghi nhớ, hợp đồng , thư góp ý, phản ánh bằng dòng thông tin từ dưới lên. - Tạo sự hợp tác thuận lợi trong tập thể bằng dòng thông tin theo chiều ngang là những thông tin được thiết lập giữa nhà cung cấp , giữa các đồng sự với nhau trong tổ chức. - Nhà quản trị dựa trên thông tin từ các dữ kiện , số liệu , tình hình được xử lý chính sác đầy đủ để làm cơ sở ra quyết định. II. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 2.1 Đặc điểm của quyết định quản trị • Sản phẩm sáng tạo của lao động quản trị. • Hoạt động thường xuyên và rất quan trọng đối với công việc quản trị • Ảnh hưởng mạnh mẽ tới hoạt động của doanh nghiệp • Công cụ quan trọng nhất mà thông qua đó chủ thể quản trị tác động tới hệ thống đối tượng quản trị. 2.2 Định nghĩa “Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quả trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của một tổ chức để giải quyết vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở hiểu biết thông tin và các quy luật.” 23
25. 2.3 Chức năng và yêu cầu đối với quyết định. 24
26. 2.4 Phân loại quyết định GÓC ĐỘ TIẾP CẬNCÁC LOẠI QUYẾT ĐỊNH NHẬN XÉT Quyết định chiến lược. Liên quan trực tiếp đến mục tiêu tổng quát Theo tính chất Quyết định chiến thuật. Liên quan đến mục tiêu của các bộ phận chức năng Quyết định tác nghiệp. Liên quan đến việc điều hành công việc hàng ngày. Quyết định dài hạn. Hơn một chu kì hoạt động Theo thời gian Quyết định trung hạn. Trong một chu kì hoạt động Quyết định ngắn hạn. Ngắn hơn một chu kì Quyết định kế hoạch Liên quan đến những mục tiêu và phương hướng hoạt động Theo chức Quyết định tổ chức. Bộ máy tổ chức, phân quyền năng Quyết định điều khiển. Cách thức lãnh đạo và động viên quản trị Quyết định kiểm soát. Tiêu chuẩn kiểm soát ,hình thức kiểm soát Quyết định theo chương Các hoạt động lặp lại , ít thay đổi có thể lập trình, Theo cách trình có sẵn. gắn với kế hoạch chuẩn soạn thảo Quyết định không theo Những vấn đề biến động phức tạp, không chắc chương trình. chắn , không lặp lại. 25
27. III. QUY TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH VẤN ĐỀ CẤN CHÚ Ý Nội dung vấn đề cần quyết định Xác định các vấn đề cần quyết ( Phân biệt chứng và vấn đề) định Mục tiêu của quyết định Liệt kê tất cả các yếu tố ảnh Phải xác định xem vấn đề cần quyết định hưởng đến việc ra quyết định phụ thuộc vào những yếu tố nào? Xác định xem cần phải có những thông tin gì? Thu thập thông tin về các yếu tố Nguồn thông tin ở đâu? Phát hiện các khả năng lựa chọn Phải để xuất nhiều phương án Định tính (ưu - nhược điểm) Đánh giá các phương án Định lượng (chi phí và khả năng thực hiện) Chọn phương án tốt nhất và ra Phương án có số điểm tổng hợp cao nhất. quyết định 26
28. IV. MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH NQT độc lập ra quyết định dựa trên những hiểu biết của Mô hình 1 mình , hoàn toàn không có sự tham khảo với các thuộc cấp. NQT đề nghị các thuộc cấp cung cấp thông tin, sau đó độc Mô hình 2 lập đưa ra giải pháp cần quyết định NQT trao đổi với các thuộc cấp có liên quan để lắng nghe ý kiến và đề nghị của họ mà không cần tập trung họ lại. Sau Mô hình 3 đó NQT ra quyết định có thể bị ảnh hưởng hoặc không bị ảnh hưởng bởi ý kiến tập thể. Các NQT trao đổi với tập thể để lấy ý kiến và đề nghị chung Mô hình 4 của họ. Sau đó NQT sẽ đưa ra quyết định với nội dung có thể bị ảnh hưởng hoặc không ảnh hưởng bởi ý kiến tập thể NQT trao đổi với tập thể , lấy ý kiến và đi đến một sự nhất Mô hình 5 trí chung . Đưa ra quyết định bị phụ thuộc vào ý kiến đa số của của tập thể. V. LỰA CHỌN MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH Cần trả lời các câu hỏi sau : • Vấn đề ra quyết định có cấp bách hay không? • Chúng ta đã có đủ thông tin hay tài năng cần thiết để tự giải quyết được vấn đề hay chưa? • Vấn đề đã được hiểu thấu đáo chưa? Chúng ta có biết mình cần những thông tin gì và kiếm chúng ở đâu chưa? • Sự chấp nhận của tập thể có thuận lợi cho sự thành công của quyết định hay không? 27
29. VI. MỘT SỐ VẤN ĐỀ THƯỜNG XẢY RA KHI RA QUYẾT ĐỊNH • Tê liệt do sự phân tích • Sợ do quyết định sai • Tâm lý cầu toàn • Quá tin tưởng ở kinh nghiệàm nhìn quá khứ • Ra quyết định khi lượng thông tin chưa đầy đủ • Tầm nhìn hạn hẹp • Ảnh hưởng của xu thế trong quá khứ • Ảnh hưởng của văn hóa tổ chức 28
30. BÀI 6: HOẠCH ĐỊNH I. KHÁI NIỆM: • Quyết định trước xem phải làm gì ? Làm thế nào? Khi nào làm? Và ai làm? • Chức năng hoạch định bao gồm hoạt động quản trị nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt được mục tiêu. • Là chức năng cơ bản đầu tiên quan trọng nhất và là cơ sở để triển khai các công việc quản trị còn lại. Là quá trình ấn định mục tiêu và đề ra biện pháp để thực hiện mục tiêu ấy một cách hiệu quả. II. TÁC DỤNG CỦA HOẠCH ĐỊNH: • Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu • Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi • Tạo khả năng tác nghiệp về kinh tế • Làm cơ sở cho việc thực hiện các chức năng,đặc biệt là chức năng kiểm tra. III. NỘI DUNG HOẠCH ĐỊNH: CÁC LOẠI MỤC TIÊU CÁC KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC CÁC KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG CÁC KẾ HOẠCH TIÊU CHUẨN CÁC KẾ HOẠCH CHUYÊN BIỆT CÁC CHÍNH SÁCH CÁC CHƯƠNG CÁC PHƯƠNG PHÁP TRÌNH CÁC NGÂN VÀ THỦ TỤC SÁCH CÁC DỰ ÁN CÁC ĐIỀU LUẬT 29
31. IV. VAI TRÒ CỦA CÁC CẤP BẬC QUẢN TRỊ THAM GIA TRONG QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH. CẤP BẬC TÍNH CHẤT QUẢN TRỊ HOẠCH ĐỊNH NỘI DUNG -Mục đích, đường lối chính sách dài hạn. -Tổ chức đang đi đến đâu? Tại sao? QUẢN TRỊ CHIẾN LƯỢC -Mục tiêu tổng quát hiện nay là gì? VIÊN CẤP Cần những nguồn tài nguyên gì? CAO -Vai trò của các bộ phận trong quá trình thực hiện mục tiêu như thế nào? Ai chịu trách nhiệm về những công việc gì? -Đạt mục tiêu bằng cách nào? -Tài nguyên và tiện nghi cần thiết là QUẢN TRỊ CHIẾN THUẬT những gì? Bao nhiêu? VIÊN CẤP -Khi nào thực hiện các chương trình đã TRUNG phê duyệt? -Phối hợp các hoạt động chính ở đâu? -Ai kiểm soát những hoạt động nào? -Giao công tác cho cá nhân. -Thời khóa biểu hoạt động cụ thể: Khi QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP nào ? Ở đâu? Tại sao? VIÊN CẤP -Tiện nghi cơ sở vật chất cần thiết? CƠ SỞ -Huấn luyện và động viên nhân viên -Báo cáo tiến độ thực hiện công viêc. Thời điểm làm công tác hoạch định: • Cuối mỗi ngày • Cuối mỗi tuần • Cuối mỗi tháng • Cuối mỗi quý • Cuối mỗi năm 30
32. V. MỤC TIÊU NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH Mục tiêu là cái đích hay kết quả cuối cùng mà công tác hoạch định cần đạt được. Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽ mất phương hướng . Các doanh nghiệp thông thường không phải chỉ hướng tới một mục tiêu mà thường là một hệ thống các mục tiêu phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau 5.1 Các loại mục tiêu GÓC ĐỘ TIẾP CẬN CÁC LOẠI MỤC TIÊU CỤ THỂ Mục tiêu dài hạn Theo thời gian Mục tiêu trung hạn Mục tiêu ngắn hạn Mục tiêu công ty Theo cấp độ Mục tiêu xí nghiệp Mục tiêu bộ phận chức năng Mục tiêu định tính Theo hình thức Mục tiêu định lượng Mục tiêu kinh tế Theo bản chất Mục tiêu chính trị Mục tiêu xã hội Mục tiêu tăng trưởng nhanh Theo tốc độ tăng trưởng Mục tiêu tăng trưởng ổn định Mục tiêu suy giảm 5.2 Vai trò của mục tiêu • Là phương tiện để đạt mục đích • Nhận dạng các ưu tiên ( Cơ sở cho lập kế hoạch hoạt động, phân bổ nguồn lực) 31
33. • Thiết lập những tiêu chuẩn /hoạt động ( Cơ sở cho việc lập kế hoạch , tổ chức thực hiện .) • Làm hấp dẫn các đối tượng hữu quan ( Cổ đông , khách hàng ) • Quyết định hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 5.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu Các yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức Các yếu tố ảnh Các yếu tố ảnh hưởng bên hưởng bên trong ngoài -Nguồn lực Các điều kiện của môi trường tổng -Quan điểm MỤC TIÊU lãnh đạo TỔ CHỨC quát -Thành tích Các đối tượng trong quá khứ hữu quan (Khách -Các đối tượng hàng , đối thủ hữu quan bên cạnh tranh , xã trong. hội) 5.4 Yêu cầu đối với mục tiêu • Đảm bảo tính liên tục và kế thừa • Mang tính hiện thực • Rõ ràng và cụ thể ( nên biểu hiện dưới dạng định lượng) • Nên xác lập và xem xét dưới nhiều góc độ ( theo thời gian , theo phạm vi , theo bản chất , theo cấp độ ) 32
34. VI. TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC Tìm hiểu và nhận thức vấn Đánh giá so sánh đề các phương án (5) (1) Thiết lập các mục tiêu Lựa chọn phương (2) án tối ưu (6) Xem xét những Lập kế hoạch hỗ trợ (7) tiền đề và cơ sở Khách quan (3) Xác định các Lập ngân quỹ phương và các chi phí thực hiện (8) án có khả năng thực hiện (4) 33
35. CÁC BƯỚC CỦA QUÁ NỘI DUNG TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC + Xác định vấn đề TÌM HIỂU VÀ NHẬN THỨC + Thu thập , phân loại và chọn lọc thông tin + Thiết lập dự báo ( quan trọng nhất) VẤN ĐỀ + Đánh giá khả năng về các mặt mạnh của tổ chức + Nhận thức cơ hội + Xác định những gì cần đạt tới trong tương THIẾT LẬP MỤC TIÊU lai với kết quả cụ thể. + Xác định các công việc cần phải làm + Xây dựng chương trình hành động. + Phân tích ,đánh giá nội dung dự báo và các XEM XÉT NHỮNG TIỀN ĐỀ điều kiện khách quan về môi trường. + Giải thích và tạo điều kiện cho những VÀ CƠ SỞ KHÁCH QUAN người dưới quyền nhận thức rõ và chính xác những tiền đề này. XÁC ĐỊNH CÁC PHƯƠNG ÁN + Phải đề xuất nhiều phương án ( phát hiện CÓ KHẢ NĂNG THỰC HIÊN các khả năng khác nhau cho việc thực hiện mục tiêu) + Định tính ( xác định ưu nhược điểm của mỗi phương án + Định lượng ( so sánh giữa các lợi ích và ĐÁNH GIÁ VÀ SO SÁNH CÁC chi phí của mỗi phương án) PHƯƠNG ÁN + So sánh nhiều phương án khác nhau và dựa trên cơ sở tiêu chuẩn ( giá thành , vốn đầu tư, thời gian thu hồi vốn , tính an toàn , sự tiện nghi ) để đánh giá. + Chọn phương án có lợi thế về tiêu chuẩn , LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN TỐI có tính khả thi cao , không có hậu quả gián tiếp, có nhiều lợi thế cạnh tranh và có khả ƯU năng phát triển. + Xác định các hoạt động phụ để đảm bảo cho việc thẹc hiện kế hoạch chính . + Thiết lập chương trình hành động hỗ trợ . LẬP KẾ HOẠCH HỖ TRỢ + Chỉ rõ các công việc cần làm, thời điểm bắt đầu, thời gian kết thúc với kết quả mong đợi cụ thể. + Lượng hóa các mục tiêu, các khoản thu LẬP NGÂN QUỸ , CÁC CHI nhập, chi phí, lợi nhuận làm tiêu chuẩn để tổ chức thực hiện và đánh giá. PHÍ THỰC HIỆN 34
36. BÀI 7: CÔNG TÁC TỔ CHỨC I. KHÁI NIỆM Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị , cá nhân đảm nhận các công việc đó; tạo ra các mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả. II. CƠ CẤU CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị Là tổng hợp các bộ phận (các khâu) khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định. 2.2 Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị Xác lập cơ cấu tổ chức quản trị là quá trình xác lập các khâu quản trị ( theo chiều ngang) và các cấp quản trị ( theo chiều dọc). Đặc trưng của cơ cấu tổ chức: • Tính phức tạp : biểu thị số lượng các khâu quản trị , các cấp quản trị, các chức danh quản trị. • Tính bài bản : tính công thức ,tính định chế, tính hình thức. Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức: • Nhiệm vụ , mục tiêu , chiến lược • Môi trường hoạt động • Công nghệ • Đặc điểm ngành nghề • Năng lực và trình độ nhân sự • Các nguồn lực khác Nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị: 35
37. • Gắn với mục tiêu: + Tổ chức bộ máy phải phù hợp với mục tiêu. + Mục tiêu và cơ cấu tổ chức phải phù hợp, vì cơ cấu bộ máy được tổ chức trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định. • Nguyên tắc hiệu quả + Bộ máy tổ chức phải được xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí. + Chọn lựa đúng người , bố trí đúng việc. • Nguyên tắc cân đối + Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm. + Sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng hợp lý và hợp với khả năng. • Nguyên tắc thống nhất chỉ huy + Các cá nhân trong các bộ phận nên có một cấp chỉ huy trực tiếp mà thôi. + Các cấp chỉ huy cần phải coi trọng nguyên tắc này để đảm bảo tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy. • Nguyên tắc linh hoạt + Nhà quản trị phải linh hoạt trong các tổ chức. + Bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay đổi của tình hình liên quan đến hoạt động tổ chức. 2.3 Tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức 2.3.1 Khái niệm: Dựa trên 5 nguyên tắc của công tác tổ chức , nhà quản trị thực hiện công việc tổ chức bộ máy . Tầm hạn quản trị là phạm vi quản trị là số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể quản lý được một cách trực tiếp. Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của việc thiết kế bộ máy tổ chức , đặc biệt là các tầng nấc quản trị trong tổ chức. – Tầm hạn quản trị rộng: Quản lý số lượng nhân viên nhiều – Tầm hạn quản trị hẹp: Quản lý số lượng nhân viên ít hơn 36
38. – Tầm nấc càng nhiều, tầm hạn quản trị càng hẹp và thông thường tốn kém hơn ,đồng thời hoạt động kém hiệu quả. 2.3.2 Xác định tầm hạn quản trị 6 yếu tố căn cứ Ảnh hưởng 1. - Năng lực giỏi : có khả năng phối hợp nhiều cấp 1. Năng lực nhà quản trị dưới ,tầm quản trị rộng - Năng lực kém: tầm hạn quản trị hẹp 2. Trình độ cấp dưới - Trình độ kém: Tầm hạn quản trị hẹp - Trình độ khá: Tầm hạn quản trị rộng 3. Mức độ ủy quyền của - Khi được ủy quyền: Tầm hạn quản trị rộng cấp trên cho cấp dưới. 4. Tính chất kế hoạch công - Tính kế hoạch: Tầm hạn quản trị rộng việc - Tính tác nghiệp cụ thể: Tầm hạn quản trị hẹp 5. Sự thay đổi của công - Công việc ổn định thường xuyên : Tầm hạn việc quản trị rộng. 6. Kỹ thuật và phương tiện - Đầy đủ kỹ thuật và phương tiện thông đạt : Tầm truyền đạt quản trị rộng 2.3.3 Phân chia tổ chức công việc Phân chia tổ chức còn gọi là cấu tạo các đơn vị nhỏ. • Phân chia theo tầm hạn quản trị • Phân chia theo thời gian • Phân chia theo chức năng • Phân chia theo lãnh thổ • Phân chia theo sản phẩm • Phân chia theo khách hàng • Phân chia theo quy trình hay thiết bị 37
39. 2.4 Một số mô hình tổ chức doanh nghiệp phổ biến. 2.4.1 Mô hình trực tuyến 2.4.2 Mô hình chức năng 38
40. 2.4.3 Mô hình hỗn hợp III. TIẾN TRÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY Bước Bước Bước Bước Bước Bước Bước 1 2 3 4 5 6 7 Xác Xác Mô Xây Xác Xây Định Định Lập Tả Dựng Định Dựng Biên Mục Sơ Nhiệm Quy Tiêu Chính Nhân Tiêu Đồ Vụ Chế Chuẩn Sách Viên Của Tổ Từng Tuyển Sử Doanh Chức Bộ Dụng Dụng Nghiệp Phận nhân Nhân Viên Viên 39
41. BÀI 8: LÃNH ĐẠO I . BẢN CHẤT VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA SỰ LÃNH ĐẠO. 1.1 Bản chất của sự lãnh đạo: • Lãnh đạo là một khía cạnh quan trọng trong quản trị • Khả năng lãnh đạo có hiệu quả là một trong những chìa khóa để trở thành nhà quả trị tài ba • Các nhà quản trị phải thực hiện vai trò của họ để kết hợp nguồn nhân lực và vật lực nhằm hòa thành mục tiêu của tổ chức. • Thực chất của sự lãnh đạo là sự tuân thủ( sự sẵn sàng của mọi người tuân theo những người mà họ cho rằng có thể cung cấp cho mình các phương tiện để đạt được các ước vọng) ÎHai yếu tố quan trọng của công việc quản trị: - Động cơ thúc đẩy: Sự lãnh đạo và động cơ thúc đẩy có mối quan hệ hữu cơ lẫn nhau. - Bầu không khí tổ chức: Bằng cách tạo ra bầu không khí tổ chức , nhà quản trị có thể khơi dậy những động lực của cấp dưới. Lãnh đạo được xác định như sự tác động, như một nghệ thuật hay quá trình tác động tới con người sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu trong thực hiện nhiệm vụ được giao để góp phần hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Æ Lãnh đạo chỉ dẫn, ra lệnh, đôn đốc , động viên thúc đẩy những người dưới quyền làm việc với hiệu quả cao. Công tác lãnh đạo gắn với nguyên tắc thống nhất chỉ huy . Người chỉ huy là người đứng đầu trong tổ chức và duy nhất chịu trách nhiệm chính về sự thành bại của tổ chức. Đối tượng của công tác lãnh đạo là con người . Nghệ thuật lãnh đạo thực chất là lãnh đạo con người hướng về mục tiêu. 40
42. 1.2 Các yếu tố cấu thành của sự lãnh đạo. YẾU TỐ NỘI DUNG Khả năng nhận thức về con người có những động lực thúc đẩy khác nhau trong các thời điểm khác nhau. Kỹ năng trong nghệ Khả năng khích lệ và tưởng thưởng người dưới quyền. thuật lãnh đạo Khả năng hành động theo một phương pháp mà nó sẽ tạo ra một bầu không khí hữu ích cho sự hưởng ứng đáp lại và khơi dậy các động cơ thúc đẩy. Có những tác động thành công trong việc thuyết phục những người cấp dưới sử dụng hêt năng lực của họ trong thực Khả năng hiện nhiệm vụ. khích lệ Bằng việc sử dụng động cơ thúc đẩy tập trung vào cấp dưới và nhu cầu của họ để tạo ra sự khích lệ làm cho cấp dưới trung thành và tận tâm tận lực. Ảnh hưởng của bầu không khí tổ chức tới động cơ thúc đẩy Phong cách ( Khơi dậy hoặc kìm hãm) lãnh đạo và bầu không Yêu cầu phong cách lãnh đạo thích hợp. khí của tổ chức 41
43. II. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LÃNH ĐẠO VAI TRÒ NỘI DUNG Vai trò Tạo điều kiện để tổ chức bộ máy con người kết lại với nhau kể cả tương tác nhân lực và vật lực hướng về hoạt động thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Quyết Ra quyết định , tổ chức truyền đạt và thực hiện quyết định bằng định cách : giao việc , ủy quyền , động viên , đề bạt , khen thưởng vv III. ĐỘNG VIÊN TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN. • Lý thuyết cổ điển.: F. W TAYLOR “Đảm bảo công nhân sẽ thực hiện những công việc thường xuyên , lập đi lập lại một cách nhàm chán nhưng với năng suất và quyền lợi cao bằng cách : tìm ra cách dậy tốt nhất cho công nhân và dùng các kích thích về kinh tế để động viên” • Lý thuyết tâm lý xã hội – Cho người lao động nhiều tự do hơn để làm các quyết định liên quan đến công việc được giao. – Quan tâm nhiều hơn đến các nhóm không chính thức trong tổ chức. – Thông tin nhiều hơn cho cấp dưới biết về các kế hoạch và hoạt động của tổ chức. • Lý thuyết về sự động viên – Abraham Maslow – Doughlas Mc. Gregore – Hergberg – William ouchi • Lý thuyết về sự công bằng • Lý thuyết tâm lý xã hội • Lý thuyết hiện tại về sự động viên 42
44. – Hiện nay người ta quan tâm của nhắc tới các lý thuyết của 3 tác giả: Maslow , Mc Gregor , Mc Gregor , Hergberg. – Lý thuyết của Maslow : Nhà quản trị phải hiểu rõ nhu cầu thỏa mãn của con người và đáp ứng cho mọi thỏa mãn nhu cầu đó – Lý thuyết của Mc Gregor: Quan niệm về bản chất con người, tác giả đề cập tới hai loại bản chất khác nhau. ƒ Bản chất X : không thích làm việc , không muốn nhận trách nhiệm ƒ Bản chất Y : siêng năng thích làm việc , biết tự kiểm soát để hoàn thành nhiệm vụ, sẵn sàng nhận trách nhiệm và có khả năng sáng tạo trong công việc. Î Tùy bản chất của con người mà áp dụng biện pháp động viên. - Bản chất X : Kích thích bằng vật chất - Bản chất Y : Dành nhiều quyền quyết định trong công việc, tôn trọng sáng kiến của họ , tạo điều kiện cho họ chứng tỏ năng lực hơn là kiểm tra đôn đốc. – Lý thuyết của Hergberg Thừa nhận và trân trọng sự đóng góp của nhân viên giao phó trách nhiệm cho họ và tạo điều kiện cho họ phát triển , cho họ được làm những công việc thích thú hoặc có ý nghĩa – Lý thuyết mong đợi ¾ Quan tâm tới nhận thức về sự mong đợi của cá nhân liên quan đến các phần thưởng , sự dễ dàng thực hiện theo cách mà sẽ đạt đến phần thưởng, sự bảo đảm phần thưởng sẽ được trả. Nhà quản trị phải hiểu biết những mong đợi của người dưới quyền và gắn những mong đợi ấy với các mục tiêu của tổ chức. 43
45. BÀI 9: KIỂM TRA I.KHÁI NIỆM Kiểm tra là tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều kiện đã được hoạch định , đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc thực hiện được mục tiêu đã xác định. II. PHÂN LOẠI KIỂM TRA. 2.1 Kiểm tra lường trước: Là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự - tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để có biện pháp ngăn ngừa trước. 2.2 Kiểm tra đồng thời Là loại kiểm tra được tiến hành trogn khi hoạt động đang diễn ra. 2.3 Kiểm tra phản hồi Là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động xảy ra. III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM TRA. • Nhóm yếu tố thuộc về tiến bộ khoa học. • Nhóm yếu tố về cơ sở vật chất • Nhóm yếu tố về công tác quản lý • Nhóm yếu tố về môi trường IV. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 4.1 Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên các hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. 4.2 Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị. 4.3 Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu. 44
46. 4.4 Kiểm tra phải khách quan 4.5 Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp. 4.6 Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế. 4.7 Việc kiểm tra phải đưa đến hành động. V. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA. 5.1 Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường việc thực hiện. 5.2 Đo lường việc thực hiện. 5.3 Điều chỉnh các sai lệch. 45
47. CÂU HỎI ÔN TẬP 1) Cách hiểu các thuật ngữ quản trị rất đa dạng và phức tạp, vì vậy có nhiều định nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, các định nghĩa đều có liên quan đến một số nét chính. Hãy nêu các định nghĩa khác nhau về quản trị? Liệt kê một số ý chính liên quan đến các định nghĩa này và phân tích từng ý để đưa ra một định nghĩa phổ biến nhất? 2) Hiệu quả là gì? Kết quả là gì? So sánh giữa hiệu quả và kết quả? Nêu nhận xét của bạn? 3) Khái niệm nhà quản trị? Vẽ sơ đồ và trình bày nội dung phân cấp quản trị của Stephen P.Robin? 4) Theo Henry Minterberg , nhà quản trị có những vai trò gì? Hãy liệt kê từng vai trò và tình huống thực hiện của nhà quản trị? 5) Chức năng ,nhiệm vụ chủ yếu của hoạt động quản trị là gì? 6) Theo Robert Kazt , nhà quản trị cần có đầy đủ ba kỹ năng, bạn hãy nêu tên với yêu cầu và ảnh hưởng của từng kỹ năng? Vẽ sơ đồ kỹ năng của nhà quản trị các cấp trong tổ chức? Nhận xét của bạn? 7) Vì sao hoạt động quản trị vừa mang tính khoa học ,vừa mang tính nghệ thuật? 8) Trình bày quan điểm nhận thức chính về con người và hướng quan tâm của các trường phái lý thuyết quản trị cổ điển khoa học , trường phái quản trị tổng quát và trường phái tâm lý xã hội? Cho biết các tác giả nổi bật của mỗi trường phái lý thuyết này? 9) Tác giả của lý thuyết quản trị Nhật Bản ( Lý thuyết Z) là ai? Nêu đặc điểm của lý thuyết này? 10) Môi trường quản trị là gì? Hãy liệt kê các yếu tố môi trường và xu hướng của chúng ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp? 46
48. 11) Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp SWOT là gì? Vẽ sơ đồ và trình bày tác dụng của kỹ thuật phân tích SWOT ? Mối liên hệ giữa các yếu tố môi trường với SWOT? 12) Thông tin trong quản trị là gì? Trình bày mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định quản trị? 13) Ra quyết định quản trị là gì? Hãy cho biết đặc điểm của quyết định quản trị và nội dung yêu cầu đối với việc ra quyết định của nhà quản trị? 14) Trình bày tiến trình ra quyết định quản trị? Cho biết trong thực hiện mỗi bước tiến trình này nhà quản trị cần biết những vấn đề gì? 15) Trình bày nội dung các mô hình ra quyết định? 16) Nêu khái niệm hoạch định chiến lược? Tác dụng của hoạch định? Vẽ sơ đồ của hoạch định chiến lược và trình bày nhiệm vụ của mỗi bước tiến trình? 17) Bạn hãy nêu tính bất định của một yếu tố môi trường mang tính thời sự trong bối cảnh kinh tế hiện nay của nước ta và cho biết xu hướng ảnh hưởng của nó đối với sự hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể? Là giám đốc doanh nghiệp này , với chức năng hoạch định bạn phải làm gì để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp? 18) Tổ chức bộ máy là gì? Tầm hạn quản trị là gì? Hãy cho biết khi xác định tầm hạn quản trị trong công tác tổ chức bộ máy , nhà quản trị cần phải căn cứ vào các yếu tố gì? Trình bày nội dung, ảnh hưởng của từng yếu tố đối với việc thiết lập các tầng nấc quản trị? 19) Bộ máy tổ chức hữu hiệu là gì? Là giám đốc một doanh nghiệp bạn phải quan tâm những vấn đề gì để có được một bộ máy tổ chức hoạt động hiệu quả? Tại sao? 20) Vẽ sơ đồ và trình bày đặc điểm , ưu điểm của mô hình tổ chức theo kiểu trực tuyến và mô hình tổ chức theo kiểu chức năng? 47
49. 21) Trình bày nội dung các bước tiến trình của tổ chức bộ máy ? Để thiết lập được một bộ máy tổ chức hữu hiệu, trong công tác này nhà quản trị cần thực hiện những nguyên tắc gì? Tại sao? 22) Lãnh đạo là gì? Sự lãnh đạo được cấu thành bởi những yếu tố gì? Hãy trình bày nội dung từng yếu tố đó? 23) Để lãnh đạo thành công, nhà quản trị cần có những phẩm chất gì? Hãy lập bảng tổng kết phẩm chất và kỹ năng của nhà quản trị qua so sánh giữa các nhà lãnh đạo thành công và nhà lãnh đạo chệch hướng? 24) Trình bày tóm tắt các nội dung của sự động viên? 25) Kiểm tra trong quản trị là gì? Hãy trình bày nội dung các hình thức kiểm tra cơ bản? 26) Để đảm bảo tính hiệu quả cho công tác kiểm tra, nhà quản trị cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc cơ bản nào? Nêu nội dung từng nguyên tắc? 27) Trình bày nội dung các bước tiến trình kiểm tra? 48