›
›

Tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản

pdf 71 trang hapham 2610
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdftai_lieu_huong_dan_su_dung_openoffice_org_writer.pdf

Nội dung text: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản

  1. TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN OpenOffice.org Writer * Bản quyền OpenOffice.org (2000 - 2006) sở hữu của hãng Sun Microsystems Inc. Sản phẩm được phát triển bởi Sun Microsystems Inc dựa trên OpenOffice.org * Công ty Cổ phần MISA biên tập tài liệu và cung cấp dịch vụ đào tạo Hà nội, tháng 4 - 2007
  2. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer MỤC LỤC GIỚI THIỆU 3 Chương 01 - LÀM QUEN VỚI WRITER 4 1.1 Cách khởi động 4 1.2 Môi trường làm việc 4 1.3 Tạo một tài liệu mới 6 1.4 Ghi tài liệu lên đĩa 6 1.5 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 7 1.6 Thoát khỏi môi trường làm việc 8 Chương 02 - SOẠN THẢO VĂN BẢN 9 2.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản 9 2.1.1 Nhập văn bản 9 2.1.2 Thao tác trên khối văn bản 10 2.1.3 Thiết lập Tab 12 2.2 Các kỹ năng định dạng văn bản 15 2.2.1 Định dạng đơn giản 15 2.2.2 Định dạng đoạn văn bản 19 2.3 Thiết lập Bullets and Numbering 21 2.3.1 Thiết lập Bullets 21 2.3.2 Thiết lập Numbering 22 2.4 Soạn thảo công thức toán học 23 2.5 Chia văn bản thành nhiều cột 24 2.5.1 Chia cột văn bản 24 2.5.2 Sửa lại định dạng 25 2.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 25 2.6.1 Cách tạo 25 2.6.2 Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn 26 2.7 Tạo và quản lý các Style 27 2.7.1 Tạo một Style 27 2.7.2 Điều chỉnh Style 29 2.8 Tìm kiếm và thay thế văn bản 29 2.8.1 Tìm kiếm văn bản 29 2.8.2 Tìm và thay thế văn bản 30 2.9 Tính năng AutoCorrect 31 2.9.1 Thêm một từ viết tắt 31 2.9.2 Xoá đi một từ viết tắt 32 2.10 Chèn ký tự đặc biệt 33 1
  3. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chương 03 - BẢNG BIỂU 34 3.1 Tạo cấu trúc bảng 34 3.1.1 Chèn bảng mới 34 3.1.2 Sửa cấu trúc bảng 35 3.1.3 Trộn ô 38 3.1.4 Vẽ bảng 38 3.2 Định dạng bảng biểu 39 3.2.1 Định dạng dữ liệu trong ô 39 3.2.2 Tô nền, kẻ viền 40 3.3 Tính toán trên bảng 40 3.4 Sắp xếp dữ liệu trên bảng 42 3.5 Thanh công cụ Table 43 Chương 04 - ĐỒ HỌA 45 4.1 Vẽ khối hình đơn giản 45 4.2 Tạo chữ nghệ thuật 46 4.3 Chèn ảnh lên tài liệu 47 4.3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin 47 4.3.2 Chèn ảnh từ máy scan 48 4.3.3 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu 48 Chương 05 - IN ẤN 50 5.1 Qui trình để in ấn 50 5.2 Tính năng Page Style 50 5.3 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang 51 5.4 Chèn số trang tự động 52 5.5 Tạo mục lục tự động 52 5.6 Xem tài liệu trước khi in 55 5.7 In ấn tài liệu 56 Chương 06 - TRỘN TÀI LIỆU 58 6.1 Khái niệm về trộn tài liệu 58 6.2 Chuẩn bị dữ liệu 58 6.3 Đăng ký nguồn dữ liệu 58 6.4 Tạo nội dung thư mời 62 6.5 In nội dung thư mời 63 6.6 Lưu nội dung thư mời lên đĩa 64 BÀI TẬP 65 Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Writer và Word 67 2
  4. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer GIỚI THIỆU OpenOffice.org Writer là phần mềm soạn thảo văn bản thuộc bộ phần mềm OpenOffice.org được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng mã nguồn mở. OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành và hỗ trợ đa ngôn ngữ, trong đó có cả phiên bản tiếng Việt. OpenOffice Writer có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Word, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Writer ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc. Phần mềm OpenOffice.org Writer được giới thiệu trong tài liệu này là phiên bản 2.2. Lần đầu làm quen với phần mềm, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc người sử dụng tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng. Nội dung cuốn sách gồm 6 chương và 2 phần ♦ Chương 01: Làm quen với Writer ♦ Chương 02: Soạn thảo văn bản ♦ Chương 03: Bảng biểu ♦ Chương 04: Đồ họa ♦ Chương 05: In ấn ♦ Chương 06: Trộn tài liệu ♦ Bài tập thực hành ♦ Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Writer và Word 3
  5. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chương 01 LÀM QUEN VỚI WRITER 1.1 Cách khởi động Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Writer. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start → Programs → OpenOffice.org 2.2 → OpenOffice.org Writer Cách 2: Bấm đúp chuột vào biểu tượng của phần mềm Writer nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền của Windows, v.v Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start → Documents, chọn tên tệp văn bản (Writer) cần mở. Khi đó Writer sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định. 1.2 Môi trường làm việc Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của Writer thường có dạng như sau: 4
  6. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 1. Giao diện chính của OpenOffice.org Writer Thường thì môi trường làm việc trên Writer gồm 5 thành phần chính: - Cửa sổ soạn thảo: Là nơi để chế bản tài liệu. Bạn có thể gõ văn bản, định dạng, chèn các hình ảnh lên đây. Nội dung trên cửa sổ này sẽ được in ra máy in khi sử dụng lệnh in. - Hệ thống bảng chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của Writer trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn. - Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó. Ví dụ: khi soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ chuẩn Standard và thanh công cụ định dạng Formating; hoặc khi vẽ hình cần đến thanh công cụ Drawing để làm việc. - Thước kẻ: gồm 2 thước (ruler) bao viền trang văn bản. Sử dụng thước này bạn có thể điều chỉnh được lề trang văn bản, cũng như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan. - Thanh trạng thái: giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc. Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu .v.v. 5
  7. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 1.3 Tạo một tài liệu mới Thông thường sau khi khởi động Writer, một màn hình trắng xuất hiện. Đó cũng là tài liệu mới mà Writer tự động tạo ra. Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau: - Mở mục chọn File → New hoặc - Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N. 1.4 Ghi tài liệu lên đĩa Làm việc với Writer là làm việc trên các tài liệu (Documents). Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng .ODT. Thường thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được lưu vào thư mục C:\My Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc với Writer. Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau: - Mở mục chọn File → Save hoặc - Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S. Sẽ có hai khả năng xảy ra: 6
  8. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 2. Hộp thoại Save As Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một tệp tin mới: Hãy xác định thư mục (Folder) nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào mục File name: (ví dụ Vanban1 rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu. Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi ra lệnh cất tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa. Chú ý: Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính. 1.5 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa Tài liệu sau khi đã soạn thảo trên Writer được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin có phần mở rộng là .ODT. Để mở một tài liệu Writer đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đâu: - Mở mục chọn File → Open. 7
  9. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O. Hộp thoại Open xuất hiện: Hình 3. Hộp thoại Open Hãy tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu, cuối cùng nhấn nút Open để tiếp tục. Tệp tài liệu sẽ được mở ra trên màn hình Writer. 1.6 Thoát khỏi môi trường làm việc Khi không làm việc với Writer nữa, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau: - Mở mục chọn File → Exit hoặc - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4. 8
  10. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chương 02 SOẠN THẢO VĂN BẢN 2.1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản 2.1.1 Nhập văn bản Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường lượng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận được càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu. a. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt Từ năm 2001 Chính phủ ban hành tiêu chuẩn bộ mã chữ Việt trên máy tính TCVN:6909 sử dụng phông chữ Unicode. Hiện nay có hai cách gõ tiếng Việt chính là kiểu gõ Telex được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh phía bắc còn VNI được sử dụng rộng rãi ở phía Nam. Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là Unikey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải được cài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. Khi nào trên màn hình của bạn xuất hiện biểu tượng Unikey là khi bạn có thể gõ được tiếng Việt. Nếu biểu tượng xuất hiện chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu tượng lần nữa để chuyển về chế độ gõ tiếng Việt. Qui tắc gõ tiếng Việt như sau: Ví dụ: Muốn gõ dòng: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” b. Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo, thông thường để soạn thảo tài liệu như là: - Các phím chữ a, b, c, ,z. 9
  11. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Các phím số từ 0 đến 9. - Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { } - Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu. - Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thường. - Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản. - Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab. - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách. - Sử dụng các phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu. - Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình. - Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản. - Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ. - Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ. 2.1.2 Thao tác trên khối văn bản Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản bao gồm: sao chép, cắt dán, di chuyển khối văn bản. Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản. a. Sao chép Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản đã có sẵn. Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo). Cách làm như sau: Bước 1: Bôi đen khối văn bản cần sao chép. Để lựa chọn khối văn bản bạn làm như sau: - Di chuột và khoanh vùng văn bản cần chọn. hoặc 10
  12. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Dùng các phím mũi tên ←↑→↓ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó. Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách: - Mở mục chọn Edit → Copy. hoặc - Nhấn nút Copy trên thanh công cụ Standard. hoặc - Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C. Bước 3: Dán văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Bạn làm như sau: Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh dán bằng một trong các cách sau: - Mở mục chọn Edit → Paste. hoặc - Nhấn nút Paste trên thanh công cụ Standard. hoặc - Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V. Bạn sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết. Bạn có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất. b. Di chuyển khối văn bản Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó. Nếu muốn sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó. Có thể thực hiện theo hai cách như sau: Cách 1: Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển. Bước 2: Ra lệnh cắt văn bản có thể bằng một trong các cách sau: 11
  13. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Mở mục chọn Edit → Cut. hoặc - Nhấn nút Cut trên thanh công cụ Standard. hoặc - Nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X. Văn bản đã chọn sẽ bị cắt đi, chúng sẽ được lưu trong bộ nhớ đệm (Clipboard) của máy tính. Bước 3: Thực hiện lệnh dán văn bản (Paste) như đã giới thiệu ở trên vào vị trí định trước. Cách 2: Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển. Bước 2: Dùng chuột kéo rê vùng văn bản đang chọn và thả lên vị trí cần di chuyển đến. Phương pháp này gọi là kéo – thả (drag and drop). 2.1.3 Thiết lập Tab Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập văn bản. Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhẩy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột. Bài toán đặt ra: hãy tạo bảng dữ liệu như sau: STT Họ và tên Địa chỉ 1 Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn 2 Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du 3 Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi 4 Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi Các bước làm như sau: Bước 1: Định nghĩa khoảng cách cho các cột của bảng bởi hộp thoại Tab như sau: 12
  14. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Mở bảng chọn Format → Paragraph → Tabs , hộp thoại Tabs xuất hiện: Hình 4. Hộp thoại Paragraph - Tabs - Bảng trên có 3 cột, mỗi cột sẽ được bắt đầu tại một vị trí có khoảng cách cố định đến lề trái trang văn bản mà ta phải thiết lập ngay sau đây. Giả sử cột STT cách lề trái 1cm, cột Họ và tên cách lề trái 3 cm, cột Địa chỉ cách lề trái 8cm. Khi đó phải thiết lập các thông số này trên hộp thoại Tabs như sau: Mục Type chọn lề cho dữ liệu trong cột này (cột STT):Left căn lề dữ liệu bên trái cột, Right căn lề bên phải cột, Centered căn lề giữa cột, chọn Center. Chọn xong nhấn nút New. Tương tự lần lượt khai báo vị trí Tab cho các cột còn lại: Họ và tên (3) và cột Địa chỉ (8). Đến khi hộp thoại Tab có dạng: 13
  15. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Cuối cùng nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết lập Tabs cho các cột và có thể sử dụng chúng. Nút Delete để xoá bỏ điểm Tab đang chọn; Nút Delete All để xoá bỏ toàn bộ các điểm Tabs đang thiết lập trên hộp thoại. Bước 2: Cách sử dụng những điểm Tab vừa thiết lập ở trên để tạo bảng dữ liệu: Khi con trỏ đang nằm ở đầu dòng văn bản, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột STT. Nhập xong nhấn Tab, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí tab tiếp theo (vị trí cột, họ và tên) và nhập tiếp dữ liệu vào cột Họ và tên. Nhập xong, nhấn Tab để nhập dữ liệu cột Địa chỉ. Làm tương tự với các dòng tiếp theo, bạn đã có thể tạo được bảng dữ liệu như yêu cầu ở trên. Đặc biệt, chỉ cần dùng chuột xử lý trên thước kẻ nằm ngang (Vertical Ruler) bạn cũng có thể thiết lập và điều chỉnh các điểm tab như vừa rồi. Cách làm như sau: Để tạo điểm tab cho cột STT (có khoảng cách là 1cm, lề giữa), hãy nhấn chuột trái lên vị trí 1 cm trên thước kẻ nằm ngang. Một điểm Tab có khoảng cách 1cm, lề trái (Left) đã được thiết lập. 14
  16. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Muốn thay đổi lề cho điểm tab này là giữa (Center), làm như sau: Nhấn kép chuột lên điểm Tab vừa thiết lập, hộp thoại Tab xuất hiện. Tiếp theo chọn lề cho điểm tab đang chọn trên hộp thoại này ở mục Type là Centered Các vị trí điểm tab vừa thiết lập. Tiếp theo nhất nút New để thiết lập. Tương tự, hãy tạo tiếp các điểm tab cho cột Họ và tên và cột Địa chỉ. Muốn xoá bỏ một điểm tab nào đó, chỉ việc dùng chuột kéo chúng (điểm tab đó) ra khỏi thước kẻ. 2.2 Các kỹ năng định dạng văn bản Nhập văn bản bao gồm các thao tác để gõ được văn bản lên tài liệu. Còn định dạng văn bản bao gồm các thao tác giúp bạn làm đẹp văn bản theo ý muốn. 2.2.1 Định dạng đơn giản Giúp bạn có được những kỹ năng định dạng văn bản đầu tiên, đơn giản nhất như là: phông chữ, màu sắc, cỡ chữ, lề v.v Hãy gõ đoạn văn bản sau: Mẫu văn bản định dạng a. Chọn phông chữ Để chọn phông chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản. Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font trên thanh công cụ Standard. Một danh sách các kiểu phông chữ xuất hiện: 15
  17. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 5. Hộp thoại cho phép chọnFont Bạn có thể chọn một kiểu phù hợp. Ví dụ, sau khi chọn kiểu phông Tunga, đoạn văn bản đã chọn sẽ có dạng: Mẫu văn bản định dạng b. Chọn cỡ chữ Để chọn cỡ chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản. Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Size trên thanh công cụ Standard. Một danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa. Hoặc cũng có thể gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size này. Ví dụ: sau khi chọn cỡ chữ 18 (lúc đầu là cỡ 13), đoạn văn bản trên sẽ trở thành: Mẫu văn bản định dạng c. Chọn kiểu chữ Để chọn kiểu chữ (kiểu chữ đậm, kiểu chữ nghiêng, kiểu chữ có gạch chân) cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản; Bước 2: Dùng chuột bấm lên nút kiểu chữ trên thanh công cụ Standard: : Kiểu chữ đậm (phím nóng Ctrl + B) Mẫu văn bản định dạng 16
  18. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer : Kiểu chữ nghiêng (phím nóng Ctrl + I) Mẫu văn bản định dạng : Kiểu chữ gạch chân (phím nóng Ctrl + U) Mẫu văn bản định dạng Mặt khác có thể thiết lập văn bản bởi tổ hợp nhiều kiểu chữ: vừa đậm, vừa nghiêng hoặc vừa có gạch chân như là. Mẫu văn bản định dạng Mẫu văn bản định dạng Mẫu văn bản định dạng d. Chọn màu chữ Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bản trên, hãy làm như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên. Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color trên thanh công cụ Standard. Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa: Hình 6. Hộp thoại Font color e. Chọn màu nền văn bản Để chọn màu nền cho đoạn văn bản trên, ví dụ như: Mẫu văn bản định dạng hãy làm như sau: 17
  19. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên. Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hightlighting trên thanh công cụ Standard. Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa: Hình 7. Hộp thoại Highlighting Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn, nếu chọn No Fill tương đương việc chọn màu trắng. f. Hộp thoại Character Ngoài những tính năng định dạng căn bản ở trên, hộp thoại Character cung cấp những tính năng định dạng đặc biệt hơn. Để mở hộp thoại Character, kích hoạt mục chọn Format → Character 18
  20. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 8. Hộp thoại Character - Font Thẻ Font: Cho phép thiết lập các định dạng căn bản về phông chữ như đã trình bày ở trên, ví dụ: - Hộp Font cho phép chọn phông chữ; - Hộp Tupeface chọn kiểu chữ: Regular- kiểu chữ bình thường; Italic- kiểu chữ nghiêng; Bold – kiểu chữ đậm; Bold Italic – kiểu vừa đậm, vừa nghiêng; 2.2.2 Định dạng đoạn văn bản Ở mục 2.2.1 chúng ta đã làm quen với các thao tác định dạng văn bản cho vùng văn bản đã được chọn (được bôi đen). Trong phần này, chúng ta tìm hiểu cách định dạng văn bản trên cùng đoạn văn bản. Mỗi lần xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản. Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ văn bản trong đoạn đó, mà chỉ cần đặt điểm trỏ trong đoạn cần định dạng. Để mở tính năng định dạng đoạn văn bản, mở mục chọn Format → Paragraph, hộp thoại Paragraph xuất hiện: 19
  21. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 9. Hộp thoại Paragraph - Alignment Thẻ Aligment: chọn kiểu căn lề cho đoạn: - Justified – căn đều lề trái và lề phải. - Left – căn đều lề trái - Right – căn đều lề bên phải - Center – căn giữa 2 lề trái và phải. Thẻ Indents & Spacing nếu chọn: • First line: khi đó có thể thiết lập độ thụt dòng của dòng đầu tiên trong đoạn. • Before text: Khi đó có thể thiết lập độ thụt của cả đoạn văn bản với lề trái. • After text: Khi đó có thể thiết lập độ thụt của cả đoạn văn bản với lề phải. Nhấn OK để chấp nhận những thuộc tính vừa thiết lập cho đoạn văn bản đang chọn, trái lại nhấn Cancel để huỷ bỏ công việc vừa làm. 20
  22. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 2.3 Thiết lập Bullets and Numbering Phần này sẽ hướng dẫn cách thiết lập các loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) và cách đánh số chỉ mục (Numbering) cho các tiêu đề trên tài liệu Writer. 2.3.1 Thiết lập Bullets Để đánh dấu đầu dòng một đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau đây: Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh dấu đầu dòng và kích hoạt tính năng đánh dấu đầu dòng bằng cách mở mục chọn: Format → Bullets and Numbering, Hộp thoại sau đây xuất hiện: Hình 10. Hộp thoại Bullets and Numbering - Bullets Bước 2: Thiết lập thông tin về dấu đầu dòng ở thẻ Bullets như sau: Dùng chuột nhấn lên kiểu Bullet muốn thiết lập (đoạn văn bản này đang sử dụng kiểu bullet chọn ở hình trên). 21
  23. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Nhấn thẻ Graphics để chọn một kiểu bullet là các hình ảnh khác, khi đó hộp thoại sau đây xuất hiện: Hình 11. Hộp thoại Bullets and Numbering - Graphics Chọn một loại bullet rồi nhấn OK để hoàn tất. 2.3.2 Thiết lập Numbering Để đánh số chỉ mục cho các tiêu đề tài liệu, hãy làm theo các bước sau đây: Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần đánh số chỉ mục và kích hoạt tính năng đánh số chỉ mục bằng cách mở mục chọn: Format → Bullets and Numbering , ấn vào thẻ Numbering type hộp thoại sau đây xuất hiện: 22
  24. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 12. Hộp thoại Bullets and Numbering – Numbering type Bước 2: Thiết lập thông tin về đánh số chỉ mục ở thẻ Numbered như sau: Hãy dùng chuột nhấn lên kiểu đánh số chỉ mục muốn thiết lập; Nhấn OK để chấp nhận các thay đổi, Cancel để hủy bỏ các công việc vừa làm. 2.4 Soạn thảo công thức toán học Cách soạn thảo một công thức toán học được tiến hành như sau: Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức toán học vào; Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: mở mục chọn Insert → Object → Formula Bước 3: Soạn thảo công thức: Đơn giản bằng cách chèn các mẫu công thức rồi xây dựng các thành phần công thức. 23
  25. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 2.5 Chia văn bản thành nhiều cột OpenOffice.org cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng chia văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng trên các trang báo và tạp chí). Mỗi đoạn văn bản có thể được chia thành các cột có độ rộng khác nhau. Trên mỗi cột, có thể thực hiện chèn các thông tin như: bảng biểu, hình vẽ, như thao tác trên các trang tài liệu bình thường. 2.5.1 Chia cột văn bản Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột; Bước 2: Kích hoạt mục chọn Format → Columns , hộp thoại Columns xuất hiện: Hình 13. Hộp thoại Columns Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các định dạng tương tự như hình vẽ mô tả. - Bạn có thể thiết lập số cột cần tạo ra nhiều hơn bằng cách gõ số cột vào mục Columns. - Mục Width và Spacing cho phép thiết lập các thông số về chiều rộng và khoảng cách giữa các cột. Bạn có thể dùng chuột lựa chọn (hoặc 24
  26. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer gõ) thay đổi giá trị mục Width, độ rộng của cột tương ứng sẽ được thay đổi. Hoặc thay đổi giá trị mục Spacing. 2.5.2 Sửa lại định dạng Để sửa lại định dạng cột đã chia, hãy làm theo 2 bước. Bước 1: Đặt điểm trỏ vào một vị trí bất kỳ trên vùng văn bản đã chia cột. Bước 2: Kích hoạt menu Format → Columns Hộp thoại Columns xuất hiện cho phép chỉnh sửa các thông số về các cột đã chia. 2.6 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản Tính năng Drop Caps của Writer giúp tạo các kiểu chữ cái lớn đầu tiên cho một đoạn văn bản. 2.6.1 Cách tạo Để tạo chữ cái lớn ở đầu đoạn văn bản, hãy làm theo các bước sau: Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần tạo chữ cái lớn ở đầu đoạn; khởi động tính năng Drop Caps bằng cách: mở mục chọn Format → Paragraph chọn thẻ Drop Caps 25
  27. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 14. Hộp thoại Paragraph – DropCaps Bước 2: thiết lập các thông số cho chữ lớn này: - Trong vùng Settings đánh dấu vào mục Display drop caps. Chọn số ký tự cần in lớn, số dòng tương ứng với chiều cao chữ được in lớn; Number of characters và lines. Hãy xem mẫu trên hình; - Hộp Text: Các ký tự được in lớn ở đầu đoạn văn bản; - Hộp Character Style: chọn kiểu chữ được in lớn; - Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất. 2.6.2 Điều chỉnh chữ cái lớn ở đầu đoạn Để thay đổi lại chữ cái lớn đầu đoạn đã tạo được, hãy làm như sau: Bước 1: Đặt con trỏ lên đoạn cần sửa chữ cái lớn đầu đoạn; khởi động tính năng Drop Caps; Bước 2: Thực hiện thiếp lập lại các thông số trên hộp thoại này. Cuối cùng nhấn OK để chấp nhận sự thay đổi. 26
  28. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 2.7 Tạo và quản lý các Style Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều khi cần định dạng nhiều đoạn văn bản theo cùng một kiểu định dạng. Nếu phải định dạng lần lượt từng đoạn như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian, vả lại khó chính xác vì phải thao tác quá nhiều. Một trong những cách đơn giản nhất trong Writer giúp đơn giản tình huống trên là Style. Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể được gán bởi một tổ hợp phím nóng. Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều loại đoạn văn bản khác nhau. 2.7.1 Tạo một Style Để tạo một Style hãy làm như sau: Bước 1: Mở mục chọn Format → Styles and Formatting hoặc ấn phím F11 Hộp thoại Styles and Formatting xuất hiện: Hình 15. Hộp thoại Styles and Formatting Ở phần này có các biểu tượng tương ứng với các chức năng như Paragraphs Styles, Characters Styles, Frame Styles, Page Styles, List Styles 27
  29. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Bước 2: Ứng với từng chức năng, để tạo Styles mới, nhấn phải chuột vào cửa sổ Styles and Formatting, chọn New, hộp thoại sau xuất hiện cho phép thiết lập thông tin cho Style mới: Hình 16. Hộp thoại Paragraph Style - Organizer - Gõ tên cho Style mới vào mục Name: ví dụ Than_VB; - Font để định dạng phông chữ cho Styles; - Tabs để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần); - Borders để chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần); - Numbering để chọn kiểu gạch đầu dòng (nếu cần); v.v - Sau khi thiết lập đầy đủ thông tin cho Style mới, nhấn nút OK để hoàn tất. Bước 3: Sử dụng Style vừa tạo được: Nếu muốn đoạn văn bản này có định dạng như Style Than_VB đã tạo được ở trên, hãy làm như sau: - Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng; 28
  30. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Mở hộp thoại Styles and Formatting, chọn và bấm đúp chuột vào style Than_VB. 2.7.2 Điều chỉnh Style Để chỉnh sửa lại định dạng cho Style, hãy làm như sau: Bước 1: Mở hộp thoại Styles and Formatting và chọn tên Style cần tu sửa ở danh sách Styles: (ví dụ muốn chỉnh sửa lại định dạng style Than_VB) Chọn Style cần điều chỉnh Bước 2: Nhấn chuột phải vào Style cần chỉnh sửa chọn Modify hộp thoại Modify Style xuất hiện cho phép thay đổi lại định dạng của Style này: - Có thể làm được tất cả những việc đối với Style này như đã làm khi tạo Style mới. - Cuối cùng, nhấn OK để đồng ý mọi sự thay đổi. 2.8 Tìm kiếm và thay thế văn bản Tính năng Find & Replace trong Writer giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay thế một cụm từ bởi một cụm từ mới. Điều này giúp ích rất nhiều khi bạn phải làm việc trên một số lượng trang văn bản rất lớn (một giáo trình, một báo cáo dài chẳng hạn). 2.8.1 Tìm kiếm văn bản Để tìm kiếm một cụm từ trong tài liệu của mình, làm như sau: Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm; Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Writer sẽ thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu. Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách: kích hoạt mục Edit → Find hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F, hộp thoại Find & Replace xuất hiện: 29
  31. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 17. Hộp thoại Find & Replace Bước 3: - Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Search for: ví dụ: Viet nam - Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục More Options như sau: - Match case tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường; - Whole words only chỉ tìm trên những từ độc lập Bước 4: Nhấn nút Find, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. 2.8.2 Tìm và thay thế văn bản Tính năng này giúp tìm ra những cụm từ trên văn bản, đồng thời có thể thay thế cụm từ tìm được bởi một cụm từ mới. Để thực hiện tính năng này, làm như sau: Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm; khởi động tính năng tìm kiếm văn bản; Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế 30
  32. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer - Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Search for - Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with Hộp thoại trên thiết lập thông tin tìm kiếm cụm từ Viet nam, nếu tìm thấy có thể thay thế cụm từ đó bởi cụm từ Việt Nam. Bước 3: Nhấn nút Find để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy, có thể bấm nút Replace để thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with, hoặc nhấn nút Replace All, Writer sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ sẽ tìm được như chỉ định. 2.9 Tính năng AutoCorrect Đây là tính năng tự động sửa lỗi chính tả rất mạnh trên Writer. Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả của nó. 2.9.1 Thêm một từ viết tắt Để thêm một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect bằng cách mở mục chọn lệnh: Tools → AutoCorrect , hộp thoại AutoCorrect xuất hiện: 31
  33. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 18. Hộp thoại AutoCorrect – Replace Cụm từ sẽ thay thế Cụm từ viết tắt - Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace - Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì: Replace gõ vb With gõ văn bản Bước 2: Nhấn nút New để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Writer. 2.9.2 Xoá đi một từ viết tắt Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect; Bước 2: Tìm đến từ viết tắt cần xoá bằng cách gõ từ viết tắt vào mục Replace. Ví dụ muốn xoá từ vb – văn bản vừa thiết lập ở trên, hãy gõ vb vào 32
  34. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer mục Replace; Bước 3: Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt này. 2.10 Chèn ký tự đặc biệt Trong quá trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc chúng ta cần chèn một số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có trên bàn phím) ví dụ như: ╖ √ ╬ © £, , tính năng Special Characters của Writer giúp đơn giản làm việc này. Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt, tiếp theo mở mục chọn Insert → Special Characters Hộp thoại Special Characters xuất hiện: Hình 19. Hộp thoại Special Character Khi thấy ký tự cần tìm, có thể chèn chúng lên tài liệu bởi một trong hai cách sau: Cách 1: Nhấn kép chuột lên ký tự cần chèn; hoặc Cách 2: Chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút OK để chèn ký tự lên tài liệu. Với tính năng này, bạn có thể chèn một lúc nhiều các ký tự đặc biệt lên tài liệu. 33
  35. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chương 03 BẢNG BIỂU 3.1 Tạo cấu trúc bảng 3.1.1 Chèn bảng mới Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table Để chèn một bảng mới lên tài liệu, mở mục chọn: Table → Insert → Table hộp thoại Insert Table xuất hiện: Hình 20. Hộp thoại Insert Table Hãy điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp thoại này: - Mục size: cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho bảng: - Gõ số cột của bảng vào mục Columns - Gõ số dòng của bảng vào mục Rows - Nút AutoFormat cho phép bạn chọn lựa định dạng của bảng sẽ tạo theo một số mẫu bảng đã có sẵn như là: 34
  36. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 21. Hộp thoại AutoFormat Hãy chọn một kiểu định dạng ở danh sách Format (nếu bạn cảm thấy ưng ý). Ngược lại có thể bấm Cancel để bỏ qua bước này. - Cuối cùng nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu. Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Bạn có thể nhấn nút Table trên thanh công cụ Standard để chèn một bảng lên tài liệu. Bảng chọn sau đây xuất hiện, cho phép chọn số dòng và số cột của bảng: Hình 22. Cửa sổ chọn số dòng, cột Hình trên chọn một bảng mới với 22 dòng và 5 cột. 3.1.2 Sửa cấu trúc bảng Sau khi đã chèn một bảng lên tài liệu, bạn vẫn có thể thay đổi cấu trúc bẳng bằng cách: chèn thêm hoặc xoá đi các cột, các dòng của bảng. Giả sử bạn đã chèn và nhập dữ liệu cho bảng như sau: 35
  37. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer STT Họ và Tên Ngày sinh 1 Đoàn Văn Tâm 19/10/1984 2 Lê Thị A 14/12/1983 Bây giờ muốn chèn thêm một cột Giới tính vào sau cột Họ và tên. Bạn có thể làm như sau: Bước 1: Đặt điểm trỏ lên cột Họ và Tên. Hình 23. Hộp thoại Insert Columns Bước 2: Mở mục chọn Table → Insert → Columns Hộp thoại sau xuất hiện (Chọn After tức là chèn thêm một cột vào sau cột đang chọn, Before tức là thêm một cột vào trước cột đang chọn). Một cột mới được chèn vào bên sau cột Họ và Tên. STT Họ và Tên Ngày sinh 1 Đoàn Văn Tâm 19/10/1984 2 Lê Thị A 14/12/1983 Hãy thực hiện nhập dữ liệu cho cột Giới tính này: STT Họ và Tên Giới tính Ngày sinh 1 Đoàn Văn Tâm Nam 19/10/1984 2 Lê Thị A Nữ 14/12/1983 36
  38. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Muốn chèn thêm dòng vào cuối bảng để nhập thêm dữ liệu, làm như sau: Bước 1: Đặt điểm trỏ vào dòng cuối cùng (Lê Thị A); Hình 24. Hộp thoại Insert Rows Bước 2: Mở mục chọn: Table → Insert → Rows hộp thoại sau đây xuất hiện (Chọn Before để chèn thêm 1 dòng phía trên dòng đang được chọn, After để chèn thêm 1 dòng phía dưới dòng đang được chọn). STT Họ và Tên Giới tính Ngày sinh 1 Đoàn Văn Tâm Nam 19/10/1984 2 Lê Thị A Nữ 14/12/1983 Ngoài ra, khi sử dụng các thao tác về con trỏ trực tiếp lên bảng bạn có thể đơn giản khi thực hiện việc chỉnh sửa cấu trúc bảng. Để xoá các cột ra khỏi bảng, làm như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các cột muốn xoá; Bước 2: Chọn Table → Delete → Columns, toàn bộ các cột được chọn sẽ bị xóa ra khỏi bảng. Để xoá các dòng ra khỏi bảng, làm như sau: Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ các dòng muốn xoá; 37
  39. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Bước 2: Chọn Table → Delete → Rows, toàn bộ các cột được chọn sẽ bị xóa ra khỏi bảng. 3.1.3 Trộn ô Trộn ô là thao tác trộn nhiều ô kề nhau trên một bảng lại thành một ô. Xét ví dụ sau: Cách làm: Đầu tiên bạn tạo bảng như sau: Các ô này đã được trộn Học kỳ I Học kỳ II STT Họ và Tên HL HK HL HK 1 Đoàn Văn Tâm Tốt Tốt Tốt Tốt 2 Lê Thị A Tốt Tốt Khá Khá Sau đó lần lượt trộn các ô. ví dụ, để trộn ô “Họ” và ô “và Tên” Bước 1: Bôi đen 2 ô cần trộn (ô “Họ” và ô “và Tên”); Bước 2: Mở mục chọn Table → Merge Cell. Khi đó 2 ô đã chọn sẽ được trộn thành một ô. Tương tự, bạn hãy lần lượt trộn các ô còn lại. 3.1.4 Vẽ bảng Trong trường hợp muốn vẽ thêm các đường cho bảng, bạn có thể sử dụng chức năng này. Hãy mở thanh công cụ Drawing, nhấn nút Line. Con chuột lúc này chuyển sang hình chiếc bút vẽ và bạn có thể dùng nó để kẻ thêm các đường kẻ cho bảng. 38
  40. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.2 Định dạng bảng biểu 3.2.1 Định dạng dữ liệu trong ô Việc định dạng phông chữ, màu chữ trên bảng biểu thực hiện theo như phần định dạng chữ đã trình bày ở (mục 1.2). Định dạng lề Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng; Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen. - Mở mục rồi chọn kiểu lề muốn định dạng: Định dạng hướng văn bản Bạn có thể định dạng hướng văn bản trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang). Để định dạng hướng, bạn làm như sau: Bước 1: Chọn ô cần định dạng hướng; Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng đã chọn, chọn Format → Character hộp thoại Character xuất hiện: Hình 25. Hộp thoại Character - Position 39
  41. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Ở mục Rotation / scaling chọn 90 degrees nếu muốn quay chữ ở ô đã chọn 90o, hoặc tương ứng như trên hộp thoại. Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất. 3.2.2 Tô nền, kẻ viền Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau: Bước 1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô nền hay đặt viền; hộp thoại Table xuất hiện Hình 26. Thanh công cụ Table Bước 2: - Mục Borders: chọn kiểu đường và khung viền định thiết lập; - Mục Background Color: chọn màu cho đường thẳng; 3.3 Tính toán trên bảng Bạn có thể thực hiện một số phép tính đơn giản trên bảng của Writer. Một khía cạnh nào đấy thì Writer cũng có khả năng như một bảng tính điện tử (OpenOffice.org Calc), tuy nhiên nó chỉ xử lý được những phép toán đơn giản. ™ Tính tổng Giả sử có một bảng số liệu như sau: STT Họ Và Tên Lương Phụ Cấp Thực Lĩnh 1 Nguyễn Hòa 1.500.000 300.000 ? 2 Trần Anh 1.300.000 200.000 ? 3 Lê Hoa 1.450.000 200.000 ? 40
  42. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Tổng cộng ? ? ? Hàm tính tổng SUM của Writer để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ? Bước 1: Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng. Ví dụ một ô trên dòng Tổng cộng. Bước 2: Mở mục chọn Table → Formula , hoặc ấn phím F2 hộp thoại Formula xuất hiện Hình 27. Thanh công thức ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính. Ví dụ =SUM và dùng chuột bôi đen những ô cần tính tổng. Công thức này được áp dụng để tính tổng. Cuối cùng nhấn Enter để hoàn tất việc tính tổng. Tương tự với các ô còn lại, ta được kết quả như sau: STT Họ Và Tên Lương Phụ CấpThực Lĩnh 1 Nguyễn Hòa 15.00.000 300.000 1.800.000 2 Trần Anh 1.300.000 200.000 1.500.000 3 Lê Hoa 1.450.000 200.000 1.650.000 Tổng cộng 4.250.000 700.000 4.950.000 41
  43. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 3.4 Sắp xếp dữ liệu trên bảng Dữ liệu trên bảng có thể được sắp xếp theo một thứ tự nào đó. Giả sử có bảng dữ liệu sau: STT Họ và Tên ĐTB 1 Nguyễn Văn Bình 7.3 2 Đoàn Văn Lâm 7.0 3 Lê Thị Hoa 7.8 4 Cao Thái Sơn 6.9 5 Vũ Văn Anh 5.0 Sắp xếp bảng theo Tên, Họ đệm và ĐTB Đặt điểm trỏ lên bảng bôi đen cột cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table → Sort , hộp thoại Sort xuất hiện: Hình 28. Hộp thoại Sort 42
  44. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Thiết lập thuộc tính cho hộp thoại này như sau: - Mục Column: chọn cột đầu tiên cần sắp xếp cột Tên (cột 2); - Mục Key Type: chọn kiểu dữ liệu của cột đó để sắp xếp; - Mục Order: Sắp xếp tăng dần hay giảm dần. - Cuối cùng nhấn OK để thực hiện. Sau khi sắp xếp theo Tên và Họ đệm, thu được bảng kết quả như sau: STT Họ và Tên ĐTB 1 Vũ Văn Anh 5.0 2 Nguyễn Văn Bình 7.3 3 Lê Thị Hoa 7.8 4 Đoàn Văn Lâm 7.0 5 Cao Thái Sơn 6.9 3.5 Thanh công cụ Table Thanh công cụ này chứa các tính năng giúp bạn dễ dàng thực hiện những thao tác xử lý trên bảng biểu. Để hiển thị thanh công cụ, kích hoạt mục chọn View → Toolbars → Table Ý nghĩa các nút trên thanh công cụ này như sau: : Dùng để tạo bảng mới; : Dùng để chọn kiểu của đường thẳng; : Để chọn mầu cho đường; : Tô mầu nền cho các ô; : Kẻ khung cho các ô; : Trộn các ô được chọn thành 1 ô; : Để chia 1 ô thành nhiều ô nhỏ; 43
  45. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer : Văn bản nằm ở dòng trên cùng của của ô đã được trộn; : Văn bản nằm ở dòng giữa của ô đã được trộn; : Văn bản nằm ở dòng cuối trong ô đã được trộn; : Để chèn thêm 1 dòng vào bảng; : Để chèn thêm 1 cột vào bảng; : Xóa 1 dòng được chọn ra khỏi bảng; : Xóa 1 cột được chọn ra khỏi bảng; : Thuộc tính của bảng; : Sắp xếp các ô trong bảng; : Tính tổng đơn giản. 44
  46. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chương 04 ĐỒ HỌA Ngoài những khả năng về soạn thảo và định dạng văn bản, khả năng đồ họa của Writer cũng rất mạnh. Trong chương này, chúng ta sẽ được tìm hiểu và tiếp cận những kỹ thuật vẽ hình cũng như xử lý một số khối hình hoạ trực tiếp trên Writer. Để làm việc với môi trường đồ hoạ trên Writer, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ Drawing. Hình 29. Thanh công cụ Drawing Nếu chưa nhìn thấy thanh công cụ này trên màn hình có thể mở nó bằng cách kích hoạt mục chọn View → Toolbar → Drawing 4.1 Vẽ khối hình đơn giản Bạn có thể vẽ một số khối hình rất đơn giản lên tài liệu của mình bằng cách sử dụng một số nút vẽ hình trên thanh công cụ Drawing như: : Vẽ hình chữ nhật; hình ô val, hình tròn; : Tạo ô hình chữ nhật chứa văn bản; : Vẽ đường thẳng; : Vẽ mũi tên. Cách vẽ hình như sau: Bước 1: Dùng chuột nhắp lên nút chứa hình cần vẽ; Bước 2: Dùng chuột vẽ hình đó lên tài liệu. Dưới đây là một hình chữ nhật vừa được vẽ: 45
  47. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chúng ta để ý, trên khối hình thường có các điểm đánh dấu, nếu đặt con trỏ chuột vào những điểm đánh dấu này bạn có thể co dãn được kích cỡ của hình vẽ bằng cách kéo rê chuột. 4.2 Tạo chữ nghệ thuật Để chèn một dòng chữ nghệ thuật (Fontwork Gallery) lên tài liệu, bạn làm như sau: Bước 1: Nhấp nút Fontwork Gallery trên thanh công cụ Drawing, hộp thoại Fontwork Gallery xuất hiện: Hình 30. Hộp thoại Fontwork Gallery Bước 2: Dùng chuột chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo, bằng cách nhấn vào ô chứa kiểu chữ mà bạn muốn; Bước 3: Gõ vào dòng chữ bạn muốn tạo ở mục Fontwork Bạn có thể chọn phông chữ, kiểu chữ, cỡ chữ cho đoạn văn bản này. 46
  48. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Bước 4: Nhấn Enter để kết thúc. Dòng chữ nghệ thuật sẽ được hiện lên tài liệu. 4.3 Chèn ảnh lên tài liệu Bạn có thể chèn được hình ảnh từ nhiều nguồn khác nhau trên máy tính lên tài liệu Writer như: ảnh từ một tệp tin, ảnh từ máy scan. 4.3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin Để chèn ảnh từ một tệp tin lên tài liệu, bạn làm như sau: Mở mục chọn Insert → Picture → From file, hộp thoại Insert Picture xuất hiện cho phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn lên tài liệu: Hình 31. Hộp thoại Insert Picture 47
  49. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hãy chọn tệp ảnh, rồi nhấn nút Open để hoàn tất. Ảnh từ tệp đã chọn được chèn lên tài liệu cùng thanh công cụ Picture giúp bạn thực hiện các phép định dạng, hiệu chỉnh ảnh. Hình 32. Thanh công cụ Picture Trong trường hợp không xuất hiện thanh công cụ Picture, bạn có thể gọi mục chọn View → Toolbar → Picture để hiển thị nó. 4.3.2 Chèn ảnh từ máy scan Để chèn ảnh từ máy scan lên tài liệu, bạn làm như sau: Mở mục chọn Insert → Picture → Scan → Select Source, hộp thoại Select Sourse xuất hiện cho phép tìm hình ảnh trên máy Scan cần chèn lên tài liệu: Hình 33. Hộp thoại Select Source 4.3.3 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu Trong quá trình soạn thảo tài liệu, nhiều khi chúng ta cần chèn những hình ảnh đang xuất hiện trên màn hình máy tính vào tài liệu. Sau đây là các bước cần thiết giúp bạn làm việc đó. - Bạn muốn chụp toàn bộ màn hình máy tính vào tài liệu? Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen. Toàn bộ hình ảnh của màn hình sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm dưới dạng hình ảnh; 48
  50. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Bước 2: Chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình từ bộ nhớ đệm lên văn bản. Bạn muốn chụp hộp thoại hoặc cửa sổ đang được kích hoạt trên màn hình vào tài liệu? Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấp tổ hợp phím Alt + Print Screen. Hình ảnh của hộp thoại hoặc cửa sổ đang kích hoạt sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm; Bước 2: Chọn vị trí cần chèn ảnh trên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình từ bộ nhớ đệm lên văn bản. Bạn chỉ muốn chụp một vùng nào đó của màn hình vào tài liệu? Bước 1: Mở màn hình cần chụp, nhấp phíp Print Screen. Bước 2: Hãy mở chương trình Paint của Windows hay bất kỳ một phần mềm xử lý ảnh nào có trên máy tính; tạo một tệp mới và dán màn hình vừa chụp được vào. Tiếp theo, sử dụng tính năng cắt hình của phần mềm này để cắt phần hình ảnh cần lấy. Nhấn Ctrl+C hoặc nút Copy để sao chép chúng. Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vị trí cần chèn lên tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nút Paste để dán hình đã cắt được lên tài liệu. 49
  51. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chương 05 IN ẤN 5.1 Qui trình để in ấn In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong quy trình soạn thảo tài liệu. Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, bạn nên thực hiện theo quy trình sau: 1. Định dạng trang in (Page Style). 2. Soạn thảo tài liệu. 3. Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang, đánh số trang (nếu cần). 4. Xem tài liệu trước khi in. 5. In tài liệu ra giấy. - Định dạng trang in: đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tài liệu trên Writer; - Soạn thảo tài liệu: bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã và sẽ được tìm hiểu từ chương 1 đến chương 6; - Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang; - Print Preview là khâu rất quan trọng. Cho phép bạn có thể xem nội dung các trang in trước khi in; - Thực hiện in tài liệu ra giấy. 5.2 Tính năng Page Style Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in, khổ giấy in. Hãy mở mục chọn Format →Page để kích hoạt. Hộp thoại page Style xuất hiện: 50
  52. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 34. Hộp thoại Page Style: Default - Page - Thẻ Pape: cho phép bạn lựa chọn khổ giấy in. - Mục Format: để chọn khổ giấy in. Bao gồm các khổ: Letter, Legar, Tabloid, User, C4, C5, tuỳ thuộc vào từng loại máy in, khổ giấy. Bình thường, văn bản được soạn thảo trên khổ A4 với định dạng Letter - Ngoài ra bạn có thể thiết lập chiều rộng (mục Width), chiều cao (mục Height) cho khổ giấy; - Phần Margins: cho phép thiết lập lề trang in. - Mục Top: để thiết lập chiều cao của lề trên của trang in; - Mục Bottom: để thiết lập chiều cao của lề dưới của trang in; - Mục Left: để thiết lập chiều rộng của lề bên trái của trang in; - Mục Right: để thiết lập chiều rộng của lề bên phải của trang in; - Nhấn OK để đồng ý và đóng hộp thoại lại. 5.3 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang Có thể miêu tả vị trí của phần tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang qua hình sau: Cách xây dựng tiêu đề đầu: 51
  53. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Mở mục chọn Insert → Header → Default, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header): Cách xây dựng tiêu đề cuối: Mở mục chọn Insert → Footer → Default, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề cuối (Footer): Bạn có thể soạn thảo tiêu đề bằng cách gõ trực tiếp văn bản, rồi định dạng chúng. Bạn cũng có thể chèn các hình ảnh, đồ họa, bảng biểu, lên tiêu đề (cũng giống như chèn lên tài liệu). 5.4 Chèn số trang tự động Bạn có thể chèn số trang tự động lên tiêu đề trang bằng cách: Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn số trang. Bước 2: Mở mục chọn: Insert → Fields → Page number số trang sẽ tự động điền vào chỗ con trỏ chuột. 5.5 Tạo mục lục tự động Đối với những tài liệu có nhiều trang thì việc tạo mục lục là hết sức cần thiết cho người đọc dễ dàng tra cứu. Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp chúng ta tạo mục lục một cách nhanh chóng. Bước 1: Tất cả những tiêu đề (của chương, bài, mục) những phần nào cần hiển thị trên mục lục thì ta phải sử dụng các Style (xem phần 2.7.1 Tạo một Style) của tài liệu này. Ví dụ: Mục 5.5 Tạo mục lục tự động trong Writer sử dụng Style có tên là Tieu_De của Writer. Tương tự đối với các mục khác, bạn phải chọn các mục có cùng cấp sử dụng chung một Style hoặc tùy theo mục đích của bạn mà có thể chọn các Style khác nhau. Đến đây, coi như tất cả các mục đã được chọn Style phù hợp. Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn tạo mục lục tự động. 52
  54. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chọn Insert → Indexes and Tables → Indexes and Tables hộp thoại Insert Index/Table xuất hiện Hình 35. Hộp thoại Insert Index/Table Gõ chữ “Mục Lục” hoặc gì đó theo ý của bạn vào phần Title tiếp theo chọn Additional và bấm chuột vào ô vuông bên cạnh như hình sau. Hộp thoại Assign Styles xuất hiện. Chọn tên các Style đã sử dụng, để bố trí mục lục bằng cách di chuyển theo nút: 53
  55. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 36. Hộp thoại Assign Styles Bấm chuột vào OK, tiếp tục bấm chuột vào OK của hộp thoại Insert Index/Table, mục lục sẽ tự động xuất hiện nơi bạn đặt con trỏ chuột. Nếu muốn tạo liên kết từ mục lục đến nội dung tương ứng trên văn bản, ta phải Bước 1: Sau khi hoàn thành việc tạo mục lục, bấm phải chuột vào mục lục chọn Edit Index/Table. Hộp thoại Insert Index/Table xuất hiện, chọn thẻ Entries như Hình 37. Bước 2: Theo từng bậc tiêu đề (1,2, ) xác định định dạng như sau: Chọn bậc tiêu đề (ví dụ 1) tại ô Level. Trên dòng Structure có các nút ghi “E#”, “E”, “T”, “#” và giữa các nút đó có một ô hình chữ nhật. Bấm chuột vào ô hình chữ nhật trước đó (Ví dụ trước nút ghi “E”). Bấm chuột vào nút Hyperlink, sẽ thêm một nút ghi “LS” (nghĩa là ‘Link Start’) Bấm chuột vào ô hình chữ nhật sau nút ghi “E”, rồi bấm chuột vào nút HyperLink sẽ tạo một nút ghi “LE” (nghĩa là ‘Link End’) 54
  56. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Sẽ thấy kết quả trong của sổ bên trái của của sổ “Indexes and Table”, nếu hài lòng bấm chuột vào OK là ta đã tạo song liên kết từ mục lục đến nội dung tương ứng trên thân văn bản. Hình 37. Hộp thoại Insert Index/Table - Entries 5.6 Xem tài liệu trước khi in Xem trước khi in (Page Preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học Writer, chưa có nhiều các kỹ năng về in ấn. Qua màn hình Print Preview, bạn có thể quan sát trước được cấu trúc trang in cũng như nội dung chi tiết trên trang in. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của mình để khi in ra sẽ thu được kết quả cao như ý muốn. Để bật màn hình Print preview, bạn có thể làm theo một trong hai cách: Cách 1: Mở mục chọn File → Page Preview Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard. Màn hình Preview cùng thanh công cụ Page preview xuất hiện: 55
  57. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 38. Màn hình Preview xem trước khi in Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các trang tài liệu trước khi in; Thanh công cụ Page Preview cung cấp các nút chức năng để làm việc trên màn hình Preview. 5.7 In ấn tài liệu Sau khi đã soạn thảo xong tài liệu, đã kiểm tra lại các lỗi chế bản. Bước này bạn sẽ thực hiện in ấn tài liệu ra máy in. Có nhiều cách cho bạn chọn lựa ra lệnh in ấn: Cách 1: Mở mục chọn File → Print Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P Hộp thoại Print xuất hiện: 56
  58. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 39. Hộp thoại Print - Hộp Print cho phép bạn chọn máy in cần in (trong trường hợp máy tính bạn có nối tới nhiều máy in). Nút Properties cho phép bạn thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần; - Hộp Print range: cho phép thiết lập phạm vi các trang in; - Chọn All: in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu; - Selection: chỉ in trang tài liệu đang chọn; - Pages: chỉ ra các trang cần in. Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau: - Ví dụ: Chỉ in trang số 5: 5 In từ trang 2 đến trang 10: 2-10 In từ trang 2 đến trang 10; từ trang 12 đến 15: 2-10, 12-15 - Hộp Copies chỉ ra số bản in, ngầm định là 1. Nếu bạn in bao nhiêu bản thì gõ số bản in vào đây; - Cuối cùng nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn. 57
  59. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Chương 06 TRỘN TÀI LIỆU 6.1 Khái niệm về trộn tài liệu Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản OpenOffice.org Writer là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in danh sách của mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau: Công ty MISA cần soạn thảo các giấy mời để gửi tới khách hàng của mình. Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Excel hoặc Calc. Vậy phải làm như thế nào? Tính năng Mail Merge của Writer sẽ giúp chúng ta đơn giản và rất nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết. 6.2 Chuẩn bị dữ liệu Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau: Hình 40. Danh sách khách mời Bảng này phải được soạn trên Microsoft Office Excel hoặc OpenOffice.org Calc. 6.3 Đăng ký nguồn dữ liệu Để đăng ký nguồn dữ liệu chọn File → Wizards → Address Data Source. Hộp thoại Address Book Data Source Wizard xuất hiện. 58
  60. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 41. Lựa chọn kiểu danh sách địa chỉ khách mời Chọn Other external data source, tiếp theo bấm Next. Hộp thoại sau xuất hiện Hình 42. Thiết lập thông tin địa chỉ khách mời Chọn Settings hộp thoại sau xuất hiện. 59
  61. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 43. Lựa chọn kiểu cơ sở dữ liệu Trong hộp Database type chọn Spreadsheet, bấm Next hộp thoại sau xuất hiện Hình 44. Lựa chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu Bấm chuột vào Browse để chọn file chứa danh sách khách mời. Bấm chuột vào Test Conection để kiểm tra kết nối, bấm Finish hộp thoại 60
  62. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer sau xuất hiện Hình 45. Chỉ định các trường muốn xuất hiện trong thư trộn Bấm vào Field Assignment nếu muốn chỉ định các trường sẽ được trộn trong thư mời. Bấm Next hộp thoại sau xuất hiện Hình 46. Đặt tên cơ sở dữ liệu Gõ tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn 61
  63. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer thay đổi, bấm Finish để kết thúc việc đăng ký nguồn dữ liệu. 6.4 Tạo nội dung thư mời Ví dụ cần soạn nội dung thư mời với nội dung như sau: Bước 1: Chọn File → New → Text Document. Bước 2: Hiển thị danh sách nguồn dữ liệu đã đăng ký, chọn View → Data sources (hoặc bấm phím F4). Bước 3: Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng, như hình sau Hình 47. Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu Bước 4: Bây giờ bạn có thể tạo nội dung thư mời với nội dung theo ý bạn. 62
  64. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 48. Kéo thả các trường cần xuất hiện vào thư trộn Bấm giữ chuột tại tiêu đề của cột Họ và Tên, kéo thả xuống vị trí cần thể hiện trên thư trộn. Tiếp tục kéo những trường cần thể hiện trên thư cho đến hết. Hoàn thành nội dung thư mời và chuẩn bị in. 6.5 In nội dung thư mời Đến đây, bạn có thể in ra những bức thư mời với nội dung giống nhau nhưng khác tên người nhận và địa chỉ. Chọn File → Print hộp thoại sau xuất hiện Hình 49. Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không Chọn Yes, hộp thoại sau xuất hiện 63
  65. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Hình 50. Hộp thoại Mail Merge Có thể chọn All để in tất cả các bản ghi, hoặc Selected records để in một số bản ghi, chọn From để tin các bản ghi liên tục từ “Form” đến “To”. 6.6 Lưu nội dung thư mời lên đĩa Chọn File → Save để lưu nội dung thư trộn lên đĩa. 64
  66. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer BÀI TẬP - Tạo trên D:\ folder BAITAP. Tạo và lưu file dưới đây theo dạng .ODT (với là tên của Anh(chị)) trong folder vừa tạo. - Định dạng tập tin có lề trái 2cm, lề phải 2cm, lề trên 2cm và lề dưới 2cm. Nội dung như dưới đây: 9 Đừng quên hy vọng, sự hy vọng cho bạn sức mạnh để tồn tại ngay khi bạn đang bị bỏ rơi. 9 Đừng đánh mất niềm tin vào bản thân mình. Chỉ cần tin là mình có thể làm được và bạn lại có lý do để cố gắng thực hiện điều đó. 9 Đừng để những khó khăn đánh gục bạn, hãy kiên nhẫn rồi bạn sẽ vượt qua. 9 Đừng chờ đợi những gì bạn muốn mà hãy đi kiếm chúng. 9 Đừng quên mỉm cười trong cuộc sống. 9 Đừng quên tìm cho mình một người bạn thật sự, bởi bạn bè chính là điều cần thiết trong suốt cuộc đời. 9 Đừng do dự khi đón nhận sự giúp đỡ, tất cả chúng ta đều cần được giúp đỡ, ở bất kỳ khoảng thời gian nào trong cuộc đời. 9 Và cuối cùng đừng quên những người đã cho bạn cuộc sống hôm nay với tất cả những gì bạn cần. 65
  67. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Công Ty Cổ Phần MISA TÌNH HÌNH KINH DOANH THÁNG 12 - 2006 Đơn vị tính: triệu đồng VN Kế Thực hiện Tiến độ Chỉ tiêu Luỹ kế hoạch trong tháng thực hiện Doanh thu 53.300 5.915 49.720 89,91% Nộp ngân sách 500 1.132 22,45% CẦN TUYỂN . ™ Trình dược viên tốt nghiệp dược tá hoặc trung cấp trở lên, tuổi 20–30, trung thực, năng động, cần cù, có phương tiện đi lại. ™ Hai kỹ thuật viên tin học tốt nghiệp ĐH Tin học, có kinh nghiệm về hệ thống mạng. ™ Một người giúp việc nhà cần cù, chịu khó, trung thực, có hộ khẩu thành phố. ™ Nhân viên bảo vệ nhà riêng giám đốc làm việc từ 19h-7h, trung thực, tận tụy, tin cậy. 66
  68. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Writer và Word Tài liệu này tổng hợp những khác biệt khi sử dụng OpenOffice.org Writer 2.2 và Microsoft W ord (nhiều phiên bản). ™ Xem Word có bốn cách xem (dựa trên từng phiên bản) gồm: Normal view: Là cách xem được đề xuất (bởi Microsoft) để thực hiện hầu hết việc gõ và chỉnh sửa. Writer không có cách xem tương ứng. Print Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu khi nó sẽ được in ra. Cách này tương ứng gần nhất với cách xem Print Layout trong Writer. Web Layout: Về lý thuyết, cách xem này thể hiện tài liệu như khi xem trực tuyến. Cách xem tương ứng trong Writer là lựa chọn xem Web Layout. Để vào cách xem này, chọn View → Web Layout Outline View: Để làm việc với cấu trúc đề mục. Writer có Navigator, sẽ được chi tiết ở phần sau. ™ Thanh trạng thái Thanh trạng thái tương tự như trong Word trừ việc nó không thể hiện vị trí hiện thời của con trỏ trên trang (số dòng và số ký tự ngang). ™ Navigator Word không có khái niệm tương tự Navigator. Để bắt đầu Navigator, nhấn F5 hoặc bấm vào biểu tượng Navigator trên thanh công cụ Standard. Để có mô tả chi tiết hơn về chức năng của từng nút, nhấn Shift + F1 và lướt con trỏ qua các nút. 67
  69. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer ™ So sánh các phím tắt chính Chức năng Phím tắt chuẩn của Phím tắt chuẩn của Word Writer Gạch dưới các từ Control + Shift + W Không có tương ứng không dấu cách Thay đổi kích cỡ Control + Shift + P Không có tương ứng phông chuẩn Từ đồng nghĩa Shift + F7 Control + F7 Hiển thị/giấu các ký tự Control + Shift + * Control + F10 không in Thụt lề Control + M Không có tương ứng chuẩn Không thụt lề Control + Shift + M Không có tương ứng chuẩn Chỉ số trên Control + Shift = Control + Shift + P Chỉ số dưới Control + = Control + Shift + B Xóa bỏ định dạng ký Control + Spacebar Bấm chuột phải > tự Default Xóa bỏ định dạng Control + Q Bấm chuột phải > đoạn văn Default Nhảy tới điểm chỉnh Shift + F5 Cần phải dùng trình sửa trước đó nhắc trên Điều hướng Dịch chuyển đoạn văn Không có tương ứng Control + Lên lên trên Dịch chuyển đoạn văn Không có tương ứng Control + Xuống xuống dưới Tìm kiếm Control + F Control + F Thay thế Control + H Control + F 68
  70. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer ™ Nhập số và công thức Không giống như Word, các bảng biểu trong Writer có thể hoạt động giống các bảng tính hơn. Ví dụ, các giá trị đã được tính toán thay đổi khi dữ liệu được nhập vào (không cần phải lựa chọn và nhấn F9 để cập nhập các kết quả đã tính). ™ Biểu đồ trong Writer Biểu đồ được sao chép từ một bảng tính Calc và được dán vào một tài liệu Writer theo mặc định sẽ là một đối tượng nhúng. Không giống như thao tác trong Microsoft Office, chỉ có các dữ liệu liên quan đến biểu đồ mới được nhúng. Trong Microsoft Office việc sao chép và dán một biểu đồ cũng đồng thời nhúng nó, nhưng nếu bảng tính Excel có dung lượng 8 MB (không hẳn là không có thực đối với một bảng tính) thì mỗi biểu đồ được dán vào một tài liệu Word sẽ tăng kích cỡ tài liệu Word đó thêm 8 MB. ™ Khoảng cách giữa các đoạn và trước ngắt trang Trong Writer, một vài thuộc tính đoạn có cách xử lý khác với Word. Cụ thể là: Khoảng cách trên đầu một trang bị bỏ qua. Khoảng cách giữa các đoạn: áp dụng khoảng cách lớn nhất ở trên và ở dưới của hai đoạn. Trước ngắt trang: nếu ở đầu một trang, không tạo một trang trắng. Điều này cho phép sử dụng các kiểu mà không phải áp dụng các định dạng đoạn trực tiếp để sửa chữa các vấn đề sau đó. ™ Các thanh đầu trang và cuối trang Các đầu trang và cuối trang được in giữa các lề của trang hơn là trong phần lề đỉnh hoặc đáy trang như trong Word. Nói cách khác là phần đỉnh trang khu vực giữa các lề trang và lề đỉnh luôn luôn trống, tiếp theo là dòng đầu trang, và sau dòng đầu trang là vùng văn bản chính của trang. Chiều cao tự động cho phép đầu trang hoặc cuối trang tăng lên hoặc co lại tùy thuộc vào nội dung của chúng. 69
  71. Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer Khoảng cách xác định khoảng cách giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản chính trên trang. Khoảng cách động cho phép đầu trang/cuối trang dãn tới vùng giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản chính. Các lề trái và phải được thụt vào từ các lề trang và không thể có giá trị âm. 70