Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng - Nguyễn Thị Tiểu Loan

1. Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com
2. Nội dung Khái niệm, chức Tổng quan về Công tác tổ năng, nhiệm vụ Quản trị hành chức VP của VP chính VP 2
3. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 3
4. Câu hỏi thảo luận ! Bất cứ tổ chức nào cũng cần có một văn phòng? Đúng hay sai 4
5. Văn phòng có vai trò như thế nào đối với tổ chức ? Ban Giám Đốc Văn phòng P.HCTH Chi Chi nhánh A nhánh B P.Nhân sự P.Kinh doanh P.Marketing p.Kế toán Cơ cấu PXXS1 PXSX2 VP 5
6. 1.1.1. Khái niệm văn phòng Thảo luận: Văn phòng là gì? Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ gì? 6
7. 1.1.Khái niệm văn phòng (tt) phòng văn niệm 1.1.Khái 7
8. 1.1.1. Khái niệm văn phòng (tt) Đặc trưng của văn phòng Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. 8
9. 1.1.2. Chức năng của văn phòng Chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý của cơ quan Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. VP là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất. 9
10. 1.1.2. Chức năng của văn phòng (tt) - Xây dựng & triển khai các chương trình, kế hoạch - Tổ chức công tác thông tin - Công tác lễ tân - Tổ chức hội họp - Công tác văn thư lưu trữ, lưu trữ Chức năng trợ giúp điều hành 10
11. Chức năng hậu cần Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý 1.1.2. Chức năng của VP (tt) VP của năng Chức 1.1.2. các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. 11
12. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng - Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị. - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin. - Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định. 12
13. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan - Tổ chức công tác đón tiếp khách, lễ nhân - Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo - Quản lý vật chất cho hoạt động của cơ quan - Công tác văn thư lưu trữ 13
14. Tổng quan về Quản trị hành chính VP 14
15. Sự quản lý và tổ chức Tổ chức và quản lý ? 15
16. Đàn kiến tha mồi Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức? 16
17. Dàn nhạc giao hưởng Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức? 17
18. Vậy Quản trị và quản lý là gì? Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực và nguồn thông tin) nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra. 18
19. Chức năng hoạch định Bạn hiểu hoạch định là gì? Nhà quản trị hoạch định gì trong công tác quản trị văn phòng? 19
20. Chức năng tổ chức là gì? 20
21. Chức năng kiểm soát ? Đo lường kết quả đạt được mục tiêu đã đề ra Phát hiện sai lệch giữa kết quả và mục tiêu để tiến hành điều chỉnh 21
22. Tiến trình quản trị Xác định mục tiêu HOẠCH ĐỊNH và quyết định cách tốt nhất để đạt mục tiêu MỤCTIÊU KIỂM SOÁT TỔ CHỨC Kiểm tra việc thực Xây dựng cấu trúc hiện so với những tổ chức mục tiêu đã đề ra Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực LÃNH ĐẠO Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục 22 tiêu
23. Các nhà quản trị trong tổ chức HĐQT, Tổng giám đốc, Phó tổng Giám đốc. Phát triển chính sách Nhà quản dài hạn, chọn lựa và đánh giá các nhân viên điều hành chủ chốt trị cấp cao Các nhà quản lý, các trưởng phòng Nhà quản trị Hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc hoạch định, phát triển kế hoạch cấp trung tầm trung, thiết lập các chính sách phòng ban Các giám sát, trưởng nhóm Nhà quản trị Thiết lập các kế hoạch chi tiết, giám cấp cơ sở sát hoạt động hằng ngày, đề ra nhiệm vụ cho từng cá nhân 23
24. Thảo luận Hành chính là gì? Thế nào là Quản trị hành chính văn phòng là gì? 24
25. Hành chính là gì? Nghĩa hẹp: là việc thực thi chính sách pháp luật của nhà nước Nghĩa rộng:Những biện pháp điều hành của tổ chức trong hoạt động của mình nhằm đạt được mục tiểu chung đã đề ra 25
26. 1.2.1. Khái niệm quản trị hành chính VP Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. 26
27. 1.2.2. Chức năng của nhà Quản trị hành chính VP Hoạch định công việc hành chính VP Tổ chức công việc hành chính VP Lãnh đạo công việc hành chính VP Kiểm soát công việc hành chính VP 27
28. Hoạch định các công việc hành chính VP Nhà quản trị hành chính văn phòng thực hiện chức năng hoạch định cho công tác văn phòng Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho các hoạt động quản trị văn phòng 28
29. Hoạch định hành chính văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng thực hiện công tác hoạch định theo yêu cầu của thủ trưởng - Hoạch định chương trình làm việc cho cơ quan và văn phòng - Hoạch định việc thu thập, xử lý, truyền thông tin - Hoạch định các công tác tuyển dụng đào tạo nhân sự - Hoạch định cơ sở vật chất (văn phòng cần cơ sở vật chất gì, chi phí mua là bao nhiêu, có mua mới không, ?) - Chi phí hoạt động hằng tháng, quý năm, các chi phí các ? - Hoạch định các cuộc họp của cơ quan tổ chức 29
30. Chức năng tổ chức công việc văn phòng Xác định các mối quan hệ giữa các nhân viên (thành viên) của văn phòng: ai làm gì, ai báo cáo với ai, ai ra quyết định sẽ làm những gì? 30
31. Chức năng tổ chức công việc văn phòng Tổ chức văn phòng gồm 2 nội dung cơ bản: Tổ chức thực hiện các Thiết lập bộ máy văn nhiệm vụ của văn phòng phù hợp với phòng (thực hiện các chức năng được giao nghiệp vụ VP) 31
32. Chức năng lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng Theo dõi, đôn đốc nhân viên. Thúc đẩy tinh thần làm việc , thắp lửa cho nhân viên. Thực hiện khen thưởng, kỷ luật. Thực hiện việc tuyển dụng và đào tạo, 32
33. Chức năng kiểm tra (kiểm soát) - Xây dựng hệ thống kiểm tra nội bộ. - Thực hiện kiểm tra trong khi làm việc: Thông qua các báo cáo Quan sát theo dõi hành vi Theo dõi thông tin qua mạng máy tính Kiểm tra đột suất - Kiểm tra các thành quả sao khi làm việc 33
34. Quản trị hành chính văn phòng Hoạch định xử lý thông tin; công tác văn thư; lao động HOẠCH ĐỊNH của văn phòng, KIỂM SOÁT TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NGUỒN Thiết lập bộ máy Thiết lập và cải thiện THÔNG TIN hệ thống thu thập, văn phòng phù xử lý, truyền thông hợp tin, đo lường công LÃNH ĐẠO việc văn phòng, Dẫn dắt và giám sát hiệu quả , thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự, 34
35. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng • Điều • Chính kiện tự trị, pháp nhiện Quy mô lý và cơ Con cấu của người TC Cơ sở Quy chế vật chất hoạt kỹ động thuật • Khoa • Kinh tế, học kỹ xã hội thuật 35
36. Công tác tổ chức văn phòng 36
37. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của VP • Tùy thuộc vào quy mô, mục đích và loại hình sản phẩm của cơ quan, đơn vị. 37
38. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Văn phòng cấp ủy Đảng Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng Văn phòng doanh nghiệp So sánh sự khác nhau cơ bản giữa Văn phòng thực hiện công tác hành chính công và Văn phòng doanh nghiệp? 38
39. Sơ đồ Tổ chức Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm 2015 39
40. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của VP (tt) HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO KINH DOANH KIỂM TRA – SẢN XUẤT TRƯỞNG TRƯỞNG KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG PHÒNG TRƯỞNG TRƯỞNG TRƯỞNG GIÁM GIÁM PHÒNG QUẢN ĐẢM PHÒNG Tr.P TÀI PHÒNG ĐỐC NHÀ ĐỐC NHÀ KINH TRỊ BẢO KỸ CHÍNH KẾ NHÂN SỰ MÁY 1 MÁY 2 DOANH HÀNH CHẤT THUẬT TOÁN CHÍNH LƯỢNG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH 40
41. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của VP Bộ phận tổng hợp Tổ chức nhân sự Tổng hợp các bộ phận Hành chánh văn thư khác nhau của VP bố trí Bộ phận lưu trữ để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác VP Bộ phận quản trị Bộ phận tài vụ Bộ phận bảo vệ 41
42. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp (lớn và vừa) Văn phòng doanh nghiệp có những đặc điểm gì khác sơ với văn phòng cơ quan hành chính công? 42
43. Chức năng và nhiệm vụ của VP doanh nghiệp Xây dựng các chương trình kế hoạch cho cơ quan Theo dõi đôn đốc các cơ quan đơn vị thực hiện đúng chương trình kế hoạch Truyền đạt các quyết định của HĐQT, BGĐ Thực hiện công tác hành chính văn thư lưu trữ Thực hiện các hoạt động: tổ chức hội họp, hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo, quản lý công tác an ninh Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan, đơn vị 43
44. Cơ cấu tổ chức của văn phòng DN • Công tác thông tin tổng hợp Bộ phận • Công tác văn thư, lưu trữ hành chính • Thi đua khen thưởng tổng hợp • Lễ tân, bảo vệ, • Quản lý trang thiết bị, Bộ phận phương tiện đi lại • Điện nước quản trị • Y tế, phòng cháy chữa cháy 44
45. Phòng Hành chính tổng hợp của doanh nghiệp nhỏ 45
46. 1.3.2. Tổ chức nơi làm việc của VP Vai trò của không gian và nơi làm việc 46
47. Thiết kế không gian văn phòng Hãy vạch ra kế hoạch sơ lược cho việc thiết kế không gian văn phòng cho Chi nhánh của một công ty Viễn thông với số lượng nhân viên là 4. Đây là văn phòng giao dịch của công ty. Hãy vạch ra kế hoạch sơ lược cho việc thiết kế không gian văn phòng cho phòng làm việc của một trường Đại học với số lượng là 5 thành viên. 47
48. Các phương pháp bố trí không gian VP Bố trí mở: Không Bố trí kín: tách Bố trí hỗn hợp: gian rộng lớn, bạch từng BP, có kết hợp 2 kiểu thường được thiết tường xây ngăn cách kế theo từng ô trên Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận 48
49. Các phương pháp bố trí không gian VP Mô hình kiểu Mô hình kiểu Bố trí phân tán tập trung hỗn hợp Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công việc VP 49
50. 1.3.2. Tổ chức không gian làm việc Cần chú ý những điều gì khi tổ chức không gian làm việc của văn phòng? 50
51. 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Một số nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Tham khảo thiết kế văn phòng Chi nhánh công ty Novaref tại Hà Nội - Đáp ứng nhu cầu sử dụng - Phù hợp mối tương quan giữa các luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm việc 51
52. 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Tham khảo thiết kế văn phòng của Cty TNHH Nhật Huy 52
53. 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức nơi làm việc Chọn lựa bàn ghế trong VP làm việc theo đối tượng sử dụng Bàn Workspace Duplex Mẫu bàn có vách ngăn 53
54. 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Tổ chức không gian làm việc của văn phòng theo mục đích sử dụng 54
55. 1.3.2. Nguyên tắc tổ chức nơi làm việc Lưu ý các yếu tố ánh sáng, nhiệt độ 55
56. 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Trang trí và màu sắc Gam màu nóng giúp không gian làm Những chậu cây xanh cùng thảm trúc việc tươi trẻ hơn giúp góc làm việc của bạn gần gũi với thiên nhiên 56
57. 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Kiểm soát tiếng ồn 57
58. 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Yếu tố phong thủy Những chậu cây xanh cùng thảm trúc Bố trí gốc làm việc theo phong thủy giúp góc làm việc của bạn gần gũi với thiên nhiên 58
59. 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc - Đáp ứng nhu cầu sử dụng - Phù hợp với mối tương quan giữa các luồng công việc, người làm việc và thiết kế làm việc - Tạo môi trường làm việc khoa học giúp nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo sức khỏe - Tiết kiệm chi phí - Đảm bảo an toàn kỹ thuật và an toàn lao động theo quy định 59
60. Một số nguyên tắc thiết kế văn phòng hiện đại 60
61. 1.3.2.2. Áp dụng tiêu chuẩn 5S Seri Sàng lọc Seition Seiso Sắp xếp Sạch sẽ Shiketsuke Seiketu Sẵn sàn Săn sóc 61
62. 1.3.3. Trang thiết bị VP & hiện đại hóa công tác VP 1.3.3.1. Trang thiết bị văn phòng Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác VP mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau 62
63. Cách sử dụng các loại máy móc văn phòng Sử dụng máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy 63
64. 1.3.3.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng Văn phòng điện tử - Văn phòng không giấy 64
65. Câu hỏi ôn tập 1. Anh (chị) hiểu như thế nào về khái niệm văn phòng? 2. Vì sao cho rằng văn phòng thực hiện chức năng trợ giúp điều hành? Tìm ví dụ thực tế. 3. Công việc hành chính văn phòng có khác với công việc quản trị hành chính văn phòng không? Hãy giải thích và cho ví dụ. 4. Hãy phân tích khái niệm của Quản trị hành chính văn phòng? 5. Cần chú ý những vấn đề gì khi tổ chức không gian làm việc của Văn phòng? 65
66. Câu hỏi ôn tập 6. Để thực hiện chức năng hoạch định, nhà quản trị hành chính văn phòng thực hiện những nhiệm vụ gì? 7. Nêu lên ý kiến về nhận định “Văn phòng có cơ cấu tổ chức khác nhau thì có chức năng khác nhau”. 8. Nêu ý kiến của anh (chị) về việc triển khai loại hình “Văn phòng không giấy” trong công tác quản lý văn phòng tại các doanh nghiệp Việt Nam. 66