Thống kê nhân sự cơ quan hành chính nhà nước - Võ Kim Sơn (Phần 1)

Nội dung text: Thống kê nhân sự cơ quan hành chính nhà nước - Võ Kim Sơn (Phần 1)

1. HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ PGS.TS. Võ Kim Sơn THỐNG KÊ NHÂN SỰ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC (Giáo trình hệ cử nhân chuyên ngành Tổ chức và quản lý nhân sự) Hà nội - 2012
2. Mục lục: THỐNG KÊ NHÂN SỰ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 4 LỜI NÓI ĐẦU. 4 Mục tiêu của môn học 4 Chương I. TỔNG QUAN VỀ THỐNG KÊ 5 Mục đích: 5 Yêu cầu: 5 1. Những vấn đề chung về khoa học thống kê 5 1.2.Tổ chức hệ thống thống kê ở Việt Nam 9 1.3. Một số khái niệm được sử dụng trong thống kê 11 1.4.Thang đo trong thống kê 20 1.5. Các phương pháp trình bày số liệu thống kê 21 1.6 . Điều tra thống kê 30 Tình huống nghiên cứu 33 Câu hỏi ôn tập chương 1: 33 Chương II: ÐIỀU TRA CHỌN MẪU VÀ SAI SỐ TRONG ÐIỀU TRA THỐNG KÊ 34 Mục tiêu: 34 Yêu cầu: 34 2.1.Điều tra và điều tra thống kê 34 2.2. Điều tra chọn mẫu 36 2.2.1. Tổng quan về điều tra chọn mẫu 36 2.2.2.Ưu điểm của phương pháp điều tra chọn mẫu 37 2.2.3.Hạn chế của phương pháp điều tra chọn mẫu 38 2.2.4.Điều kiện vận dụng của điều tra chọn mẫu: 38 2.3. Sai số trong điều tra thống kê 39 2.3.2. Sai số trong điều tra thống kê 40 Tình huống 48 Câu hỏi ôn tập 48 Chương III. TỔNG QUAN VỀ THỐNG KÊ NHÂN SỰ 49 Mục đích: 49 Yêu cầu 49 3.1.Tổng quan về thống kê nhân sự 49 3.2. Ý nghĩa của thống kê nhân sự tổ chức 53 3.3.Một số tiêu thức cần trong thống kê nhân sự tổ chức: 54 3.4.Một số vấn đề về thống kê nhân sự 55 Tình huống thảo luận: 57 Câu hỏi ôn tập: 57 Chương IV: CÁC PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ THƯỜNG DÙNG TRONG THỐNG KÊ NHÂN SỰ TỔ CHỨC 58 Mục đích: 58 Yêu cầu: 58 4.1.Phương pháp số tương đối 59 4.2.Phương pháp số bình quân 66 4.3.Phương pháp dãy số biến thiên theo thời gian 73 4.4. Luợng tăng, giảm tuyệt dối 75 4.5.Tốc độ phát triển 77 4.6.Tốc độ tăng 78 4.7. Giá trị tuyệt đối của 1% gia tăng 80 4.8. Phương pháp chỉ số trong thống kê nhân sự 80 4.9. Phân tổ trong thống kê các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực 85 Tình huống 88 Câu hỏi ôn tập 89 Chương V. THỐNG KÊ NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 90 Mục đích: 90 Yêu cầu: 90 5.1. Một số điểm cần chú ý về thống kê nhân sự trong hành chính nhà nước 90 5.2. Hệ thống các tiêu chí trong thống kê nhân sự hành chính nhà nước 93 5.2.2.Thống kê và phân tích thống kê số liệu liên quan đến số lượng lao động nói chung của cơ quan A 95 2
3. 5.3 Hệ thống các tiêu chí chất lượng hay tiêu chí liên quan đến những yếu tố “chìm” của nguồn nhân lực tổ chức. 129 Tình huống thảo luận 152 Câu hỏi ôn tập 152 Chương VI. PHÂN TÍCH THỐNG KÊ NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH 153 Mục đích: 153 Yêu cầu: 153 6.1.Phân tích thống kê 153 6.1.3.Nội dung của phân tích thống kê cấp độ 3: 160 6.2.Phân tích thống kê nhân sự dựa trên cơ sở dữ liệu đã thu thập 161 6.2.1. Phân tích thống kê về tăng lương và tăng tiến 162 6.2.2. Phân tích thống kê số lượng công chức 163 6.2.3. Phân tích thống kê theo ngạch 165 6.2.4. Phân tích nghỉ không có mặt nơi làm việc. 166 6.2.5. Phân tích thống kê về người khuyết tật làm việc cho cơ quan hành chính nhà nước 169 6.2.6. Phân tích cơ hội việc làm bình đẳng giữa các dân tộc 170 6.3. Phân tích thống kê nhân sự phục vụ cho hoạt động nghiên cứu về các vấn đề liên quan đến nhân sự 172 Tình huống 1: Tỷ lệ được đào tạo nghề trong dân số độ tuổi lao động 175 Tình huống 2: Tại nạn và an toàn giao thông 176 Câu hỏi ôn tập 176 Chương VII. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG THỐNG KÊ NHÂN SỰ HÀNH CHÍNH 177 Mục đích: 177 Yêu cầu 177 7.1. Excell và sử dụng Excell để quản lý thống kê nhân sự hành chính 178 7.2. Sử dụng Access trong thống kê nhân sự hành chính 181 7.3. Phần mềm quản lý “ dữ liệu thống kê nhân sự tổ chức” 186 7.3.2.1. Quản lý nhân viên 189 Tình huống1: 192 Tình huống 2: 192 Câu hỏi ôn tập 192 Phụ lục 1: Thống kê nhân sự khoa học công nghệ của EU 193 Phụ lục 2: Một số tiêu chi thống kê nhân sự của Hôngkong 194 Phụ lục 3: Một số tiêu chí sử dụng ở Việt Nam 196 TÀI LIỆU THAM KHẢO: 199 3
4. THỐNG KÊ NHÂN SỰ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC LỜI NÓI ĐẦU. Quản lý nguồn nhân lực, con người trong mọi tổ chức là một trong những chức năng của quản lý (xem PODSCoBR). Tuy nhiên, đây cũng là một lĩnh vực khá phức tạp. Nhiều tổ chức, nhận biết một cách cụ thể thực trang nguồn nhân lực của tổ chức cũng là một vấn đề. Nhiều nước qua nghiên cứu, khỏa sát rút ra được hiện tượng “danh sách nhân sự ma – Ghost list” tồn tại nhiều năm trong các cơ quan mà không được phát hiện. Mặt khác, khi hoạch định các chính sách, chương trình phát triển mang tính chiến lược của tổ chức, các nhà quản lý thường thiếu những thông tin liên quan đến nguồn nhân lực của tổ chức. Thống kê nguồn nhân lực tổ chức đã và đang được nhiều tổ chức quan tâm. Đặc biệt có nhiều chương trình phần mềm quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức lớn, nhỏ đã được các nhà công nghệ thông tin nghiên cứu, giới thiêu nhằm cung cấp cho các nhà quản lý nguồn nhân lực những công cụ hỗ trợ tích cực trong thống kê nhân sự các cơ quan hành chính nhà nước. Mục tiêu của môn học Sinh viên chuyên ngành tổ chức và quản lý nhân sự không có nhiều cơ hội để nghiên cứu những khía cạnh liên quan đến thống kê, do đó môn học này cố gắng để cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất về thống kê và thống kê nhân sự (hành chính nhà nước). Sau khi kết thúc môn học, sinh viên có thể vận dụng vào hoạt động thống kê bước đầu đơn giản nhất. Trên cơ sở có kiến thức về quản lý nhân sự tổ chức kết hợp với các chuyên gia thống kê, có thể có được một cơ sở dữ liệu về nhân sự tổ chức hành chính nhà nước nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự. Từ những kiến thức ban đầu, kết hợp với các phần mềm quản lý nguồn nhân lực, sinh viên có thể sử dụng các công cụ thống kê để cập nhật các số liệu liên quan. 4
5. Chương I. TỔNG QUAN VỀ THỐNG KÊ Mục đích: Phần này sẽ trình bày tóm lược các vấn đề liên quan đến thống kê trong hoạt động kinh tế - xã hội và vai trò của thống kê trong quản lý và quản lý nhà nước. Yêu cầu: Sau khi kết thúc chương 1, sinh viên cần hiểu và trả lời được các câu hỏi có liên quan: 1. Tổng quan một số thông tin liên quan đến khoa học thống kê; 2. Có thể tập xây dựng một cơ sở dữ liệu thống kê hiện tượng kinh tế - xã hội nhỏ. 1. Những vấn đề chung về khoa học thống kê 1.1. Khái niệm thống kê Thống kê là một hoạt động khá phổ biến trên nhiều lĩnh vực và ở nhiều tổ chức khác nhau. Mọi tổ chức đều tiến hành những hoạt động gọi chung là thống kê. Đồng thời các cơ quan quản lý nhà nước cũng tiến hành các hoạt động thống kê và cũng có thể gọi đó là thống kê nhà nước, mặc dù ít tài liệu phân biệt giữa thống kê do các tổ chức nhà nước tiến hành và các tổ chức khác. Thống kê liên quan đến: - Thu thập dữ liệu; - Thu thập thông tin về một vấn đề hoặc đối tượng nào đó - Thông tin phân tích dựa trên số liệu; - Những ước lượng hiện tại hoặc dự báo tương lai. Có một số quan niện về thống kê: Cách thứ nhất: thống kê là các con số được ghi chép, phân tích phản ánh các hiện tượng tự nhiên, kỹ thuật, kinh tế và xã hội. 5
6. Cách thứ hai, thống kê được hiểu là hệ thống các phương pháp ghi chép, thu thập và phân tích các con số về những hiện tượng tự nhiên, kỹ thuật, kinh tế và xã hội để tìm hiểu bản chất và tìm quy luật vốn có của những hiện tượng ấy. Ví dụ, để biết được sự biến động của số lượng người lao động làm việc trong một tổ chức nói chung và trong một cơ quan nhà nước nói riêng (bộ, hay Ủy ban Nhân dân) cần có những số liệu cụ thể theo từng giai đoạn và bằng những phép phân tích cụ thể để có thể đưa ra kết luận sự tăng, giản của nguồn nhân lực tổ chức đó. Cách thứ ba, thống kê là khoa học về các phương pháp khác nhau nhằm thu thập, tổ chức, mô tả, phân tích và xử lý dữ liệu để chỉ ra những quy luật vận động của các hiện tượng tự nhiện, xã hội, kỹ thuật hay tổ chức. Sự tăng nhân sự của các tổ chức nhà nước trong nhiều giai đoạn qua hình như trở thành quy luật. Mặc dù, điều đó không phụ hợp với nhiều tổ chức khác. Theo Luật thống kê của Việt Nam, hoạt động thống kê được hiểu là “ điều tra, báo cáo, tổng hợp, phân tích và công bố các thông tin phản ánh bản chất và tính quy luật của các hiện tượng kinh tế - xã hội trong điều kiện không gian và thời gian cụ thể do tổ chức thống kê nhà nước tiến hành”[1]. Theo cách tiếp cận này, thống kê và hoạt động thống kê lại chỉ là công việc của nhà nước. Điều này đã thu hẹp ý nghĩa của khoa học thống kê. Ví dụ, trên phương diện quản lý nguồn nhân lực của tổ chức, số liệu thống kê nhân sự được tất cả các tổ chức thu thập, xử lý, phân tích và sử dụng cho các chiến lược phát triển. Tổ chức càng quy mô, hoạt động thống kê lại càng được chú ý. Do đó, khi nghiên cứu thống kê nhân sự, sẽ không chỉ dừng lại thống kê nhân sự, nguồn nhân lực do các tổ chức của nhà nước tiến hành mà còn của mọi tổ chức khác. Dựa vào những cách tiếp cận, bao gồm cả cách tiếp cận của Luật thống kê Việt Nam, có thể hiều thống kê là cách tiếp cận để nhận được những thông tin bổ ích, cần từ một tập hợp của các loại số liệu. Và cách hiểu này có thể được mô tả bằng sơ đồ 1.1. 1 Điều 3 Luật thống kê (2003) 6
7. Tuy nhiên, các cách quan niệm trên cũng chỉ mang tính tương đối. Ngày nay, thống kê với nhiều cách quan niệm trên xuất hiện ở trên tất cả các lĩnh vực. Không chỉ thống kê kinh tế - xã hội theo nghĩa rộng mà còn xẩy ra trên nhiều lĩnh vực hẹp hơn. Ví dụ, các cuộc tham dò “dư luận xã hội về một chính khách cụ thể hay một hiện tượng kinh tế” đang trở nên phổ biến. Nhiều người nói rằng “xã hội loài người hiện nay đang bị dội bom về thống kê và các thông tin thống kê”. Điều đó nói lên rằng thống kê đang trở thành hiện tượng phổ biến. Nghiên cứu thống kê đã và đang trở thành một ngành khoa học thực sự và cũng có thể coi đó là một nghệ thuật. Ngành khoa học thống kê được hiểu như là một ngành khoa học nghiên cứu hệ thống các phương pháp thu thập, sử lý và phân tích các con số (mặt lượng) của những hiện tượng số lớn để tìm hiểu bản chất và tính quy luật vốn có của chúng (mặt chất) trong những điều kiện, địa điểm và thời gian cụ thể. Mọi sự vật, hiện tượng và tổ chức đều giống như “đồng tiền”, luôn có tính hai mặt. Trong thống kê, tính hai mặt đó được thể hiện thành lượng và chất. Nghiên cứu khoa học thống kê đối với bất cứ lĩnh vực nào, hiện tượng hay tổ chức đều phải xem xét cả tính hai mặt: lượng và chất. 7
8. Thống kê như trên đã nêu là thu thập, xử lý và phân tích những số liệu (lượng) và từ đó có thể đoán, biết được bản chất của sự kiên, hiện tương và bản chất của tổ chức. Ví dụ, thống kê những tiêu chí liên quan đến tổ chức có thể chỉ ra được bản chất của tổ chức đó. Đó là tổ chức hoạt động vì lợi nhuận hay hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận. Thống kê sự biến động thị trường tiêu thu sản phẩm của một doanh nghiệp cũng cho thấy tính bền vững của thị trường hay không; Thống kê nguồn nhân lực trong tổ chức cũng chỉ ra được có hay không có hiện tượng “chảy máu” chất xám của tổ chức. Trong thống kê các vấn đề liên quan đến sự kiện, hiện tượng cũng như tổ chức, hai yếu tố lượng và chất phải gắn liền chặt chẽ với nhau tạo nên cặp “chất – lượng” đối với sự kiện, yếu tố của tổ chức. Lượng phản ảnh những yếu tố nổi của tổ chức. Trong khi đó, chất lại là những gì sâu kín bên trong của tổ chức đó. Và chỉ khi sử dụng nhiều công cụ khác nhau phân tích từ lượng, có thể cho ta thấy những vấn đề về chất. Nhiều hiện tượng, qua phân tích lượng có thể dần chỉ ra những diễn biến mang tính quy luật. Nhưng không phải tổ chức nào cũng vận động theo những quy luật đó. Về nguyên tắc, lượng có thể là yếu tố chung của nhiều tổ chức (số lượng người), nhưng chất lại là yếu tố thể hiện bản chất của chính tổ chức đó và phân biệt nó với các tổ chức khác. Ví dụ: một cơ quan nhà nước có thể được xem theo nghĩa truyền thống nhiều yếu tố mang tính “lượng”. Số lượng người làm việc; số lượng người có bằng cấp. Nhưng khi phân tích sâu, chỉ tiết lại có thể rút ra những kết luận mang tính “chất” rất cụ thể. “vừa thừa, vừa thiếu “ thể hiện chất lượng bên trong của nguồn nhân lực tổ chức. 8
9. 1.2.Tổ chức hệ thống thống kê ở Việt Nam 1.2.1.Hệ thống tổ chức thống kê nhà nước Hệ thống tổ chức thống kê nhà nước bao gồm hệ thống tổ chức thống kê tập trung, tổ chức thống kê bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Hệ thống tổ chức thống kê tập trung Hệ thống tổ chức thống kê tập trung được tổ chức theo ngành dọc gồm cơ quan thống kê trung ương và các cơ quan thống kê địa phương: Tổng cục thống kê; Cục thống kê và các chi cục thống kê); Thống kê bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Thống kê xã, phường, thị trấn. Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác thống kê phục vụ yêu cầu quản lý của xã, phường, thị trấn; thực hiện các cuộc điều tra thống kê và chế độ báo cáo thống kê của Nhà nước. Thống kê doanh nghiệp, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp. Doanh nghiệp, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác thống kê phục vụ yêu cầu quản lý của chính tổ chức mình; đồng thời phải gửi báo cáo tài chính cho cơ quan thống kê thuộc hệ thống tổ chức thống kê tập trung; thực hiện các cuộc điều tra thống kê và chế độ báo cáo thống kê của Nhà nước. Người làm công tác thống kê bao gồm người làm công tác thống kê trong hệ thống tổ chức thống kê nhà nước, người làm thống kê ở xã, phường, thị trấn, người làm thống kê ở doanh nghiệp, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và người được trưng tập thực hiện điều tra thống kê. 1.2.2. Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về thống kê 1.2.2.1.Hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về thống kê 9
10. Chính phủ: Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về thống kê. Tổng cục thống kê : Cơ quan thống kê trung ương giúp Chính phủ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thuộc nội dung quản lý nhà nước về thống kê theo quy định của Chính phủ. Bộ, cơ quan ngang bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý nhà nước về thống kê trong ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý nhà nước về thống kê tại địa phương [2]. 1.2.2.2.Nội dung quản lý nhà nước về thống kê Luật thống kê các nước cũng như Việt Nam quy định cụ thể nội dung quản lý nhà nước về công tác thống kê. Theo Luật thống kê, nội dung quản lý nhà nước bao gồm: - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác thống kê, hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia, chương trình điều tra thống kê quốc gia; - Ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về thống kê; - Phổ biến, giáo dục pháp luật về thống kê; - Quản lý việc công bố thông tin thống kê; - Xây dựng tổ chức thống kê, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thống kê; - Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động thống kê; - Hợp tác quốc tế về thống kê; - Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về thống kê, xử lý vi phạm pháp luật về thống kê; - Giải quyết khiếu nại, tố cáo về thống kê theo quy định của pháp luật. - Khác. 2 Luật thống kê năm 2003 10
11. 1.3. Một số khái niệm được sử dụng trong thống kê Để nghiên cứu thống kê, các nhà nghiên cứu đưa ra một số khái niệm mang tính chuyên ngành. Cần hiểu những khái niệm đó để sử dụng trong thống kê nhân sự nói riêng. Do tính chuyên ngành đặc biệt của thống kê, cần phân biệt những thuật ngữ ngành thống kê sử dụng với các cách sử dụng khác. Một số thuật ngữ chuyên ngành thống kê: - Hoạt động thống kê và thông tin thống kê ; - Tổng thể thống kê; - Đơn vị tổng thể thống kê; - Tiêu chí và tiêu thức thống kê; - Chỉ tiêu thống kê; - Khác; 1.3.1.Hoạt động thống kê và thông tin thống kê Hoạt động thống kê là điều tra, báo cáo, tổng hợp, phân tích và công bố các thông tin phản ánh bản chất và tính quy luật của các hiện tượng kinh tế - xã hội trong điều kiện không gian và thời gian cụ thể do tổ chức thống kê nhà nước tiến hành. Hoạt động thống kê là thu thập những thông tin định lượng về hiện tượng nghiên cứu trong điều kiện cụ thể, trên cơ sở đó phát hiện bản chất, quy luật phát triển của hiện tượng, giải quyết các vấn đề lý thuyết hoặc thực tiễn. Hoạt động thống kê thường được chia thành hai loại: hoạt động thống kê nhà nước nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước trên các lĩnh vực có liên quan và hoạt động thống kê của các tổ chức, cá nhân không kể thuộc thành phần kinh tế nào nhằm phục vụ cho mục đích của các tổ chức và cá nhân đó. Ví du, một doanh nghiệp có thể tiến hành thống kê số lượng 11
12. hàng bán được theo từng tuần nhằm tìm ra quy luật riêng cho việc tiêu thụ loại sản phẩm của doanh nghiệp. Ở Việt Nam, hoạt động thống kê nhà nước là điều tra, báo cáo, tổng hợp phân tích và công bố các thông tin phản ánh bản chất và tính quy luật của các hiện tượng kinh tế - xã hội trong điều kiện không gian và thời gian cụ thể. Các hoạt động này do các cơ quan nhà nước chuyên trách về thống kê thực hiên trên cơ sở nguồn thông tin thống kê do tất cả các chủ thể hoạt động trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội cung cấp theo pháp luật quy định[3]. Hoạt động thống kê phục vụ cho quản lý nhà nước phải tuân thủ một số quy định: 1. Bảo đảm tính trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời trong hoạt động thống kê; 2. Bảo đảm tính độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ thống kê; 3. Thống nhất về chỉ tiêu, biểu mẫu, phương pháp tính, bảng phân loại, đơn vị đo lường, niên độ thống kê và bảo đảm tính so sánh quốc tế; 4. Không trùng lặp, chồng chéo giữa các cuộc điều tra thống kê, các chế độ báo cáo thống kê; 5. Công khai về phương pháp thống kê, công bố thông tin thống kê; 6. Bảo đảm quyền bình đẳng trong việc tiếp cận và sử dụng thông tin thống kê nhà nước đã được công bố công khai; 7. Những thông tin thống kê về từng tổ chức, cá nhân chỉ được sử dụng cho mục đích tổng hợp thống kê. Thông tin thống kê là sản phẩm của hoạt động thống kê, bao gồm số liệu thống kê và bản phân tích các số liệu đó.Trong điều kiện của từng nước, pháp luật quy định về hệ thống thông tin thống kê. Thông tin thống kê do hệ thống tổ chức thống kê tập trung trực tiếp thực hiện và tổng hợp từ thông tin thống kê do các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý chung của Nhà nước; 3 Xem chi tiết Luật Thống kê (2003) 12
13. Thông tin thống kê do các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu tổng hợp của hệ thống tổ chức thống kê tập trung và yêu cầu quản lý, sử dụng của các cơ quan đó. 1.3.2. Tổng thể thống kê . Trong thống kê, tổng thể thống kê là một khái niện gắn liền với một sự kiện, một hiện tượng kinh tế xã hội bao gồm nhiều yếu tố cấu thành. Mặc dù, trong Luật thống kê, tổng thể thống kê không được sử dụng , những những số liệu liên quan đến ngành, lĩnh vực cũng được tiếp cận như là một tổng thể thống kê. Tổng thể thống kê là hiện tượng kinh tế xã hội số lớn, gồm những đơn vị hoặc phân tử, hiện tượng cá biệt cần được quan sát, phân tích mặt lượng của chúng để tìm hiểu bản chất và tính quy luật vốn có của hiện tượng đó trong những điều kiện, địa điểm và thời gian cụ thể. Ví dụ, khi xem xét tổ chức bộ máy nhà nước như là một tổng thể thống kê, tức coi các tổ chức con cấu thành tổ chức bộ máy nhà nước đó là những yêu tố. Nhưng ngay chính các tổ chức con của bộ máy nhà nước cũng tạo nên một tổng thể thống kê nếu chung ta nghiên cứu các yếu tố riêng lẻ tạo nên tổ chức đó như: nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức; nguồn nhân lực, nguồn tài chính. Khi nghiên cứu mức lương trung bình của cán bộ, công chức trong một bộ, hay Học viện Hành chính thì toàn bộ cán bộ, công chức và viên chức của bộ hay Học viện Hành chính tạo nên một tổng thể thống kê. Trên thực tế có rất nhiều tổng thể thống kê tùy theo cách phân loại, sử dụng. - Tổng thể đồng chất bao gồm những đơn vị có cùng chung những đặc điểm chủ yếu có liên quan đến mục đích nghiên cứu. 13
14. - Tổng thể không đồng chất bao gồm những đơn vị khác nhau về loại hình, khác nhau về những đặc điểm chủ yếu có liên quan đến mục đích nghiên cứu. - Tổng thể thống kê trực quan là những tổng thể có thể dễ dàng nhìn thấy và đo lượng được những số liệu cụ thể. Ví dụ: số sinh viên nam/nữ tại Học viện Hành chính ở những thời điểm cụ thể. Tập hợp sinh viên theo tiêu chí nam/nữ có thể coi như một tổng thể thống kê trực quan. - Tổng thể thống kê tiềm ẩn là những tổng thể thống kê mà khi đo chúng bằng những tiêu chí khó có thể đo lường được. Cũng là tổng thể thống kê là sinh viên Học viện Hành chính, nhưng khi xem xét theo tiêu chí ham thích bóng đá, âm nhạc lại khó đo lường được mà phải thông qua những điều tra, khảo sát. - Tổng thể thống kê tổng quát: là tập hợp tất cả các yếu tố thuộc ngành, lĩnh vực nghiên cứu. Ví dụ: nghiên cứu cán bộ, công chức trong bộ máy nhà nước và tổ chức chính trị và chính trị - xã hội là một tổng thể thống kê tổng quát khi bàn về cán bộ, công chức; - Tổng thể thống kê cụ thể: là từng yếu tố cấu thành nên tổng thể thống kê tổng quát được tách ra để nghiên cứu. Ví dụ, tách hẳn hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước ra khỏi hệ thống thực thi quyền hành pháp để nghiên cứu. Cách phân loại tổng thể thống kê theo trực quan và tiềm ẩn, cũng như việc phân loại tổng thể thống kê theo bốn nhóm kể trên cũng mang tính tương đối. Và có thể một tổng thể thống kê nằm ở ở phân loại cụ thể tùy theo tiêu chí được sử dụng để nghiên cứu. Ví dụ, lương trả cho mọi loại công chức hiện nay đểu theo quy định chung, giống nhau theo thang bảng lương ngạch bậc. Do đó, nếu xem xét tiêu chí lương, thì tất cả công chức tạo nên tổng thể thống kê đồng nhất [4]. 4 Nghị định 204/2004 về thang bảng lương cán bộ, công chức 14
15. Trao đổi: Tìm kiếm các loại tổng thể thống kê theo các nhóm trên và tự rút thêm nhận xét, quan niệm của mình về tổng thể thống kê nói chung và các đặc trưng của tổng thể thống kê lựa chon. 1.3.3. Đơn vị tổng thể thống kê . Giống như cách phân chia đơn vị trong cơ cấu tổ chức (đơn vị con nằm trong tổ chức lớn), đơn vị tổng thể thống kê là yếu tố nhỏ nhất không phân chia được của một tổng thể thống kê. Tùy theo mức độ khác nhau của tiêu chí sử dụng, các đơn vị tổng thể thống kê được chia theo nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ: trong bộ máy hành chính nhà nước, mỗi một tổ chức cấu thành nên bộ máy hành chính nhà nước (bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, ủy ban nhân dân các cấp) được coi là một đơn vị tổng thể khi chúng ta nghiên cứu thống kê ở tầm vĩ mô, các chức năng, nhiệm vụ tổng quát. Nhưng khi nghiên cứu thống kê của một bộ, cơ quan ngang bộ, thì đơn vị tổng thể thống kê có thể là các tổng cục, cục, viện sẽ tạo nên các đơn vị tổng thể thống kê. Các cục, tổng cục, viện là những đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu. Đối với Ủy ban Nhân dân các cấp cũng có thể tiếp cận phân chia thành các bộ phận khác nhau và mỗi bộ phận đó tạo nên một đơn vị tổng thể thống kê. Việc quy định đơn vị tổng thể thống kê mang tính tương đối tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu. Xác định đơn vị tổng thể là việc cụ thể hóa tổng thể. Đơn vị tổng thể là điểm của quá trình nghiên cứu các tổng thể thống kê. Việc xác định cụ thể tổng thể thống kê hay đơn vị tổng thể thống kê sẽ giúp chúng ta tiến hành hoạt động thống kê thích ứng vì khi cần thu thập các loại số liệu liên quan đến tổng thể thống kê hay đơn vị tổng thể thống kê phụ thuộc rất lớn vào bản chất và sự tương đồng của tổng thể thống kê hat đơn vị tổng thể thống kê. 15
16. Trao đổi: Hiểu rõ hơn tính tương đối của đơn vị tổng thể thống kê và đưa ra các vị dụ để nhận xét và rút ra ý nghĩa của việc sử dụng tổng thể thống kê và đơn vị tổng thể thống kê. Lấy lớp học làm tổng thể thống kê, xây dựng lựa chọn các đơn vị tổng thể thống kê thích ứng . 1.3.4. Tiêu chí và tiêu thức thống kê Trong nghiên cứu thống kê, thuật ngữ tiêu thức, tiêu chí và sau này chỉ tiêu có thể sử dụng không rõ ràng và có thể thay thế nhau. Nhiều tài liệu học thống kê, sử dụng cụm từ “tiêu thức”; trong khi đó, một số loại thống kê lại sử dụng cách tiếp cận tiêu chí. Và ngay trong pháp luật Việt Nam, thuật ngữ tiêu chí lại sử dụng để giải thích với cụm từ “chỉ tiêu”. Không có định nghĩa cụ thể thuật ngữ tiêu chí. Mỗi một lĩnh vực nghiên cứu, khi xem xét một sự kiện, hiện tượng hay vấn đề của xã hội cũng thường đưa ra một nhóm các tiêu chí. Ví dụ: tiêu chí xây dựng nông thôn mới ban hành kèm theo quyết định của Thủ tướng chính phủ; tiêu chí sử dụng để thẩm định, đánh giá một công trình nghiên cứu khoa học (luận văn, luận án, đề án,v.v.). Hay nhiều nhà thiết kế trang web, thường được nhà sử dụng quan tâm, đánh giá theo một số tiêu chí cụ thể. Tiêu chí, cũng có thể là những quy định nhằm nghiên cứu những đặc điểm nổi trội của một hiện tượng, sự vật hay đơn vị tổng thể thống kê hoặc tổng thể thống kê. Mỗi một hiện tượng, sự vật có thể có những đặc điểm khác nhau và có thể lựa chọn một số tiêu chí để phản ảnh đặc trưng, đặc điểm đó. Trong một số tài liệu khoa học thống kê, sử dụng tiêu thức thống kê. Có nhiều cách tiếp cận đến khái niệm “tiêu thức”. Tiêu thức có thể hiểu là những đặc điểm, đặc trưng cấu thành nên sự kiện, sự vật, đơn vị tổng thể thống kê hay tổng thể thống kê. Mỗi một đơn vị tổng thể thống kê hay tổng thể thống kê có nhiều đặc trưng, đặc điểm và do đó có nhiều tiêu thức thống kê khác nhau. Số liệu 16
17. tiêu thức (các đặc điểm, đặc trưng,v.v.) phụ thuộc vao mục đích nghiên cứu. Thông thường chỉ có thể lựa chọn một số tiêu thức cụ thể để điều tra, tổng hợp và phân tích nhẳm cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý. Theo cách quan niệm trên, tiêu thức và tiêu chí thống kê có thể sử dụng thay thế cho nhau. Ví dụ: tiêu thức hay tiêu chí học vấn (trình độ bằng cấp) đối với nguồn nhân lực trong tổ chức có thể là một đặc điểm quan tâm của hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Và các nhà thống kê sẽ thu thập, điều tra, phân tích và đánh giá theo tiêu thức hay tiêu chí “học vấn”. Tiêu thức có thể được phân thành hai nhóm: tiêu thức lượng và tiêu thức tính (định tính). - Tiêu thức lượng là những đặc trưng, đặc điểm của đơn vị tổng thể thống kê có thể cân, đong, đo đếm được bằng những con số cụ thể. Ví dụ, trong cơ quan nhà nước có thể thống kê được số lượng cán bộ, công chức (số người); độ tuổi từ 25-35 là bao nhiêu. Nhiều tiêu thức lượng được đo bằng những đơn vị đo khác nhau. - Tiêu thức tính: là những đặc điểm mang tính mô tả, theo phương án. Ví dụ: giới tính thì chỉ có thể hai phương án: nam và nữ; tình trạng hôn nhân: có vợ chồng hay độc thân (bao gồm cả những người đã có gia đình, nhưng đã ly hôn). Trên thực tế, hai tiêu thức lượng và tính chất phân chia cũng mang tính tương đối. Khi bàn về tiêu chí giới tính, nếu thống kê theo nguyên tắc có bao nhiêu người nam và bao nhiêu nữ, thì lại là phép đo được. Khi xem xét, đo lượng nhiều tiêu thức định tính, có thể chỉ có hai biểu hiện không trùng nhau trên một đơn vị tổng thể. Ví dụ: hoặc nam hoặc nữ trong nguồn nhân lực không có phương án thứ ba. Hoặc nếu nghiên cứu để khen thưởng thì cũng có thể chỉ có khen hay không khen. Do đó, tìm kiếm và xây dựng các tiêu thức thống kê là công việc cần quan tâm. Đặc biệt khi tổng thể thống kê là tổ chức (nhà nước hay tư nhân), lựa chọn các tiêu thức để phản ảnh những đặc điểm của tổ chức đó là điều cần thiết 17
18. Khi nghiên cứu tiêu thức (tiêu chí) phản ảnh đặc điểm của tổng thể thống kê, có thể nhìn thấy rõ các tiêu thức đó luôn không đổi. Sự thay đổi này có thể theo thời gian; sự thay đổi có thể theo không gian; và khi xem xét cũng có thể thay đổi cả số lượng và chất lượng theo thời gian và không gian. Do đó, trong hoạt động thống kê, để đo lượng các tiêu thức đó có thể xem xét cả khía cạnh chất lượng, số lượng, không gian và thời. Ví dụ: học vấn của người lao động làm việc trong tổ chức có thể thay đổi theo thời gian làm việc của họ. Tiêu thức hay tiêu chí để xem xét đặc trưng, đặc điểm của tổng thể thống kê và do đó có thể sử dụng nó để phân biệt csc đơn vị tổng thể thống kê hat tổng thể thống kê. Trao đổi:Dựa vào khái niệm tiêu thức, tiêu chí để tự xây dựng tiêu thức, tiêu chí đánh giá học viên, giảng viên. Hảy đưa ra một số tiêu chí để có thể đánh giá các lĩnh vực quan tâm đối với học viên và giảng viên. 1.3.5. Chỉ tiêu thống kê (gọi tắt là chỉ tiêu) Thuật ngữ chỉ tiêu trong thống kê nói chung và thống kê nhân sự của tổ chức nói riêng được hiểu khác với thuật ngữ chỉ tiêu được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác. Ngay cả trong thống kê, khi sử dụng thuật ngữ chỉ tiêu cũng cần chú ý. Trong nghiên cứu thống kê không chỉ phản ánh lượng và chất của hiện tượng kinh tế xã hội cá biệt mà còn phản ánh và chất của hiện tượng kinh tế xã hội số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể. Tính chất của các hiện tượng cá biệt được khái quát hóa trong chỉ tiêu thống kê. Do đó chỉ tiêu chỉ ra những mối quan hệ cần thiết, cái chung của tất cả các đơn vị hoặc của nhóm đơn vị. Ngoài ra chỉ tiêu còn phản ánh các mối quan hệ tồn tại khách quan, nhưng cũng không tự bộc lộ ra để hiểu trực tiếp là mối quan hệ. Phải điều tra mặt lượng của đơn vị cá biệt và từ đó phát hiện ý nghĩa theo số lượng của mối quan hệ bằng chỉ tiêu. 18
19. Chỉ tiêu thống kê có hai mặt: tiêu chí và con số. Tiêu chí của chỉ tiêu bao gồm định nghĩa và giới hạn về thực thể, thời gian và không gian của hiện tượng kinh tế xã hội. Mặt này chỉ rõ nội dung của chỉ tiêu thống kê. Con số của chỉ tiêu là trị số được phát hiện với đơn vị tính toán phù hợp. Nó nêu lên mức độ của chỉ tiêu. Theo nội dung, chỉ tiêu biểu hiện quy mô, cơ cấu, sự phát triển và mối quan hệ của hiện tượng số lớn trong điều kiện thời gian và địa điểm cụ thể. Căn cứ vào nội dung có thể chia các chỉ tiêu thống kê thành hai loại: khối lượng và chất lượng. Chỉ tiêu khối lượng biểu hiện quy mô của tổng thể như số cán bộ công nhân viên, số máy điện thoại, khối lượng sản phẩm dịch vụ. Chỉ tiêu chất lượng biểu hiện trình độ phổ biến, mối quan hệ của tổng thể như giá thành sản phẩm dịch vụ. Việc phân loại này nhằm đáp ứng yêu cầu của một số phương pháp phân tích thống kê. Trong Luật thống kê, chỉ tiêu thống kê được định nghĩa là “ biểu hiện bằng số của nó phản ánh quy mô, tốc độ phát triển, cơ cấu, quan hệ tỷ lệ của hiện tượng kinh tế - xã hội trong điều kiện không gian và thời gian cụ thể” [5]. Tập hợp tất cả các chỉ tiêu thống kê tạo nên hệ thống chỉ tiêu thống kê.Hệ thống chỉ tiêu thống kê là tập hợp những chỉ tiêu thống kê do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và Hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia là tập hợp những chỉ tiêu thống kê phản ánh tình hình kinh tế - xã hội chủ yếu của đất nước. Tuy nhiên, thuật ngữ chỉ tiêu chưa phản ảnh đúng nội hàm của các vấn đề quan tâm trong hệ thống đó. Trong một số tài liệu, thuật ngữ “chỉ tiêu” nhằm chỉ một chỉ số xác định cụ thể được đặt ra để thực hiện. ví dụ chỉ tiêu tăng trưởng GDP hàng năm phải đạt trên 7%. 5 Luật thống kê 2003 19
20. Một số niên giám thống kê của một số nước cũng ít khi sử dụng thêm thuật ngữ chỉ tiêu. Ví dụ, niên giám thống kê của Canada không sử dụng chỉ tiêu mà chia thành 31 lĩnh vực quan tâm xem xét về thống kê. Một số lĩnh vực như trẻ em và thanh niên; xây dựng hay chính phủ được đặt ra để thống kê. Và trên mỗi lĩnh vực đó có thể chia thành nhiều lĩnh vực khác[6]. Trong điều kiện Việt Nam, hệ thống chỉ tiêu thống kê cũng được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu sử dụng số liệu, thông tin thống kê. Hệ thống chỉ tiêu thống kê hiện hành bao gồm 350 chỉ tiêu trên các lĩnh vực của kinh tế - xã hội. Tuy nhiên, hệ thống chỉ tiêu này đang ở trong giai đoạn tiếp tục hoàn thiện [7] Trao đổi: Phân biệt chỉ tiêu theo nghĩa được sử dụng trong công tác kế hoạch hóa và đăng ký thi đua với khái niệm chỉ tiêu đã nêu trên trong khoa học thống kê. 1.4.Thang đo trong thống kê 1.4.1.Thang đo định danh (hay là đặt tên) Thang đô định danh là đánh số các biểu hiện cùng loại của một tiêu thức. Ví dụ giới tính biểu hiện “nam” được đánh số 1 và nữ đánh số 2. Giữa các con số ở đây không có quan hệ hơn, kém. Cho nên các phép tính với chúng đều vô nghĩa. Loại thang đo này dùng để đếm tần số của biểu hiện tiêu thức. 1.4.2.Thang đo thứ bậc Đó là là cách các biểu hiện tiêu thức có quan hệ thứ bậc, hơn, kém. Sự chênh lệch giữa các biểu hiện không nhất thiết phải bằng nhau, như huân 6 Canada Year Book, 2011 7 Quyết định 43/2010/QĐ-TTg về hệ thống chỉ tiêu quốc gia và Quyết định 312/QĐ-TTg (12-08-2010) về đổi mới hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia. 20
21. chương có ba hạng: một, hai và ba. Hạng một hơn hạng hai, hạng hai hơn hạng ba. Trình độ văn hoá phổ thông có ba cấp: một, hai và ba. Cấp ba hơn cấp hai, cấp hai hơn cấp một. Con số có trị số lớn hơn không có nghĩa ở bậc cao hơn và ngược lại, mà do sự quy định. Thang đo loại này được sử dụng để tính toán đặc trưng chung của tổng thể một cách tương đối, trong một số trường hợp như tính cấp bậc bình quân của một doanh nghiệp, một đơn vị, bộ phận. 1.4.3.Thang đo khoảng Đó là là thang đo thứ bậc có các khoảng cách đều nhau. Có thể đánh giá sự khác biệt giữa các biểu hiện bằng thang đo loại này. Việc cộng trừ các con số có ý nghĩa, có thể tính các đặc trưng chung như số bình quân, phương sai. Yêu cầu có khoảng cách đều là đặt ra đối với thang đo, còn đối với biểu hiện của tiêu thức được đo không nhất thiết phải bằng nhau. 1.4.4.Thang đo tỷ lệ Đó là thang đo khoảng với một điểm không (0) tuyệt đối (điểm gốc) để có thể so sánh được tỷ lệ giữa các trị số đo. Với thang đo loại này, có thể đo lường các biểu hiện của tiêu thức như các đơn vị đo lường vật lý thông thường (kg, m, ) và thực hiện được tất cả các phép tính với trị số đo. Trao đổi: Xây dựng thang đo như thể nào để có thể tìm thấy sinh viên “giỏi nhất” lớp? 1.5. Các phương pháp trình bày số liệu thống kê 1.5.1 Trình bày số liệu thống kê bằng bảng thống kê 15.1.1. Đối với tiêu thức thuộc tính 21
22. Trường hợp 1: Chỉ xét những biểu hiện của một tiêu thức. Đó là bảng mô tả một tiêu thức nhất định (số lượng công chức) ở các thời kỳ. Có thể là ghi số lần quan sát họ nghỉ việc; tần xuất xuất hiện hiện tượng theo phương pháp tính bình quân. Trường hợp thứ hai: Xét đồng thời biểu hiện của 2 tiêu thức liên quan. Khi này bảng sẽ biểu hiện đồng thời cả hai tiêu thức đó theo các tiêu chí có liên quan. Ví dụ: hai cơ quan A va B về số lượng tăng giảm công chức hàng năm. Cách biểu hện bảng có thể giúp so sánh nhanh tương đối các tiêu thức quan tâm. 1.5.1.2. Đối với tiêu thức số lượng Trường hợp 1: Tiêu thức số lượng với các lượng biến rời rạc. Đây là trường hợp mô tả bằng số liệu của nhiều tiêu thức không có quan hệ mang tính “hệ thống”, mà thể hiện tính “rời rạc”. Ví dụ, số máy tính đã được mua cho phòng và số lượng nhân viên có hàng năm. Giá trị của các lượng biến này thường là những số nguyên như số máy móc, số công nhân. Trình bày số liệu bằng bảng thống kê đối với tiêu thức số lượng có các lượng biến rời rạc tương đối đơn giản. Với tập hợp số liệu đã có, chỉ việc đếm xem mỗi giá trị lượng biến xuất hiện bao nhiêu lần, rồi ghi kết quả đó vào bảng thống kê. Trường hợp 2: Tiêu thức số lượng với các lượng biến liên tục. Với loại tiêu thức này, trong một khoảng nào đó các lượng biến có thể lấy những giá trị bất kỳ. Trong thực tế quan sát chỉ thu nhận được các giá trị tách biệt tức là các lượng biến liên tục đã bị rời rạc hóa. Điều này không có nghĩa là việc trình bày số liệu với các lượng biến liên tục hoàn toàn giống như các lượng biến rời rạc (trừ trường hợp số lượng các giá trị tương đối ít). 22
23. Trong trường hợp này, bảng số liệu thống kê chỉ phản ảnh giá trị ở một thời điểm cụ thể của tiêu chí, tiêu thức thống kê nghiên cứu. Trong lý thuyết thống kê, có thể phân chia tiêu thức lượng thành các phân tổ nhỏ hơn với một số biến tương quan và có thể biểu diễn quan hệ tương quan. Thông thường hay gặp những trường hợp số liệu quan sát cũng như lương các giá trị rất lớn. Để cho gọn, phải hệ thống hóa lại thành bảng phân phối ghép tổ, tức là các giá trị sẽ được ghép thành từng tổ. Căn cứ vào giới hạn của các tổ, xác định tần số (tần suất) tương ứng và ghi vào bảng phân phối ghép tổ. Khi tiến hành phân tổ, nếu số tổ quá nhiều sẽ bị xé lẻ và số đơn vị của tổng thể bị phân tán vào nhiều tổ có tính chất giống nhau. Ngược lại, nếu số tổ quá ít thì nhiều đơn vị có tính chất khác nhau sẽ bị phân vào cùng một tổ làm cho mọi kết luận rút ra sau này kém chính xác. 1.5.1.3. Những yêu cầu đối với việc xây dựng bảng thống kê Trong thống kê, các bảng biểu thống kê có ý nghĩa rất quan trọng để giúp cho những ai quan tâm đến số liệu thống kê dễ dàng truy cập, xử lý. Một số yêu cầu đối với xây dựng bảng biểu thống kê: - Quy mô bảng thống kê không nên quá lớn (quá nhiều tổ hoặc quá nhiều chỉ tiêu giải thích). Khi có nhiều tiêu thức cần phân tổ có nhiều chỉ tiêu giải thích thì nên tách ra xây dựng một số bảng thống kê. - Các tiêu đề, tiêu mục trong bảng thống kê phải được ghi chính xác, đầy đủ, ngắn gọn và dễ hiểu. - Các chỉ tiêu giải thích trong bảng thống kê cần được sắp xếp theo thứ tự hợp lý, phù hợp với mục đích nghiên cứu. Các chỉ tiêu có liên hệ với nhau nên sắp xếp gần nhau. - Các ô trong bảng thống kê dùng để ghi các con số thống kê. Nếu không có số liệu để ghi vào một hoặc một số ô nào đó thì dùng các ký hiệu theo quy ước. 23
24. Trong bảng thống kê phải dùng đơn vị tính cụ thể cho từng chỉ tiêu. Nếu tất cả các số trong bảng có cùng đơn vị thì đơn vị tính ghi ở đầu bảng. Nếu các chỉ tiêu có đơn vị tính khác nhau thì đơn vị tính ghi ngay dưới tiêu mục. Dưới bảng thống kê cần ghi rõ nguồn tài liệu sử dụng và các chi tiết cần thiết mà không thể hiện được trong bảng thống kê. Trong hệ thống các cơ quan nhà nước, khá nhiều trường hợp, đưa tất cả các tiêu thức thống kê vào cũng một bảng biểu. Điều đó gặp khó khăn khi sử dụng. Công cụ Excel có thể giúp chúng ta trình bày các bảng thống kê riêng lẻ trên các trang Excel và được lưu giữ trong cùng một thư mục tương ứng sẽ làm cho sử dụng thuận tiện hơn. Trao đổi: Mô tả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng dạy và học ở Học viện Hành chính. 1.5.2. Trình bày số liệu thống kê bằng đồ thị 1.5.2.1. Ý nghĩa và tác dụng của đồ thị Đồ thị thống kê là các hình vẽ hoặc đường nét hình học dùng để miêu tả có tính chất quy ước các tài liệu thống kê. Đồ thị thống kê có mấy đặc điểm sau: - Đồ thị thống kê sử dụng con số kết hợp với hình vẽ, đường nét và mầu sắc để trình bày và phân tích các đặc trưng số lượng của hiện tượng. Vì vậy người xem không mất nhiều công đọc con số mà vẫn nhận thức được vấn đề chủ yếu một cách dễ dàng, nhanh chóng. - Đồ thị thống kê chỉ trình bày một cách khái quát các đặc điểm chủ yếu về bản chất và xu hướng phát triển của các hiện tượng, tiêu chí quan tâm. Ví dụ: biến động nhân sự (toàn bộ) của các Bộ mô tả ở sơ đồ 1.2. 24
25. Do các đặc điểm nêu trên, đồ thị thống kê có tính phổ biến, có sức hấp dẫn và sinh động,dễ hiểu. Chỉ nhìn nhanh qua đồ thị, có thể để lại được ấn tượng về sự khác biệt gia tăng số lượng công chức của từng bộ mô tả ở sơ đồ 1.2. Phương pháp đồ thị thống kê được ứng dụng rộng rãi trong nghiên cứu vì đó là một cách dễ dàng cho người sử dụng thấy nhanh sự thay đổi của những số liệu theo: - Sự phát triển của hiện tượng qua thời gian - Kết cấu và biến động của kết cấu qua hiện tượng - Trình độ phổ biến của hiện tượng - Sự so sánh giữa các mức độ của hiện tượng - Mối liên hệ giữa các hiện tượng - Tình hình thực hiện kế hoạch 1.5.2.2. Các loại đồ thị thống kê Căn cứ theo nội dung và mục đích, có thể chia đồ thị thống kê thành các loại sau: - Đồ thị so sánh - Đồ thị phát triển 25
26. - Đồ thị kết cấu - Đồ thị hoàn thành kế hoạch - Đồ thị liên hệ - Đồ thị phân phối. Căn cứ vào hình thức biểu hiện, có thể phân chia thành: Biểu đồ hình cột: Giúp chúng ta có thể nhanh chóng so sánh các lĩnh vực khác nhau ở những thời điểm khác nhau của nhiều nhóm đối tượng khác nhau. Ví dụ sơ đồ 1.2. là một dạng sơ đồ cột mô tả cùng một biến số là số lượng của ba tổng thể thống kê là ba Bộ. Sơ đồ 1.3. mô tả sự thay đổi mức lương tối thiểu ở Việt Nam các năm 2007; 2009 và 2012 bằng biểu đồ hình cột. Rất dễ nhận thấy sự thay đổi đó. Biểu đồ mạng – sơ đồ 1.4. Mô tả bằng sơ đồ mạng chỉ cho thấy so sánh mang tính tương đối, trong khi đó để hiểu rõ thì phải ban hành kèm theo bảng các số liệu cụ thể của từng tiêu chí. Ví dụ: dân số năm 1970 15 triệu người; đến năm 2011 dân số có thể đạt gấp đôi (32 triệu người). Do đó cần chú ý biểu diễn các số lieuj thống kê theo sơ đồ mạng. 26
27. Biểu đồ diện tích- sơ đồ 1.5 Khi mô tả các số liệu thống kê theo sơ đồ diện tích, có thể coi tất cả số liệu thống kê tạo nên diện tích tổng thể 100%. Mỗi thành tố có thể chiếm một phần diện tích. Ví dụ: tuyển dụng hàng năm đươc xem xét là 100%, thì các quý có thể chiếm tỷ lệ % khác nhau. 27
28. Đồ thị đường gấp khúc- sơ đồ 1.6 Với biểu đồ đường gấp khúc, cũng cho thấy sự thay đổi nhanh, chậm của các tiêu thức thống kê và có thể sử dụng để so sánh giữa các vùng, miềm, tổ chức khác nhau về cùng tiêu chí để nhận biết tốc độ thay đổi. Ngoài ra có thể mô tả các tiêu chí thống kê bằng nhiều dạng đồ thị khác nhau. 1.5.2.3. Yêu cầu đối với việc xây dựng đồ thị thống kê. Một đồ thị thống kê phải đảm bảo các yêu cầu: chính xác, dễ xem, dễ hiểu và đẹp (bằng cách sử dụng các loại mầu sắc khác nhau). Khi xây dựng đồ thị thống kê cần chú ý một số yêu cầu sau: - Lựa chọn loại đồ thị cho phù hợp với nội dung, tính chất các số liệu cần diễn đạt. Để đảm bảo những yêu cầu trên, cần chú ý đến các yếu tố của đồ thị, quy mô, các ký hiệu hình học hoặc các hình vẽ, hệ tọa độ, thang và tỷ lệ xích, phần giải thích. - Xác định quy mô đồ thị thích hợp. Quy mô của đồ thị được quyết định bởi chiều dài, chiều cao và quan hệ tỷ lệ giữa 2 chiều đó. Quy mô của đồ thị to hay nhỏ còn phải căn cứ vào mục đích sử dụng. 28
29. - Các ký hiệu hình học hoặc hình vẽ quyết định dáng của đồ thị. Các ký hiệu hình học có nhiều loại như: các chấm, các đường thẳng hoặc cong, các hình cột, hình vuông, hình chữ nhật, hình tròn v.v. - Hệ tọa độ giúp cho việc xác định chính xác vị trí các ký hiệu hình học trên đồ thị. Các đồ thị thống kê thường dùng hệ tọa độ vuông góc. - Thang và tỷ lệ xích giúp cho việc tính chuyển các đại lượng lên đồ thị theo các khoảng cách thích hợp. Tùy thuộc vào số lượng và cách phân chia để lựa chọn tỷ lệ xích phù hợp. - Phải giải thích tên đồ thị, các con số và ghi chú dọc theo thang tỷ lệ, các con số bên cạnh từng bộ phận của đồ thị, giải thích các ký hiệu quy ước cần được ghi rõ, gọn dễ hiểu. 1.5.3. Những điều cần chú ý khi trình bày số liệu thống kê ( kể cả thống kê nhân sự). 1.5.3.1.Về trình bày bằng bảng - Số lượng các cột; - Các cột là tổng giá trị của các cột con; - Ghi chú các số liệu; - Ghi chú các diễn giải; - Các loại bảng thông thường; - Bảng excel trên máy tính hoặc các loại bảng tự thiết kế. 1.5.3.2.Trình bày bằng đồ thị: - Các loại đồ thị khác nhau có ý nghĩa khác nhau; - Mỗi loại đều có những hạn chế và ưu điểm; - Về sử dụng mầu trên đồ thi và khi in theo mầu ‘trắng – đen”; Không phải trình bày hay vẽ đồ thị là phản ảnh số liệu thống kê. Nhiều trường hợp, đưa tất cả số liệu lên trên đồ thị nhưng không phản ảnh điều gì muốn thể hiện. 29
30. Trao đổi: Lựa chọn Insert Chart một dạng đồ thị.Mô tả một số số liệu thống kê liên quan đến sinh viên trong lớp. Mỗi dạng đồ thị trong đó sẽ cho những dạng khác nhau. Nhận xét về các dạng đồ thị đó. 1.6 . Điều tra thống kê 1.6.1.Khái niệm điều tra thống kê Nhiệm vụ chủ yếu của điều tra thống kê là thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về hiện tượng nghiên cứu, làm cơ sở cho việc tổng hợp và phân tích. Tại Điều 3 Luật Thống kê định nghĩa: “Điều tra thống kê là hình thức thu thập thông tin thống kê theo phương án điều tra”. Tuy thuộc vào đòi hỏi số liệu thống kê phục vụ cho mục đích quản lý, có thể tổ chức điều tra thống kê theo nhiều phương án. 1.6.2. Ý nghĩa của điều tra thống kê Điều tra thống kê được tổ chức theo những nguyên tắc khoa học, chặt chẽ sẽ đáp ứng được nhiều yêu cầu khác nhau cả về lý thuyết cũng như thực tế đặt ra. Điều tra thống kê có một số ý nghĩa sau: - Tài liệu do điều tra thống kê thu được là căn cứ tin cậy để kiểm tra, đánh giá thực trạng hiện tượng nghiên cứu; - Điều tra thống kê cung cấp những luận cứ xác đáng cho việc phân tích, phát hiện, tìm ra những yếu tố tác động, những yếu tố quyết định sự biến đổi của hiện tượng nghiên cứu; - Những số liệu điều tra thống kê là căn cứ vững chắc cho việc phát hiện, xác định xu hướng, quy luật hiện tượng trong tương lai; - Tài liệu điều tra thống kê giúp cho việc xây dựng các định hướng, các kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trong tương lai. 30
31. 1.6.3. Các yêu cầu cơ bản của điều tra thống kê Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ và đạt được mục đích của điều tra thống kê, điều tra thống kê cần bảo đảm được các yêu cầu cơ bản của một hoạt động thống kê nói chung. Đó là: - Trung thực: Yêu cầu này đòi hỏi người thu thập thông tin phải tuyệt đối trung thực, ghi chép đúng những điều được nghe, được thấy. Trung thực đòi hỏi trung thực cho cả người tổ chức và người cung cấp thông tin. - Chính xác, khách quan: Yêu cầu này đòi hỏi trong điều tra thống kê các tài liệu thu thập được phải phản ánh đúng đắn tình hình thực tế khách quan của hiện tượng nghiên cứu. Trung thực, không thêm, bớt thông tin hoặc sáng tạo ra các con số tuỳ hứng. - Kịp thời: Tài liệu của điều tra thống kê phải có tính nhạy bén, phản ánh được một sự biến đổi của hiện tượng nghiên cứu đúng lúc cần thiết. Tức là các tài liệu ghi chép được phải mang tính thời sự. Mặt khác, tính kịp thời còn thể hiện thống kê phải cung cấp tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu đúng lúc cần thiết - Đầy đủ: Có nghĩa là tài liệu điều tra phải được thu thập theo đúng nội dung cần thiết cho việc nghiên cứu hoặc đã được quy định trong phương án điều tra (không giảm bớt các mẫu điều tra); 1.6.4.Các loại điều tra thống kê Điều tra thống kê có nhiều loại khác nhau, tuỳ theo mục đích nghiên cứu, đặc điểm của đối tượng điều tra và điều kiện thực tế mà người ta có thể sử dụng loại nào cho phù hợp. Sau đây là một số cách phân loại chủ yếu. 1.6.4.1.Điều tra thường xuyên và không thường xuyên Căn cứ vào tính liên tục, tính hệ thống của các cuộc điều tra thống kê, ta có thể phân biệt hai loại điều tra thống kê: Điều tra thường xuyên và điều tra không thường xuyên. Điều tra thường xuyên là việc thu thập, ghi chép tài 31
32. liệu một cách liên tục, có hệ thống. Ví dụ: Tổ chức chấm công lao động; ghi chép xuất nhập hàng hoá, Còn điều tra không thường xuyên là tiến hành thu thập, ghi chép tài liệu ban đầu của hiện tượng một cách không liên tục, không gắn với quá trình phát sinh, phát triển của hiện tượng. Hình thức chủ yếu của điều tra không thường xuyên là các cuộc điều tra chuyên môn. Khác với báo cáo thống kê định kỳ, điều tra chuyên môn chỉ được tiến hành khi có nhu cầu. 1.6.4.2. Điều tra toàn bộ và không toàn bộ Căn cứ vào phạm vi của đối tượng được điều tra thực tế, điều tra thống kê được phân thành điều tra toàn bộ và điều tra không toàn bộ. Điều tra toàn bộ là tiến hành thu thập tài liệu ban đầu trên toàn thể các đơn vị thuộc đối tượng điều tra, không loại trừ bất kỳ đơn vị nào. Ví dụ: các cuộc Tổng điều tra dân số. Điều tra toàn bộ là nguồn cung cấp tài liệu đầy đủ nhất cho các nghiên cứu thống kê. Điều tra không toàn bộ là tiến hành thu thập tài liệu ban đầu trên một số đơn vị được chọn trong toàn bộ các đơn vị của tổng thể chung.Căn cứ vào phương pháp lựa chọn các đơn vị để điều tra ta có thể phân chia điều tra không toàn bộ thành ba loại khác nhau: Điều tra chọn mẫu, điều tra trọng điểm và điều tra chuyên đề. Tùy theo nhu cầu quản lý nhà nước mà định kỳ có thể tiến hàng tổng điều tra trên những lĩnh vực cụ thể. Ví dụ: 10 năm có thể tiến hàng tổng điều tra dân số cả nước. Đồng thời cũng lĩnh đó có thể tiến hành điều tra thống kê hàng năm để có số liệu thống kê hàng năm. Ví dụ: gia tăng hay giảm việc làm hàng năm phục vụ cho đánh giá về mức độ thất nghiệp. 1.6.5. Phương pháp thu thập thông tin trong điều tra thống kê Để thu thập thông tin trong điều tra thống kê, người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau. Tùy theo điều kiện thực tế về đặc điểm của hiện 32
33. tượng nghiên cứu, khả năng tài chính, thời gian, trình độ của người tổ chức và điều tra viên để lựa chọn phương pháp điều tra thích hợp. - Phương pháp đăng ký trực tiếp: Phương pháp mà mà người thực hiện điều tra phải trực tiếp tiếp xúc với đối tượng điều tra, trực tiếp tiến hành hoặc giám sát việc cân, đong, đếm và sau đó ghi chép những thông tin vào phiếu điều tra. - Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp ghi chép, thu thập tài liệu ban đầu được thực hiện thông qua quá trình hỏi – đáp giữa nhân viên điều tra và người cung cấp thông tin. Căn cứ vào tính chất của sự tiếp xúc giữa người hỏi và người trả lời, ta phân biệt hai loại: Phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn gián tiếp ( qua phiếu điều tra). Tình huống nghiên cứu Thống kê dân số quốc gia tiến hành theo tần xuất 10 năm/ lần. Hảy xác định theo quan điểm của nhà quản lý nguồn nhân lực những tiêu chí nào đáng quan tâm để đưa vào thống kê dân số Câu hỏi ôn tập chương 1: 1.Thống kê là gì? 2.Ý nghĩa của thống kê trong phân tích kinh tế - xã hội ; 3. Phân tích ý nghĩa của các tiêu chí sử dụng trong thống kê . 33
34. Chương II: ÐIỀU TRA CHỌN MẪU VÀ SAI SỐ TRONG ÐIỀU TRA THỐNG KÊ Mục tiêu: Chương này chỉ cung cấp một số thông tin cơ bản liên quan phương pháp điều tra chọn mẫu cũng nhu một số cách thức xử lý sai số trong thống kê nói chung và vận dụng vào trong thống kê nhân sự trong các tổ chức và tổ chức hành chính nhà nước. Yêu cầu: Sau khi học xong chương, học viên phải nắm bắt được: - Nhữn vấn đề liên quan đến điều tra thống kê; - Điều tra chọn mẫu; - Các phương pháp ; - Những sai sót trong điều tra chọn mẫu để vận dụng vào thống kê nhân sự hành chính nhà nước Nội dung chương 2 2.1.Điều tra và điều tra thống kê Quá trình nghiên cứu thống kê gồm các giai đoạn: Thu thập số liệu, xử lý tổng hợp và phân tích, dự báo. Trong thu thập số liệu thường áp dụng hai hình thức chủ yếu: Báo cáo thống kê định kỳ và điều tra thống kê. Báo cáo thống kê định kỳ là hình thức thu thập số liệu thống kê được tiến hành thường xuyên, định kỳ theo nội dung, phương pháp cũng như hệ thống biểu mẫu thống nhất, được quy định thành chế độ báo cáo do cơ quan có thẩm quyền quyết định và áp dụng cho nhiều năm. Theo quy định của pháp luật, tất cả các cơ quan nhà nước đều phải thực hiện công tác thống kê các số liệu liên quan và chuyển các số liệu đó cho các cơ quan thống kê 34
35. theo quy định. Trong quản lý nhân sự các cơ quan nhà nước cũng như hành chính nhà nước cũng phải tuân thủ các quy định đó. Điều tra thống kê là hình thức thu thập số liệu được tiến hành theo phương án quy định cụ thể cho từng cuộc điều tra. Trong phương án điều tra quy định rõ mục đích, nội dung, đối tượng, phạm vi, phương pháp và kế hoạch tiến hành điều tra. Điều tra thống kê được áp dụng ngày càng rộng rãi trong điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thành phần kinh tế. Đồng thời, đòi hỏi số liệu nên các tổ chức cũng có thể tiến hành các hoạt động điều tra nhằm nắm bắt thông tin thị trường trên những lĩnh vực cần thiết. Tổng điều tra khách hàng trung thành của các tập đoàn có thể tiến hành 5 năm 1 lần. Điều tra thống kê được chia thành một số loại sau: - Điều tra toàn bộ hay tổng thể; - Điều tra không toàn bộ hay chỉ một bộ phận. Loại điều tra không toàn bộ có thể chia thành nhiều nhóm nhỏ: - Điều tra chọn mẫu; - Điều tra chuyên đề; - Điều tra trọng điểm. Điều tra trọng điểm và điều tra chuyên đề do tính chất đặc biệt của nó cho nên không thể sử dụng để suy rộng kết quả cho toàn bộ tổng thể thống kê. Trong khi đó kết quả của điều tra chọn mẫu được dùng để mô tả đặc điểm của tổng thể chung do việc lựa chọn mẫu Sơ đồ 2.1. mô tả các hình thức điều tra thu thập số liệu thống kê. Trong đó, điều tra chọn mẫu là phương pháp thường nhật của điều tra thống kê. 35
36. Thống kê nhân sự cũng phải dựa vào nguyên tắc chung của điều tra chọn mẫu và những sai sót của thống kê. 2.2. Điều tra chọn mẫu 2.2.1. Tổng quan về điều tra chọn mẫu Điều tra chọn mẫu (ĐTCM) là loại điều tra không toàn bộ, trong đó người ta chọn một cách ngẫu nhiên một số đủ lớn đơn vị đại diện trong toàn bộ các đơn vị của tổng thể chung để điều tra rồi dùng kết quả thu thập được tính toán, suy rộng thành các đặc điểm của toàn bộ tổng thể chung. Ví dụ, để biết thông tin liên quan đến công chức làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương có thể lựa chọn một số mẫu đại diện các cơ quan bộ; Để biết thông tin chung về công chức làm việc ở chính quyền địa phương có thể lựa chọn một số tỉnh, huyện và xã. ĐTCM được ứng dụng rất rộng rãi trong thống kê kinh tế - xã hội như: - Điều tra năng suất, sản lượng lúa; - Điều tra lao động - việc làm; - Điều tra thu nhập, chi tiêu của hộ gia đình; 36
37. - Điều tra biến động thường xuyên dân số; - Điều tra chất lượng sản phẩm công nghiệp. Ngoài ra, trong tự nhiên, trong đời sống sinh hoạt của con người, trong y học, v.v chúng ta cũng đã gặp rất nhiều ví dụ thực tế đã áp dụng ĐTCM.Như trên đã nêu, trong quản lý nhân sự cũng có thể áp dụng điều tra chọn mẫu với nhiều tiêu chí khác nhau. Có thể về tiền lương; có thể về cơ cấu nhân sự; có thể về số lượng bình quân theo độ tuổi. Trong đời sống xã hội, khó có thể điều tra toàn bộ công dân và do đó cũng điều tra chọn mẫu. Các nhà xã hội học áp dụng điều tra chọn mẫu để lấy ý kiến về một hiện tượng. Ví dụ sự tín nhiệm; khả năng thắng cử của một ứng viên. 2.2.2.Ưu điểm của phương pháp điều tra chọn mẫu Do chỉ tiến hành điều tra trên một bộ phận đơn vị mẫu trong tổng thể chung nên ĐTCM có những ưu điểm cơ bản sau: - Tiến hành điều tra nhanh gọn, bảo đảm tính kịp thời của số liệu thống kê. - Tiết kiệm nhân lực và kinh phí trong quá trình điều tra. - Cho phép thu thập được nhiều chỉ tiêu thống kê, đặc biệt đối với các chỉ tiêu có nội dung phức tạp, không có điều kiện điều tra ở diện rộng. Nhờ đó kết quả điều tra thu được sẽ phản ánh được nhiều mặt, cho phép nghiên cứu các mối quan hệ cần thiết của hiện tượng nghiên cứu. - Làm giảm sai số phi chọn mẫu (sai số do cân, đong, đo, đếm, khai báo, ghi chép, v.v ). - Cho phép nghiên cứu các hiện tượng kinh tế - xã hội, môi trường, không thể tiến hành theo phương pháp điều tra toàn bộ: Ví dụ như nghiên cứu trữ lượng khoáng sản, thuỷ sản. Hoặc trong công tác nhân sự, khó đi đến để lấy ý kiên toàn bộ nhân viên. 37
38. 2.2.3.Hạn chế của phương pháp điều tra chọn mẫu - Do ĐTCM chỉ tiến hành thu thập số liệu trên một số đơn vị, sau đó dùng kết quả để suy rộng cho toàn bộ tổng thể chung nên kết quả điều tra chọn mẫu luôn tồn tại cái gọi là "Sai số chọn mẫu" - Sai số do tính đại diện. Sai số chọn mẫu phụ thuộc vào độ đồng đều của chỉ tiêu nghiên cứu, vào cỡ mẫu và phương pháp tổ chức chọn mẫu. Có thể làm giảm sai số chọn mẫu bằng cách tăng cỡ mẫu ở phạm vi cho phép và lựa chọn phương pháp tổ chức chọn mẫu thích hợp nhất. - Kết quả ĐTCM không thể tiến hành phân nhỏ theo mọi phạm vi và tiêu thức nghiên cứu như điều tra toàn bộ, mà chỉ thực hiện được ở mức độ nhất định tuỳ thuộc vào cỡ mẫu, phương pháp tổ chức chọn mẫu và độ đồng đều giữa các đơn vị theo các chỉ tiêu được điều tra. - Tùy thuộc vào tính “chủ quan” của chọn mẫu cũng có thể dẫn đến sai số. 2.2.4.Điều kiện vận dụng của điều tra chọn mẫu: Điều tra chọn mẫu thường được vận dụng trong các trường hợp sau: - Thay thế cho điều tra toàn bộ trong những trường hợp quy mô điều tra lớn, nội dung điều tra cần thu thập nhiều chỉ tiêu, thực tế ta không đủ kinh phí và nhân lực để tiến hành điều tra toàn bộ, hơn nữa nếu điều tra toàn bộ sẽ mất quá nhiều thời gian, không đảm bảo tính kịp thời của số liệu thống kê. - Quá trình điều tra gắn liền với việc phá huỷ sản phẩm, do đó phải điều tra chọn mẫu; - Để thu thập những thông tin tiên nghiệm trong những trường hợp cần thiết nhằm phục vụ cho yêu cầu của điều tra toàn bộ. Ví dụ, để thăm dò mức độ tín nhiệm của các ứng cử viên vào một chức vị nào đó thì chỉ có thể ĐTCM ở một lượng cử tri nhất định và phải được tiến hành trước khi bầu cử chính thức thì mới có ý nghĩa ; 38
39. - Thu thập số liệu để kiểm tra, đánh giá và chỉnh lý số liệu của điều tra toàn bộ. 2.3. Sai số trong điều tra thống kê 2.3.1. Sai số chọn mẫu và phạm vi sai số chọn mẫu 2.3.1.1. Sai số chọn mẫu Sai số chọn mẫu (SSCM) là sự khác nhau giữa giá trị ước lượng của mẫu và giá trị của tổng thể chung. Sai số chọn mẫu còn gọi là sai số do tính đại diện. Sai số này chỉ xảy ra trong điều tra chọn mẫu do chỉ điều tra một số ít đơn vị mà kết quả lại suy cho cả tổng thể. Sai số chọn mẫu có hai loại: - Sai số có hệ thống: Sai số xảy ra khi áp dụng phương pháp chọn có hệ thống, làm cho kết quả điều tra luôn bị lệch so với số thực tế về một hướng. - Sai số ngẫu nhiên: Sai số chỉ xuất hiện trong trường hợp các đơn vị của tổng thể được chọn theo nguyên tắc ngẫu nhiên, không phụ thuộc vào ý định của người điều tra. 2.3.1.2. Phạm vi sai số chọn mẫu (SSCM) Phạm vi SSCM (ký hiệu là Δx) được tính theo công thức (2.1.) Δx = t.μx ( 2.1) Trong đó: Hệ số tin cậy (tương ứng với độ tin cậy φt,) là xác suất để giá trị thực tế của chỉ tiêu nghiên cứu (x ) còn nằm trong khoảng tin cậy ( x − t.μx 8 đến x + t.μx ).[ ]. 2.3.1.3. Ý nghĩa của việc tính toán sai số chọn mẫu 8 Sinh viên Học viện Hành chính chỉ được giới thiệu công thức để có logic tiếp cận. Không đi sâu vào chi tiết, bản chất của công thức tính toán sai số chọn mẫu. Nếu sinh viên quan tâm, có thể tìm đọc trong tài liệu chuyên ngành thống kê như : Giáo trình thống kê – NXB Thống kê - 2000 39
40. - Sai số chọn mẫu dùng để ước lượng chỉ tiêu nghiên cứu theo khoảng tin cậy; - Sai số chọn mẫu dùng để đánh giá tính đại diện của chỉ tiêu nghiên cứu; - Là cơ sở để xác định cỡ mẫu cho các cuộc điều tra được tiến hành về sau. Sai số chọn mẫu (SSCM) chỉ phát sinh trong điều tra chọn mẫu khi tiến hành thu thập ở một bộ phận các đơn vị tổng thể (gọi là mẫu) rồi dùng kết quả suy rộng cho toàn bộ tổng thể chung. SSCM phụ thuộc vào cỡ mẫu (mẫu càng lớn thì sai số càng nhỏ), vào độ đồng đều của chỉ tiêu nghiên cứu (độ đồng đều cao thì sai số chọn mẫu càng nhỏ) và phương pháp tổ chức điều tra chọn mẫu. 2.3.2. Sai số trong điều tra thống kê Như đã nêu trên, chọn mẫu có thể dẫn đến những sai số. Ngoài sai số do chọn mẫu, thì cách thức tiến hành điều tra có thể dẫn đến những sai số thuộc về kỹ thuật. Ví dụ: sai số thuộc về lỗi của các quy định, hướng dẫn, giải thích tài liệu điều tra, do sai sót của việc cân đong, đo đếm, cung cấp thông tin, ghi chép, đánh mã, nhập tin,v.v. Tất cả các loại sai số đó gọi chung là sai số điều tra. Trong thực tế công tác điều tra thống kê hiện nay, phương pháp chọn mẫu được áp dụng ngày càng nhiều và có hiệu quả. Số liệu thu được từ điều tra chọn mẫu ngày càng phong phú, đa dạng và phục vụ kịp thời các yêu cầu sử dụng. Tuy nhiên, bên cạnh sai số do chọn mẫu, thì khi tiến hành điều tra chọn mẫu cũng chịu sự tác động của nhiều yếu tố dẫn đến bổ sung thêm sai số tronbg hoạt động thống kê. Sai số không thuộc về chọn mẫu là loại sai số xẩy ra do nhiều nguyên nhân và xẩy ra ở tất cả các giai đoạn của điều tra, phát triển thống kê. 40
41. 2.3.2.1. Sai số trong quá trình chuẩn bị điều tra thống kê Trong công tác điều tra thống kê, chuẩn bị điều tra giữ một vai trò cực kỳ quan trọng. Chất lượng của khâu chuẩn bị điều tra sẽ ảnh hưởng cả đến quá trình thu thập số liệu và cuối cùng là đến chất lượng của số liệu điều tra. Một cuộc điều tra được chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo và đầy đủ sẽ là cơ sở đầu tiên để giảm sai số điều tra nhằm nâng cao chất lượng của số liệu thống kê. Không chỉ các cuộc điều tra, mọi hoạt động của con người nếu không được chuẩn bị tốt sẽ đem lại kết quả không tốt. Chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị là cách thức thường trực để hạn chế sai số. a.Sai số điều tra liên quan tới việc xác định mục tiêu, nội dung và đối tượng điều tra Tất cả những ai tham gia hoạt động điều tra thống kê đều phải nhận thức đúng mục tiêu của hoạt động điều tra. Ví dụ: điều tra mức lương tối thiểu của công chức trong cơ quan hành chính nhà nước nhằm mục tiêu gì. Khi làm rõ mục tiêu, tất cả ai tham gia vào hoạt động điều tra mới định hướng đúng để đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu điều tra phải thể hiện rõ ràng và tuân thủ theo nguyên tắc đo lường được để tất cả mọi người hướng đến. Mục tiêu điều tra sẽ là cơ sở cho việc xác định các công việc cần tiến hành để đạt được mục tiêu đó. Đồng thời với mục tiêu xác định cụ thể, thì xác định thuận lợi các đối tượng phải điều tra. Ví dụ: nếu điều tra nhóm chuyên viên chính, có thể không phản ảnh hết mức thu nhập bình quân của công chức. Mỗi một điều tra chọn mẫu, với mục tiêu khác nhau sẽ có những nhóm loại công việc điều tra và đối tượng khác nhau. 41
42. Xác định đúng nội dung và đối tượng điều tra, sẽ tạo cơ hội thuận lợi để có được số liệu đúng, đủ, không quá lãng phí. Mặt khác, xác định đúng nội dung và đối tượng điều tra là cơ sở để thiết kế bảng hỏi một cách khoa học và có điều kiện thuận lợi để tiếp cận với đối tượng cung cấp thông tin, đảm bảo thông tin thu được phù hợp và phản ánh đúng thực tế khách quan. Tóm lại việc xác định đúng mục đích, nội dung và đối tượng điều tra làm cho cuộc điều tra thực hiện đúng hướng, đúng yêu cầu là một trong những điều kiện tiên quyết để đảm bảo chất lượng số liệu, giảm sai số trong điều tra thống kê. Trên thực tế bước đầu tiên này sẽ tạo ra sai số khi không cụ thể hóa được mục tiêu. b.Sai số liên quan tới việc xây dựng các khái niệm, định nghĩa dùng trong điều tra Tiếng Việt rất đa nghĩa và không rõ nghĩa. Do đó, khi điều tra thống kê liên quan đến những khái niệm, những quy định, nếu không làm rõ và không được xác định đúng sẽ cho kết quả khác. Ở Việt Nam, nhiều tiêu chí liên quan đến nhân sự làm việc trong cơ quan nhà nước nhầm lẫn giữa tên gọi đời thường và tên gọi để chỉ một mẫu điều tra. Ví dụ: thuật ngữ cán bộ trước đây là chri chúng tất cả những ai làm việc cho nhà nước (đời thường), nhưng khi đưa vào trong văn bản pháp luật có thể lại thiếu quy định thì không phân biệt cán bộ, công chức hay viên chức. Do đó, khi điều tra chức danh quản lý có thể nhầm lẫn với chức danh cán bộ. Hay thuật ngữ tương đương được nhiều văn bản pháp luật nói đến,nhưng đinh nghĩa tương đương lại chưa được nêu. Pháp luật Việt Nam trong nhiều trường hợp không làm rõ những thuật ngữ được dùng nên nếu vận dụng vào thống kê có thể tạo ra nên số lớn. 42
43. Lỗi trong việc xây dựng các khái niệm, định nghĩa và nội dung thông tin về tiêu thức, chỉ tiêu thống kê sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng số liệu thống kê. Đây là hiện tượng khá phổ biến trong điều tra thống kê ở nước ta hiện nay. Để có số liệu tốt, giảm bớt sai số điều tra, một vấn đề có tính chất nguyên tắc đó là phải chuẩn hoá các khái niệm, định nghĩa về các tiêu thức, chỉ tiêu của điều tra thống kê. Đồng thời phải giải thích rõ ràng, đầy đủ và cụ thể hoá các khái niệm, định nghĩa cho phù hợp với từng cuộc điều tra riêng biệt. c. Sai số điều tra liên quan tới thiết kế bảng hỏi, xây dựng các bảng danh mục và mã số dùng trong điều tra Trong điều tra thống kê, bảng hỏi là vật mang tin, là công cụ giúp điều tra viên điền thông tin hoặc đánh dấu, đánh mã vào các ô, dòng, cột phù hợp theo nội dung trả lời của các câu hỏi tương ứng với các tiêu thức ghi ở bảng hỏi dùng trong điều tra. Nếu các câu hỏi phức tạp, khó hiểu, khó trả lời, khó xác định hoặc khó điền thông tin thì khi đó thông tin thu được sẽ kém chính xác, không đáp ứng yêu cầu của số liệu điều tra. Cùng với bảng hỏi, các bảng danh mục và các mã số có vai trò quan trọng trong quá trình tổng hợp số liệu thống kê. Thông tin thu được dù đảm bảo độ tin cậy cần thiết, nhưng nếu bảng danh mục dùng cho điều tra không chuẩn xác, các mã số không rõ ràng, khó áp dụng dẫn tới việc đánh sai, đánh nhầm và tất nhiên như vậy số liệu tổng hợp sẽ bị sai lệch. Để giảm sai số điều tra, bảng hỏi phải được thiết kế một cách khoa học, đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin theo nội dung điều tra đã được xác định, bảo đảm mối liên hệ logic và tính thống nhất giữa các câu hỏi. Mặt khác, các câu hỏi phải đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, dễ ghi chép, phù hợp với trình độ 43
44. của điều tra viên và đặc điểm về nguồn thông tin của từng loại câu hỏi. Thiết kế bảng hỏi còn phải đảm bảo thuận lợi cho việc áp dụng công nghệ thông tin. Các bảng danh mục phải có nội dung phù hợp với những thông tin cần thu thập và được mã hoá một cách khoa học theo yêu cầu tổng hợp của điều tra. Danh mục vừa phải phù hợp với yêu cầu của từng cuộc điều tra, vừa phải đáp ứng và thống nhất với danh mục phục vụ cho tổng hợp chung của công tác thống kê. Nội dung bảng danh mục và cách mã hoá phải được giải thích đầy đủ và hướng dẫn cụ thể [9]. d. Sai số điều tra liên quan tới việc lựa chọn điều tra viên và hướng dẫn nghiệp vụ Điều tra viên là người trực tiếp truyền đạt mục đích, nội dung, yêu cầu điều tra đến các đối tượng cung cấp thông tin, đồng thời trực tiếp phỏng vấn, lựa chọn thông tin để ghi vào bảng hỏi (nếu là điều tra trực tiếp). Vì vậy, điều tra viên có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng số liệu trong điều tra. Nếu điều tra viên không nắm vững mục đích của cuộc điều tra, không hiểu hết nội dung thông tin cần thu thập thì sẽ truyền đạt không đúng các yêu cầu cần thiết cho đối tượng trả lời. Ý thức và trách nhiệm nghề nghiệp của điều tra viên là yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin. Nếu hỉ phỏng vấn và ghi chép cho xong việc, hoặc cách tiếp cận với đối tượng điều tra không tốt thì cũng sẽ dẫn đến kết quả số liệu điều tra thu được không theo ý muốn. Như vậy, việc lựa chọn điều tra viên không tốt cũng là nguyên nhân không kém phần quan trọng làm cho sai số điều tra tăng lên, ảnh hưởng đến chất lượng số liệu. 9 Tìm đọc thêm tài liệu liên quan đến tổ chức điều tra xã hội học qua bảng hỏi. 44
45. Vì vậy, muốn giảm bớt loại sai số điều tra này, cần tuyển chọn điều tra viên có trình độ nhất định, nắm được nghiệp vụ, có kinh nghiệm thực tế về điều tra thống kê, đồng thời phải có ý thức và tinh thần trách nhiệm cao. Sau khi lựa chọn được điều tra viên cần tổ chức tập huấn nghiệp vụ đầy đủ và thống nhất. Trong điều tra chọn mẫu, khi hướng dẫn nghiệp vụ cần chỉ rõ lộ danh sách địa bàn và đối tượng điều tra chọn mẫu (có địa chỉ cụ thể), quy định rõ những trường hợp mất mẫu phải thay đổi như thế nào, thay đổi đến đâu để tránh tình trạng điều tra viên thay đổi mẫu tuỳ tiện theo ý chủ quan của họ, v.v. 2.3.2.2. Sai số trong quá trình tổ chức điều tra a. Sai số điều tra liên quan đến quan hệ giữa yêu cầu về nội dung thông tin và quỹ thời gian, các điều kiện vật chất cần cho thu thập số liệu Nếu trong các cuộc điều tra thống kê phải thu thập quá nhiều chỉ tiêu có nội dung thông tin phức tạp, tốn nhiều thời gian để giải thích, phỏng vấn và ghi chép thì đòi hỏi nguồn lực và thời gian. Nhưng nhiều cuộc điều tra lại bị ràng buộc bởi nguồn lực và thời gian nên không đảm bảo tương quan để có thể thu thập đúng, đủ thông tin. Đây là yếu tố rất cơ bản tạo nên sai số trong điều tra,. Để nâng cao chất lượng số liệu thống kê, giảm sai số khi tổ chức điều tra, phải cân đối giữa nhu cầu thu thập thông tin với khả năng về điều kiện kinh phí và quỹ thời gian dành cho điều tra. Không nên tổ chức một cuộc điều tra đòi hỏi thu thập quá nhiều chỉ tiêu; đặc biệt phải giới hạn những chỉ tiêu thu thập quá khó và tính toán phức tạp. 45
46. Hơn nữa tuỳ thuộc vào đặc điểm và nội dung thông tin của các chỉ tiêu khác nhau, thuộc các đối tượng khác nhau để có cách tiếp cận thu thập thông tin cho hợp lý. b. Sai số điều tra liên quan đến điều tra viên Như trên đã nói để nâng cao chất lượng số liệu, giảm sai số điều tra, một trong những yêu cầu là phải chọn những người điều tra đủ tiêu chuẩn về chuyên môn và tinh thần trách nhiệm. Khi thực hiện điều tra, điều tra viên ngoài đạo đức nghề nghiệp, kiến thức chuyên môn, cần am hiểu môi trường, địa phương điều tra để có thể xử lý sáng tạo khi tiến hành thu thập thông tin. Nếu điều tra, điều tra viên kết hợp được kiến thức chuyên môn về điều tra đã được hướng dẫn với tình hình thực tế ở địa bàn điều tra, vừa phải giữ đúng nguyên tắc quy định cho điều tra, vừa phải có được những xử lý linh hoạt và hài hoà. Phần lớn những thắc mắc của đối tượng điều tra, điều tra viên phải tự mình tìm ra hướng giải đáp. Chỉ những trường hợp cần thiết mới ghi lại để xin ý kiến về cách xử lý của cấp chỉ đạo cao hơn. c. Sai số điều tra liên quan đến ý thức, tâm lý và khả năng hiểu biết của người trả lời Ở đây việc trả lời câu hỏi có thể không tốt do ba nguyên nhân thuộc người cung cấp thông tin như sau: - Về ý thức của người trả lời: Họ không thực sự quan tâm đến điều tra thống kê do không biết, không hiểu; - Do có thể lo ngại ảnh hưởng thông tin cung cấp đến lợi ích của mình; - Không hiểu biết về sự kiện. 46
47. Đặc biệt nếu tiến hành các cuộc điều tra về nhân sự trong cơ quan hành chính nhà nước thì yếu tố thuộc về công chức tham gia điều tra rất quan trọng. Ví dụ: nếu hỏi họ về tần suất vắng mặt ở cơ quan, chắc rằng họ không bao giờ cho thông tin chính xác. Để giảm bớt sai số điều tra, điều tra viên phải có cách tiếp cận hợp lý với từng loại đối tượng điều tra, ngoài kiến thức chuyên môn còn phải hiểu biết về xã hội, giải thích cho người được phỏng vấn về mục đích, ý nghĩa, về nguyên tắc cung cấp và bảo mật thông tin riêng, về trách nhiệm và quyền hạn của người cung cấp thông tin, giải thích cho họ hiểu nội dung câu hỏi một cách thuận tiện nhất, gợi ý cho họ những cách trả lời để đi đến có được số liệu thật. d. Sai số điều tra liên quan đến các phương tiện cân, đong, đo lường Trong điều tra mang tính so sánh, nếu như các thước đo so sánh không cụ thể, có thể làm cho người tham gia điều tra kho đưa ra thông tin. Ví dụ so sánh công chức A với công chức B về lòng trung thành, khó có thước đo nên không thu được thông tin chính xác. Lương và thu nhập cũng là một loại kho có thể thống kê chính xác vì không có tiêu chí cụ thể để đo thu nhập. Thông thường chỉ đo được lương theo bảng lương. 2.3.2.3. Sai số liên quan đến quá trình xử lý thông tin Sai số điều tra còn có thể xảy ra vì sai sót trong khâu đánh mã, nhập tin trong quá trình tổng hợp, xử lý số liệu. Có rất nhiều thông tin nhận được thể hiện những sai sót do nhầm lẫn, do đánh máy, ghi chép. Do đó một số nội dung nhằm hạn chế sai sót trong quá trình xử lý thông tin cần chú ý. Số liệu thu về phải được kiểm tra sơ bộ trước khi đánh mã, nhập tin.; 47
48. Kiểm tra sơ bộ còn có thể phát hiện những trường hợp có "số liệu lạ" (quá cao hoặc quá thấp so với mức bình quân chung). Nhập thông tin . Cần tổ chức cách nhập thông tin để bảo đảm ít sai số. Tình huống Dân số Việt Nam theo điều tra 2009 là : đến thời điểm 0 giờ ngày 1/4/2009, dân số Việt Nam là 85.789.573 người, tăng 9,5 triệu người so với 10 năm trước đây. Phân tích số liệu trên và đánh giá những yếu tố có thể gây nên sai số ở hàng đơn vị, chục, trăm người. Câu hỏi ôn tập 1. 1.Sai số trong thống kê là gì? 2. Những nguyên nhân sai số; 3. Làm thế nào để hạn chế sai số. 48
49. Chương III. TỔNG QUAN VỀ THỐNG KÊ NHÂN SỰ Mục đích: Trong chương này nhằm trang bị sâu hơn cho học viên những kiến thức về thống kê nhân sự nói chung. Trên cơ sở những kiến thức về thống kê đã nêu ở chương 1 và chương 2, học viên sẽ có điều kiện hiểu về thống kê nhân sự với một số nét đặc trưng. Yêu cầu - Nắm được kiến thức cơ bản về thống kê nhân sự; - Vận dụng vào để có thể thực hiện thống kê nhân sự của các tổ chức quan tâm Nội dung của chương 3 3.1.Tổng quan về thống kê nhân sự Một trong các những yếu tố cấu thành nên tổ chức là con người làm việc trong tổ chức đó. Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của từng tổ chức mà có thể có nhu cầu về con người – nguồn nhân lực khác nhau. Và cùng với sự phát triển của tổ chức thì nguồn nhân lực của tổ chức cũng luôn thay đổi. Sự thay đổi nguồn nhân lực của mọi tổ chức đều là một hiện tượng rất phức tạp và chịu sự tác động của nhiều yếu tố. Có những yếu tố mang tính tất yếu do sự thay đổi sản xuất, nhiệm vụ; nhưng có những sự thay đổi do những yếu tố thuộc về quản lý hay mối quan hệ con người trong tổ chức. Thống kê nhân sự tổ chức là một công cụ cần thiết để chỉ ra sự thay đổi nguồn nhân lực và từ đó có thể xác định các yếu tố liên quan. Thống kê nhân sự được tiếp cận theo nhiều cấp độ khác nhau. 49
50. - Thống kê các vấn đề liên quan đến con người làm việc trong các tổ chức nói chung thuộc khu vực công; khu vực tư và các khu vực khác; - Thống kê nhân sự liên quan đến các tổ chức thuộc từng ngành, lĩnh vực kinh tế - xã hội : ví dụ thống kê nhân sự trong ngành giáo dục; ngành khoa học công nghệ; các cơ quan nhà nước (lập pháp, hành pháp và tư pháp); Thống kê nhân sự tổ chức là một cụm từ để chỉ hoạt động thống kê các tiêu chí liên quan đến con người làm việc trong các tổ chức. Không có một chuẩn mực các tiêu chí, mà tùy thuộc vào mục tiêu sử dụng thống kê mà đưa ra các tiêu chí thống kê. Tùy thuộc vào cách tiếp cận tổ chức mà thuật ngữ thống kê nhân sự tổ chức có thể hiểu khác nhau. Ví dụ: bộ máy hành chính nhà nước (hành pháp) cũng có thể được coi là một tổ chức. Và thống kê nhân sự của bộ máy hành chính nhà nước cũng là thống kê nhân sự tổ chức. Tuy nhiên bộ máy hành chính nhà nước là một tổ chức lớn, có rất nhiều tổ chức con, và việc thống kê nhân sự của từng tổ chức con (bộ, ủy ban nhân dân các cấp; học viện hành chính,v.v.) cũng thuộc về thống kê nhân sự tổ chức. Học viện Hành chính là một tổ chức bao gồm nhiều khoa, ban. Thống kê nhân sự của Học viện Hành chính cũng đồng nghĩa với thống kê nhân sự của các Khoa, ban. Thuật ngữ thống kê nhân sự (personnel statistics) được tiếp cận với nghĩa khác rộng và nhiều nội dung tùy thuộc vào cách thức quan tâm đến những khía cạnh khác nhau của người lao động làm việc trong tổ chức. Ví dụ, cơ quan quản lý nhân sự của chính phủ Mỹ (US Office of Personnel Management) khi tiến hành thống kê nhân sự quan tâm đến một số nội dung như: - Việc làm và xu hướng thay đổi; 50
51. - Nhân khẩu học về việc làm trong khu vực nhà nước; - Vấn đề nghỉ hưu; Một số nước cũng công bố thống kê hàng năm về số lượng người làm việc trong khu vực nhà nước và các khu vực khác trên nhiều tiêu chí khác nhau. Trên từng ngành, lĩnh vực cũng được tiến hành thống kê nhân sự theo những tiêu chí của ngành giáo dục. Trên trang số liệu thống kê của OECD về giáo dục, sử dụng rất nhiều tiêu chí. Một số tiêu chí sau có thể tham khảo: - Số sinh viên vào học phân theo độ tuổi; - Số sinh viên theo học phân theo loại trường và nhóm trường; - Số sinh viên quốc tế; - Số sinh viên nhập học đầu năm phân theo giới tính (nam/nữ); - Số sinh viên tốt nghiệp phân theo tuổi; - Số sinh viên tốt nghiệp theo lĩnh vực; - Nhân sự giáo dục (bao gồm nhiều đối tượng khác nhau từ giảng viên đến nhà quản lý các cơ sở giáo dục); - Chi phí đào tạo/ sinh viên; - Ngân sách nhà nước dành cho giáo dục; - Khác. Với số liệu thống kê về giáo dục đa dạng và rộng như trên, sẽ giúp cho các tổ chức sử dụng nguồn nhân lực có cơ hội để nhận biết khả năng cung cấp nguồn nhân lực trong giai đoạn khác nhau họ có nhu cầu. Ngành khoa học và lực lượng lao động trong ngành khoa học cũng được nhiều nước quan tâm. Đó là nền tảng tri thức quan trọng cho sự phát triển. Tiêu chí thống kê được sử dụng trong thống kê lực lượng lao động khoa học cũng rẩ đa dạng. 51
52. Trong bộ máy nhà nước nói chung, thống kê nhân sự cũng rất đa dạng, phức tạp. Nhìn chung, các nước với cơ cấu tổ chức bộ máy khác nhau nhưng cũng có thể tiến hành thống kê theo một số tiêu thức: - Số lượng người làm việc trong bộ máy nhà nước; - Số lượng phân chia theo 3 lĩnh vực: lập pháp, hành pháp và tư pháp; - Số lượng người làm việc thường xuyên; - Số lượng người làm việc không thường xuyên; - Số người làm việc tạm thời; - Khác. Ví dụ, theo số liệu thống kê, việc làm trong chính phủ Mỹ được phân bổ theo sơ đồ 3.1. Từ số liệu, có thể thấy, 98% việc làm hay nhân sự của Chính phủ Mỹ tập trung ở nhánh thực thi quyền hành pháp. Các nhánh tư pháp và lập pháp rất hạn chế (mỗi ngành chỉ có 1%)[10]. Một trong những vấn đề cũng được nhiều nước quan tâm trong thống kê nhân sự là sự có mặt, vắng mặt và nghỉ ốm của người làm việc trong khu 10 Xem trang Thống kê của USOPM 52
53. vực công cũng như các tổ chức nói chung. Đây không chỉ là yếu tố nhằm xem xét năng suất lao động mà còn gắn với nhiều chế độ khác. 3.2. Ý nghĩa của thống kê nhân sự tổ chức Thống kê nhân sự là một trong những nội dung thống kê của nhiều tổ chức tiến hành. Đó là hoạt động thống kê gắn liền với các yếu tố liên quan đến nguồn nhân lực làm việc trong tổ chức và là cơ sở để đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự tổ chức. Về nguyên tắc chung giống như các loại thống kê, thống kê nhân sự sẽ tiến hành thống kê trên những lĩnh vực, yếu tố mà các nhà quản lý quan tâm nhằm cung cấp cho họ những cơ sở để nhận biết các quy luật có thể có được của nguồn nhân lực trong một tổ chức. Trên cơ sở đó đưa ra những điều chỉnh cần thiết về chính sách nhân sự. Trong bất ký tổ chức nào, nhận biết những sự thay đổi về nhân sự trong tổ chức; trên các lĩnh vực có thể cho chúng ta những thông tin bổ ích về những xu hướng có thể có được về nhân sự và từ đó đưa ra chiến lược nhân sự thích ứng với chiến lược phát triển tổ chức. Ví dụ: các nước thuộc Khối OECD thực hiện thống kê nhân sự về nghiên cứu và phát triển (R&D). Dựa vào phân tích số liệu thống kê về các loại nhân sự R&D, cũng như nguồn nhân lực cho R&D, có thể đưa ra những kết luận khá bổ ịch về nên kinh tế trí thức (the knowledge-based economy). Bởi vì nền kinh tế tri thức trước hết phải dựa vào tri thưc- các nhà khoa học học, nghiên cứu. Thống kê nhân sự có thể giúp cho các nhà quản lý nhìn nhận tổng quan vấn đề của tổ chức trên các phương diện có liên quan đến nhân sự. Ví dụ “Báo cáo thống kê nhân sự năm 2011 của Vương quốc Anh” trên lxinh vực chăm sóc dân sự (National Care Forum Personnel Statistics Report 2011) có thể rút ra được những kết luận rất quan trọng. 53
54. - Có khoảng 48,037 nhân viên; - Số lượng lao động trong các tổ chức đã thống kê giao động từ 77 người đến 4730 người với 42.1% các tổ chức có số lượng nhân viên trên 1000 người; 28.9% có từ 501-1000 người và 21.1% có ít hơn 300 người[11]. Các nước, các tổ chức đều rất quan tâm đến thống kê nhân sự của tổ chức, quốc gia. Tuy nhiên, tìm kiếm thông tin về thống kê nhân sự lại là một vấn đề của nhiều nước, trong đó có Việt Nam. Hồng Kong công bố hàng năm thống kê nhân sự nhà nước có liên quan đến các tiêu chí: - Số lượng chung; - Số lượng làm việc thường xuyên; - Phân theo nhóm tuổi; - Phân theo giới tính; - Phân theo thời hạn bổ nhiệm; - Nhóm tiền công; - Thống kê nhân sự một số Bộ chủ yếu; - Chi phí nhân sự; - Bổ nhiệm nhân sự; - Lãng phí nhân sự; - Xử lý kỷ luật [12]. 3.3.Một số tiêu thức cần trong thống kê nhân sự tổ chức: 3.2.1. Những số liệu cần lưu trữ: Quản lý lý lịch: Quản lý hợp đồng nhân sự theo nhiều loại. National Care Forum Personnel Statistics Report 2011 từ trang web:  12 Xem chi tiết phụ lục bảng thống kê nhân sự theo các tiêu thức trên ở phụ lục 2. 54
55. Quản lý các loại bảo hiểm và thuế Quản lý lao động - chấm công: 2.2.2. Một số tiêu chí được sử dụng trong thống kê nhân sự : 1. Số lượng nhân sự đang làm việc (theo nhiều chế độ khác nhau); 2. Số lượng theo từng bộ, Ủy ban Nhân dân các cấp; Sở; 3. Ngạch, bậc; 4. Tuổi; 5. Giới tính; 6. Những nhóm người đặc biệt; 7. Vấn đề đạo đức; 8. Bỏ việc, rời công sở; 9. Nghỉ ốm; 10. Khác 3.4.Một số vấn đề về thống kê nhân sự Nhân sự , nguồn nhân lực của một tổ chức hay của một ngành kinh tế - xã hội luôn biến động theo nhiều nguyên nhân khác nhau. Sự thay đổi nhân sự trong một tổ chức do nhiều yếu tố tác động. Đồng thời các yếu tố tác động lại luôn thay đổi và do đó làm cho số liệu liên quan đến nhân sự tổ chức thay đổi nhiều hơn. Thống kê và các phương pháp tìm kiếm thông tin thống kê sẽ giúp cho các nhà quản lý nhìn nhận đúng thực chất tình trang nguồn nhân lực. Thống kê nguồn nhân lực hàng năm của quốc gia có thể chi ra cho thấy nhiều vấn đề xung quanh các con số thống kê hàng năm được công bố. Ví dụ: theo kết quả điều tra dân số qua hai thời kỳ 1999 và 2009 cho các nhà quản lý những kết luận nhất định về nhân khẩu học. Đến năm 2009, Việt Nam chúng ta đang có nguồn nhân lực dồi dào với dân số cả nước gần 86 triệu người (Tính đến ngày ngày 1/4/2009, dân số của Việt Nam: 85.789.573 người), nước đông dân thứ 13 trên thế giới và thứ 3 trong khu 55
56. vực. Trong đó số người trong độ tuổi lao động tăng nhanh và chiếm một tỉ lệ cao khoảng 67% dân số cả nước. Với một cơ cấu nhân khẩu học như trên, có thể cho thấy nếu so sánh với các nước phát triển, thì chúng ta đang ở thời kỳ vàng son của cơ cấu nhân khẩu học về lực lượng lao động – một điều mà những quốc gia phát triển đang đâu đầu với nạn dân số già. Tuy nhiên, cùng với những thống kê khác cho thầy nhiều khía cạnh khác xung quanh vấn đề nguồn nhân lực và sử dụng nguồn nhân lực của Việt Nam. Thống kê nguồn nhân lực chỉ ra những điều đặt các nhà quản lý phải có những siy nghĩ về vấn đề đó. Nông dân vẫn chiếm tỷ trọng rất lớn trong cơ cấu nguồn nhân lực cả nước. Nhưng một điều nghịch lý là ruộng đất cho họ canh tác ngày càng bị mất đi. Chỉ có thể thông qua con số thống kê hàng năm, chúng ta mới có được một bức tranh mang tính “đều đặn” của mất đất trồng lúa của bà con nông dân và có thể cho thấy lực lượng lao động nông thôn đang thách thức như thế nào về công việc. Thống kê nguồn nhân lực mang tính vĩ mô quốc gia có thể được tiến hành trên nhiều nhóm khác nhau và chỉ ra sự biến động của những con số đó. Ví dụ, sách trắng về nguồn nhân lực công nghệ thông tin cho biết những con số thông qua biểu đồ về tỷ lệ số học sinh tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thống trên tổng số dân ở độ tuổi 7-17 (sơ đồ 3.2). 56
57. Từ con số thống kê, cho phép các nhà quản lý, các nhà phân tích thống kê có thể đưa ra những kết luận, nhận định khác nhau về số lượng người theo học trong tổng số người. và cũng từ đó có thể nghiên cứu sâu hơn để tìm ra nguyên nhân của sự thay đồi đó. Ví dụ: tại sao năm 2009, tỷ lệ này có vẻ như tăng đột biến (gần 10%) so với năm trước đó. Hay tỷ lệ chỉ đạt 81%, vậy phổ cập tiểu học, trung học cơ sở có vấn đề gì không. Nhiều con số thống kê khác cũng sẽ cho những nhận xét tương tự. Ví dụ biểu đồ cho biết tỷ lệ người trên 15 tuổi biết đọc, biết viết (sơ đồ 3.3) Thống kê nhân sự cũng như thống kê nguồn nhân lực quốc gia có ý nghĩa quan trọng để nhận biết được nguồn nhân lực quốc gia nói chung đã và đang vận động theo xu hương nào. Tình huống thảo luận: Phân tích số liệu thống kê từ bảng số liệu tỷ lệ số người trên 15 tuổi biết đọc, biết viết. Hảy vẽ lại sơ đồ đó theo đồ thị để thấy rõ hơn quy luật thay đổi. Câu hỏi ôn tập: Thống kê nhân sự quốc gia thường quan tâm đến những tiêu chí nào? Nghiên cứu tài liệu niên giám thống kê để tìm thông tin liên quan đến nhân sự quốc gia (lao động; việc làm; độ tuổi. 57
58. Chương IV: CÁC PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ THƯỜNG DÙNG TRONG THỐNG KÊ NHÂN SỰ TỔ CHỨC Mục đích: Đây là chương nhằm định hướng cho học viên những phương pháp thống kê truyền thống có thể được vận dụng vào trong thống kê nhân sự hành chính. Việc vận dụng các phương pháp thống kê truyền thống vào thống kê nhân sự đòi hỏi phải chú ý đến các tiêu thức, tiêu chí về nhân sự Yêu cầu: Nắm và vận dụng các phương pháp : - Phương pháp số tương đối; - Phương pháp số bình quân; - Phương pháp dãy số thời gian; - Phương pháp chỉ số; - Phương pháp phân tổ. - Một số phương pháp ngoại lệ. Nhưng gắn liền với các tiêu chí, chỉ số gắn liền với nhân sự Nội dung của Chương 4 Để có thể giúp cho các nhà quản lý hiểu được những khía cạnh khác nhau về nguồn nhân lực trong một tổ chức, thống kê nguồn nhân lực tại những thời điểm khác nhau cần phản ảnh được các “hiện tượng, các sự kiện cũng như sự thay đổi ngẫu nhiên, không ngẫu nhiên, theo quy luật” của các hiện tượng sự kiện có liên quan đến nguồn nhân lực tổ chức. Cũng giống như thống kê trên phương diện lý luận và các lĩnh vực khác, phương pháp thống kê nguồn nhân lực thường sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp số tương đối; - Phương pháp số bình quân; 58
59. - Phương pháp dãy số thời gian; - Phương pháp chỉ số; - Phương pháp phân tổ. - Một số phương pháp ngoại lệ. Tuy nhiên, cũng giống như các ngành khoa học khác, khi thống kê các vấn đề, hiện tượng, sự kiện nguồn nhân lực tổ chức có thể sử dụng sự kết hợp hoặc đơn lẻ của phương pháp. 4.1.Phương pháp số tương đối Đây là phương pháp sử dụng để biểu hiện, so sánh các loại tiêu chí liên quan đến nguồn nhân lực nhưng xẩy ra ở những thời điểm, địa điểm khác nhau. Các số liệu đưa ra mang tính so sánh, tương đối, không phản ảnh thực chất của yếu tố đó. Ví dụ 1: trong quản lý nguồn nhân lực, số lượng người lao động đang làm việc cho một tổ chức tại thời điểm 31/12/ hàng năm có thể không được công bố cụ thể, nhưng các nhà thống kê có thể cung cấp thông tin liên quan đến số lượng tương đối. Nếu lấy năm 2001 làm năm gốc, có thể đưa ra con số về số người làm việc tại tổ chức ở thời điểm 31/12/2010 bằng 85 % số lượng người làm việc cho tổ chức tại thời điểm 31/12/2001. Số 85% chỉ phản ảnh tương đối tương quan giữa nguồn nhân lực làm việc cho tổ chức tại hai thời điểm, nhưng không cho chúng ta số lượng tuyệt đối của số người làm việc cụ thể cho tổ chức vào thời điểm 31/12/ 2001 và thời điểm 31/12/2010. Ví dụ 2: lực lượng lao động làm việc cho cơ quan A được chia thành 3 nhóm trình độ khác nhau: trung cấp, cao đẳng và đại học trở lên. Theo số liệu thống kê, tính đến 31/12 /2010, tỷ lệ của ba nhóm trình độ đó ở cơ quan A mô tả ở bảng 4. 1. Bảng số4.1: Thống kê nhân sự theo trình độ học vấn 59
60. Trình độ Tỷ lệ % Trung cấp và tương đương 23 Cao đẳng và tương đương 46 Đại học và tương đương trở lên 31 Toàn bộ 100 Ví dụ 3: Trong các cơ quan nhà nước, công chức được phân loại theo các nhóm ngạch: cán sự, nhân viên; chuyên viên; chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp. Tuy nhiên, các số liệu thống kê không phản ảnh con số tuyệt đối mà cung cấp số liệu tương đối tỷ lệ % của các ngạch đó. Và có thể cung cấp tỷ lệ đó cho các năm khác nhau. Tỷ lệ các ngạch công chức cho ở bảng 4.2, tính đến 31/12/2008 và 31/12/2010. Bảng số4.2: Thống kê nhân sự theo ngạch bậc. Ngạch công chức Tỷ lệ % 31/12/2008 Tỷ lệ % 31/12/2010 Cán sự và tương đương 19 21 Chuyên viên 38 41 Chuyên viên chính 24 24 Chuyên viên cao cấp 14 12 Khác (không xếp 5 2 ngạch) Trao đổi: Sinh viên và giảng viên tìm kiếm nhiều ví dụ liên quan đến một tieu chí nhân sự và xây dựng bảng thống kê tương đối theo mô hình bảng 4.1. và 4.2 Ví dụ, lấy lớp học là tổng thể thống kê để xây dựng các bảng thống kê tương đối. 60
61. Trong quản lý nguồn nhân lực, do nhiều thông tin về nguồn nhân lực của tổ chức có thể là “những bí mật” nên số tương đối thường rất hay được sử dụng. Khi cần quan tâm đến sự giảm hay tăng nguồn nhân lực nói chung, hoặc đối với từng nhóm yếu tố riêng, các nhà quản lý có thể dựa vào phân tích thống kê để có thể đưa ra một chỉ đạo cần thiết để tập trung nguồn lực thực hiện. Ví dụ, dựa vào tỷ lệ tương đối nhóm người lao động theo bằng cấp, các nhà quản lý mong muốn giảm tỷ lệ nhóm trung cấp, tăng tỷ lệ người có trình độ đại học trở lên. Điều đó có nghĩa là nâng giảm tỷ lệ hiện nay 23 % xuống còn có thể 20 hay 19 % trong giai đoạn tới (2015). Trong thống kê kinh tế - xã hội phương pháp số tương đối được sử dụng rất phổ biến. Trao đổi: tìm đọc từ Niên giám thống kê (bất cứ năm nào). Dựa vào số liệu thống kê, xây dựng các bảng thống kê tương đối và nhận xét. Số tương đối phản ảnh so sánh giữa một giá trị (gốc) với một giá trị nghiên cứu, thống kê. Do đó, thông thường số tương đối có thể: - Tỷ lệ %; - Tỷ lệ %o; - Số lần; - Tỷ suất: người/km2; người trên/ đơn vị phòng; - Khác. Sử dụng các biểu hiện số tương đối hoàn toàn phụ thuộc vào hiện tượng, sự kiện, vấn đề của thống kê. Khi nghiên cứu sự thay đổi dân số hàng năm, có thể sử dụng tỷ lệ %; nhưng khi nghiên cứu biến động khác như sinh, tử, các nhà thống kê dân số thường sử dụng tỷ lệ %o; Khi sử dụng cho những hiện tượng biến động lớn, có thể sử dụng tương quan “số lần”. Ví dụ, số lượng người nộp đơn thi tuyển công chức năm 61
62. nay cao gấp đôi năm ngoái. Trong trường hợp này không sử dụng số tỷ lệ %. Trao đổi: Tỷ số 2/3 trong một trận đấu bóng đá nói lên những gì? Số tương đối có thể chia ra thành: - Số tương đối động thái; - Số tương đối kế hoạch; - Số tương đối kết cấu; - Số tương đối cường độ; - Số tương đối so sánh 4.1.1.Số tương đối động thái: Là cách biểu diễn số tương đối của một hiện tượng, một sự kiện theo thời gian và thường lấy mốc thời gian cụ thể làm gốc. Ví dụ, dân số Việt Nam thường lấy các kỳ Tổng Điều tra làm gốc (1999 và 2009) và tất cả các số liệu tương đối được mô tả theo số liệu kỳ gốc cố định. Công thức (4.1) mô tả số tương đối động thái: Số ký khảo sát, báo cáo Số tương đối động = (lần hay x100 % (4.1) thái Số kỳ gốc Việc chọn kỳ gốc hoàn toàn tủy thuộc vào mục đích mà các nhà quản lý muốn nghiên cứu. Ví dụ, trong xem xét động thái số lượng người làm việc cho tổ chức, các nhà quản lý có thể sử dụng năm trước để xem xét dộng thái của năm sau. Cách sử dụng gốc như trên gọi chung là “kỳ gốc liên hoàn”. Sử dụng kỳ gốc cố định có thể xem xét mức độ biến động (động thái) của môt tiêu chí nhân sự theo thời gian so sánh với gốc. Sơ đồ 4.1, thể hiện so sánh tỷ lệ gia tăng nguồn nhân lực của tổ chức theo năm gốc 2000. 62
63. Khi sử dụng phương pháp số tương đối động thái, phải chủ ý đến tính đồng nhất về nội dung nghiên cứu. 4.1.2.Số tương đối kế hoạch Đây thực chất nhằm so sánh các loại tiêu chí gắn liền giữa kế hoạch mong muốn đạt được so với kỳ gốc cũng như so sánh số lượng đạt được của tiêu chí so với số lượng kế hoạch. Thông thường sử dụng hai số tương đối kế hoạch: nhiệm vụ và thực hiện. Đây cũng là hai loại số tương đối được sử dụng khi nghiên cứu kế hoạch và đánh giá thực hiện kế hoạch. Số tương đối nhiệm vụ kế hoạch (công thức 4.2) Số kế hoạch Số tương đối nhiệm vụ = x100 % (4.2) kế hoạch Số kỳ gốc Số tương đối thực hiện kế hoạch (công thức 4.3) 63
64. Số đạt được kỳ kế hoạch Số tương đối thực hiện = x100 % (4.3) kế hoạch Số kế hoạch Trong quản lý nguồn nhân lực của tổ chức nói chung, công tác kế hoạch nguồn nhân lực cũng là một trong những nội dung quan trọng của quản lý. Số lượng nguồn nhân lực tại thời điểm kế hoạch thường được phân tích, dự báo, đánh giá theo số lượng nguồn nhân lực có ở kỳ gốc. Tuy nhiên quá trình thực hiện kế hoạch, có nhiều yếu tố tác động làm cho kế hoạch không thực hiện được như ý định. Đặc biệt trong nhiều cơ quan nhà nước, kế hoạch nguồn nhân lực thường bị thay đổi theo hướng gia tăng do nhiều yếu tố ngẫu nhiên tác động. Do đó, số liệu trong công thức (4.3) thường bao giờ cũng cao hơn 100%. Chúng ta thường gọi đó “vượt mức kế hoạch”. Trao đổi: Đưa ra con số mang tính kế hoạch về nhân sự và những con số thực tế. Giả định những con số và phát triển ý nghĩa. 4.1.3.Số tương đối kết cấu hay số tương đối theo từng bộ phận cấu thành Mỗi tiêu chí có thể có nhiều tiêu chí con tạo nên. Khi nghiên cứu số tương đối, có thể nghiên cứu số tương đối của từng yếu tố cấu thành so với tổng thể. Trong quản lý nguồn nhân lực, có thể có nhiều tiêu chí con của một tiêu chí lớn. Ví dụ: tổng số công chức của cơ quan A, có thể xem xét dưới một số tiêu chí con: - Số công chức theo giới tính: Nam, nữ; - Số công chức theo nhóm tuổi; - Số công chức theo ngạch; - Khác. 64
65. Số tương đối kết cấu được xác định bằng công thức (4.4). Số của từng bộ phận cấu thành Số tương đối kết cấu = x100 % (4.4) Số tuyệt đối của tổng thể Từ công thức (4.4), nếu thay các bộ phận cấu thành (nam, nữ,v.v.) ta có các số tương đối kết cấu. Trao đổi: Dựa vào các yếu tố cấu thành nguồn nhân lực của tổ chức (từ môn học quản lý nguồn nhân lực tổ chức) để tính toán các số tương đối kết cấu để làm ví dụ phân tích thống kê. Mỗi sinh viên tự xây dựng cho mình một bảng thống kê tương đối. 4.1.4.Số tương đối cường độ: Đây là một tiêu chí sử dụng để đo số tương đối của hai tiêu chí xẩy ra trên một địa điểm hoặc cùng thời điểm. Ví dụ: trên địa bàn huyện, với diện tích khác nhau, số lượng người khác nhau, có thể sử dụng số tương đối là mật độ dân số. Đây là sự so sánh hai tiêu chí: người ở trên một diện tích. Và số tương đối này cũng được nhiều loại hình thống kê quan tâm. Khó có thể mô tả số tương đối này bằng công thức toán học, tuy nhiên, nếu lấy số tương đối hay sử dụng là mật độ dân số, thì có thể mô tả nó bằng công thức (4.5) Tiêu chí A (số người) Số tương đối cường độ 2 (mật độ dân số) = (người/km ) (4.5) Tiêu chí B ( số diện tích) 65
66. Trao đổi: Sinh viên cùng với giảng viên phân tích số tương đối về sinh viên/lớp học. Đưa ra nhận xét. 4.1.5.Số tương đối so sánh Trong trường hợp cần so sánh một tiêu chí của các bộ phận khác nhau hoặc ở các thời điểm khác nhau, có thể sử dụng số tương đối so sánh. Tuy nhiên, tên gọi này cũng chỉ mang ý nghĩa tương đối, áp dụng để so sánh chủ yếu giữa các chủ thể khác nhau có cùng tiêu chí quan tâm. Ví dụ bộ A có số lượng chuyên viên cao cấp cao cấp là 105 người. Trong khi đó Bộ B có sô lượng chuyên viên cao cấp là 157 người. So sánh số lượng chuyên viên cao cấp cao cấp giữa hai bộ nhằm chỉ ra mức độ chênh lệch so sánh tương đối giữa hai bộ. Số tương đối so sánh số chuyên viên cao cấp của bộ A so với bộ B là 67%. Từ ví dụ đó, số tương đối so sánh một chỉ tiêu giữa cấc chủ thể khác nhau được tính bằng công thức (4.6). Số chỉ tiêu so sánh đơn vị A Số tương đối so sánh = x100 % (4.6) Số chỉ tiêu so sánh đơn vị B Trong thống kê nguồn nhân lực, sử dụng số tương đối khá phổ biến, nhưng tùy thuộc vào mục đích cụ thể để lựa chọn số hợp lý. 4.2.Phương pháp số bình quân Về nguyên tắc, khó có thể đưa ra hết các con số thống kê phản ảnh nhiều sự kiện, yếu tố trong một tổ chức hay một nền kinh tế quốc gia. 66
67. Do đó, klhi có một tập hợp nhiều đơn vị cùng một loại và có những tiêu chí thống kê giống nhau, có thể sử dụng phương pháp số bình quân. Số bình quân là tiêu chí biểu hiện mức độ điển hình của một tổng thể gồm nhiều yếu tố, đơn vị cùng loại được xác định cùng một tiêu chí. Đó là một tiêu chí phản ảnh những điểm chung nhất của nhiều yếu tố bộ phận trên cùng một tiêu chí cụ thể ở cùng một thời điểm cụ thể. Ví dụ, khó có thể mô tả hết số lượng công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước. Về nguyên tắc có thể làm được, nhưng nhiều lý do, chúng ta có thể tính số lượng bình quân công chức trong cơ quan nhà nước, không nhất thiết phản ảnh cho một bộ hay Ủy ban Nhân dân cấp nào. Cả nước có 22 bộ, cơ quan ngang bộ. Có thể đưa ra số công chức của từng bộ và cũng có thể đưa số bình quân công chức cho đơn vị cấp bộ, ngang bộ; cả nước có 63 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Mỗi một tỉnh có số lượng công chức khác nhau, nhưng cũng có thể tính bình quân số lượng công chức cho đơn vị Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh. Đây là tiêu chí phản ảnh mức độ chung nhất, phổ biến nhất của một tiêu chí quan tâm trong quản lý nguồn nhân lực nói chung. Đồng thời cũng từ số bình quân chung, có thể sử dụng nó để phân tích, đánh giá và so sánh với các đơn vị có quy mô khác nhau so với bình quân. Số bình quân cũng có thể được sử dụng để tính tốc đô gia tăng bình quân của các tiêu chí cụ thể như : mức độ tăng lương; tăng biên chế. Có hai loại số bình quân: bình quân giản đơn và bình quân gia quyền. 4.2.1.Số bình quân giản đơn: 67
68. Số này đuợc tính trên cơ sở các yếu tố tham gia để tính bình quân có vai trò giống nhau và do đó mức độ đóng góp giống nhau. Ví dụ, để tính số lượng công chức bình quân của các bộ, do các yếu tố (bộ) có vai trò giống nhau trên phương diện công chức nên áp dụng phương pháp bình quân đơn giản. 4.2.2.Số bình quân gia quyền: Số này đuợc tính trên cơ sở sở các yếu tố tham gia bình quân có sự đóng góp khác nhau. Ví dụ, khi tính lương bình quân của công chức một bộ, thì nhóm chuyên viên cao cấp có sự đóng góp khác nhau nên phải áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Ðể tính duợc số bình quân chính xác và có ý nghia, các yếu tố tham gia để tính phải đồng nhất theo những tiêu chí. Do đó, khi tính bình quân đối với các tiêu chí liên quan đến nguồn nhân lực, đòi hỏi phải phân tổ thống kê một cách khoa học và chính xác. Bình quân do đó cũng có thể tính cho tổ và cho toàn bộ hệ thống các yếu tố. Trong hoạt động quản lý, số bình quân cũng là tiêu chí được sử dụng để làm công tác kế hoạch. Có nhiều loại số bình quân khác nhau. Có thể chia ra:số bình quân số học, số bình quân điều hoà, số bình quân hình học (số bình quân nhân), mốt và trung vị. Tên gọi có thể khác nhau trong một số tài liệu nên cần chú ý. 4.2.3.Số bình quân số học Số bình quân số học đuợc tính bằng cách chia tổng các luợng biến (theo một tiêu chí cụ thể) cho số yếu tố cung cấp thông tin tiêu chí. Có nhiều cách tính bình quân số học. 68
69. 4.2.3.1.Số bình quân số học giản đơn Số bình quân được tính theo công thức (4.7) . Lựa chọn những tiêu chí muốn tính bình quân số học đơn giản, chỉ cần thay vào biểu thức (4.7) sẽ cho số 4.7 bình quân. Ví dụ, mỗi một khoa có 5 TS. Số lượng bài viết của hàng năm của từng tiến sỹ như sau (bảng 4.3). Bảng4. 3: Số bài báo và bình quân số học đơn giản Tên Tiến sỹ Số bài viết 1. Nguyễn Văn A 2 2. Đinh Văn M 5 3. Trần Thu T 3 4. Phạm Ngọc B 4 5. Phan Văn T 6 Bình quân 4 Số bình quân số học đơn giản là: 4, sau khi thay các số liệu vào biểu thức (4.7) 4.2.3.2.Số bình quân số học gia quyền. Trong trường hợp các yếu tố với cùng một tiêu chí, đóng góp cho số bình quân không giống nhau, thì cần tính bình quân số học gia quyền. Công thức tính bình quân số học gia quyền mô tả bằng biểu thức (4.8). 69
70. Trong đó: xi, là tiêu chí quan tâm; fi là quyền số- tức số yếu tố có đóng góp tiêu chí xi; n là tổng số các yếu đóng 4.8 góp. Ví dụ: để tính tiền lương bình quân của cơ quan A, với số lượng là 100 người. Trong đó, phân bổ số lượng người theo bậc lương cho ở bảng4.4. Bảng 4.4: Bình quân số học gia quyền bậc lương của chính quyền A: Số lượng Bậc lương Gia quyền 24 2 48 39 3 117 26 4 104 19 5 95 11 6 66 Bình quân 4,3 Thay số liệu có được từ bảng 4.4, ta tính được bình quân số học gia quyền của bậc lượng tại cơ quan A. Trao đổi: Sinh viên và giảng viên đưa ra các ví dụ khác nhau để có thể vận dụng cách tính bình quân số học giản đơn hay bình quân số học gia quyền cho các tiêu chí liên quan đến quản lý nguồn nhân lực như: tiền lương; tiền thưởng; số ngày nghỉ không lương,v.v. Số bình quân số học được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và trong quản lý nguồn nhân lực. 70
71. 4.2.4.Số bình quân điều hòa Nhiều tiêu chí trong nền kinh tế quốc gia hay các tiêu chí trong một tổ chức thường không tính trực tiếp bằng bình quân số học thông thường, mà phải chuyển tải thành “bình quân số học điều hòa”. Thuật ngữ này nhằm phản ảnh cách tính số bình quân thông qua một số tiêu chí bổ sung. Ví dụ: để tính năng suất lúa, có thể phải biết diện tích trồng lúa trong giai đoạn nghiên cứu với sản lượng lúa thu được. Tuy nhiên, có thể chỉ biết sản lượng lúa, và năng suất của 1 hecta. Trong khi đó, chưa có số lượng diện tích. Nếu theo bình quân số học: tổng sản lượng/ tổng diện tích = năng suất bình quân. Hoặc có thể tính năng suất bình quân dựa vào năng suất của từng thời vụ. Tuy nhiên cũng có thể tính năng suất bình quân bằng số bình quân điều hòa. 4.2.4.1.Số bình quân điều hòa giản đơn: Số bình quân điều hòa giản đơn của một tiêu chí cụ thể được tính toán dựa vào biểu thức (4.9) Trong đó: n: là số các yếu tố tham gia tính bình 4.9 quân điều hoàn; xi là giá trị của tiêu chí nghiên cứu tương ứng với từng nhóm yếu. Ví dụ: 5 công chức cùng tham gia xây dựng đề án. Mỗi một người do trình độ khác nhau nên thời gian cần cho việc xây dựng đề án khác nhau. Để đánh giá thời gian điều hoàn xây dựng đề án của công chức, có thể sử dụng biểu thức (1.9) đến tính và dựa vào số liệu ở bảng 4.5. Bảng 4.5: Bình quân điều hòa giản đơn số ngày làm đề án 71