Tài liệu Tin văn phòng

pdf

226 trang hapham 2500

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu Tin văn phòng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

tai_lieu_tin_van_phong.pdf

Nội dung text: Tài liệu Tin văn phòng

I H C TH NG LONG B môn Tin h c TÀI LILIỆUỆU GIẢNG DẠY TIN V N PHÒNG HÀ N I - 2008 Giáo trình TIN V N PHÒNG 1
LI NÓI U hoa h c máy tính (Computer Science) là ngành khoa h c nghiên c u v c s lý thuy t c a thông tin (information) và tính toán (computation) c ng K nh ư ng d ng c a c s lý thuy t vào các h th ng máy tính. T u nh ng n m 1930, n n t ng c a Khoa h c máy tính ã ưc nghiên cu b i các nhà khoa h c tiên phong nh ư Kurt Gödel, Alonzo Church và Alan Turing. Sau ó v i s ra i c a các máy tính in t hi n i, các ng d ng c a Khoa h c máy tính tr nên ngày càng ph bi n và thâm nh p vào m i l nh v c nh ư kinh t , vn hóa, khoa h c, quân s , th thao, y h c, v.v . Chúng tôi biên so n tài li u "TIN V N PHÒNG" v i m c ích cung c p cho sinh viên, c bi t là nh ng sinh viên m i s d ng máy tính m t cái nhìn t ng th v máy tính và các khái ni m liên quan, c trên khía c nh lý thuy t c ng nh ư th c hành. Tài li u ưc chia thành 4 ch ư ng chính và m t s ph l c i kèm: Ch ng I: Gi i thi u các khái ni m c b n và H iu hành MS Windows. Ch ng II : Ch ư ng trình so n th o v n b n MS WORD Ch ng III : Làm vi c v i b ng tính MS EXCEL. Ch ng IV : Công c trình chi u MS POWERPOINT Nhóm Tin v n phòng- Tin qu n lý, BM Tin h c Giáo trình TIN V N PHÒNG 2
CH Ơ NG I CÁC KHÁI NI M C Ơ B N & H IU HÀNH MS WINDOWS I. MÁY TÍNH VÀ CÁC THÀNH PH N C Ơ B N C A MÁY TÍNH 1. Máy tính là gì? Vai trò c a máy tính và tin h c trong i s ng Máy tính , c ng còn ưc g i là máy vi tính hay máy in toán , là nh ng thi t b hay h th ng dùng tính toán hay ki m soát các ho t ng mà có th bi u di n dưi d ng s hay quy lu t lôgic. Máy tính ưc cu thành b i các thành ph n có th th c hi n ưc các ch c n ng n gi n ã nh ngh a tr ưc. Quá trình tác ng t ư ng h ph c t p c a các thành ph n này t o cho máy tính m t kh n ng x lý thông tin. N u ưc thi t l p chính xác (thông th ưng b i các ch ư ng trình máy tính) máy tính có th mô ph ng l i m t s khía c nh c a m t v n hay c a m t h th ng. Trong tr ưng h p này, khi ưc cung c p m t b d li u thích h p nó có th t ng gi i quy t v n hay d oán tr ưc s thay i c a h th ng. Khoa h c nghiên c u v lý thuy t, thi t k và ng d ng c a máy tính ưc g i là khoa h c máy tính, hay khoa h c in toán. Tin h c là ngành nghiên c u v vi c t ng hóa x lý thông tin b i m t h th ng máy tính c th ho c tr u t ưng. V i cách hi u hi n nay, tin h c bao hàm t t c các nghiên c u và k thu t có liên quan n vi c x lý thông tin. Trong ngh a thông dng, tin h c còn có th bao hàm c nh ng gì liên quan n các thi t b máy tính hay các ng d ng tin h c v n phòng. V nh ngh a th nào là tin h c, Edsger Dijkstra ã tóm t t b ng câu sau ây: “Quan h gi a tin h c v i máy tính không khác gì quan h gi a thiên v n h c v i kính vi n v ng”. Hi n nay, máy tính và tin h c ang ưc ng d ng r ng rãi trong t t c các ngành ngh khác nhau c a i s ng xã h i chúng ta t khoa h c k thu t, y h c, kinh t , công ngh s n xu t n khoa h c xã h i, ngh thut v.v Chúng ta càng ngày càng không th ph nh n s óng góp c a công ngh , máy tính và tin h c i v i loài ng ưi. Có th k ra ây m t s l nh v c in hình mà trong ó, vai trò c a máy tính và tin h c th hi n m t cách rõ nét Giáo trình TIN V N PHÒNG 3
- Giáo d c - Qu c phòng, an ninh - Y t - Kinh t - Công ngh sinh h c - v.v Bên c nh ó, cùng v i s phát tri n nh ư v bão c a Internet, chúng ta còn ang ưc s d ng r t nhi u nh ng d ch v tiên ti n nh ư: - Th ư in t (Email) - Th ư vi n in t (Elib) - E-Learning - Th ư ng m i in t (Ecommerce, Ebussiness) - Chính ph in t (Egoverment) - v.v 2. Các thành ph n c b n c a máy tính Nhìn t bên ngoài, máy tính có màn hình, bàn phím, chu t Ngoài ra nó có th ưc n i v i m t s thi t b ngo i vi khác nh ư modem (dùng truy c p m ng Internet), máy quét nh (scanner), máy in (printer), c n iu khi n trò ch i (joystick) Hình 2.1. Máy tính và các thi t b ngo i vi. Giáo trình TIN V N PHÒNG 4
V m t c u trúc, máy tính g m có các thành ph n c b n nh ư sau : B nh (memory) : Là thành ph n l ưu d li u trong quá trình x lý c a máy tính. B nh ưc chia thành các ô nh và m i ô nh ch a m t dãy các bit (s nh phân nh n giá tr 0 ho c 1). S l ưng bit trong các ô nh là nh ư nhau, có th là 8, 16, 32 hay 64 bit tu theo t ng lo i máy. Khi nói n b nh , ta th ưng hi u ó là b nh chính (main memory) hay còn g i là b nh truy nh p ng u nhiên-RAM (Random Access Memory). N i dung trong RAM ch ưc duy trì trong khi b t máy tính. Khi t t máy tính, t t c d li u trên RAM u b m t i. Các máy PC ngày nay thông th ưng có t 64, 128, 256 n 512 Mb RAM. Bên c nh RAM còn có b nh ch c-ROM (Read Only Memory) là b nh v i dung l ưng nh ch a m t s ch ưng trình kh i ng máy tính. c im c a ROM là n i dung c a nó không bao gi b m t. Nó th ưng có dung l ưng 16 Kb, 32 Kb hay 64 Kb (trong IBM PC AT). Thi t b l u tr (mass storage device) : Còn ưc g i là b nh th c p (secondary memory) hay b l ưu tr ph (auxiliary storage). ây là thành ph n cho phép l ưu tr d li u c a ng ưi dùng. Khác v i b nh chính – RAM, thi t b l ưu tr có th l ưu l i d li u ngay c sau khi ã t t máy tính. M t s ki u thi t b l ưu tr ph bi n là : - Bng t (magnetic tape) : Giá r và kh n ng l ưu tr có th t t i vài gigabyte, tuy nhiên nó ch cho phép truy xu t d li u theo cách tu n t . - a t (magnetic disk) : Có 2 lo i là a c ng và a m m. + a m m (floppy disk) : Tc truy xu t t ư ng i ch m, kh n ng l ưu tr nh (1.44 Mb). Tuy nhiên giá không t và có th mang i mang l i d dàng. + a c ng (hard disk) : Truy xu t d li u nhanh, kh n ng l ưu tr l n h n nhi u so v i a m m (t vài n vài ch c gigabyte). Tuy nhiên giá c a a cng khá t và nói chung không ti n mang i mang l i. - a quang (optical disk) : Khác v i a m m và a c ng s d ng hi n t ưng in t mã hoá d li u, a quang s d ng laser c và ghi d li u. Nó có kh n ng l ưu tr t ư ng i l n, th m chí t t i 6 Gb. Có m t s lo i a quang là CD-ROM, WORM (Write Once, Read Many), EO (Erasable Optical). Thi t b nh p (Input devices) : Là thành ph n cho phép ng ưi dùng ư a d li u vào cho máy tính. ó th ưng là bàn phím (keyboard), con chu t (mouse), bút quang (light pen) Giáo trình TIN V N PHÒNG 5
Thi t b xu t (Output devices) : Là thành ph n cho phép bi u di n thông tin t máy tính. Nó có th là màn hình (display screen), máy in (printer), máy v (plotter), hay th m chí m t nh c c in t (synthesizer). n v x lý trung tâm (Central Processing Unit - CPU) : ây chính là b não c a máy tính, nó m nhi m h u h t các tính toán c a máy tính. Trên nh ng máy tính ln, CPU bao g m m t ho c nhi u b ng m ch tính toán (printed circuit board), còn trong các máy vi tính thì CPU ch là m t con chip vi x lý (microprocessor). Hai thành ph n chính c a CPU là: • ơ n v x lý toán h c (Arithmetic Logic Unit - ALU) : Có nhi m v th c hi n các tính toán s h c và logic. • ơ n v iu khi n (Control Unit) : Có nhi m v l y l nh c n th c hi n t b nh , gi i mã và th c hi n l nh. n v này s g i n ALU khi c n n tính toán . Trong máy tính cá nhân, b vi x lý chính là CPU. Có 3 c tính phân bi t các b vi x lý là : • Tp l nh (instruction set): T p các câu l nh mà b vi x lý có th th c hi n. Máy tính g i là RISC (Reduced Instruction Set Computer) n u t p l nh c a vi x lý ch g m m t s ít l nh n gi n, và CISC (Complex Instruction Set Computer) n u t p l nh c a nó có nh ng câu l nh ph c t p. • Di t n (bandwidth) : S bit ưc x lý trong m t câu l nh. • Tc ng h (clock speed) : Xác nh s l nh mà b vi x lý có th th c hi n trên m t giây. n v o là megahertz (MHz) hay gigahertz (GHz). Hình 2.2. Bên trong CAS E máy tính. Giáo trình TIN V N PHÒNG 6
II. PH N C NG, PH N M M, H IU HÀNH 1. Ph n c ng và ph n m m Trong máy tính, nh ng b ph n có th “ch m” ưc nh ư bàn phím, màn hình, a ưc g i là ph n c ng (Hardwares). Ng ưc l i, ph n m m (Softwares) là nh ng gì không “ch m” ưc. Nó là t p h p các ch ư ng trình ch y trên máy tính. Có th ví ph n c ng nh ư th xác và ph n m m là tinh th n, là t ư duy. Nh ư v y, nu máy tính không có ph n m m thì nó ch nh ư m t ng linh ki n in t g n v i nhau, hoàn toàn vô d ng. Ph n m m ưc chia làm 2 lo i : Ph n m m h th ng (System Software): Là các ch ư ng trình thao tác tr c ti p lên ph n c ng máy tính. Chúng th ưng là nh ng ti n ích nh ư nh d ng a c ng (format), theo dõi tài nguyên M t ph n m m h th ng r t quan tr ng i v i máy tính là h iu hành (operating system). H iu hành là thành ph n r t quan tr ng giúp cho ng ưi s d ng d dàng làm vi c v i máy tính. Ph n m m ng d ng (Applications Software): Là nh ng ch ư ng trình th c hi n các công vi c thông th ưng c a ng ưi s d ng nh ư x lý v n b n (word processing), b ng tính (spreadsheets), nghe nh c M t s ph n m m ng d ng ưc cài t ph bi n trên các máy PC hi n nay nh ư là MS Office, RealPlayer, AutoCad, Photoshop, Yahoo Messenger, Visual Studio 2. Tng quan v H iu hành H iu hành là m t ph n m m h th ng ho t ng gi a ng ưi s d ng (user) và ph n c ng c a máy tính. M c tiêu c a h iu hành là cung c p m t môi tr ưng ng ưi s d ng có th thi hành các ch ư ng trình. H iu hành giúp cho máy tính d s d ng h n, thu n l i h n và hi u qu h n. Trên th c t , ng ưi ta th ưng xem m t h th ng máy tính g m b n ph n chính là : ph n c ng, h iu hành, các ch ư ng trình ng d ng và ng ưi s d ng. Giáo trình TIN V N PHÒNG 7
User Hình 2.3. H th ng máy tính. Mt trong nh ng nhi m v quan tr ng c a h iu hành là phân ph i tài nguyên c a máy tính. Nhi u tài nguyên c a máy tính nh ư th i gian s d ng CPU, b nh , h th ng file, thi t b nh p xu t v.v luôn ưc các ch ư ng trình yêu c u s d ng. H iu hành ho t ng nh ư m t b qu n lý các tài nguyên, nó phân ph i chúng cho các ch ư ng trình khi c n thi t. Do có r t nhi u yêu c u nên h iu hành ph i gi i quy t v n tranh ch p và quy t nh xem c p phát tài nguyên theo th t nào ho t ng c a máy tính là hi u qu nh t. Ngoài ra h iu hành c ng có vai trò qu n lý, iu khi n các thi t b ngo i vi cng nh ư b o m t và làm an toàn d li u. Hình 2.4. Vai trò c a h iu hành. Giáo trình TIN V N PHÒNG 8
S phát tri n c a h iu hành tr i qua 4 th h : Th h th nh t (1945 – 1955) Cng v i s ra i c a các máy tính s d ng èn chân không, vào th i kì này l p trình viên v a là ng ưi vi t ch ư ng trình (s d ng ngôn ng máy tuy t i) v a là ng ưi ph i thao tác tr c ti p trên ph n c ng (bare hardware) th c thi ch ư ng trình. H iu khi n máy tính thông qua các b ng iu khi n và th c l . H iu hành và ngôn ng l p trình ch ưa xu t hi n. Th h th hai (1955 – 1965) S xu t hi n c a thi t b bán d n vào gi a th p niên 1950 ã làm thay i b c tranh v máy tính. Nó tr nên áng tin c y h n và vì th ưc s n xu t nhi u h n cung cp cho khách hàng. L n u tiên có s phân chia rõ ràng gi a ng ưi thi t k , ng ưi xây d ng, ng ưi v n hành, ngưi l p trình, và ng ưi b o trì. H th ng x lý theo lô (batch processing) ã ra i vào th i gian này. Các yêu c u (ch ư ng trình) c n th c hi n ưc ghi lên m t b ng t , ti p theo b ng t ưc ưa vào máy tính, h th ng s c và thi hành l n l ưt các yêu c u trên b ng t . Sau ó, nó s ghi k t qu lên b ng t xu t và cu i cùng ng ưi s d ng em b ng t xu t i in. H th ng x lý theo lô ho t ng d ưi s iu khi n c a m t ch ư ng trình c bi t là ti n thân c a h iu hành sau này. Ngôn ng l p trình s d ng trong th h 2 ch yu là FORTRAN và h p ng . Th h th ba (1965 – 1980) th h th 3, máy tính dùng m ch tích h p ưc s d ng r ng rãi trong khoa h c cng nh ư trong th ư ng m i. Kích th ưc và giá c c a chúng gi m áng k khi n máy tính ngày càng ưc ph bi n h n. Các thi t b ngo i vi xu t hi n ngày càng nhi u và a d ng khi n vi c iu khi n máy tính b t u tr nên ph c t p. Chính vì th mà h iu hành ã ra i nh m qu n lý và iu ph i các tài nguyên máy tính. Ch ư ng trình h iu hành dài n c tri u dòng l nh h p ng và do hàng ngàn l p trình viên th c hi n. Mt s h iu hành n i b t trong th i kì này là CTSS c a MIT n m 1961, MULTICS c a MIT, Bell Labs và General Electric n m 1965. ây là nh ng h iu hành chia s th i gian (time-sharing) u tiên. Ngoài ra còn có UNIX c a AT&T Bell Labs n m 1969 là h iu hành a nhi m (multitasking), VMS c a Digial (nay là Hewlett-Packard) n m 1978 là h iu hành a x lý (multiprocessing) Th h th t (1980 - nay) Giai on này ánh d u s ra i c a máy tính cá nhân, c bi t là IBM PC và Apple II. M t lo t h iu hành do công ty Microsoft phát tri n dành cho IBM PC là MS-DOS n m 1981, Windows 3.1 n m 1992, Windows 95 n m 1995, Windows Giáo trình TIN V N PHÒNG 9
2000, Windows ME n m 2000, Windows XP n m 2001. Trong khi ó lo i máy Apple ch y u s d ng h iu hành Mac OS v i phiên b n u tiên ra i n m 1984 (tr ưc ó nó s d ng Apple DOS), Mac OS 9 ra i n m 2000 và m i ây nh t là Mac OS X ra i n m 2001. Ngoài các h iu hành k trên còn xu t hi n r t nhi u h iu hành t a Unix nh ư A/UX c a Apple n m 1988, AIX c a IBM n m 1989, Linux-do m t sinh viên ng ưi Ph n Lan tên là Linus Torvalds phát tri n n m 1991, Solaris c a Sun Microsystems nm 1992, OpenBSD c a H California Berkely n m 1995 Bên c nh ó, t u th p niên 90 c ng ánh d u s phát tri n m nh m c a các h iu hành m ng và h iu hành phân tán. Hình 2.5. Bi u t ưng c a Windows XP và Linux Penguin, bi u t ưng c a Linux. V ph ư ng di n thi t k , h iu hành g m 3 ph n chính là : Shell, Kernel và các ti n ích h th ng m c th p. Ng ưi s d ng t ư ng tác v i máy tính thông qua các lnh mà Shell cung c p. Ch ng h n nh ư b n có th dùng l nh MKDIR hay COPY trong h iu hành DOS hi n th n i dung c a m t th ư m c hay sao chép t p. Ngoài cung c p kh n ng thao tác trên dòng l nh (command line), ph n l n h iu hành hi n nay còn h tr giao di n ho (Graphical User Interface-GUI) cho phép th c hi n l nh thông qua vi c nh n chu t (click) vào các i t ưng trên màn hình, ví d nh ư th c n (menu), nút b m (button), bi u t ưng (icon) Hình 2.6. Giao di n d òng l nh c a DOS. Giáo trình TIN V N PHÒNG 10
3. Mt s khái ni m khác 3.1. a a (drive) là m t vùng l ưu tr d li u trên thi t b l ưu tr . Trên a m m ch có mt a và ưc kí hi u là A ho c B. Trên a c ng có th có nhi u a và ưc kí hi u là C, D, E tu theo s a. Nói nôm na, ta có th ví a nh ư kho ch a hàng trong m t xí nghi p nào ó. 3.2. Th m c Th ư m c (directory) là m t ph n trên a, gi ng nh ư m t ng n ch a hàng c a kho hàng. M t th ư m c có th ch a các t p tin, các th ư m c con, ho c th m chí không ch a gì (th ư m c r ng). Có 3 kí hi u th ư m c quan tr ng là th ư m c g c (th ư m c ln nh t) \ (d u g ch ng ưc), th ư m c hi n th i . (d u ch m) và th ư m c cha c a th ư m c hi n th i (d u hai ch m). Bên c nh ó ng ưi ta c ng th ưng th hi n n i dung th ư m c thông qua cây th ư m c (l nh tree ), ví d : Hình 2.8. Hi n th cây th ư m c. 3.3. Tp tin Tp tin (file) là m t t p h p d li u ưc l ưu tr trên máy tính, v b n ch t nó là mt dãy các bit ưc l ưu tr nh ư m t n v riêng r . T p tin ưc ch a trong các th ư m c và tên c a nó g m có 2 ph n : ph n tên xác nh n i dung d li u và ph n m r ng xác nh ki u d li u. Ví d : vanban1.txt, vanban2.doc, anh.bmp, anh2.jpeg, phim.mov, chtrinh.exe T p tin trong th ư m c có th ưc ví nh ư hàng hoá trong m t ng n hàng. 3.4. ng d n ưng d n (path) là m t chu i kí t xác nh v trí c a t p tin ho c th ư m c. Có 2 lo i ưng d n là ưng d n t ư ng i và ưng d n tuy t i. ưng d n tuy t i xác nh v trí tính t th ư m c g c còn ưng d n t ư ng i xác nh v trí tính t th ư m c hi n th i. Giáo trình TIN V N PHÒNG 11
Ví d ưng d n tuy t i : C:\Caycoi\Phonglan\anhpl.bmp (t p tin anhpl.bmp n m trong th ư m c Phonglan ca th ư m c Caycoi trong th ư m c g c c a a C). Ví d ưng d n t ư ng i : \Chimthu\conkhi.doc (t p tin conkhi.doc nm trong th ư m c Chimthu trong th ư mc cha c a th ư m c hi n th i) 4. Nguyên lý ho t ng c a máy tính Nm 1946, nhà toán h c ng ưi M John Von Neumann (1903 - 1957) ã ngh mt nguyên lý ho t ng c a máy tính trình bày trong bài báo nhan : Th o lu n sơ b v thi t k logic c a máy tính in t (Preliminary Discussion of the Logical Design of an Electronic Computing Instrument). Theo nguyên lý này, b nh c a máy tính s ưc a ch hoá và c mã l nh l n d li u u ưc ư a vào b nh x lý. Máy tính s d ng m t b m ch ư ng trình (program counter) ch a a ch l nh c n th c hi n. Nó s tìm n a ch c a câu l nh trong b m này, th c hi n l nh ó r i t ng t ng b m ti p t c th c hi n câu l nh ti p theo. Mu n i l nh ta ch c n thay i n i dung b m b ng m t a ch c a l nh c n th c hi n khác. Quá trình CPU x lý m t l nh ngôn ng máy g i là m t chu kì máy, chu kì này gm 4 b ưc là nh n l nh t b nh (fetch), gi i mã l nh (decode), th c hi n l nh (execute) và l ưu k t qu (store). Bc 1. Nh n l nh và d li u t b nh Memory Bc 2. Bc 4. Gi i mã l nh Lu k t qu Processor ALU Bc 3. Control Unit Th c hi n l nh Hình 4.1. Chu k máy. Giáo trình TIN V N PHÒNG 12
IV. LÀM VI C V I H IU HÀNH MICROSOFT WINDOWS 1. Gi i thi u dòng h iu hành c a Microsoft 1.1. H iu hành (H H) là gì ? Tr ưc tiên, chúng ta khng nh l i m t l n n a H iu hành ( Operating System) là mt ph n m m h th ng (system software). H iu hành th c hi n các công vi c ng sau, bên d ưi c a ch ư ng trình ng d ng. H iu hành là n n t ng giao ti p gi a ph n c ng và ph n m m ng d ng, nó qu n lý và khai thác các tài nguyên máy tính nh ư: b nh , a, màn hình, máy in ph c v các ch ư ng trình ng d ng. Có nhi u h iu hành khác nhau ưc t o ra nh m ph c v cho các m c ích s dng máy tính khác nhau và dành cho các n n ph n c ng khác nhau. Ví d nh ư DOS dành cho PC, UNIX cho máy ch m ng, MAC cho máy Macintox 1.2. H iu hành Microsoft Windows Dòng H H v i giao di n h a c a Microsoft ra i t u nh ng n m 1990. ó là nh ng H H a nhi m, a ng ưi dùng và có giao di n c a s . Thay vì ph i gõ lnh yêu c u máy tính th c hi n, ta có th ra l nh thông qua các nút b m, bi u tưng, th c n trên c a s . Các s n ph m H H Microsoft Windows bao g m: o Microsoft Windows 3.x o Microsoft Windows 95 o Microsoft Windows 98, Windows 98 SE và ME o Microsoft Windows NT 4.0 Workstation o Microsoft Windows NT 4.0 Server o Microsoft Windows NT 4.0 Enterprise Server o Microsoft Windows 2000 Professional dành cho máy bàn o Microsoft Windows 2000 Server dành cho máy ch o Microsoft Windows 2000 Advanced Server dành cho các máy ch c l n o Microsoft Windows 2000 Data Center Server dành cho các máy ch d li u o Microsoft Windows XP o Microsoft Windows CE 2.2: H iu hành trên các thi t b c m tay Microsoft Windows 2000 Professional là H H t ư ng i hoàn h o, a d ng và mnh m nh t t tr ưc n nay cho các máy tính bàn. Windows 2000 Professional ưc thi t k trên công ngh NT ( m b o an toàn cho user và qu n tr mng) và k t h p t t v i công ngh giao di n cao c p c a Windows 98 (d s d ng Giáo trình TIN V N PHÒNG 13
và kh n ng t ư ng thích cao v i plug and play). Chính vì nh ng ưu im nh ư v y mà Windows 2000 Professional ã tr thành H H ưc s d ng nhi u nh t hi n nay cho máy bàn. Windows 2000 Professional bao g m: o H iu hành o Các ti n ích và các công c qu n tr o Các ng dng ph ki n o H th ng tr giúp o Internet Explorer 5.0 và Outlook Express 2. S d ng MS Windows 2000 Professional 2.1. ng nh p Khi chúng ta nh n vào nút Power trên CPU, máy s kh i ng và n p h iu hành Windows 2000 Professional n u nó ã ưc cài t. Sau m t kho ng th i gian ng n s xu t hi n m t c a s ng nh p cho phép ng ưi s d ng gõ Username và Password ưc cung c p b i Administator (ng ưi qu n tr ), n u chúng ta gõ úng tên và m t kh u (có phân bi t ch hoa và ch th ưng) thì màn hình Desktop s hi n ra: Thanh t ác v Giáo trình TIN V N PHÒNG 14
Gi ng nh ư Windows 98 và Windows NT 4.0 v hình th c, ta th y xu t hi n d ưi áy màn hình m t thanh h i tho i (taskbar) v i nút Start và trên màn hình xanh v phía trái là m t lo t các bi u t ưng. N u chúng ta kích úp chu t trái vào các bi u tưng này thì có th m t c a s s ưc m ra ho c m t ch ư ng trình ng d ng nào ó có th ch y. Nút Start là nút b t u, khi n vào nó thì m t lo t các th c n s hi n ra cho phép chúng ta ch n l a. M i th c n có m t ý ngh a khác nhau. 2.2. Mt s thu t ng , thao tác khi s d ng thi t b chu t: + Con tr chu t (Mouse pointer): Khi di chuy n con chu t, có 1 hình t ưng trên màn hình c ng di chuy n theo t ư ng ng, có lúc hình t ưng ó là ch I có lúc là hình m i tên ng ưi ta g i hình t ưng ó là con tr chu t. + Kích chu t (Click): B m nhanh phím trái chu t mt l n + Kích úp chu t (Double click): B m nhanh 2 l n phím trái chu t + Kích chu t ph i (Right click): B m nhanh phím ph i chu t m t l n + Kéo và th chu t (Drag & Drop): B m gi phím trái, kéo con tr chu t n v trí nào ó trên màn hình r i th phím trái ra 2.3. im xu t phát (START BUTTON) Chúng ta s b t u v i nút Start: Nút Start ưc t u thanh tác v (taskbar), góc d ưi bên trái màn hình. Nút Start là tâm im c a m i tác v trên Windows: kh i ng các ch ư ng trình, m các tài li u, iu ch nh các xác l p h th ng và kích ho t nh ng ch c n ng khác. Khi Kích chu t vào nút Start, m t menu theo chi u d c v i nhi u l a ch n khác nhau cùng v i các menu con (submenu hay fly-out menus). N u chúng ta Kích chu t vào các l a ch n này các ch ư ng trình t ư ng ng s th c hi n. Nút Start User Giáo trình TIN V N PHÒNG 15
2.4. T p tin và Th m c trên Microsoft Windows 2000 Windows 2000 Professional c ng nh ư các phiên b n khác c a Windows quan ni m v t p c ng nh ư th ư m c không khác m y so v i DOS, có khác ch ng ch là cách gi tên và có th dùng tên file dài. Tp (hay t p tin) : Windows g i là m t File Th ư m c: Windows g i là m t File Folder, Còn m t khái ni m khác ó là T p t t: Windows g i là m t Shortcut, Shortcut là mt t p nh ch a ưng d n n m t t p ho c m t th ư m c nào ó. 2.5. Các c a s trên MS Windows Nhân v t chính chúng ta luôn g p ph i trên Windows chính là các c a s Ca s là cái gì v y? Microsoft ã quy t nh ch n t "Windows" cho t t c các h iu hành c a mình là b i vì t t c các h iu hành này u áp d ng m t giao di n ch a các "C a s ". iu này ưc hi u là ng ưi s d ng s xem các thông tin, iu khi n h iu hành và ch y các ng d ng trong m t lo t các c a s trên màn hình. Vi c s d ng các c a s cho các ng d ng khác nhau trên màn hình (hay còn g i là desktop) có l i im là cùng m t lúc ng ưi s d ng có th theo dõi các ho t ng khác nhau c a các ng d ng mà không b che khu t, có th di chuy n s quan tâm n các c a s khác trên desktop ch b ng cách iu khi n chu t. 2.6. Các thành ph n c a c a s trong MS Windows o Khung c a s Giáo trình TIN V N PHÒNG 16
o Thanh tiêu (Title bar) o Hp iu khi n (Control box) o Các nút phóng to thu nh c a s (Maximize, Minimize button) o Thanh menu (Menu bar) o Thanh công c (Tool bar) o Thanh tr ng thái phía d ưi c a s (Status bar) o Các thanh cu n ngang và d c (Scroll bar) o Ph n chính bên trong khung c a s s ch a giao di n c a các ng d ng ho c các tài nguyên 2.7. C a s My Computer Khi ng ưi s d ng máy tính mu n bi t r ng hi n trên máy tính c a mình có nh ng gì thì nên vào C a s My Computer. Khi c a s hi n ra nhìn chung ng ưi dùng s nhìn th y h u h t các tài nguyên mà máy tính c a mình ch a: + Các a ch a thông tin bên trong: c ng C, D, c ng ưc chia s t 1 máy tính khác trên m ng + Các a lưu tr thông tin bên ngoài: a m m, CD + Công c Bng iu khi n (Control Panel): c a s Control Panel ch a h u h t các công c liên quan n h th ng máy tính. T c a s Control Panel ng ưi s d ng có th cài t, tháo d ho c thi t l p l i các thi t b ph n c ng, thêm vào ho c xoá i các ph n m m ng d ng, thay i các ch làm vi c c a máy tính Cng t c a s này ng ưi s d ng có th tham gia vào công vi c qu n tr m t m ng máy tính, c p phát và chia s các tài nguyên trên m ng nh ư: users, groups, computers, các thông tin và các thi t b khác T nh ng kh n ng tr giúp r t m nh trên ây, ng ưi s d ng th c s hi u bi t rõ ràng h n v h th ng c a mình ang s d ng, có th can thi p và thay i 1 vài b ph n trong h th ng iu hành máy tính c a mình: iu mà tr ưc ây v i các h iu hành khác s là công vi c c a các chuyên gia v h th ng. Và c ng chính vì iu này mà Windows ã tr thành H iu hành ph bi n và m nh m nh t. Giáo trình TIN V N PHÒNG 17
Trên c a s My Computer chúng ta c ng có th hi n lên các v n b n ã so n th o ca mình, các máy tính trên m ng c c b (LAN) và nh ng vi c liên quan n k t ni Internet. Ca s My Computer còn ch a các thông tin liên quan n các a: tên , không gian a ã s d ng, không gian a còn tr ng Cng nh ư c a s Folders khác C a s My Computer c ng có 1 h th ng menu tư ng i th ng nh t v cách s d ng, 1 thanh ch a các công c ti n ích và 1 giao di n ng ưi dùng hoàn toàn do ng ưi s d ng ch n l a. Chúng ta s trình bày k v n này trong ph n sau. 2.8. C a s các Folders + ây là lo i c a s mà ng ưi s d ng r t hay dùng khi quan tâm n các a, Folder (th ư m c) và File (t p). + C a s có hình dáng chung c a t t c các c a s khác bao g m: - Khung ca s - Thanh tiêu - Hp iu khi n - Các nút phóng to thu nh c a s - Thanh menu - Thanh công c - Thanh tr ng thái phía d ưi c a s - Các thanh cu n ngang và d c Giáo trình TIN V N PHÒNG 18
- Ph n chính bên trong khung c a s ch a các tài nguyên: danh sách các Folders và các t p. + Chúng ta s quan tâm n ch c n ng c a t ng b ph n: * Khung c a s : là ưng vi n quanh c a s , chúng ta có th thay i kích c c a ca s này b ng cách ưa tr chu t n ưng vi n: tr chu t s bi n thành các m i tên hai u: , , ho c t i các góc c a s là m i tên chéo hai u. Khi ó chúng ta ch vi c kéo và th chu t là có th thay i ưc kích c . *Thanh tiêu : n m phía trên cùng c a s , thanh ch a tiêu c a s và h p iu khi n, nút phóng to, nút thu nh và nút ph c h i c a s . Tiêu c a s chính là tên Folder và ưng d n. * H p iu khi n: b m vào bi u t ưng n m bên trái thanh tiêu * Các nút phóng to: , thu nh :, ph c h i: , và óng: c a s n m phía ph i c a thanh tiêu . * Thanh menu: Bao g m các l a ch n File, Edit, View, Favorites, Tool và Help n u chúng ta l a ch n giao di n ng ưi dùng là Web. Giáo trình TIN V N PHÒNG 19
La ch n File s là t t c nh ng gì liên quan n Folder hay File ã ch n: m , ch y, quét Virus, xoá, i tên ho c thay i các thu c tính (Properties) c a Folder hay File N u chúng ta không ch n Folder hay File (b ng kích chu t t o thanh sáng trên Folder hay File) khi ó menu File s có d ng khác: t o m i các Folder, Shortcut hay File. La ch n Edit liên quan n vi c ch n các File hay Folder, c t dán, copy, di chuy n chúng sang a hay Folder khác La ch n View liên quan n các nh d ng c a các thanh công c , hình dáng c a các bi u t ưng File hay Folder, s s p x p tr t t c a chúng trên c a s , di chuy n n c a s khác La ch n Tools bao g m các la ch n: Map Network Drive : Dùng t o a ánh x Disconnect Network Drive .: Hu b a ánh x Synchronize : ng b d li u t c th i v i các máy khác trên m ng n u máy ưc t ch t ng sao l ưu (Replicate,Update) Folder Option : Là c a s cho phép ng ưi s d ng thi t l p l i các ch hi n th ca các Folder, File trong c a s Folder Giáo trình TIN V N PHÒNG 20
* Thanh công c : Gi ng nh ư các thanh công c c a Trình duy t (Web Browser), thanh công c c a c a s Folder có ch a các nút tr v c a s tr ưc, ca s ti p sau, quay v th ư m c m , tìm ki m, s p x p, l ch s các trang ã duy t, c t dán copy xoá, undo Giáo trình TIN V N PHÒNG 21
* Thanh tr ng thái phía d ưi c a s : hi n th m t vài thông tin v th ư m c ho c t p nh ư: tên, dung l ưng và không gian còn tr ng, s i t ưng nó ch a * Các thanh cu n ngang và d c: dùng xem các ph n b che khu t trên c a s * Ph n chính bên trong khung c a s ch a các tài nguyên: danh sách các Folders và các t p ưc hi n th b ng các bi u t ưng: màu vàng là bi u th cho các Folder còn các bi u t ưng khác là c a Shortcut ho c t p. Chúng ta s làm ưc nh ng gì trong khung c a s ? Tr l i: R t nhi u. u tiên chúng ta t m coi các Folder và các File trong 1 khung c a s là các i t ng trình bày cho g n và d hi u. thao tác, thay i 1 i t ưng nào ó trên c a s (Windows) vi c tr ưc tiên chúng ta ph i làm là ch n i t ưng ó: ch n 1 i t ưng chúng ta ch c n kích chu t vào i t ưng xu t hi n thanh sáng xanh x m trên i t ưng ch n nhi u i t ưng chúng ta có nhi u cách: • ánh d u l a ch n c kh i: B m gi phím Shift- Kích chu t vào u kh i - Sau cùng kích chu t vào cu i kh i. • ánh d u l a ch n 1 kh i r i r c: B m gi phím Ctrl- Kích chu t vào nh ng i t ưng c n ch n. • Có th kéo và th chu t sao cho khung ch nh t ch m ch m bao quanh kh i nh ch n Sau khi ã ch n i t ưng chúng ta có th làm các vi c sau: m , i tên, xoá, sao chép, c t dán, di chuy n, thay i thu c tính và chia s tài nguyên c a i t ưng cho các máy khác trên m ng s d ng Khi cn th c hi n các công vi c trên i v i các i t ưng ã ch n, chúng ta kích chu t ph i vào vùng ã ánh d u xu t hi n 1 menu ng n: sau ó ch n l a th c n thích h p cho thao tác mà mình c n làm Giáo trình TIN V N PHÒNG 22
Chúng ta c ng có th dùng bàn phím th c hi n 1 s công vi c t ư ng t th c n: Ctrl +A: ch n t t c các i t ưng trong c a s Del: xoá i t ưng ưc ch n Ctrl + C: copy i t ưng ưc ch n vào b nh Ctrl + V: dán i t ưng t b nh vào 1 i t ưng nào ó Ctrl + X: xoá i t ưng ưc ch n sau ó copy i t ưng vào b nh , dùng kt h p v i Ctrl + V di chuy n i t ưng Chúng ta c ng có th dùng chu t th c hi n 1 s công vi c: Copy: B m gi phím Ctrl + kéo và th chu t vùng i t ưng ưc ch n ưa sang c a s khác. Di chuy n: B m gi phím Shitf + kéo và th chu t vùng i t ưng ưc ch n ưa sang c a s khác. Dán: Khi ã có i t ưng n m trong b nh m, di chuy n chu t n c a s c a i t ưng m i, kích chu t ph i xu t hi n menu ng n - ch n Paste dán các i t ưng b nh vào c a s ( hoàn thành vi c copy ho c di chuy n i t ưng) Giáo trình TIN V N PHÒNG 23
Gi i thi u 1 vài l a ch n quan tr ng trên menu ng n c a các i t ưng ưc ch n: L a ch n Explore: S hi n th c a s gi ng nh ư trên Windows 9X, m t bên là cây th ư m c còn 1 bên là danh sách thư m c và t p c a i t ưng ưc ch n. Vi c ct dán, sao chép, d ch chuy n copy gi ng nh ư trên Windows 9X. C a s ki u này cng chính là c a s khi ch n công c Folders trên thanh công c . L a ch n Share: Khi chúng ta mu n chia s tài nguyên cúa i t ưng ưc ch n cho các máy tính khác trên m ng chúng ta làm nh ư sau: Kích chu t ph i trên i t ưng, xu t hi n menu ng n, ch n Share Mt c a s thi t l p Share xu t hi n (c a s Properties): Ch n Share this Folder, t tên cho th ư m c Share, thi t t gi i h n ng ưi s d ng, và cho phép ai có quy n s d ng (Permissions), trong c a s Permissions ng ưi qu n tr có th Add ho c Remove ng ưi dùng ho c c nhóm ng ưi dùng ưc phép hay không s d ng th ư m c Share và v i nh ng quy n c th nào: toàn quy n, ưc phép thay i, ch c L a ch n Properties: N u chúng ta mu n thi t l p m t s thu c tính quan tr ng ca i t ưng nh ư: i tên và ki u, ưc phép truy c p, ch c d li u t c là các thu c tính liên quan n Security Kích chu t ph i trên i t ưng, xu t hi n menu ng n, ch n Properties M t c a s thi t l p Properties m ra (hình n m trên trang sau) Giáo trình TIN V N PHÒNG 24
Chúng ta s ch n th Security gán các quy n c a ng ưi s d ng i v i i tưng này. Quy n th a k : N u truy n l i các quy n i v i th ư m c cha m c a th ư m c hay t p ang c p phép thì các i t ưng này s th a k l i các quy n ã gán s n cho th ư m c cha m . Lu ý r ng có th gán quy n cho 1 User hay 1 Group i v i 1 i t ưng nào ó chúng ta ph i có quy n Administrator. Và ư ng nhiên User hay Group này ã ph i là thành viên c a nh ng ng ưi dùng trên PC này ho c trên vùng m ng (domain). Tóm l i Security m t i t ưng nào ó chúng ta ph i Logon vào máy v i ng ưi dùng Administrator. Vào c a s Control Panel - Ch n Users and Passwords - Xem trong danh sách ã có ng ưi dùng ho c nhóm này ch ưa, n u ch ưa thì Add thêm vào. Sau ó chúng ta quay l i Folder ho c i t ưng mà chúng ta c n ph i Security r i ti n hành làm nh ư trên. hi u k và thu n th c các k n ng này chúng ta s xem xét l i các v n trên trong ph n qu n tr m ng máy tính. Giáo trình TIN V N PHÒNG 25
2.9. T o Folder + t o ra 1 Folder trên Desktop ho c trên 1 c a s nào ó, chúng ta kích chu t ph i trên n n Desktop ho c c a s xu t hi n menu ng n + Ch n New- sau ó ch n Folder Khi ó màn hình xu t hi n New Folder, chúng ta i tên thành tên th ư mc c a chúng ta. Nh ư v y 1 th ư m c m i ã ưc t o trong c a s hi n hành (c ng là trên Desktop, trong a ho c th ư m c hi n hành). 2.10. T o Shortcut: ng d n n t p tin thi hành + ôi khi chúng ta c n ph i t o ra 1 bi u t ưng trên Desktop i di n cho 1 tp tin thi hành (ch ư ng trình ng d ng) ho c 1 t p tin nào ó mà chúng ta quan tâm c bi t ( c bi t b i vì không th có quá nhi u bi u t ưng trên màn hình). Tư ng t nh ư các bi u t ưng khác trên Desktop, chúng ta ch c n kích úp chu t thi tp tin t ư ng ng s ưc thi hành. + T ư ng t nh ư Folder, t o ra 1 Shortcut trên Desktop ho c trên 1 c a s nào ó, chúng ta kích chu t ph i trên n n Desktop ho c c a s xu t hi n menu ng n. Ch n New, + Sau ó ch n Shortcut Giáo trình TIN V N PHÒNG 26
Kích vào ây ch n t p tin thi hành Ch n OK + Khi c a s hi n ra chúng ta có th gõ ưng d n t i t p thi hành ho c ch n tìm t p trong ca s Browse + C ti p t c b ng cách kích chu t vào nút Next> c a c a s t o + Hãy in vào tiêu d cho Shortcut và kích chu t vào Finish 2.11. T o t p tin (File) trong th m c hi n th i. So n th o t p .BAT To 1 t p tin + Chúng ta c ng có th t o ra 1 t p tin v n b n ho c 1 t p tin thi hành có d ng v n bn ho c 1 file nào ó trong th ư m c hi n th i + T ư ng t nh ư t o m t Shortcut m i, t o ra 1 File v n b n ho c file có ki u nào ó (Windows có th nh n d ng) trên Desktop ho c trên 1 c a s nào ó, chúng ta kích chu t ph i trên n n Desktop ho c c a s xu t hi n menu ng n. Ch n New, ch n ki u File trong danh sách d ưi Shortcut Ch n ki u File mu n t o Giáo trình TIN V N PHÒNG 27
+ Xu t hi n bi u t ưng File m i, i tên cho File m i + Kích úp chu t vào bi u t ưng m i t o File v n b n b ng trình so n th o ho c các File có ki u khác ( nh, video, âm thanh, b ng tính ) b ng các ch ư ng trình chuyên bi t. 2.12. Ch y ch ơ ng trình trên c a s Run 1. Ch y 1 ch ươ ng trình: Chúng ta có th ch y 1 t p tin thi hành ho c m 1 t p tin b ng cách kích úp chu t vào bi u t ưng c a nó (trên Desktop hay trên c a s ch a nó) 2. Chúng ta c ng có th th c hi n iu này b ng cách s d ng c a s Run: + Kích chu t vào nút Start + Ch n th c n Run Gõ ưng d n, th ư mc và tên t p ho c + Sau ó ch n OK (ho c nh n Enter) ch y ch n Browse tìm t p ch ưng Chú ý: Không nh ng ch ch y 1 ch ư ng trình, chúng ta còn có th : trình - M c a s Folder THUCHANH n u gõ vào E:\thuchanh - Có th k t n i v i 1 máy trên m ng n u bi t a ch IP c a máy VD: gõ \\192.168.254.5 - Có th k t n i v i 1 máy trên m ng n u bi t tên máy Giáo trình TIN V N PHÒNG 28
VD: gõ \\PC05 - Vào 1 trang WEB n u bi t a ch c a trang VD: n u mu n vào trang ch VDC hãy gõ và nh n Enter 2.13.Gi i thi u m t s ti n ích trên Windows 2.13.1. Windows Explorer: ã trình bày trong ph n c a s Folder ch y c a s Windows Explorer ta kích chu t ph i vào nút Start, ch n Explore 2.13.2. Tìm ki m trên Windows tìm ki m 1 Folder, 1 File chúng ta có cách l a ch n: 1. Ch n nút Start - Ch n Search : Giáo trình TIN V N PHÒNG 29
Tìm Files or Folders: tính n ng tìm ki m này r t m nh, nó cho phép ng ưi dùng tìm t t c các th ư m c và t p k c khi bi t khá ít thông tin v nó Gõ on Gõ tên t p ho c Text mà t p th ư m c vào ây vn b n ch a Gõ tên t p, th ư m c c n tìm vào ô Search for files or Folders named, c ng có th ch c n gõ c m ch cái (t ) ch a trong tên c a nó, c ng có th gõ thêm c nh ng t i di n T i di n là gì? T i di n là t có th thay th cho 1 t hay nhi u t khác. Ví d : * i di n cho t t c các t và chu i có dài khác nhau, ? là t i di n cho 1 ký t nào ó, a?? s i di n cho các chu i b t u b ng ký t a và có dài b ng 3 Nu c n tìm t t c các t p d li u DBF ta s gõ vào ô Search for files or Folders named là: *.DBF Nu c n tìm t t c các t p d li u và th ư m c b t u b ng A và có 4 ký t ta s gõ vào ô Search for files or Folders named là: A??? Sau ó ta s ch n a ch a t p c n tìm, k c là1 Share có trên m ng và bm vào Search Now. K t qu tìm ki m s hi n ô bên c nh. Có th tìm ki m 1 t p v n b n có ch a 1 on text nào ó b ng cách gõ on text ó vào ô Containing Text Giáo trình TIN V N PHÒNG 30
Có th tìm ki m máy tính, trang Web, ng ưi s d ng trên m ng v i các l a ch n còn l i 2. Ch n nút Search trên thanh công c c a c a s các Folder Ca s Search Results hi n ra, các thao tác hoàn toàn t ư ng t nh ư trên. 2.13.3. So n th o v n b n trên Windows 1. So n th o v n b n b ng Notepad Ch n nút Start - Programs - Accessories - Notepad M t c a s so n th o v n b n hi n ra v i các ch c n ng so n th o v n b n: Có th gõ ưc 1 ký t t i con tr Text (nh p nháy) Có th gõ ưc d u cách (Space) Có th di chuy n con tr Text n v trí nào ó trên v n b n b ng các phím m i tên, end, home, page down, page up và b ng tr chu t Có th chèn thêm ký t ho c xoá ký t t i v trí con tr (Del) ho c phía tr ưc con tr (Backspace) Có th ng t dòng (Enter) Có th copy, c t, dán, xoá on v n b n ã ánh d u Có th ghi l i thành t p trên a Có th g i l i t p t a, xem và s a ch a Có th in ra gi y v n b n v a so n th o ho c t 1 t p v n b n Trên ây là nh ng ch c n ng c b n nh t c a m t h so n th o v n b n, tuy nhiên Notepad còn có th làm ưc nhi u h n th : Thay i ch Font (Ti ng Vi t) Tìm ki m và thay th 1 xâu ký t Giáo trình TIN V N PHÒNG 31
2. So n th o vn b n b ng WordPad Là 1 h so n th o v n b n phong phú h n Notepad (*.TXT), các t p c a WordPad có ph n m r ng ( uôi) là *.RTF (Rich Text Format). Hn n a WordPad có nhi u công c h tr cho vi c so n th o (menu, tool) 3. So n th o v n b n b ng MS Word Winword không ph i là 1 ti n ích trên Windows, nó n m trong 1 b ph n m m ng dng v n phòng riêng bi t: Microsoft Office. ây là h so n th o v n b n hoàn ho, h n th n a nó còn có th làm vi c nh ư 1 ph n m m ch b n in t (m t công vi c quan tr ng trong n loát). Chúng ta s ưc h c s d ng Winword trong môn Tin h c v n phòng. 2.13.4. In n trên Windows Khi chúng ta mu n 1 máy in k t n i v i máy tính c a chúng ta có th in ưc thì vi c u tiên chúng ta ph i làm là cài t ph n m m iu khi n máy in (Driver). Trên Windows 2000 có h u h t Driver c a các máy in hi n hành. Có hai ki u k t n i máy tính v i máy in: Ki u k t n i tr c ti p b ng c ng song song (parallel) Thông qua h th ng m ng Lan n máy ch in trên m ng ho c máy in m ng (Printer Server) Vi t t c các ng d ng ch y trên Windows n u có in n nhìn chung chúng ta không ph i cài t l i máy in mà ch c n ch n tên máy ã ưc cài t s n trên Windows ( ph n Printers ) 1. Cài t máy in Giáo trình TIN V N PHÒNG 32
Máy in Local: Ch n Start - Settings - Printers Ch n Add Printer, ch n Next Ch n Local Printer và Automatically detect and install my Plug and Play computer sau ó ch n Next Windows s t nh n ra máy in ang k t n i v i máy tính c a b n và s t ng cài t Driver cho nó Tr ưng h p Windows không có Driver cho 1máy in l , chúng ta ph i s d ng a cài t i kèm (cài t b ng tay) N u chúng ta mu n máy in c a chúng ta là máy ch in trên m ng (Printer Server) chúng ta ph i t tên Share cho máy. Cu i cùng ch n Finish. Máy in m ng Cách cài t c ng không khác m y so v i máy Local Ch n Start - Settings - Printers Ch n Add Printer, ch n Next Ch n Network Printer và ch n Next Gõ vào tên máy ch in và tên c a máy in ã ưc Share trên m ng. N u không bm Next Browse các Printers trên m ng ch n Giáo trình TIN V N PHÒNG 33
Sau khi ch n tên c a máy in m ng và ch n Next ta có th ch n máy in này có ph i là ng m nh (Default) hay không? Cu i cùng là Finish. 2. Thi t l p c u hình Page Setup Khi ã cài t xong Driver máy in cho Windows, chúng ta có th s d ng ngay các ch ư ng trình in n v n b n, tranh v c a các ch ư ng trình ti n ích trên Windows ho c các ng d ng ưc cài t trên Windows. ph n in ra gi y theo ý mu n ng ưi ta th ưng s d ng l a ch n Page Setup c a m i ng d ng thi t l p hình dáng trang in ra. Thông th ưng là các thi t l p v c gi y: A4, B3 , h ưng c a trang gi y: ng, n m, l : trên d ưi, phân c t tu theo quan im c a m i ng dng. Ví d : c u hình Page Setup c a Paint Giáo trình TIN V N PHÒNG 34
V. MNG MÁY TÍNH (NETWORK) 1. M ng máy tính là gì ? Mng máy tính (network) là m t t p h p các máy tính ưc k t n i v i nhau trao i và chia s thông tin. Chúng ta bi t r ng máy tính cá nhân là m t công c r t h u ích x lý d li u nh ư so n th o v n b n, t o b ng tính song nó ch ưa th cho phép trao i d li u v i các máy tính khác m t cách nhanh chóng. Ch ng h n n u mu n ng ưi khác s d ng ho c s a i m t v n b n mà b n t o ra, b n ph i in v n b n ó ra gi y ho c sao chép ra a m m. Và khi ng ưi ó thay i n i dung v n b n, b n ph i ch nh l i nó trên máy ho c copy t a m m vào máy tính. Rõ ràng là iu này gây m t nhi u th i gian và công s c. Ph ư ng th c làm vi c nh ư v y ưc g i là làm vi c trong môi tr ưng c l p (stand alone environment). Mng máy tính ra i nh m chia s (share) nh ng gì mà m t máy tính có v i các máy tính khác. Nó có nh ng ưu im : - Cho phép dùng chung các tài nguyên nh ư file d li u, ch ư ng trình ng dng, máy in, modem - Cho phép trao i d li u gi a các ti n trình, tính toán phân tán. - Bo m tính h p nh t c a d li u. - Cho phép trao i th ư tín v i nhau m t cách d dàng và nhanh chóng. Hình 5.1. M ng máy tính. Giáo trình TIN V N PHÒNG 35
Ngày nay vi c thành l p m ng máy tính (networking) và k t n i m ng ã tr thành nhu c u thi t yu c a các t ch c và cá nhân. iu ó ưc minh ch ng rõ ràng qua s ra i và bùng n c a m ng toàn c u Internet mà chúng ta s c p trong các ph n ti p theo. 2. Ph m vi c a m ng Da trên kho ng cách gi a các máy tính trong m ng, ng ưi ta phân lo i m ng nh ư sau: - LAN (Local Area Network) : Là m ng c c b , k t n i các máy tính trong mt khu v c bán kính h p, th ưng thì kho ng vài tr m mét. M ng LAN có tc k t n i cao và th ưng dùng cáp xo n, cáp ng tr c hay cáp quang. Lo i m ng này th ưng ưc s d ng trong n i b m t c quan hay t ch c. Các LAN k t n i l i v i nhau thành m ng WAN. - MAN (Metropolitan Area Network) : M ng MAN k t n i các máy tính trong ph m vi m t thành ph . T c truy n tin m ng này t kho ng 50-100 Mbps. - WAN (Wide Area Network) : Là m ng di n r ng, k t n i máy tính trong n i b qu c gia, hay gi a các qu c gia trong cùng m t châu l c. Thông th ưng kt n i này ưc th c hi n thông qua m ng vi n thông. Các WAN k t n i vi nhau thành GAN. - GAN (Global Area Network) : M ng toàn c u, k t n i máy tính t các châu lc khác nhau. K t n i th ưng ưc th c hi n thông qua h th ng v tinh. Hình 5.2. M ng ph m vi l n. Giáo trình TIN V N PHÒNG 36
3. Ki u k t n i m ng (Topology) 3.1. Ki u BUS ây là ki u t ch c n gi n nh t. T t c các máy tính ưc n i v i nhau qua m t ưng cáp truy n (backbone cable), th ưng là cáp ng tr c. Ki u Bus có ưu im là giá r , d l p t và v n hành n gi n, ng ưc l i nó có nh ưc im là toàn b m ng s b h ng khi m t k t n i trong m ng b h ng. Hình 5.3. K t n i m ng ki u BUS. 3.2. Ki u RING Các máy tính ưc n i v i nhau t o thành m t vòng tròn. truy n d li u, m t th bài (token) s liên t c luân chuy n quanh vòng tròn, ch khi nào máy tính nh n ưc th bài thì nó m i ưc phép truy n d li u. Trên th c t máy tính trong m ng ki u vòng không ưc k t n i d ưi d ng vòng mà s ưc n i v i m t b phân ph i (Multistation Access Unit). 3.3. Ki u STAR Hình 5.4. M ng ki u RING. Giáo trình TIN V N PHÒNG 37
Trong ki u hình sao, các máy tính ưc n i v i m t thi t b trung tâm g i là Hub, thi t b này có nhi m v m b o k t n i gi a các máy tính v i nhau. Không gi ng nh ư ki u BUS, ki u STAR khi ta g ra m t k t n i thì toàn b m ng v n ho t ng bình th ưng. Tuy nhiên thit l p m ng ki u này t n kém h n vì ph i c n n thi t b Hub. Ngoài ra kho ng cách t i a t các nút t i trung tâm c ng b h n ch (nh h n 100 m). Tuy v y ki u hình sao v n ngày càng ưc s d ng ph bi n trong vi c thi t t m ng. Hình 5.5. M ng ki u STAR. 4. Mô hình m ng 4.1. M ng ngang hàng (Peer-To-Peer) mô hình này, các máy tính trong m ng có ch c n ng ngang hàng nhau, m t máy tính có th t do chia s các tài nguyên c a mình và có th truy c p vào các tài nguyên chia s c a các máy khác. Hình 5.6. Mô hình ngang hàng. Giáo trình TIN V N PHÒNG 38
u im c a m ng ngang hàng là chi phí v n hành m ng r và d dùng. Song nh ưc im c a nó là khó qu n tr và an toàn không cao. M ng ngang hàng th ưng ưc dùng v i ít máy tính và trên ó không c n òi h i m c an toàn cao. Mt s h iu hành nh ư Windows NT hay Windows 2000 u h tr s n nh ng ch c n ng c a m ng ngang hàng. 4.2. Mô hình khách-ch (Client – Server) mô hình khách-ch , có m t máy tính trong m ng óng vai trò máy ch , nó cung cp các d ch v cho các máy còn l i (máy khách) ch ng h n nh ư truy c p c s d li u, s d ng máy in, modem Vì là máy ph c v nên máy ch th ưng là m t máy tính có c u hình cao còn máy khách có th là m t máy bình th ưng. Hình 5.7. Mô hình khách -ch . Trong mô hình khách-ch thu n túy, các máy khách ch có th liên l c ưc v i máy ch , nh ư v y có s qu n tr c a máy ch i v i các máy khách, ây là thu n li chính c a mô hình khách-ch . u im c a mô hình này là : - Tài nguyên ưc t p trung t i máy ch , iu này tránh ưc s d ư th a và mâu thu n d li u. - an toàn m ng cao. - Máy ch có th qu n tr ưc các máy khách. Nh ưc im : - Chi phí cao do òi h i máy ch ph i m nh. - Máy ch chính là m t xích duy nh t m b o an toàn cho m ng, khi m t xích này b h ng thì m ng có th b h ng. Giáo trình TIN V N PHÒNG 39
5. Các thi t b m ng 5.1. Cáp m ng Cáp xo n Cáp xo n g m có các c p dây cách in xo n vào nhau. M t dây mang tín hi u còn dây kia có ch c n ng kh nhi u. Cáp xo n th ưng ưc s d ng trong các m ng in tho i và c ng là kiu cáp ít t n kém nh t cho m ng máy tính. H u h t các mng LAN u có m t on k t n i b ng cáp xo n. Ngoài cáp xo n còn có các ki u cáp khác là cáp ng tr c và cáp s i quang. Cáp ng tr c Lo i cáp này g m m t s i d n b c b i ch t cách in, ti p theo là l p l ưi ng có nhi m v kh nhi u, bên ngoài cùng là v cách in. Cáp ng tr c th ưng ưc s d ng trong công nghi p vô tuy n c ng nh ư trong các m ng máy tính nh ư m ng Ethernet. M c dù t h n so v i cáp in tho i, song cáp ng tr c ít b nhi u và có th mang ưc nhi u d li u h n. Cáp quang Công ngh cáp quang s d ng s i th y tinh ho c s i nh a truy n tín hi u. M i dây cáp quang là m t bó các s i có kh n ng truy n tín hi u b ng ánh sáng. Các ưu im c a cáp quang so v i các lo i cáp kim lo i khác là : - Có th mang nhi u d li u h n. - Ít b nh h ưng b i nhi u. - Nh và nh h n cáp kim lo i. - D li u truy n d ưi d ng s . Tuy nhiên cáp quang t h n cáp kim lo i, nó d gãy và khó c t h n cáp kim lo i. Cáp quang ngày càng tr nên ph bi n trong các m ng in tho i c ng nh ư m ng máy tính. Nó ưc ánh giá là công ngh truy n tin c a t ư ng lai. Giáo trình TIN V N PHÒNG 40
5.2. Card m ng Mt thành ph n khác không kém ph n quan tr ng trong m ng là card m ng hay còn gi là card giao di n m ng (Network Interface Card). Card m ng ưc c m vào các khe m r ng trong máy tính (trên b ng m ch ch ) và có u n i v i cáp m ng, nó có nhi m v truy n và nh n tin gi a các máy tính v i nhau thông qua cáp m ng. Hi n nay card m ng th ưng h tr cáp xo n ho c c cáp xo n và cáp ng tr c. 5.3. M t s thi t b m ng khác - Repeater Trong mt m ng LAN, gi i h n c a cáp m ng là 100m (cho lo i cáp m ng CAT 5 UTP – là cáp ưc dùng ph bi n nh t), b i tín hi u b suy hao trên ưng truy n nên không th i xa hn. Vì v y, có th k t n i các thi t b xa hn, m ng c n các thi t b khu ch i và nh th i l i tín hi u, giúp tín hi u có th truy n d n i xa h n gi i h n này. Repeater là m t thi t b có vai trò khu ch i tín hi u v t lý u vào và cung c p n ng l ưng cho tín hi u u ra có th n ưc nh ng ch ng ưng ti p theo trong m ng. in tín, in tho i, truy n thông tin qua s i quang và các nhu c u truy n tín hi u i xa u c n s d ng Repeater. - Hub Hub ưc coi là m t Repeater có nhi u cng. M t Hub có t 4 n 24 c ng và có th còn nhi u h n. Trong ph n l n các tr ưng hp, Hub ưc s d ng trong các m ng 10BASE-T hay 100BASE-T. Khi ki u mng là hình sao (Star topology), Hub óng vai trò là trung tâm c a m ng. V i m t Hub, khi thông tin vào t m t c ng và s ưc ưa n t t c các c ng khác. Hub có 2 lo i là Active Hub và Smart Hub. Active Hub là lo i Hub ưc dùng ph bi n, c n ưc c p ngu n khi ho t ng, ưc s d ng khu ch i tín hi u n Giáo trình TIN V N PHÒNG 41
và cho tín hi u ra nh ng c ng còn l i, m b o m c tín hi u c n thi t. Smart Hub (Intelligent Hub) có ch c n ng t ư ng t nh ư Active Hub, nh ưng có tích h p thêm chip có kh n ng t ng dò l i - r t h u ích trong tr ưng h p dò tìm và phát hi n li trong m ng. - Bridge Bridge ưc s d ng ghép n i 2 m ng t o thành m t m ng l n duy nh t. Bridge ưc s d ng ph bi n làm c u n i gi a hai m ng Ethernet. Bridge quan sát các gói tin ( packet ) trên m i m ng. Khi th y m t gói tin t m t máy tính thu c mng này chuy n t i m t máy tính trên m ng khác, Bridge s sao chép và g i gói tin này t i m ng ích. u im c a Bridge là ho t ng trong su t, các máy tính thu c các m ng khác nhau v n có th g i các thông tin vi nhau n gi n mà không c n bi t có s "can thi p" c a Bridge. M t Bridge có th x lý ưc nhi u l ưu thông trên m ng nh ư Novell, Banyan c ng nh ư là a ch IP cùng m t lúc. Nh ưc im c a Bridge là ch k t n i nh ng m ng cùng lo i và s d ng Bridge cho nh ng m ng ho t ng nhanh s khó kh n n u chúng không n m g n nhau v m t vt lý. - Switch Switch ôi khi ưc mô t nh ư là m t Bridge có nhi u c ng. Trong khi m t Bridge ch có 2 c ng liên k t ưc 2 segment m ng v i nhau, thì Switch l i có kh n ng k t n i ưc nhi u segment l i vi nhau tu thu c vào s c ng (port) trên Switch. C ng gi ng nh ư Bridge, Switch c ng "h c" thông tin c a m ng thông qua các gói tin (packet) mà nó nh n ưc t các máy trong m ng. Switch s d ng các thông tin này xây d ng lên b ng Switch, b ng này cung c p thông tin giúp các gói thông tin n úng a ch . - Router Router k t ni hai hay nhi u m ng IP v i nhau. Các máy tính trên mng ph i "nh n th c" ưc s Giáo trình TIN V N PHÒNG 42
tham gia c a m t router, nh ưng i v i các m ng IP thì m t trong nh ng quy t c ca IP là m i máy tính k t n i m ng u có th giao ti p ưc v i router. u im c a Router: V m t v t lý, Router có th k t n i v i các lo i m ng khác l i vi nhau, t nh ng Ethernet c c b t c cao cho n ưng dây in tho i ưng dài có t c ch m. Nh ưc im c a Router: Router ch m h n Bridge vì chúng òi h i nhi u tính toán hn tìm ra cách d n ưng cho các gói tin, c bi t khi các m ng k t n i v i nhau không cùng t c . M t m ng ho t ng nhanh có th phát các gói tin nhanh hn nhi u so v i m t m ng ch m và có th gây ra s ngh n m ng. Do ó, Router có th yêu c u máy tính g i các gói tin n ch m h n. M t v n khác là các Router có c im chuyên bi t theo giao th c - t c là, cách m t máy tính k t n i m ng giao ti p v i m t router IP thì s khác bi t v i cách nó giao ti p v i m t router Novell hay DECnet. - Gateway Gateway cho phép n i ghép hai lo i giao th c v i nhau. Ví d : mng c a b n s d ng giao th c IP và m ng c a ai ó s d ng giao th c IPX, Novell, DECnet, SNA ho c m t giao th c nào ó thì Gateway s chuy n i t lo i giao th c này sang lo i khác. Qua Gateway, các máy tính trong các m ng s d ng các giao th c khác nhau có th d dàng "nói chuy n" ưc v i nhau. Gateway không ch phân bi t các giao th c mà còn còn có th phân bi t ng d ng nh ư cách b n chuy n th ư in t t m ng này sang m ng khác, chuy n i m t phiên làm vi c t xa - Modem Mt thi t b khác k t n i m ng thông qua ưng in tho i là modem (modulation and demodulation). Thi t b này có nhi m v chuy n tín hi u s t máy tính thành tín hi u t ư ng t r i truy n qua ưng in tho i và ng ưc li, nó nh n tín hi u t ư ng t t ưng in tho i r i chuy n thành tín hi u s và ư a vào máy tính. Có 2 lo i modem là modem l p trong (gi ng nh ư card m ng) và modem l p ngoài. Giáo trình TIN V N PHÒNG 43
6. Giao th c (Protocol) và a ch IP (Internet Protcol) 6.1. Giao th c Giao th c là m t t p h p các tiêu chu n trao i thông tin gi a hai h th ng máy tính ho c hai thi t b máy tính. Nó là nh ng “quy ưc” v khuôn d ng d li u và cách th c truy n d li u trong m ng. Giao th c th ưng ưc thi t k t sao cho vi c trao i thông tin trong m ng là hi u qu nh t. Mt s giao th c áng chú ý là TCP/IP là giao th c truy n tin c b n trên Internet, HTTP là giao th c truy n siêu v n b n, FTP là giao th c truy n file, SMTP là giao th c truy n th ư in t 6.2. a ch IP trao i thông tin v i m t máy tính khác nh ư truy n file, g i email , b n c n ph i bi t a ch c a máy tính ó, a ch này g i là a ch IP. Trên Internet, m i máy tính u có m t a ch IP duy nh t, nó là m t dãy s dài 32 bit và chia làm 4 ph n (octet) phân cách nhau b i d u ch m. VD : 216.77.133.249 d ng nh phân 11011000.01001101.10000101.11111001 a ch IP cho bi t máy tính là máy nào và thu c m ng nào. Ph n thông tin v m ng ưc c p cho các ISP b i t ch c InterNIC, d a trên c li u c a IANA (Internet Assigned Numbers Authority). Sau ó các ISP s c p ph n a ch máy cho các máy trong m ng mà nó qu n lý. xác nh m t a ch IP là máy nào và thu c m ng nào, iu ó ph thu c vào lp (class) c a a ch ó. Có 5 l p a ch IP là l p A, l p B, l p C, l p D và l p E. Các l p a ch IP. • Lp A : Các a ch thu c l p A b t u b ng bit 0, ti p theo là 7 bit xác nh m ng và 24 còn l i xác nh máy trong m ng. Nh ư v y trong l p A có th có 126 m ng và m i m ng có th có 16,777,214 máy. Các a ch l p A nm trong kho ng t 1.x.x.x n 126.x.x.x Giáo trình TIN V N PHÒNG 44
Lp A là l p các a ch c a m ng c l n. • Lp B : Các a ch thu c l p B b t u b ng hai bit 10, ti p theo là 14 bit xác nh m ng và 16 bit còn l i xác nh máy trong m ng. Nh ư v y trong lp B có th có 16,384 m ng và m i m ng có th có 65,532 máy. Các a ch lp B n m trong kho ng t 128.0.x.x n 191.255.x.x Lp B là l p các a ch c a m ng c v a. • Lp C: Các a ch thu c l p C b t u b ng ba bit 110, ti p theo là 21 bit xác nh m ng và 8 bit còn l i xác nh máy trong m ng. Nh ư v y trong lp C có th có 2,097,152 m ng và m i m ng có th có 254 máy. Các a ch lp C n m trong kho ng t 192.0.0.x n 223.255.255.x Lp C là l p các a ch c a m ng c nh . • Lp D: a ch l p D dành cho m ng multicast (truy n d li u n nhi u máy cùng m t lúc). a ch thu c l p này b t u b ng b n bit 1110, ti p theo là a ch multicast. a ch l p này n m trong kho ng t 224.x.x.x n 239.x.x.x • Lp E: a ch l p E s ưc dùng trong t ư ng lai, nó b t u b ng n m bit 11110. a ch l p này n m trong kho ng t 240.0.0.x n 247.255.255.255 Trên windows 2000, b n có th bi t a ch IP c a máy mình thông qua l nh IPCONFIG trong c a s Console. 7. S d ng m ng v i Windows 2000 7.1. Giao th c NetBEUI Cc giao th c NetBIOS - h th ng xu t nh p chu n trên ng NetBEUI - giao di n ng ư i ng m rng trong NetBIOS ư c IBM Microsoft thi t k ng h tr giao ti p trong môi tr ư ng v a . Hai giao th c n y u ưc s d ng trong môi tr ư ng Windows, Microsoft thay th NetBEUI b ng giao th c ng ph ng nh t TCP/IP, nh ưng v n n h tr NetBEUI. NetBEUI mt giao th c truy n d n ch ng v i NetBIOS, i NBF (NetBEUI Frame) trong môi tr ư ng Microsoft. Nm 1985, IBM t tri n giao th c n y nh giao th c truy n d n ng cho c LAN c va . Microsoft h tr NetBEUI thông qua c n ph m ng nh ư: Windows 95, Windows 98, Windows NT. NetBEUI mt giao th c nên không tng ng, không ch c n ng nh tuy n. Giao th c n y hp v i c ng c b . Không th o xây dng liên ng b ng giao th c n y, i ng TCP/IP. Giáo trình TIN V N PHÒNG 45
- Control Panel – Network and Dial-up Connections - Kích chu t ph i lên Local Area Connection - Ch n Install - Ch n Protocol - Ch n NetBEUI 7.2. Giao th c IPX/SPX ây là giao th c ng Novell Netware Giao th c t ng a ng Netware nguyên y IPX (Internetwork Packet Exchange:trao i i tin liên ng). bt ngu n t XNS (Xerox Network System: H th ng ng Xerox) ư c xây d ng t th p niên 70. Hi n nay, mt s h iu nh ng c, bao g m Windows NT, c giao th c IPX, ng s p x p i o ra nng ph i h p t ng v i Netware ng nh ư v i c nh ng ng hay thi t tư ng ch v i Netware. Mt s client ng ng h tr c giao th c a Novell Netware, trong MicroSoft Windows. ng gi ng nh ư IP (Internet Protocol), IPX giao th c liên ng, cung c p c ch truy n d li u. c giao th c liên ng t ng trên c t ng, gm c ch ư ng. c nh viên c a b giao th c Novell Netware SPX (Sequenced Packet Exchange: Trao i i tin nh t ), trong t ng chuy n i. Khi so nh v i b giao th c TCP/IP, IPX cung c p nh ư ng c ch liên ng t ư ng t vi IP, SPX cung c p c ch tng truy n i t ư ng ư ng v i TCP (Transmission Control Protocol). IPX IP u c giao th c truy n d li u phi liên k t, trong khi SPX TCP u c giao th c h ư ng liên kt. Giáo trình TIN V N PHÒNG 46
7.3. Giao th c TCP/IP (Transfer Control Protocol/Internet Protocol) Giao th c truy n thông và Internet ây là giao th c ưc s d ng r ng rãi nh t trên Internet Mi m t nút trên m ng s xác nh 1 a ch IP: 192.168.254.5 i ' - Control Panel – Network and Dial-up Connection - Kích chu t ph i lên Local Area Connection - Ch n Install - Ch n Protocol - Ch n TCP/IP 7.4. Thay i a ch IP - Control Panel – Network and Dial-up Connections Giáo trình TIN V N PHÒNG 47
- Kích chu t ph i lên Local Area Connection - Ch n TCP/IP - Ch n Properties - Gõ ð a ch IP 7.5. K t n i v i mng LAN Thông th ưng khi n i máy tính c a b n v i m t m ng LAN, b n c n ph i bi t : - Máy tính c a b n có card m ng ch ưa? Có driver cho card không? Card ph i cm ngoài hay on board? - ã k t n i dây m ng v i m t máy tính khác ch ưa? Hay s d ng Modem truy c p LAN t xa? - Mô hình m ng là ngang hàng hay Clients/Server? - H iu hành m ng là Win hay Linux? Khi ã có t t c các iu ki n trên b n hãy b t tay vào k t n i m ng. Vi Win2000, khi cài t b n ã có th k t n i ngay v i LAN r i. H u h t các b ưc u t ng nhn thi t b và cài t Driver. Tr ưng h p các thi t b m ng không ho t ng có th vào Control Panel – Network and Dial-up Connections ki m tra li - Control Panel – Network and Dial-up Connections - Kích chu t ph i lên Local Area Connection Local Area Connection - Có th ch n thi t b k t n i t ư ng ng (Configure) - Ch n l a ho c thêm giao th c (Protocol), thêm thi t b k t n i, chia s tài nguyên Giáo trình TIN V N PHÒNG 48
7.6. Thay i ki u m ng LAN ôi khi chúng ta c ng c n ph i thay i l i tên vùng hay nhóm làm vi c trên LAN, khi ó b n s ch n c a s : - Control Panel – Network and Dial-up Connections - Ch n Network Indentification - Thay i Domain (Properties) - Sa i tên PC - Ch n ki u m ng ngang hàng ho c Cliens/ Server 7.7. Thêm ng ưi dïng (Users) Ðưa ng ưi dùng vào 1 nhóm làm vi c là nh m phân c p ng ưi s d ng m ng thành nhi u i t ưng s d ng khác nhau. Gom nhóm các Users c ng giúp cho ng ưi qu n tr m ng (Administator) n gi n h n quá trình thi t l p qu n tr an toàn m ng ca mình. Giáo trình TIN V N PHÒNG 49
- Control Panel – Users and Passwords - Ch n User - Ch n Properties - Ch n nhóm ho c tên nhóm trong Other 7.8. Thêm nhóm ng ưi dung (Groups) Giáo trình TIN V N PHÒNG 50
- Control Panel – Users and Passwords - Ch n Advanced - Kích chu t ph i lên Groups - New - t tên nhóm Local m i 7.9. Chia s tài nguyên (Share) Ti sao l i không chia s tài nguyên c a mình cho m i ng ưi trên m ng cùng s dng? N u không m ng còn có ý ngh a gi? 7.10. Ánh x a (Map Drive) Giáo trình TIN V N PHÒNG 51
- Kích chu t ph i vào My Network Places - Map Network Driver - Ch n tên Logic (F-Z) - Ch n thý m c Shered trên m ng 7.11. B k t n i v i ða m ng (Disconnect Network Drive) - Kích chu t ph i vào My Network Places - Disconnect Network Driver - Ch n tên 7.12. Qu n tr LAN Khi chúng ta là ng ưi qu n tr m ng chúng ta ph i s d ng Administrator Tools trong Control Panel Giáo trình TIN V N PHÒNG 52
7.13. DHCP(Dynamic Host Configuration Protocol) DHCP - Giao th c c a d ch v c p phát a ch IP ng trên máy ch . Trên các máy tr m ch c n ch n ch ng nh n IP t ng Giáo trình TIN V N PHÒNG 53
7.14. DNS (Domain Name System) Có 3 lo i a ch : V t lý, IP và DNS xác nh 1 nút trên m ng. DNS Server qu n lý tên vùng: chuy n i 1 a ch IP thành tên t ưng minh. Giáo trình TIN V N PHÒNG 54
CH Ơ NG II CH Ơ NG TRÌNH SO N TH O V N B N MICROSOFT WORD Giáo trình TIN V N PHÒNG 55
BÀI 1 – MICROSOFT OFFICE VÀ CÁC KHÁI NI ỆM C Ơ B ẢN I. GII THI U CHUNG V MICROSOFT OFFICE 1. L ch s phát tri n c a b công c MS Office Phiên b n u tiên c a b công c MS Office ưc gi i thi u n m 1989 nh ưng không ph i dành cho H H Windows mà l i dành cho H H Macintosh. i v i HH Windows, cu i n m 1989 u n m 1990 hãng Microsoft m i cho ra i phiên bn Office dành cho H H con c ưng c a mình. Trong phiên b n Office u tiên c a mình, Microsoft ã gi i thi u ba ng d ng: Microsoft Word , Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint . Phiên b n Microsoft Office 3.0 chính là phiên b n Office u tiên dành cho h iu hành Microsoft Windows. N m 1994, ánh d u s ra i c a phiên b n Microsoft Office 4.0 , g m có các ng d ng Word 6.0, Excel 5.0, PowerPoint 4.0, Mail và Access. Có m t iu h t s c chú ý ây là ng d ng Word l i ưc g i là Word 6.0 m c dù phiên b n tr ưc ó m i ch là Word 2.0. Mc ích c a vi c l y s hi u 6.0 cho Word là s d ng chung s hi u v i phiên b n Word dành cho H H Mac. Ngoài ra, trong th i gian này, ng d ng Word 6.0 còn có c 2 phiên b n dành cho Windows và dành cho DOS (còn ưc g i là Word for DOS) Phiên b n Microsoft Office 4.3 là phiên b n 16-bit cu i cùng và c ng là phiên b n cu i cùng dành cho các H H Windows 3.x, Windows NT 3.1 và Windows NT 3.5. Nm 1995, cùng v i s ra i c a H H Windows 95, mt phiên b n 32-bit ca HH Windows. Microsoft c ng gi i thi u b công c MS Office 95. MS Office 95 gm 2 n b n: Office 95 Standard và Office 95 Professional. Office 95 Standard bao gm Word, Excel, PowerPoint, và Schedule+. Office 95 Professional gm t t c các ng d ng nh ư c a Office 95 Standard và kèm theo c công c Access. Trong phiên b n Office 95, ng d ng Word 95, còn ưc bi t n v i cái tên Word 7.0. V c b n, Word 7.0 gi ng Word 6.0, nh ưng nó h tr ch 32-bit c a Windows 95, mà in hình là h tr tên t p tin dài ( long filename ), trong khi MS- DOS ch h tr tên t p tin dài n 8 ký t cho ph n tên, và 3 ký t cho ph n m rng. Phiên b n ti p theo, Microsoft Office 97 , ưc gi i thi u n ng ưi dùng nh ư là m t phiên b n có nhi u iu m i m . Trong phiên b n này, có hàng tr m c im c ng nh ư tính n ng m i ưc b sung. Nm 1999, phiên b n Microsoft Office 2000 ra m t ng ưi dùng. Giáo trình TIN V N PHÒNG 56
Ti p theo phiên b n Microsoft Office 2000, n m 2001, phiên b n Microsoft Office XP , ưc công b cùng v i s xu t hi n c a H H Windows XP, mt H H có nhi u s c i ti n áng k . Office XP cng là phiên b n Office cu i cùng h tr các dòng H H Windows 98/ME/NT 4.0. ng d ng Word trong phiên b n Office XP còn ưc g i là Word 2002 Nm 2003, Microsoft Office 2003 ưc công b . Trong phiên b n này, hãng Microsoft ã ưa thêm hai ng d ng m i là: Microsoft InfoPath and OneNote. Microsoft Office 2003 là phiên b n cu i cùng ưc h tr bi H H Windows 2000. Ngày 30/01/2007, Microsoft Office 2007 (hay còn g i là Office 12) ra m t. Ngày 21 tháng 05 n m 2008 hãng Microsoft công b b n vá l i Microsoft Office 2007 Service Pack 2, có h tr nh d ng ODF (OpenDocument Format) 2. MS Office và các n b n Trong m i phiên b n c a b công c Office, hãng Microsoft u gi i thi u n nhi u i tưng ng ưi dùng khác nhau các n b n khác nhau. M i n b n s có s l ưng các ng dng phù h p v i i t ưng s d ng VD: trong phiên b n MS Office 2007 m i nh t bao g m có các n b n nh ư sau Giáo trình TIN V N PHÒNG 57
Basic o Word o Excel o Outlook Standard o Word o Excel o Outlook o Powerpoint Home and Student Mobile Small Business o Word o Excel o Outlook o Powerpoint o Publisher o Accounting Express Professional Plus Professional o Word o Excel o Outlook o Powerpoint o Publisher o Accounting Express o Access Enterprise o Word o Excel o Outlook o Powerpoint Giáo trình TIN V N PHÒNG 58
o Publisher o Accounting Express o Access o OneNote o Infopath o Communicator o Groove Ultimate II. LÀM VI C V I CH Ơ NG TRÌNH MS WORD 2000 1. Kh i ng và thoát kh i ch ơ ng trình Microsoft Word 2000 1.1. Kh i ng Microsoft Word - Cách 1: Ch n Start/ Program/ Microsoft Word - Cách 2: Nu có Shortcut c a Microsoft Word trên Desktop, kích úp ph i chu t vào shortcut. 1.2. Thoát kh i Microsoft Word - Cách 1: Ch n File/ Exit - Cách 2: Di chuy n chu t n góc ph i trên cùng c a c a s , r i kích chu t vào nút có hình ch X. - Cách 3: n gi phím ATL + F4. 2. Các thành ph n trong c a s ng d ng Word 2.1. Thanh tiêu (Title bar) Thanh này trên cùng c a s Word và có m u xanh, trên ó ghi tên file ang m (n u có), còn không m c nh là file m i có tên là Document 1 và các nút phóng to/ thu nh / óng ca s . 2.2. Thanh menu chính (Menu bar) Thanh này ngay d ưi thanh tiêu , trên ó ch a các m c l nh chính c a Word. Có th dùng chu t/ phím nóng (b ng cách n phím ALT + ký t g ch chân c a m c l nh t ư ng ng) ch n menu l nh c n thi t. − File: Thao tác trên file nh ư óng/ m hay t o m i, ghi file − Edit: Sao chép, c t dán, xoá, tìm ki m các ký t khi so n th o. − View: Ch n cách hi n th màn hình so n th o, nh d ng v n b n − Insert: Chèn các i t ưng vào c n b n. − Format: nh d ng v n b n − Tools: Các c ng c tr giúp trong so n th o v n b n. − Table: Chèn b ng, nh d ng b ng bi u trong v n b n. Giáo trình TIN V N PHÒNG 59
− Windows: Các thao tác liên quan n c a s ng d ng. − Help: Làm vi c v i công c tr giúp ng d ng. 2.3. Thanh công c chu n (Standard bar) Ch a m t s l nh th ưng dùng, cho phép thao tác nhanh các l nh b ng cách nháy chu t vào các nút bi u t ưng ó. 2.4. Thanh nh d ng (Formatting) Cho phép th c hi n các thao tác iu ch nh nh d ng v n b n. 2.5. Th ưc (Ruler) Thông báo r ng c a l , vùng so n th o, và các im d ng Tab (n u có). 2.6. Vùng làm vi c Ni hi n th n i dung v n b n so n th o. Có th l a ch n cách hi n th vùng làm vi c, b ng cách ch n menu − View/ Normal: Cách hi n th v n b n bình th ưng. − View/ Page Layout: Hi n th v n b n d ưi d ng t ng trang A4. 2.7. Thanh cu n d c (Vertical scrollbar) Di d c bên ph i vùng làm vi c, có m i tên hai u mút và nút in khi n, cho phép hi n th các vùng v n b n b che khu t theo chi u dài c a v n b n. 2.8. Thanh cu n ngang (Horizontal scrollbar) Tư ng t thanh cu n d c, nh ưng n m bên d ưi vùng làm vi c, và cho phép hi n th các vùng b che khu t theo chi u ngang. 2.9. Thanh tr ng thái (Status) Nm áy c a s ng d ng, ngay d ưi thanh cu n ngang. Thanh này cho bi t hi n ang làm vi c trang (Page), ph n (Sec), t i ví trí (At), tr ng thái so n th o, 2.10. M t vài thanh công c khác − Drawing: h tr v hình kh i, các thao tác làm vi c v i hình v . − Database: các thao tác liên quan n c s d li u. − Picture: các thao tác v i tranh nh. − Tables and Borders: các thao tác v i b ng, vi n khung. − 3. Mt s thao tác cơ b n khi làm vi c trong MS Word 3.1. Di chuyn con tr trong màn hình so n th o: − Sang trái/ ph i m t ký t : Dùng phím / − Di chuy n lên/ xu ng m t dòng: Dùng phím / − Di chuy n lên/ xu ng m t on v n: CTRL + / − Di chuy n v u/ cu i dòng v n b n: Home/ End − Lên/ xu ng m t trang màn hình: Page Up/ Page Down Giáo trình TIN V N PHÒNG 60
− V u/ cu i c v n b n: CTRL + Home/ End − Xoá m t ký t t i v trí con tr : Dùng phím Delete − Xóa m t ký t phía tr ưc con tr : Dùng phím Backspace 3.2. T o m i m t file Ch n menu File/ New, OK ho c dùng t h p phím CTRL + N. 3.3. L ưu file ã so n th o - Cách 1: Dùng menu Ch n menu File/ Save t tên cho file, n u file ó ch ưa t tên OK - Cách 2: n gi CTRL + S và thao tác t tên c ng t ư ng t nh ư trên. 3.4. óng file - Cách 1: Dùng menu Ch n menu File/ Close N u xu t hi n c a s tho i h i có Save không, thì b m OK - Cách 2: n gi CTRL + W 3.5. M file ã có s n Ch n menu File/ Open N u xu t hi n c a s tho i, ch n v trí l ưu file, ch n file mu n m OK 3.6. Hi n th / gi u i thanh công c Nu thanh công c nào ang m thì có d u tích ( √) bên trái tên thanh ó. - Cách 1: Dùng menu Ch n menu View/ Toolbars L a ch n thanh công c t ư ng ng t menu. - Cách 2: b m ph i chu t vào thanh menu chính, ch n thanh công c t ư ng ng t menu. 3.7. Hi n th / gi u th ưc, thanh cu n − Th ưc: Ch n menu View, tích/ b tích Ruler − Thanh cu n: Ch n menu Tools/Options Ch n tab View, trong ph n Show: tích/ b tích nút Horizontal và Vertical scroll bar. OK Chú ý: m c Options dùng thi t l p các tùy ch n liên quan n môi tr ưng làm vi c. III. SO N TH O V N B N TI NG VI T Giáo trình TIN V N PHÒNG 61
so n th o ưc v n b n b ng ti ng Vi t, chúng ta c n ph i có và chú ý n 3 y u t sau: - Ch ư ng trình h tr gõ ti ng Vi t hay còn g i là b gõ - Máy tính c n ph i h tr Font ch ti ng Vi t - N m v ng qui t c nh p v n b n ti ng vi t 1. B gõ Ti ng Vi t: Là m t ch ư ng trình h tr cho ng ưi dùng có th nh p v n bn ti ng Vi t. Có r t nhi u ch ư ng trình gõ ti ng Vi t khác nhau: ABC, VietRes, BKED,v.v Hi n nay, hai ch ư ng trình gõ Ti ng Vi t ph bin nh t là Vietkey và Unikey Giao di n c a 2 ch ươ ng trình Vietkey 2000 và Unikey 3.61 2. Nh ng iu c n l u ý khi s d ng b gõ ti ng Vi t 2.1. Kh i ng b gõ ti ng Vi t − Cách 1: B m Start – Programs – Vietkey 2000 – Vietkey2000 − ho c Start – Programs – Unikey Vietnamese Input Method – Unikey − Cách 2: Kích úp vào shortcut c a Vietkey2000 ho c Unikey trên Desktop 2.2. B t/ T t ch gõ ti ng Vi t Khi kh i ng xong ch ư ng trình gõ ti ng Vi t, thông th ưng chúng ta s thu nh c a s ch ư ng trình xu ng khay h th ng (System tray) n m phía bên ph i c a thành Taskbar. Bi u t ưng c a ch ư ng trình s là ký t E ho c V. Trong quá trính s d ng, chuy n ch gõ t Ti ng Vi t sang ti ng Anh và ng ưc l i, ta s d ng t h p phím ATL + Z (ho c CTRL + SHIFT) 2.3. B ng mã Khi s d ng ch ư ng trình gõ ti ng Vi t, ta c n chú ý l a ch n b ng mã cho phù h p v i lo i font ch mà chúng ta ang dùng cho v n b n. C 2 ch ư ng trình Vietkey và Unikey Giáo trình TIN V N PHÒNG 62
u h tr t t cho nhi u lo i b ng mã khác nhau: TCVN3, VNI, VIQR, UTF-8, NCR Decimal, Unicode, v.v ti n s d ng, chúng ta ch quan tâm n 2 b ng mã là TCVN3 (8 bit) và Unicode (16 bit) 3. Font ch Ti ng Vi t Tư ng ng v i hai lo i b ng mã trên chúng ta c ng có hai lo i font (TCVN3, Unicode). phân bi t các lo i font này chúng ta l ưu ý nh ư sau: Font ch theo TCVN3 (8 bit) th ưng là các b font ưc cài t luôn vào h th ng khi chúng ta cài t ch ư ng trình gõ Ti ng Vi t (ABC, Vietkey). Tên c a các b font này th ưng có các ký t “ .Vn ” u tên font. VD: .VnArial ; .VnArialH ; .VnTime ; .VnTimeH ; v.v Font ch theo tiêu chu n Unicode (16 bit) là nh ng font có s n trong h th ng khi ta cài t H H Windows. Các phiên b n Windows 2000, Windows XP, Windows Vista h tr r t t t Unicode. V i các h iu hành c (Windows 98/95/NT) thì ng ưi dùng có th t i font Unicode v r i cài t vào máy. Các font theo tiêu chu n Unicode th ưng dùng ví d nh ư: Arial, Book Antiqua, Courier, Time New Roman, Verdana, Tahoma, Microsoft San Serif, v.v 4. Qui t c nh p v n b n Ti ng Vi t aa ⇒ â uw ⇒ ư x ⇒ d u ngã aw ⇒ dd ⇒ r ⇒ d u h i oo ⇒ ô ee ⇒ ê j ⇒ d u n ng ow ⇒ s ⇒ d u s c f ⇒ d u huy n Giáo trình TIN V N PHÒNG 63
BÀI 2. ĐỊNH D ẠNG VÀ HOÀN CH ỈNH V ĂN B ẢN I. NH D NG V N B N nh d ng ch y u là vi c trang trí các ký t - ki u, kích c và font c a chúng - s p x p và trình bày các Paragraph nh ư c n ch nh, xác nh l , kho ng cách gi a các dòng, các on vn b n. Bên c ch ó, nh d ng còn là vi c trang trí và trình bày các trang – các c t, các tiêu (Header – Footer), các khung vi n và n n trang trong tài li u. 1. Cách ch n/ ánh d u v n b n t o thu c tính thay i b t c thu c tính nào c a m t i t ưng, tr ưc tiên b n ph i ch n/ ánh d u i t ưng ó. 1.1. Ch n/ ánh d u kh i v n b n b t k - Cách 1: Dùng chu t Kích chu t nh v im b t u ánh d u n và di chu t n h t on c n ánh d u r i th chu t - Cách 2: Dùng phím Di chuy n con tr n v trí b t u ánh d u n gi SHIFT khi di chuy n con tr n h t on c n ánh d u Chú ý: N u kh i v n b n c n ch n b t u t u dòng, di chuy n chu t n l trái và có dng hình thì b m gi phím trái chu t khi di chuy n ch n kh i v n b n c n ánh d u. 1.2. Ch n/ ánh d u kh i v n b n c bi t - Kh i v n b n là m t t : t con tr chu t vào gi a t , r i kích úp chu t. - Kh i v n b n là m t on: t con tr chu t trong on ó và kích chu t ba l n. - Kh i v n b n là c tài li u: t con tr chu t lên u v n b n, n gi phím CTRL và kích chu t. Ho c có th ch n t h p phím CTRL+A. 2. Sao chép/ c t dán, xoá v n b n 2.1. Sao chép/ c t dán on v n b n Mu n thao tác trên on v n b n, on v n b n ph i ưc ánh d u tr ưc. - Cách 1: Dùng chu t Ch n kh i v n b n B m ph i chu t vào on v n b n ã ánh d u, ch n l nh Copy ( i v i sao chép)/ Cut ( i v i c t dán). Di chu t n ht v trí c n sao chép/ dán, sau ó b m ph i chu t vào v trí ó r i ch n Paste. - Cách 2: Dùng phím Ch n kh i v n b n B m gi CTRL + C ( i v i sao chép)/ CTRL + X ( i v i c t dán). Giáo trình TIN V N PHÒNG 64
Di chuuy n n v trí c n sao chép/ dán, và b m gi CTRL + V. Chú ý: Có th thao tác t ư ng t b ng dùng các l nh có s n trên th c n Edit. 2.2. Xoá on v n b n ánh d u on v n b n, r i n phím Delete. Chú ý: h y b 1 thao tác nào v a th c hi n, ch n menu Edit/ Undo, ho c dùng t h p CTRL+Z. B n có th tìm th y nút l nh t ư ng ng làm công vi c này trên thanh công c Standard. 3. nh d ng font ch trong v n b n Các thao thay i thu c tính ch trong v n b n g m các vi c sau: ch n ki u font ch , c ch , t o ch nghiêng/ m Có th dùng câu l nh trong m c l nh Format ho c dùng thanh nh d ng. Tuy nhiên, các thao tác này u qua các b ưc c b n sau: − Ch n/ ánh d u v n b n c n thay i thu c tính, − Th c hi n thao tác thích h p tác ng lên kh i v n b n ã ch n. 3.1. Thay i font ch , c ch , ki u ch , m u s c a. Dùng menu trên th c ơn chính ánh d u on v n b n c n thay i Ch n Format/ Font trên menu Khi c a s Font xu t hi n, ch n Font ch thích h p t h p Font Ch n ki u ch ngiêng/ m trong Font style Ch n c ch tu thích trong Size L a ch n màu ch trong m c Font Color N u mu n g ch chân v n b n ch n Underline style Ch n OK khi ã hoàn thành b. Thanh công c ánh d u on v n b n c n thay i Ch n Font, kích c , ki u ch , trên thanh công c . Chú ý: Có th nh d ng nh ư sau: Bôi en v n b n, b m ph i chu t vào kh i v n b n ã ch n, sau ó ch n Font trên menu v a xu t hi n. Các thao tác thay i thu c tính c ng th c hi n t ư ng t nh ư khi dùng menu chính. Nh n xét: T t c các cách th c hi n nêu trên u có th nh d ng ch theo ý mun. − Vi c thao tác nh d ng trên thanh công c ch có th làm t ng b ưc, t ng l a ch n. − S d ng c a s nh d ng, do c a s này có màn hình Preview nên ng ưi dùng d dàng quan sát s thay i trên kh i v n b n, c ng nh ư th c hi n ng lo t các thay i i vi kh i v n b n ó. 3.2. M t s ch c n ng khác trong nh d ng font Giáo trình TIN V N PHÒNG 65
Trong thay i thu c tính c a ch , vi c t o hi u ng Effect cho ch ôi khi c ng có tác dng. D ưi ây là m t s Effect hay s d ng, n u l a ch n Effect nào thì kích chu t vào ô vuông bên c nh Effect ó: − Superscipt: Ch s trên − Subscipt: Ch s d ưi − Shadow: To bóng cho ch − Smallscap: Ch hoa nh 3.3. Co dãn r ng ch và gi a các ký t Dùng tab Character Spacing trong ca s Font − Scale: Kéo dãn/ nén ch . − Spacing: Kéo dãn/ thu h p kho ng cách gi a các ký t , v i kích c xác nh b i ô By bên c nh. − Position: ư a v n b n lên cao/ xu ng th p so v i dòng c b n. 3.4. T o hi u ng cho c kh i v n b n Dùng tab Text Effect trong c a s Font, sau ó ch n trong h p Effect t ư ng ng nh ư nh p nháy n n v n b n, ch nh p nháy, 4. nh d ng Paragraph ( on v n b n) Mi on v n b n trong tài li u c n ph i iu ch nh ngang d c, trên d ưi, hay mang m t s c tính khác. C ng t ư ng t nh ư các ph n khác, on v n b n c n nh d ng c n ph i ưc ánh d u, n u không ánh d u, thì nh d ng s tác ng lên on v n b n nào ch a con tr v n b n. 4.1. iu ch nh ngang (Alignment) ánh d u Paragraph c n nh d ng. Ch n Format/ Paragraph trên thanh menu chính ho c b m ph i chu t vào vùng vn b n ã ánh d u và ch n Paragraph. Ch n ki u c n ch nh trong h p Alignment - Left: Cn l trái - Right: Cn l ph i - Centered: Cn l y tâm là gi a hai l , dàn dòng v hai phía - Justified: Cn th ng c l ph i và trái Ch n Indentation lùi dòng v n b n tính t mép l trái/ ph i - Left: Lùi dòng v n b n vào so v i l trái - Right: Lùi dòng v n b n vào so v i l ph i - Special: Các yêu c u khác cho các dòng c a on nh ư: First line: Dòng u tiên c a on v n b n Hanging: V trí b t u c a các dòng còn l i trong on v n b n. Giáo trình TIN V N PHÒNG 66
4.2. iu ch nh d c ánh d u Paragraph c n nh d ng. Ch n Format/ Paragraph trên thanh menu chính ho c b m ph i chu t vào vùng vn b n ã ánh d u và ch n Paragraph. Ch n ki u c n ch nh trong h p Line Spacing - Single: Kho ng cách gi a các dòng u nhau - 1.5 lines: Dòng trên cách dòng d ưi 1.5 dòng - Double: Dòng trên cách dòng d ưi 2 dòng - Multiple: Các dòng cách nhau m t kho ng tùy ch n Ch n OK khi ã ch n xong 4.3. iu ch nh kho ng cách so v i on v n b n trên/ d i ánh d u Paragraph c n nh d ng. Ch n Format/ Paragraph trên thanh menu chính ho c b m ph i chu t vào vùng vn b n ã ánh d u và ch n Paragraph. Ch n ki u c n ch nh trong h p Spacing - After: Kho ng cách so v i on v n b n phía trên - Before: Kho ng cách so v i on v n b n phía d ưi Ch n OK khi ã ch n xong 4.4. Dùng thanh Ruler nh d ng v n b n Có th dùng th ưc c n ch nh ngang m t Paragraph. hai u ánh d u vùng làm vi c có các nút iu khi n và . s d ng các nút này, di chuy n con tr chu t lên nút ó, b m và kéo di chuy n n v trí yêu c u. − First Line Indent: V trí b t u dòng u tiên c a Paragraph. − Hanging Indent: V trí b t u các dòng ti p theo c a Paragraph. − Left Indent: ánh d u kho ng cách c a on so v i l trái. − Right Indent: ánh d u kho ng cách c a on so v i l ph i. Nh n xét : Cách s d ng th ưc r t tr c quan và d s d ng nh ưng n u trong tr ưng h p cn nh d ng m t cách chính xác thì qu là khó kh n h n dùng ca s nh dng t ưng ng. 5. ánh s on v n b n nh n m nh on v n b n ho c ánh s các on v n b n trong tài li u ta s d ng: ánh d u các Paragraph c n ánh s hay ánh hoa th . Ch n Format/ Bullets and Numbering trên thanh menu chính ho c b m ph i chu t vào vùng v n b n ã ánh d u và ch n Bullets and Numbering. Khi ca s xu t hi n, l a ch n cách ánh d u b ng cách kích chu t vào m u ánh du trong ca s Giáo trình TIN V N PHÒNG 67
- Tab Bulleted: ánh d u b ng các bi u t ưng - Tab Numbered: ánh d u b ng s th t , ký t theo th t - Tab Outline: ánh d u theo h th ng phân c p Ch n OK khi ã ch n xong 5.1. Tab Bulleted − Có th l a ch n các m u bi u t ưng có s n b ng cách kích chu t vào m u ó, ho c thay i m u bullet b ng cách kích chu t vào nút Customize g n cu i ca s . − Khi xu t hi n c a s ti p theo, kích chu t vào Bullet, sau ó l a ch n bi u t ưng thay i trong c a s Symbol ngay sau ó. − Kt thúc ch n OK ch p nh n s thay i. 5.2. Tab Numbered − Tư ng t nh ư ch n Bullet, n u mu n thay i m t ki u ánh d u nào ch n nút Customize − Khi xu t hi n c a s Customize, th c hi n các thao tác nh ư nh d ng font ch (Number Format), ki u ánh s (Number Style), xác nh v trí ánh d u, v trí b t u vn b n (Text Position), − Kt thúc ch n OK ch p nh n s thay i. 6. nh d ng vi n khung, t o n n m cho v n b n Có th b sung khung vi n/ bóng cho m t ký t , m t t hay m t on v n b n th m chí cho c trang v n b n. Vi c nh d ng vi n khung u theo các b ưc sau: ánh d u các i t ưng c n vi n khung/ t o n n. Chn Format/ Border and Shading trên thanh menu chính ho c b m ph i chu t vào vùng v n b n ã ánh d u và ch n Border and Shading. Khi ca s xu t hi n, ti n hành các thao tác nh d ng vi n khung/ t o n n cho i tưng. Ch n OK ch p nh n nh d ng 6.1. Tab Border Dùng vi n khung cho ký t hay kh i v n b n.  Setting: L a ch n các ki u vi n khung - None: Lo i b ưng vi n - Box: Vi n khung bao quanh kh i v n b n ánh d u - Shadow: Vi n khung hình h p có bóng - 3-D: Vi n khung v i hình nh 3 chi u - Custom: Ch n ưng vi n tu ý, khi ó nh v các ưng vi n bên phía Preview b ng cách kích chu t vào các nút ch nh ưng vi n khung xung quanh h p Preview.  Style: Ch n ki u ưng vi n trong danh sách các ki u vi n. Giáo trình TIN V N PHÒNG 68
 Color: Ch n m u cho ưng vi n.  Width: Xác nh dày c a ưng vi n.  Horizontal Line : Ch n ưng k ngang ngay v trí hi n hành c a con tr v n b n. Khi kích chu t vào nút này, m t c a s khác xu t hi n cho phép l a ch n ki u ưng ngang b ng cách kích chu t vào hình c n chèn, sau ó ch n Add. ưng k ngang trang trí có d ng nh ư d ưi ây: 6.2. Tab Page Border Vi n khung cho trang v n b n c ng t ư ng t nh ư Tab Border, tuy nhiên có th ch n vi n khung ngh thu t.  Art : Kích chu t vào h p này ch n ki u vi n. 6.3. Tab Shadow Có th b sung màu s c theo các m u hoa v n và t o bóng khác nhau cho on v n b n ánh d u. − Fill: Tô màu n n, ch n tô b ng m t m u duy nh t. − Partern: La ch n m u n n b ng cách pha m u theo t l . − Color: Ch n m u n n khi pha m u. 6.4. Apply to Vi c ch n m t giá tr trong h p Apply to cho phép ki u nh d ng trên áp d ng cho i tưng nào. Tùy ch n Text, Paragraph t ư ng ng v i vi c nh d ng Border/ Shading. − Text : áp d ng cho kh i vn bn − Paragraph : áp d ng cho on v n b n − Whole document : áp d ng cho toàn b các trang trong v n b n − This section : ch áp d ng cho ph n v n b n ch a con tr hi n hành. − This section – First page only : ch áp d ng cho trang u c a ph n v n b n. − This section – All except first page : áp d ng cho t t c các trang trong ph n v n b n tr trang u tiên c a ph n ó. Nút Option : ch nh kho ng cách t v trí vi n trang n mép gi y. 7. Thi t l p trang in (Page Setup) Thông th ưng khi b t u so n th o v n b n, nên thi t l p các thông s trình bày tài li u ưc hi n th úng v i ý mu n trình bày c a mình. L ưu ý, vi c nh d ng trang in có th ưc th c hi n trên t ng ph n khác nhau c a v n b n. Ch n menu File/ Page Setup, khi ó xu t hi n c a s Page setup. Ch nh các thông s cho v n b n − Margin: Xác nh kho ng cách l cho trang v n b n − Paper size: Thi t l p kh gi y Giáo trình TIN V N PHÒNG 69
− Layout: nh d ng hi n th trong m i trang Ch n OK khi k t thúc 7.1. Tab Margin − Top/Bottom: Kho ng cách l phía trên/ d ưi c a trang v n b n. − Left/ Right: Kho ng cách l trái/ ph i c a trang v n b n. − Gutter: Xác nh kho ng cách óng bìa. − From edge: Xác nh l cho Header và Footer. − Apply To: Các thông s v a thi t l p áp d ng trên vùng nào/ c tài li u. 7.2. Tab Page Size − Size: La ch n c gi y (Letter, A3, A4, ) − Orientation: t trang gi y Portrait/ Landscape 7.3. Tab Layout − Header and Footer: Có tiêu khác nhau gi a trang ch n và trang l (Difference odd and even page ), ho c khác gi a trang u tiên v i các trang khác ( Difference first page ). − Vertical Alignment: Cn ch nh theo chi u d c trang v n b n − Line Number: ánh s th t các dòng trong trang v n b n − Border: Vi n khung cho trang v n b n (t ư ng ng v i vi c ch n tab Page border trong ph n Border and Shading) Chú ý: Có th thay i kho ng cách l b ng cách co dãn kho ng cách ó trên thanh th ưc ngang và dc. − Left/ Right Margin: Cn ch nh l trái ph i c a trang v n b n. − Top/ Bottom Margin: Kho ng cách trên/ d ưi c a trang v n b n. 8. Ng t v n b n (Break) Ng t v n b n là vi c chèn thêm m t d u ng t c ng vào m t v trí nào ó c a v n b n. V i mt v n b n thông th ưng, n i dung t tràn t dòng này sang dòng khác, t trang này trang khác n u nh ư h t dòng hay h t trang ó. có th k t thúc m t on v n b n, m t c t hay mt trang m t cách c ý, ta s d ng ng t v n b n. 8.1. Thêm ng t vào v n b n Di chuy n n v trí c n thêm ng t, Ch n menu Insert/ Break, L a ch n ki u ng t − Page break : Ng t v n b n sang trang m i ( CTRL + Enter ), − Column break : Ng t v n b n sang c t m i, − Text wrapping break : Ng t v n b n sang dòng m i ( SHIFT + Enter ), Giáo trình TIN V N PHÒNG 70
− Section break types : Ngt v n b n thành t ng ph n: sang trang k ti p (Next page); sang trang ch n/ l (Even/ Odd page), Ch n OK Trong ó: Section là m t ph n c a v n b n mà trong ó có th thi t l p các l a ch n nh dng riêng cho nó. Khi b n mu n thay i thu c tính c a m t vài trang nào ó nh ư ánh s dòng, s c t hay tiêu u/ cu i c ng nh ư thay i h ưng gi y, kích th ưc l , thì b n to m t section riêng cho các trang này. 8.2. Xóa ng t v n b n Di chuy n n u v trí c n xóa ng t, b m phím Backspace cho n khi các ng t ưc xóa ht i. 9. Thêm tiêu trên/ d i trang v n b n (Header and Footer) 9.1. V n b n ch có m t tiêu trên/ d i Nu tài li u có nhi u trang, trên m i trang c n có tiêu chung ph n l trên (Header)/ dưi (Footer) thì ti n hành các b ưc: Ch n menu View/ Header and Footer, v n b n b m i và kích ho t ph n nh p tiêu cho v n b n, Nh p các thông tin c n xu t hi n trên ph n Header , Di chuy n sang ph n Footer nh p thông tin cho Footer Ch n Close c a c a s Header and Footer ho c kích úp chu t vào ph n v n b n chính khi hoàn thành. Chú ý: Khi c n s a n i dung tiêu , ch c n ch n theo b ưc m ph n tiêu s a. Ho c kích úp chu t vào ph n tiêu trên/ d ưi c a trang v n b n c ng có th m ph n tiêu này. Có nhi u cách thi t l p Header và Footer khác nhau, tùy theo nhu c u có th ch n ki u Header/Footer cho phù h p. Ngoài n i dung do b n t nh p vào, có th chèn vào tiêu trên/ d ưi các thông tin xu t hi n trên thanh công c Header and Footer Chèn s th Chèn t ng Chèn ngày Chèn gi t trang s trang nh d ng s Same as Show Show trang Previous Previous Next 9.2. Tiêu trang u tiên khác các trang còn l i Nhi u khi trong tài li u c a b n, trang u tiên có n i dung khác v i các trang khác. Khi ó bn mu n Header và Footer c a trang này c ng khác các trang còn l i c a tài li u. Vi c làm h t s c n gi n nh ưng òi h i các b n ph i hi u v n m t cách rõ ràng. Cách làm nh ư sau: Ch n menu File/ Page Setup, ch n Tab Layout Ch n h p ki m tra Different First Page trong nhóm Headers & Footers, Giáo trình TIN V N PHÒNG 71
Có th th c hi n nh d ng luôn cho trang u tiên c a v n b n nh ư vi n khung trang, hay ánh d u dòng, Ch n OK, Ch n menu View/ Header and Footer Nh p n i dung cho Header và Footer c a trang u tiên t i ph n có tên First Page Header/ Footer. Dùng chu t ch n vào nút Show Next trên c a s Header and Footer di chuy n n trang ti p theo (có th dùng chu t ho c phím PgUp/PgDn di chuy n), sau ó th c hi n nh p Header và Footer cho các trang còn l i. Chú ý: N u các b n ng t i các trang khác c a tài li u thì không có cách nào nh n ưc vùng làm vi c v i Header và Footer c a trang u tiên. Khi b n mu n làm vi c thì di chuy n v trang u ó và kích úp chu t vào ph n Header và Footer ó b t u thao tác trên vùng làm vi c này. 9.3. Tiêu khác nhau gi a trang ch n và l Bn có th thi t l p Header và Footer khác nhau cho trang ch n và trang l . Khi ó, MS Word s ki m tra s trang ưc in quy nh s trang là ch n hay s trang là l . in ra các Header và Footer khác nhau trang ch n hay trang l c a c tài li u hay m t Section. Ch n menu File/ Page Setup, ch n Tab Layout Ch n h p ki m tra Different Odd and Even, ch n OK ( Lưu ý: ki m tra xem h p Difference first page có ch n không? N u có thì lo i b không thi t l p tiêu khác cho trang u tiên ). Ch n menu View/Header and Footer Nh p tiêu t ư ng ng cho phn trang l Odd Page Header và Odd Page Footer di chuy n n ph n Tiêu c a trang ch n, kích chu t vào nút Show Next ho c Show Previous trong c a s tho i Header and Footer. Nh p tiêu cho ph n trang ch n Even Page Header và Even Page Footer. óng ca s Header and Footer khi k t thúc. 9.4. Tiêu khác nhau cho t ng ph n (Section) Mt trong nh ng lý do ch y u khi s d ng các Sections là nh m t o ra các Header và Footer khác nhau cho các ph n khác nhau trong m t tài li u. Ví d n u tài li u b n có b n section (ph n n i dung) - M u, C s lý thuy t, áp d ng vào th c t và K t lu n - các Header t ng ph n hi n th n i dung tiêu ph n ó, b n có th thi t l p m t Header ch a tiêu phù h p cho m i ph n. T ư ng t b n có th thi t l p các Header và Footer có v trí khác nhau cho t ng ph n. Th c hi n ng t section cho v n b n theo t ng ph n mong mu n, sau ó di chuy n v u v n b n. Ch n menu View/ Header and Footer. Nh p n i dung tiêu trên/ d ưi cho Section 1 Ch n nút Show Next di chuy n n Section ti p theo, Giáo trình TIN V N PHÒNG 72