Tài liệu Bản chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc phòng kế hoạch kinh doanh

Nội dung text: Tài liệu Bản chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc phòng kế hoạch kinh doanh

1. BAÛN CHÖÙC NAÊNG, NHIEÄM VUÏ VAØ MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC PHOØNG KEÁ HOAÏCH KINH DOANH I - MUÏC ÑÍCH: - Ñaûm baûo cho caùc boä phaän, caù nhaân trong Coâng ty thöïc hieän ñuùng chöùc naêng nhieäm vu ñaït hieäu quaû trong coâng vieäc. - Caùc boä phaän thöïc hieän ñuùng nhieäm vuï traùnh choàng cheùo, ñoã loãi. - Ñaûm baûo tuyeån duïng vaø xaây döïng ñoäi nguõ CBCNV theo yeâu caàu, chieán löôïc cuûa Coâng ty. II – PHAÏM VI: AÙp duïng cho Phoøng Keá hoaïch Kinh doanh Coâng ty III – NOÄI DUNG: Sô ñoà toå chöùc Coâng ty: Page 1 of 12
2. 1. Sô ñoà toå chöùc: Page 2 of 12
3. Trôï lyù TGÑ kieâm Tröôûng phoøng KHKD CBMH CBMH CBMH BP giao nhaän XNK BP coâng ngheä Trôï lyù thoáng keâ Trôï lyù thoáng keâ may theâu deät nhuoäm 2. Chöùc naêng: - Tìm kieám nguoàn haøng deät, nhuoäm, may theâu cho Coâng ty. - Phaùt trieån thò tröôøng noäi ñòa döïa theo chieán löôïc Coâng ty. - Laäp keá hoaïch kinh doanh caùc saûn phaåm deät nhuoäm may theâu cuûa Coâng ty töø caùc ñôn haøng nhaän ñöôïc. - Thöïc hieän taát caû caùc hoaït ñoäng xuaát nhaäp khaåu cuûa Coâng ty. - Tham möu, ñeà xuaát cho Ban Toång Giaùm ñoác, hoã trôï cho caùc boä phaän khaùc veà kinh doanh, tieáp thò, thò tröôøng, laäp keá hoaïch, tieán haønh caùc hoaït ñoäng xuaát nhaäp khaåu. - Tham gia xaây döïng Heä thoáng quaûn lí chaát löôïng,Heä thoáng quaûn lí moâi tröôøng vaø traùch nhieäm xaõ hoäi taïi coâng ty. 3. Nhieäm vuï: - Tieáp khaùch haøng, phaân tích thò tröôøng, tìm thò tröôøng, khaùch haøng cho Coâng ty, ñaûm baûo nguoàn haøng oån ñònh cho Coâng ty. Leân keá hoaïch, theo doõi saûn xuaát maãu ñoái maãu chaøo haøng. - Phaân tích ñôn haøng, laäp ñònh möùc saûn phaåm treân cô sôû ñoù chieát tính gía thaønh saûn phaåm giaù baùn (FOB, CM) trình Toång Giaùm ñoác duyeät. - Nhaän caùc ñôn ñaët haøng, leân hôïp ñoàng kinh teá noäi vaø ngoaïi trình Toång Giaùm ñoác kyù. - Laøm thuû tuïc, thöïc hieän vieäc xuaát nhaäp khaåu cho toaøn boä caùc ñôn haøng ñaõ kyù. - Laäp keá hoaïch saûn xuaát theo thaùng, quí, naêm. Ñoái vôùi caùc tröôøng hôïp naêng löïc saûn xuaát Coâng ty khoâng ñuû thì tröïc tieáp ñöa ñi gia coâng ngoaøi. Tieán haønh ñaùnh giaù nhaø cung öùng theo tieâu chuaån ISO 9000, SA 8000, laäp hôïp ñoàng gia coâng trình Toång Giaùm ñoác duyeät, chuyeån nguyeân phuï lieäu cho ñôn vò gia coâng, chæ ñònh KCS phoøng quaûn lyù chaát löôïng may, KCS Deät, KCS nhuoäm theo doõi chaát löôïng haøng, theo doõi tieán ñoä saûn xuaát, thanh lyù hôïp ñoàng vôùi ñôn vò gia coâng. - Tieáp nhaän taøi lieäu kyõ thuaät, taøi lieäu keá hoaïch, aùo maãu goác, raäp goác, sô ñoà mini goác töø khaùch haøng. Chuyeån giao taøi lieäu kyõ thuaät, maãu goác, raäp goác, sô ñoà mini goác cho boä phaän saûn xuaát. - Yeâu caàu ñôn vò saûn xuaát, boä phaän coâng ngheä lieân quan laøm maãu ñoái, maãu baùn haøng, maãu TOP, maãu PP, laøm ñònh möùc nguyeân phuï lieäu sau ñoù chuyeån cho khaùch haøng duyeät - Ñaùnh giaù nhaø cung öùng theo yeâu caàu cuûa tieâu chuaån ISO 9000, SA 8000. Laäp nhu caàu nguyeân phuï lieäu caàn mua vaø ñaët haøng theo qui ñònh Thuû tuïc mua haøng vaø Thuû tuïc xem xeùt hôïp ñoàng, theo doõi ñoân ñoác nhaø cung öùng giao haøng ñuùng haïn ñaùp öùng nhu caàu theo lòch saûn xuaát. Page 3 of 12
4. - Caân ñoái nguyeân phuï lieäu, laäp keá hoaïch saûn xuaát töøng ñôn haøng, caáp phaùt nguyeân phuï lieäu cho ñôn vò saûn xuaát. - Nhaän vaø giaûi quyeát nhöõng thoâng tin saûn xuaát coù lieân quan. - Laøm packing list, lòch xuaát haøng, chuyeån giao cho ñôn vò saûn xuaát, boä phaän lieân quan thöïc hieän. - Thanh lyù nguyeân phuï lieäu vôùi Phaân xöôûng saûn xuaát, ñôn vò gia coâng ngoaøi, khaùch haøng, theo doõi, ñoác thuùc vieäc thu hoài coâng nôï ñoái vôùi khaùch haøng. - Baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh haøng thaùng cho Toång Giaùm ñoác Coâng ty. - Tham gia xaây döïng caùc Heä thoáng quaûn lyù trong toaøn coâng ty (ISO 9000, SA 8000, ISO 14000) 4. Moâ taû coâng vieäc: 4.1 Tröôûng phoøng Keá hoaïch Kinh doanh: a> Traùch nhieäm: - Giao tieáp khaùch haøng, lieân heä vôùi caùc cô sôû beân ngoaøi tieáp thò vaø khai thaùc thò tröôøng, nghieân cöùu thò tröôøng choïn khaùch haøng kyø hôïp ñoàng, quaûng baù vaø lieân heä vôùi caùc ñôn vò trong vaø ngoaøi nöôùc veà qui moâ hoaït ñoäng saûn xaáut kinh doanh cuûa Coâng ty nhaèm ñaûm baûo nguoàn haøng saûn xuaát oå ñònh cho Coâng ty. - Coá vaán cho BTGÑ veà vieäc choïn khaùch haøng, thò tröôøng tieâu thuï saûn phaåm. - Taïo moái quan heä laâu daøi vôùi khaùch haøng. - Laäp keá hoaïch saûn xuaát deät nhuoäm may theâu theo thaùng, quí, naêm; laäp keá hoaïch toång cho caùc nhoùm Caùn boä maët haøng (CBMH) thöïc hieän. - Theo doõi keá hoaïch xuaát nhaäp haøng cuûa Coâng ty phuïc vuï kòp thôøi cho saûn xuaát - Cuøng Tröôûng nhoùm CBMH, CBMH tieáp khaùch haøng, nhaän taøi lieäu kyõ thuaät, chuyeån giao taøi lieäu kyõ thuaät cho CBMH thöïc hieän. - Kieåm tra ñoân ñoác vieäc thöïc hieän caân ñoái saûn xuaát cuûa caùc maõ haøng. - Xöû lyù caùc thoâng tin töø Xí nghieäp Deät nhuoäm, Xí nghieäp May theâu. - Lieân keát vôùi caùc phoøng ban nghieäp vuï thöïc hieän keá hoaïch saûn xuaát. - Kieåm tra, ñoân ñoác caùc boä phaän, nhaân vieân thöïc hieän coâng vieäc ñöôïc giao. - Thöôøng xuyeân phoái hôïp vôùi caùc Tröôûng boä phaän khaùc baøn baïc, phoái hôïp ñeå thöïc hieän toát coâng vieäc ñöôïc giao. - Thöôøng xuyeân lieân laïc vôùi khaùch haøng ñeå giaûi quyeát nhöõng trôû ngaïi trong quaù trình kinh doanh. - Phaân coâng coâng vieäc phuø hôïp vôùi naêng löïc töøng nhaân vieân. - Giaùm saùt, theo doõi vieäc xöû lyù khieáu naïi cuûa khaùch haøng, ño löôøng söï thoaû maõn cuûa khaùch haøng ñoái vôùi nhaân vieân tröïc thuoäc - Baùo caùo cho Toång Giaùm ñoác veà tieán ñoä saûn xuaát, tính hình saûn xuaát, keát quaû vieäc thöïc hieän saûn xuaát kinh doanh cho Toång giaùm ñoác. Baùo caùo ngay nhöõng vaán ñeà khoâng thöïc hieän ñöôïc cho Toång Giaùm ñoác Coâng ty giaûi quyeát. - Tham gia xaây döïng caùc Heä thoáng quaûn lyù trong toaøn coâng ty (ISO 9000, SA 8000, ISO 14000) - Giaùm saùt vieäc thanh lyù hôïp ñoàng vaø thu hoài coâng nôï cuûa khaùch haøng ñoái vôùi coâng ty. - Thöïc hieän caùc coâng vieäc khaùc theo yeâu caàu cuûa Toång Giaùm ñoác coâng ty. b> Quyeàn haïn: - Ñöôïc quyeàn thöøa leänh Toång giaùm ñoác yeâu caàu caùc phoøng nghieäp vuï vaø caùc giaùm ñoác xí nghieäp Deät – Nhuoäm – May – Theâu tieán haønh thöïc hieän keá hoaïch saûn xuaát vaø cung caáp nhöõng thoâng tin caàn thieát lieân quan tôùi khaùch haøng. - Coù quyeàn kieåm tra chaát vaán caùc tröôûng ñôn vò trong vaán ñeá saûn xuaát kinh doanh vaø phoái hôïp xöû lyù nhöõng söï coá trong saûn xuaát. - Ñöôïc quyeàn ñình chæ saûn xuaát kinh doanh neáu coù vaán ñeá phaùt sinh baát lôïi cho coâng ty. - Coù quyeàn chæ ñaïo tröïc tieáp ñoái vôùi caùc giaùm ñoác xí nghieäp Deät – May – Theâu trong quaù trình saûn xuaát kinh doanh. - Coù quyeàn ñeà xuaát veà vieäc boå nhieäm, baõi nhieäm, naâng löông, xöû lyù CB trong noäi boä phoøng. Page 4 of 12
5. c> Baùo caùo vaø uyû quyeàn - Baùo caùo coâng vieäc thöïc hieän cho Toång Giaùm ñoác. - Uyû quyeàn cho Phoù phoøng, Trôï lyù, Tröôûng boä phaän neáu vaéng maët. d. Tieâu chuaån: - Toát nghieäp ñaïi hoïc nghaønh kinh teá, kyõ thuaät, Anh vaên baèng C, vi tính vaên phoøng baèng B - Coù kinh nghieäm quaûn lyù saûn xuaát may 5 naêm trôû leân trong ñoù coù ít nhaát 2 naêm ôû vò trí töông ñöông, coù khaû naêng noùi, vieát thaønh thaïo tieáng Anh, söû duïng ví tính vaên phoøng thaønh thaïo. 4.2 Trôï lyù thoáng keâ may theâu: a> Traùch nhieäm: - Quaûn lyù coâng taùc thoáng keâ may theâu - Hoã trôï Tröôûng phoøng trong vieäc theo doõi ñoân ñoác tieán ñoä saûn xuaát vaø giao haøng. - Thöïc hieän caùc coâng vieäc khaùc theo söï uyû quyeàn cuûa Tröôûng phoøng. - Toång hôïp, theo doõi soá löôïng saûn xuaát, baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng phoøng. - Laøm packing list. - Laøm lòch xuaát haøn b> Quyeàn haïn: - Thöøa uyû quyeàn vuï vieäc cuûa Tröôûng phoøng ñieàu ñoäng nhaân vieân trong phoøng. - Yeâu caàu caùc boä phaän lieân quan cung caáp caùc thoâng tin, taøi lieäu lieân quan phuïc vuï cho coâng vieäc ñöôïc giao. - Yeâu caàu boä phaän ñoùng thuøng cung caáp Packing list thöïc teá. - Yeâu caàu caùc boä phaän lieân quan noäp baùo caùo saûn xuaát ñuùng giôø. - Yeâu caàu xöôûng may thöïc hieän theo lòch saûn xuaát. c> Baùo caùo uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng phoøng. - Khi vaéng maët phaûi baùo caùo vaø ñöôïc söï ñoàng yù cuûa Tröôûng phoøng ñeå saép xeáp ngöôøi khaùc thay theá. d> Tieâu chuaån: - Toát nghieäp Trung caáp thoáng keâ hoaëc töông ñöông, Anh vaên baèng B, vi tính vaên phoøng baèng B - Coù kinh nghieäm ít nhaát 2 naêm ôû vò trí töông ñöông, coù khaû naêng söû duïng tieáng Anh cho coâng vieäc, söû duïng vi tính vaên phoøng thaønh thaïo. 4.3 Trôï lyù thoáng keâ deät nhuoäm: a>Traùch nhieäm: - Theo doõi tieán ñoä saûn xuaát deät nhuoäm. - Thu thaäp caùc soá lieäu cuûa caùc maõ haøng töø caùc ñôn vò deät nhuoäm sau ñoù laäp baùo caùo ñeå baùo caùo Tröôûng phoøng. - Theo doõi, hoái thuùc tieán ñoä saûn xuaát ñoái vôùi haøng deät nhuoäm b> Quyeàn haïn: - Yeâu caàu caùc boä phaän lieân quan cung caáp caùc thoâng tin, taøi lieäu lieân quan phuïc vuï cho coâng vieäc ñöôïc giao. - Yeâu caàu caùc boä phaän lieân quan noäp baùo caùo saûn xuaát ñuùng giôø. - Yeâu caàu caùc boä phaän saûn xuaát thöïc hieän theo lòch saûn xuaát. c> Baùo caùo vaø uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng phoøng. - Khi vaéng maët phaûi baùo caùo vaø ñöôïc söï ñoàng yù cuûa Tröôûng phoøng ñeå saép xeáp ngöôøi khaùc thay theá. d> Tieâu chuaån: - Toát nghieäp Trung caáp thoáng keâ hoaëc töông ñöông, Anh vaên baèng B, vi tính vaên phoøng baèng B - Coù kinh nghieäm ít nhaát 2 naêm ôû vò trí töông ñöông, coù khaû naêng söû duïng tieáng Anh cho coâng vieäc, söû duïng vi tính vaên phoøng thaønh thaïo. 4.4 Tröôûng nhoùm caùn boä maët haøng: Page 5 of 12
6. - Theo phaân coâng cuûa Tröôûng phoøng giao tieáp khaùch haøng, lieân heä vôùi caùc cô sôû beân ngoaøi tieáp thò vaø khai thaùc thò tröôøng, nghieân cöùu thò tröôøng, quaûng baù vaø lieân heä vôùi caùc ñôn vò trong vaø ngoaøi nöôùc veà qui moâ hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa Coâng ty nhaèm ñaûm baûo nguoàn haøng saûn xuaát oån ñònh cho Coâng ty. - Phaân coâng CBMH nhaän ñôn haøng, taøi lieäu kyõ thuaät, maãu trieån khai saûn xuaát. Phaân coâng coâng vieäc cho CBMH treân cô sôû naêng löïc cuûa töøng nhaân vieân. - Tröïc tieáp chòu traùch nhieäm tröôùc Tröôûng phoøng veà caùc ñôn haøng ñöôïc giao. - Theo doõi giaùm saùt, ñieàu ñoäng CBMH tröïc thuoäc quaûn lyù theo qui ñònh. - Kieåm tra ñoân ñoác vieäc thöïc hieän caân ñoái saûn xuaát cuûa caùc maõ haøng. - Xöû lyù caùc thoâng tin töø Xí nghieäp Deät nhuoäm, Xí nghieäp May theâu, ñoái vôùi caùc thoâng tin khoâng thuoäc thaåm quyeàn thì trình Tröôûng phoøng xöû lyù ngay. - Kieåm tra, ñoân ñoác caùc boä phaän, CBMH tröïc thuoäc thöïc hieän coâng vieäc ñöôïc giao. - Thöôøng xuyeân lieân laïc vôùi khaùch haøng ñeå giaûi quyeát nhöõng trôû ngaïi trong quaù trình kinh doanh. b> Quyeàn haïn: - Ñieàu ñoäng vaø phaân coâng nhaân vieân tröïc thuoäc ñeå coâng vieäc ñaït hieäu quaû hôn. - Yeâu caàu caùc ñôn vò saûn xuaát thöïc hieän theo ñuùng keá hoaïch saûn xuaát, yeâu caàu cuûa khaùch haøng. - Giaùm saùt vieäc thöïc hieän keá hoaïch ñoái vôùi caùc boä phaän saûn xuaát. c> Baùo caùo vaø uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc tröïc tieáp cho Tröôûng phoøng. - Uyû quyeàn cho moät CBMH trong tröôøng hôïp vaéng maët. d> Tieâu chuaån: - Kieán thöùc: Phaûi coù trình ñoä vaên hoaù toái thieåu Ñaïi hoïc hoaëc töông ñöông, coù baèng C tieáng Anh, B vi tính vaên phoøng. - Kyõ naêng: Phaûi coù ít nhaát 5 naêm coâng taùc trong ngaønh may coâng nghieäp, kinh nghieäm ít nhaát 2 naêm ôû vò trí töông ñöông. Phaûi coù khaû naêng truyeàn ñaït, giao tieáp vaø öùng xöû toát. Khaû naêng ñoïc dòch taøi lieäu tieáng Anh, khaû naêng giao tieáp tieáng Anh trong coâng vieäc, söû duïng vi tính vaên phoøng thaønh thaïo, söû duïng thaønh thaïo duïng maùy fax, email. 4.5 Caùn boä maët haøng: a> Traùch nhieäm: - Chuû ñoäng tìm kieám môû roäng thò tröôøng caùc saûn phaåm cuûa Coâng ty. - Quaûn lyù phuïc vuï khaùch haøng tieàm naêng ñaõ coù quan heä vôùi Coâng ty. - Tröïc tieáp tieáp khaùch haøng trieån khai hôïp ñoàng. - Chuû ñoäng lieân heä vôùi nhaø cung öùng ñeå naém baét giaù caû nguyeân lieäu, phuï lieäu, tính giaù FOB, CM, saûn xuaát maãu chaøo haøng, maãu ñoái. - Trình duyeät baûn chaøo giaù. - Tieáp nhaän ñôn haøng, laäp hôïp ñoàng ngoaïi; laøm vieäc vôùi caùc ñôn vò saûn xuaát thoâng baùo coù ñôn haøng ñeå xaùc nhaän khaû naêng thöïc hieän. - Xaùc ñònh ñònh möùc nguyeân phuï lieäu, leân ñôn ñaët haøng toaøn boä nguyeân phuï lieäu, ñaøm phaùn giaù nguyeân phuï lieäu trình Toång Giaùm ñoác pheâ duyeät. Thöïc hieän vieäc mua nguyeân phuï lieäu theo Thuû tuïc mua haøng vaø Thuû tuïc xem xeùt hôïp ñoàng. - Ñaùnh giaù nhaø cung öùng theo tieâu chuaån ISO 9000, SA 8000 tröôùc khi mua nguyeân phuï lieäu. - Môû L/C mua nguyeân phuï lieäu: lieân laïc thöôøng xuyeân, thuùc hoái nhaø cung öùng thöïc hieän ñuùng theo lòch giao haøng, neáu coù söï coá haøng veà khoâng kòp phaûi baùo ngay cho ñôn vò saûn xuaát bieát ñeå thay ñoåi keá hoaïch vaø khai thaùc nguoàn haøng ñeå thay theá. Kieåm tra chöùng töø L/C thaät caå nthaän, tu chænh L/C theo leänh cuûa laõnh ñaïo. - Yeâu caàu boä phaän XNK laøm thuû tuïc nhaäp khoâng quaù 3 ngaøy keå töø ngaøy veà caûng. Tieáp nhaäp vaät tö vaø kieåm tra soá löông, chaát löôïng laàn cuoái, laøm vieäc vôùi khaùch haøng ñeå xöû lyù trong quaù trình kieåm tra soá löông chaát löôïng vaät tö, ñaûm baûo coâng vieäc thöïc hieän trong 5 ngaøy. Page 6 of 12
7. - Theo doõi nguyeân phuï lieäu veà ñoàng boä, baùo khaùch haøng söï coá nguyeân phuï lieäu veà chaát löôïng, soá löôïng, laäp baûng caân ñoái nguyeân phuï lieäu. - Vôùi tröôøng hôïp phaûi gia coâng ngoaøi thì ñaùnh giaù nhaø cung öùng, choïn nhaø cung öùng, kyø hôïp ñoàng, xuaát nguyeân phuï lieäu, naém danh saùch KCS kieåm tra chaát löôïng, thöôøng xuyeân lieân laïc KCS ñeå bieát tình hình gia coâng ngoaøi, theo doõi tieán ñoä saûn xuaát gia coâng ngoaøi, laøm thuû tuïc thanh lyù nguyeân phuï lieäu, thanh lyù ñôn haøng, theo doõi thanh toaùn vôùi ñôn vò gia coâng, laøm leänh ñieàu xe nhaän haøng gia coâng veà (neáu hôïp ñoàng qui ñònh). - Laøm vieäc vôùi ñôn vò saûn xuaát leân keá hoaïch toång, vieát phieáu xuaát kho toång döïa treân ñònh möùc nguyeân phuï lieäu ñaõ ñöôïc duyeät chuyeån giao cho ñôn vò saûn xuaát, ñôn vò gia coâng leân keá hoaïch chi tieát thöïc hieän. Laøm leänh ñieàu xe, ñieàu haøng (ñeå phoøng Keá toaùn laøm phieáu xuaát (neáu xuaát ngoaøi)). - Baùo caùo tình hình saûn xuaát cho khaùch haøng, theo doõi thoáng keâ soá lieäu saûn xuaát töø ñaàu cho ñeán khi xuaát haøng. Baùo caùo tình hình saûn xuaát cho Tröôûng phoøng. Xöû lyù caùc vaán ñeà phaùt sinh veà chaát löôïng, soá löôïng nguyeân phuï lieäu vaø laøm vieäc vôùi khaùch haøng nhanh cho saûn xuaát. - Laøm caàu noái giöõ caùc boä phaän trong Coâng ty, ñôn vò gia coâng vôùi khaùch haøng ñeå xöû lyù caùc söï coá trong saûn xuaát. - Ñoân ñoác boä phaän saûn xuaát, ñôn vò gia coâng thöïc hieän theo keá hoaïch, laäp baùo caùo saûn xuaát veà Phoøng KHKD. - Thoâng baùo thöôøng xuyeân cho Tröôûng nhoùm veà tình hình cung caáp nguyeân phuï lieäu, gia coâng, veà tieán ñoä saûn xuaát, giao haøng. - Chuû ñoäng thieát laäp moái quan heä chaët cheõ vôùi caùc boä phaän, ñaûm baûo luoàng thoâng tin luoân xuyeân suoát trong vieäc thöïc hieän ñôn haøng. Thöôøng xuyeân coù maët taïi boä phaän saûn xuaát ñeå xöû lyù kòp thôøi caùc söï coá saûn xuaát, theo doõi tieán ñoä saûn xuaát, giao haøng. - Yeâu caàu XNK laøm chöùng töø xuaát/nhaäp vaø keùo containe. Kieåm haøng leân container ñeán khi ñoùng nieâm chì. - Hoaøn thieän toaøn boä chöùng xuaát, chuyeån boä chöùng töø cho boä phaän keá toaùn ñeå theo doõi ñoác thuùc coâng nôï. - Thanh lyù nguyeân phuï lieäu vôùi caùc ñôn vò saûn xuaát khoâng quaù 3 ngaøy sau khi xuaát haøng. - Thanh lyù nguyeân phuï lieäu vôùi khaùch haøng khoâng quaù 1 tuaàn sau khi xuaát haøng hoaëc nhaän haøng töø caùc ñôn vò gia coâng, chuyeån chöùng töø thanh lyù cho keâ toaùn ñeå theo doõi coâng nôï. - Chuû ñoäng lieân heä khaùch haøng ñeå naém vöõng kòp thôøi caùc thoâng tin lieân quan ñeán quùa trình thöïc hieän ñôn haøng, xöû lyù khieáu naïi cuûa khaùch haøng theo qui ñònh veà xöû lyù khieáu naïi khaùch haøng cuûa Coâng ty. Ñaùnh giaù möùc ñoä thoaû maõn cuûa khaùch haøng theo Thuû tuïc aùp duïng kyõ thuaät thoáng keâ. - Thoâng tin cho boä phaän xuaát nhaäp khaåu veà tình hình söû duïng nguyeân phuï lieäu ñeå boä phaän xuaát nhaäp khaåu laøm Thuû tuïc thanh lyù haûi quan. - Thu thaäp, löu tröõ taát caû caùc chöùng töø chính xaùc, tin caäy lieân quan ñeán ñôn haøng theo ñuùng qui ñònh cuûa Coâng ty. Caùc soá lieäu ñöôïc caäp nhaät kòp thôøi, phaûn aùnh trung thöïc vieäc thöïc hieän ñôn haøng. Löu tröõ caån thaän caùc hoà sô: hôïp ñoàng, phuï kieän ñôn haøng, taøi lieäu kyõ thuaät, baûng maøu goác, lòch giao nguyeân phuï lieäu, chöùng töø nhaäp (Shipping documents, P/list, B/L hoaëc AWB), baûn kieåm tra nguyeân phuï lieäu nhaäp kho, baûn khaùch haøng duyeät ñònh möùc, baûng caân ñoái nguyeân phuï lieäu, leänh saûn xuaát toång, caùc phieáu xuaát kho, phieáu nhaäp kho). Vieäc giao nhaän taøi lieäu phaûi thoâng quan soå giao/nhaän coâng vaên theo Thuû tuïc kieåm soaùt taøi lieäu/hoà sô. - Sau khi keát thuùc ñôn haøng, baùo caùo toång keát ñôn haøng cho Tröôûng phoøng, Toång Giaùm ñoác Coâng ty. Baûn toång keát goàm caùc noäi dung chính sau: Vieäc söû duïng tieát kieäm nguyeân phuï lieäu, söû duïng quaù ñònh möùc (neâu lyù do), haøng pheá laø bao nhieâu (lyù do) b> Quyeàn haïn: - Ñieàu ñoäng vaø phaân coâng nhaân vieân tröïc thuoäc ñeå coâng vieäc ñaït hieäu quaû hôn. - Yeâu caàu caùc ñôn vò saûn xuaát thöïc hieän theo ñuùng keá hoaïch saûn xuaát, yeâu caàu cuûa khaùch haøng. - Giaùm saùt vieäc thöïc hieän keá hoaïch ñoái vôùi caùc boä phaän saûn xuaát. Page 7 of 12
8. c>Baùo caùo vaø uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc tröïc tieáp cho Tröôûng nhoùm. - Uyû quyeàn cho moät CBMH trong tröôøng hôïp vaéng maët. d>Tieâu chuaån: - Kieán thöùc: Phaûi coù trình ñoä vaên hoaù toái thieåu Ñaïi hoïc hoaëc töông ñöông, coù baèng C tieáng Anh, B vi tính vaên phoøng. - Kyõ naêng: Phaûi coù ít nhaát 3 naêm coâng taùc trong ngaønh may coâng nghieäp, kinh nghieäm ít nhaát 1 naêm ôû vò trí töông ñöông. Phaûi coù khaû naêng truyeàn ñaït, giao tieáp vaø öùng xöû toát. Khaû naêng ñoïc dòch taøi lieäu tieáng Anh, khaû naêng giao tieáp tieáng Anh trong coâng vieäc, söû duïng vi tính vaên phoøng thaønh thaïo, söû duïng thaønh thaïo duïng maùy fax, email. 4.6 Tröôûng boä phaän Xuaát nhaäp khaåu: a> Traùch nhieäm: - Phaân coâng coâng vieäc phuø hôïp vôùi naêng löïc cuûa nhaân vieân. - Soaïn thaûo caùc hôïp ñoàng ngoaïi vaø theo doõi quaù trình thöïc hieän hôïp ñoàng ôû khaâu nhaäp vaø xuaát haøng hoaù, nguyeân phuï lieäu. - Tìm kieám quota theo yeâu caàu kinh doanh cuûa Coâng ty. - Xöû lyù kòp thôøi nhöõng coâng vieäc lieân quan ñeán xuaát nhaäp. - Thöôøng xuyeân lieân laïc vôùi khaùch haøng ñeå giaûi quyeát nhöõng trôû ngaïi khoù khaên trong quaù trình xuaát nhaäp khaåu. - Göûi cô quan chöùc naêng giaùm ñònh haøng hoaù neáu coù yeâu caàu. - Baùo caùo Tröôûng phoøng KHKD tieán ñoä xuaát nhaäp caùc ñôn haøng. - Thöïc hieän caùc coâng vieäc khaùc lieân quan ñeán xuaát nhaäp do Tröôûng phoøng KHKD giao. - Lieân heä phoøng Keá toaùn ñeå vieát hoaù ñôn vaän chuyeån haøng hoaù. - Hoaøn taát boä chöùng töø thanh toaùn tieàn ñeå Phoøng Keá toaùn kòp thôøi giaiû quyeát. - Thoâng baùo cho Thuû kho nguyeân phuï lieäu may ngaøy giôø nhaäp haøng veà ñeå nhaäp kho, Thuû kho thaønh phaåm ngaøy giôø haøng xuaát ñeå xuaát kho. - Laøm thuû tuïc thanh lyù haûi quan ñoái vôùi caùc loâ haøng taïm nhaäp taùi xuaát. *Ñoái vôùi nhaân vieân trong boä phaän: - Phaân coâng coâng vieäc phuø hôïp vôùi naêng löïc cuûa töøng nhaân vieân - Theo doõi quaù trình thöïc hieän hôïp ñoàng ngoaïi thöông töø khaâu ñaàu ñeán khaâu cuoái. - Xöû lyù kòp thôøi nhöõng coâng vieäc lieân quan ñeán xuaát nhaäp. - Baùo caùo vôùi Tröôûng phoøng KHKD nhöõng khoù khaêm vöôït ngoaøi taàm giaûi quyeát gaây trôû ngaïi cho coâng vieäc xuaát nhaäp laøm aûnh höôûng ñeán quaù trình saûn xuaát. - Thöôøng xuyeân lieân laïc vôùi khaùch haøng hoaëc ñaïi dieän cuûa khaùch haøng ñeå naém thoâng tin veà vieäc xuaát nhaäp haøng hoaù. *Ñoái vôùi caùc Phoøng ban khaùc: - Lieân heä vôùi Boä phaän kyõ thuaät ñeå xem maãu, taøi lieäu kyõ thuaät laøm ñònh möùc taïm tính vaø laäp ñònh möùc Haûi Quan. - Lieân heä vôùi Phoøng Keá toaùn ñeå laäp Phieáu xuaát kho cho haøng hoaù xuaát khaåu vaø chuyeån boä chöùng töø thanh toaùn cho Phoøng Keá Toaùn ñeå nhaân tieàn veà. - Thoâng baùo ngaøy giôø xuaát haøng chính xaùc cho Xí nghieäp may theâu vaø Xöôûng Hoaøn Thaønh ñeå coù theå giao haøng ñuùng thôøi gian quy ñònh. b>Quyeàn haïn: - Giaûi quyeát coâng vieäc lieân quan ñeán Xuaát nhaäp khaåu. - Ñieàu ñoäng nhaân vieân trong phoøng khi xuaát nhaäp haøng. c>Baùo caùo vaø uûy quyeàn: - Baùo caùo vieäc thöïc hieän caùc hôïp ñoàng, baùo caùo tuaàn, thaùng, quí cho Tröôûng phoøng KHKD tröïc tieáp quaûn lyù. Page 8 of 12
9. - Uyû quyeàn cho Phoù boä phaän thöïc hieän caùc coâng vieäc cuûa Tröôûng boä phaän khi Tröôûng boä phaän vaéng maët hoaëc uyû quyeàn baèng vaên baûn. d>Tieâu chuaån: - Kieán thöùc: Ñaõ toát nghieäp ñaïi hoïc ngoaïi thöông hoaëc töông ñöông, coù baèng C tieáng anh, baèng B vi tính vaên phoøng - Kyõ naêng: Coù kinh nghieäp laøm xuaát nhaäp khaåu 4 naêm trôû leân, coù ít nhaát 2 naêm king nghieäm ôû vò trí töông ñöông, noùi, vieát tieáng Anh thaønh thaïo, vi tính vaên phoøng thaønh thaïo vaø naém roõ nhöõng chính saùch qui ñònh lieân quan ñeán xuaát nhaäp khaåu, coù khaû naêng giao tieáp vaø coù oùc toå chöùc, coù khaû naêng laøm vieäc ñoäc laäp. 4.7 Phoù boä phaän xuaát nhaäp khaåu: a> Traùch nhieäm: - Thöïc hieän coâng vieäc theo söï phaân coâng cuûa Tröôûng boä phaän. - Quaûn lyù caùc nhaân vieân giao dòch beân ngoaøi. - Chòu traùch nhieäm veà vieäc giao nhaän haøng beân ngoaøi Coâng ty, thöïc hieän thuû tuïc xuaát nhaäp khaåu taïi caùc cô quan nhaø nöôùc vaø haõng taøu, ñoái taùc cuûa Coâng ty. - Tính toaùn phöông tieän vaän chuyeån ñeå giaûm chi phí cho coâng ty trong vieäc nhaäp vaø xuaát haøng. b> Quyeàn haïn: - Ñieàu ñoäng nhaân vieân giao dòch beân ngoaøi. - Ñeà xuaát Tröôûng boä phaän caùc bieän phaùp phöông tieän caàn thieát phuïc vuï cho coâng taùc. c>Baùo caùo vaø uûy quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc ñang thöïc hieän cho Tröôûng boä phaän. - Uyû quyeàn cho nhaân vieân khi vaéng maët. d>Tieâu chuaån: - Kieán thöùc: Ñaõ toát nghieäp ñaïi hoïc ngoaïi thöông hoaëc töông ñöông, coù baèng C tieáng anh, baèng B vi tính vaên phoøng - Kyõ naêng: Coù kinh nghieäp laøm xuaát nhaäp khaåu 4 naêm trôû leân, coù ít nhaát 1 naêm king nghieäm ôû vò trí töông ñöông, noùi, vieát tieáng Anh thaønh thaïo, vi tính vaên phoøng thaønh thaïo. 4.8 Nhaân vieân XNK noäi boä: a>Traùch nhieäm: - Laäp chöùng töø theo caùc hôïp ñoàng do Tröôûng boä phaän phaân coâng. - Soaïn thaûo hôïp ñoàng ngoaïi thöông theo söï phaân coâng cuûa Tröôûng boä phaän. - Laäp hoà sô thanh lyù hôïp ñoàng theo söï phaân coâng. - Lieân heä vôùi caùc haõng taøu ñeå thöïc hieän coâng vieäc. b>Quyeàn haïn - Ñeà xuaát laäp hôïp ñoàng, thanh lyù, ñònh möùc cho Tröôûng boä phaän. c>Baùo caùo vaø uûy quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng boä phaän. - Uûy quyeàn cho caùc nhaân vieân khaùc khi vaèng maët. d>Tieâu chuaån: - Kieán thöùc: Ñaõ toát nghieäp ñaïi hoïc ngoaïi thöông hoaëc töông ñöông, coù baèng C tieáng anh, baèng B vi tính vaên phoøng - Kyõ naêng: Coù kinh nghieäp laøm xuaát nhaäp khaåu 1 naêm trôû leân, noùi, vieát tieáng Anh thaønh thaïo, vi tính vaên phoøng thaønh thaïo. 4.9 Nhaân vieân giao dòch ngoaøi: a>Traùch nhieäm: - Laøm thuû tuïc haûi quan ñeå xuaát nhaäp haøng. - Giao haøng, aùp taûi haøng ra caûng, saân bay. - Xin caùc chöùng töø xuaát haøng. Page 9 of 12
10. b>Quyeàn haïn - Ñeà xuaát laäp hôïp ñoàng, thanh lyù, ñònh möùc cho Tröôûng boä phaän. c>Baùo caùo vaø uûy quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng boä phaän. - Uûy quyeàn cho caùc nhaân vieân khaùc khi vaèng maët. d>Tieâu chuaån: - Kieán thöùc: Ñaõ toát nghieäp ñaïi hoïc ngoaïi thöông hoaëc töông ñöông, coù baèng C tieáng Anh, baèng B vi tính vaên phoøng - Kyõ naêng: Coù kinh nghieäp laøm xuaát nhaäp khaåu 1 naêm trôû leân, noùi, vieát tieáng Anh thaønh thaïo, vi tính vaên phoøng thaønh thaïo, coù khaû naêng quan heä toát vôùi caùc cô quan nhaø nöôùc 4.10 Tröôûng boä phaän coâng ngheä: a> Traùch nhieäm: - Nghieân cöùu kyõ thuaät ñôn haøng, laäp qui trình kyõ thuaät cho töøng ñôn haøng, ra caùc yeâu caàu veà kyõ thuaät ñính keøm. - Tham möu cho Tröôûng phoøng veà tính giaù thaønh deät nhuoäm may theâu. - Cung caáp ñònh möùc nguyeân phuï lieäu cho CBMH. - Cung caáp ñaëc tính nguyeân phuï lieäu cho ñôn haøng ñeå CBMH tính giaù thaønh - Tính giaù FOB, CM cho deät nhuoäm may theâu chuyeån cho CBMH. - Tính naêng suaát caùc ñôn haøng deät nhuoäm may theâu maø Coâng ty ñaõ kyù. - Toå chöùc may maãu ñoái, maãu baùn haøng theo yeâu caàu cuûa CBMH. - Tham gia xaây döïng caùc Heä thoáng quaûn lyù cuûa Coâng ty nhö: ISO 9000, SA 8000, ISO 14000. b> Quyeàn haïn: - Phaân coâng nhieäm vuï cho nhaân vieân tröïc thuoäc trong boä phaän. - Kieåm tra vieäc thöïc hieän caùc tieâu chuaån kyõ thuaät cuûa caùc boä phaän saûn xuaát, baùo caùo cho Tröôûng phoøng ñeå xöû lyù. c> Baùo caùo vaø uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng phoøng. - Uyû quyeàn cho moät nhaân vieân thöïc hieän khi vaéng maët. d> Tieâu chuaån: - Coù baèng Cao ñaúng trôû leân, coù baèng B tieáng Anh, B vi tính vaên phoøng trôû leân. - Coù khaû naêng tính giaù CM, ñaõ coâng taùc trong ngaønh deät nhuoäm may ít nhaát 5 naêm vaø 1 naêm ôû vò trí töông ñöông. Ñoïc hieåu taøi lieäu kyõ thuaät baèng tieáng Anh, giao tieáp tieáng anh löu loaùt. 4.11 Nhaân vieân laøm sô ñoà, tính ñònh möùc nguyeân lieäu may. a>Traùch nhieäm: - Veõ sô ñoà phaûi ñuùng yeâu caàu kyõ thuaät, Kieåm tra khoå vaûi thöïc teá ñeå an toaøn cho khaâu caét khoâng bò dính bieân. Ñaûm baûo ñuùng soá löôïng chi tieát cuøng côû voùc treân moät sô ñoà, thöïc hieän sô ñoà sao cho treân sô ñoà khoâng coù nhöõng khoaûng troáng baát hôïp lyù nhaèm tieát kieäm nguyeân lieäu, thieát laäp ñònh möùc nguyeân lieäu ñeå giao cho boä phaän keá hoaïch saûn xuaát. - Ñi sô ñoà cho saûn xuaát, phuïc vuï kòp thôøi cho saûn xuaát. - Kieåm tra kyù treân sô ñoà tröôùc khi cho saûn xuaát. b>Quyeàn haïn: Ñöôïc quyeàn yeâu caàu CBMH (thoâng baùo khaùch haøng) thay ñoåi ñònh möùc khi coá söï coá veàà khoå vaûi (roäng, heïp) hoaëc vaûi khaùc maøu ñeå vieäc veõ sô ñoà ñöôïc chính xaùc. c>Baùo caùo vaø uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng boä phaän coâng ngheä. - Uyû quyeàn coâng vieäc cho nhaân vieân trong boä phaän khi vaéng maët. d>Tieâu chuaån: - Coù trình ñoä hoïc vaán toái thieåu 12/12 , coù kieán thöùc veà ngaønh may coâng nghieäp . Page 10 of 12
11. - Coù oùc quan saùt, phaûi bieát phaân tích vaø toång hôïp, bieát caùch saép xeáp hôïp lyù caùc chi tieát. Khi laøm vieäc phaûi coù yù thöùc taäp trung cao ñeå traùnh nhöõng sai soùt, nhaàm laãn. Söû duïng thaønh thaïo phaàn meàm vi tính sô ñoà, vi tính vaên phoøng. 4.12 Nhaân vieân thieát keá maãu may. a> Traùch nhieäm: - Thöïc hieän vieäc thieát keá theo yeâu caàu cuûa khaùch haøng . - Kieåm tra maãu, tieâu chuaån kyõ thuaät, thoâng soá, kích thöôùc treân raäp coù ñaûm baûo hay khoâng. Xaùc ñònh nhöõng choå caàn baám daáu, khoeùt hay ñuïc loå, kieåm tra söï aên khôùp cuûa caùc ñöôøng laép raùp, caùc kyù hieäu veà canh sôïi treân chi tieát raäp, soá côõ voùc, teân chi tieát, soá löôïng, teân maõ haøng, xaùc ñònh caùc chi tieát söû duïng keo, döïng, goøn - Phaûi taän duïng moïi khaû naêng duøng gaù laép trong saûn xuaát ñeå khaéc phuïc caùc söï coá khi saûn xuaát haøng loaït. - Xaùc ñònh phöông phaùp may, söû duïng nguyeân phuï lieäu theo ñuùng yeâu caàu khaùch vaø theo tieâu chuaån kyõ thuaät. b>Quyeàn haïn: Ñöôïc quyeàn ñeà nghò CBMH (thoâng baùo khaùch haøng) söûa ñoåi, ñieàu chænh khi phaùt hieän nhöõng ñieåm khoâng hôïp lyù cuûa raäp. c>Baùo caùo vaø uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng boä phaän coâng ngheä. - Uyû quyeàn coâng vieäc cho nhaân vieân trong boä phaän khi vaéng maët. d>Tieâu chuaån: - Vaên hoaù 12/12, ñoïc dòch ñöôïc taøi lieäu tieáng Anh. - Phaûi coù khaû naêng chuyeân moân veà ngaønh may vaø kieán thöùc, kinh nghieäm trong ngaønh may coâng nghieäp. Bieát nhaûy côû, voùc theo ñuùng thoâng soá vaø kieåu daùng cuûa maãu. Phaûi coù tính tæ mæ vaø thaän troïng khi laøm vieäc. 4.13 Nhaân vieân tính giaù CM, ñònh möùc phuï lieäu may. a>Traùch nhieäm: - Phaân tích naêng suaát maõ haøng theo yeâu caàu cuûa Tröôûng boä phaän - Tính ñònh möùc phuï lieäu may, caùc loaïi phuï lieäu may caàn söû duïng vaø baùo caùo cho Tröôûng boä phaän. - Tính giaù CM may theâu phuïc vuï cho vieäc kyù keát ñôn haøng cuûa Coâng ty b>Quyeàn haïn: Ñöôïc quyeàn ñeà nghò CBMH (thoâng baùo khaùch haøng) söûa ñoåi, ñieàu chænh khi phaùt hieän nhöõng ñieåm khoâng hôïp lyù cuûa taøi lieäu kyõ thuaät. c>Baùo caùo vaø uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng boä phaän coâng ngheä. - Uyû quyeàn coâng vieäc cho nhaân vieân trong boä phaän khi vaéng maët. d>Tieâu chuaån: - Vaên hoaù 12/12, ñoïc dòch ñöôïc taøi lieäu tieáng Anh. - Phaûi coù khaû naêng chuyeân moân veà ngaønh may vaø kieán thöùc, kinh nghieäm trong ngaønh may coâng nghieäp ít nhaát 2 naêm töông ñöông. Bieát laøm qui trình coâng ngheä may, tính naêng xuaát, tính giaù CM may. Phaûi coù tính tæ mæ vaø thaän troïng khi laøm vieäc. 4.14 Nhaân vieân kyõ thuaät deät nhuoäm: a>Traùch nhieäm: - Tính giaù thaønh CM deät nhuoäm. - Phaân tích ñaëc tính cuûa sôïi, vaûi. - Höôùng daãn cho caùc boä phaän saûn xuaát lieân quan, ñôn vò gia coâng veà kyõ thuaät deät nhuoäm. b>Quyeàn haïn: Page 11 of 12
12. Ñöôïc quyeàn ñeà nghò CBMH (thoâng baùo khaùch haøng) söûa ñoåi, ñieàu chænh khi phaùt hieän nhöõng ñieåm khoâng hôïp lyù cuûa taøi lieäu kyõ thuaät. c>Baùo caùo vaø uyû quyeàn: - Baùo caùo coâng vieäc cho Tröôûng boä phaän coâng ngheä. - Uyû quyeàn coâng vieäc cho nhaân vieân trong boä phaän khi vaéng maët. d>Tieâu chuaån: - Coù baèng kyõ sö nganh deät nhuoäm, coù baèng B tieáng Anh, B vi tính vaên phoøng. - Ñaõ coâng taùc trong ngaønh deät nhuoäm ít nhaát 2 naêm, thaønh thaïo trong vieäc phaän tích kyõ thuaät sôïi, nhuoäm, tính giaù thaønh deät, nhuoäm. Page 12 of 12