Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 3: Quản trị thông tin - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 3: Quản trị thông tin - Nguyễn Thị Tiểu Loan

1. Chương 3 QUẢN TRỊ THÔNG TIN GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com
2. Nội dung Chính sách Quản lý văn Quản lý và quản trị thư điện tử lưu trữ hồ thông tin sơ tài liệu 2
3. Chính sách quản trị thông tin 3
4. Các giải pháp về quản trị thông tin ? 4
5. 3.1. Chính sách quản trị thông tin Thông tin là gì? Thông tin gồm những loại nào? Thực hiện quản trị thông tin trong tổ chức là quản trị những lĩnh vực nào? Cho các ví dụ? 5
6. 3.1.1.1. Khái niệm thông tin Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội .1.1.Khái niệm, phân loại, vai vai loại, phân niệm, .1.1.Khái dung và hình thức liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố trò của thông tin thông của trò 3 của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường. 6
7. 3.1.1.2. Phân loại thông tin Phân loại theo dạng thức thông tin Thông tin tham khảo và thư viện Dữ liệu chưa được cấu trúc .1.1.Khái niệm, phân loại, vai vai loại, phân niệm, .1.1.Khái 3 tin thông của trò Dữ liệu đã được cấu trúc 7
8. 3.1.1.2. Phân loại thông tin Phân loại theo hình thức truyền thông tin Bằng lời Qua Internet .1.1.Khái niệm, phân loại, vai vai loại, phân niệm, .1.1.Khái 3 tin thông của trò Không lời 8
9. 3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo xuất xứ của thông tin Thông tin bên ngoài vào doanh nghiệp Thông tin từ cơ quan ra ngoài Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp 2.1.1.Khái niệm, phân loại, vai vai loại, phân niệm, 2.1.1.Khái tin thông của trò 9
10. 3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo tính chất pháp l{ của thông tin Chính thức Không chính thức 2.1.1.Khái niệm, phân loại, vai vai loại, phân niệm, 2.1.1.Khái tin thông của trò 10
11. 3.1.1.2. Phân loại thông tin (tt) Phân loại theo cấp quản l{ Ngang Ngang Chéo : Thông tin từ trên xuống : Thông tin từ dưới lên : Thông tin ngang 11
12. 3.1.1.3. Vai trò của thông tin Thông tin được xem là một loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kz tổ chức nào. Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài lực và các nguồn lực hữu hình khác. 12
13. 3.1.2. Vai trò của quản trị thông tin 3.1.2.1. Khái niệm về quản trị thông tin Kiểm soát, loại bỏ Tập hợp, tạo mới Lập kế hoạch Phương thức Tổ chức; sử dụng Phổ biến 13
14. 3.1.2. Vai trò của quản trị thông tin 2.1.2.1. Khái niệm về quản trị thông tin Quản trị thông tin là việc một cơ quan sử dụng các phương thức để xử lý một cách có hiệu quả các thông tin liên quan đến các công việc hoạt động của cơ quan, đơn vị. 14
15. 3.1.2.2. Các lĩnh vực quản trị thông tin Quản trị nguồn thông tin Quản trị công nghệ thông tin Quản trị xử l{ thông tin Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách 15
16. 3.1.3. Các nguyên tắc quản trị thông tin • Sẵn sàn, thuận tiện • Khai thác tối đa nguồn tin • Chính xác, tin cậy, toàn diện, nhất quán • Duy trì chất lượng • Yêu cầu về bảo mật thông tin • Nhấn mạnh hiệu quả xử l{ thông tin 16
17. 3.1.4. Tổ chức thực hiện quản trị thông tin 3.1.4.1. Những yêu cầu chung Quản trị thông tin cần chú { những yêu cầu gì? Quy trình tổ chức công tác thông tin? 17
18. Nguyên tắc quản trị thông tin Tất cả các nhân viên đều sẵn sàng truy cập tất cả các thông tin mà họ cần cho công việc Tài sản thông tin được khai thác tối đa Chất lượng thông tin phải được duy trì Thông tin được sử dụng trong lĩnh vực công nghệ thông tin phải chính xác, đáng tin cậy, được cập nhật thường xuyên, toàn diện và nhất quán 18
19. Nguyên tắc quản trị thông tin Đặt hiệu quả cao trong công tác quản trị thông tin Nhấn mạnh vai trò của việc lưu trữ thông tin Nhấn mạnh việc quản l{ thông tin bằng Công nghệ thông tin 19
20. 3.1.4.2. Quy trình tổ chức công tác thông tin Xây dựng và tổ Xác định nhu Thu thập chức nguồn cầu thông tin thông tin thông tin Phân tích và xử Cung cấp phổ Lưu trữ và bảo lý thông tin biến thông tin quản thông tin 20
21. Xác định nhu cầu thông tin - Để thu thập thông tin phải xác định các thông tin nào tổ chức đang cần - Các nguồn thông tin luôn đa dạng nhưng không phải lúc nào tổ chức cũng cần đến 21
22. Xây dựng và tổ chức nguồn thông tin Nguồn thông tin của tổ chức thường được phân loại: - Thông tin từ bên ngoài vào tổ chức và từ tổ chức ra ngoài ( Quá trình xử l{ văn bản đến và đi) - Thông tin truyền đạt giữa các phòng ban chức năng 22
23. Thông tin giữa các phòng ban chức năng 23
24. Thông tin giữa các phòng ban Các TP thường rất ngại NV chuyển thông tin cho bộ phận khác mà bản thân họ không biết. Nhiều NV thích vượt mặt TP để chuyển thông tin cho bộ phận khác hay cấp trên của TP mình. 24
25. Những yêu cầu cụ thể Yêu cầu về bằng chứng thông tin Phản hồi thông tin (feedback) Đảm bảo việc nhận thông tin (comfirm) Quản l{ thông tin đầu vào 25
26. Những yêu cầu cụ thể Tránh các lỗi quản l{ hồ sơ Phần mềm hỗ trợ các công tác lưu trữ Chú { yêu cầu về bảo mật thông tin Đưa ra những quy định chung 26
27. Các quy định xử lý thông tin thường được áp dụng trong doanh nghiệp - Đối với thông tin quan trọng, người gửi phải đảm bảo người nhận đã nhận được thông tin - Giao nhận giấy tờ phải có bằng chứng giao nhận - Sau khi nhận thông tin, tiến hành xử l{ sau 30 phút, trường hợp khẩn, xử l{ trong ngày đó 27
28. Các phương pháp xử lý thông tin Thông tin từ bên ngoài vào Vào sổ văn bản đến Chuyển văn bản đến bộ phận cần Yêu cầu người nhận k{ vào sổ VB đến 28
29. Mẫu sổ quản lý văn bản đến STT Ngày Cơ Số ký Ngày Tên Trích Nơi Ký Ghi nhận quan hiệu tháng loại yếu nhận nhận chú văn gửi văn năm văn nội hay bản văn bản ban bản dung người bản hành nhận văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 29
30. Mẫu giao diện phần mềm quản lý văn bản đến 30
31. Xử lý thông tin bằng mail (mail quan trọng) Nhân viên nhận mail Ghi nội dung mail vào sổ công văn đến In mail làm 2 bảng (1 lưu hồ sơ, 1 chuyển cho người nhận) Người nhận k{ vào sổ công văn đến 31
32. Thông tin từ cơ quan ra ngoài - Lưu trữ bằng chứng chuyển giao (phiếu chuyển phát nhanh) - Vào sổ công văn quản l{ văn bản đi STT Ngày Tên Số Nơi Đơn Họ tên Ghi tháng loại ký nhận vị chức chú năm và hiệu văn lưu vụ ban trích văn bản văn người hành yếu bản bản ký văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 32
33. Tham khảo sự vận động của các loại hình thông tin Truyền đạt bằng lời Dư luận, tin tức VP tập đoàn Đi Đến Quyết Thông Công Nghị Kế Tờ Công Đề L/đạo tập đoàn Quần chúng định báo văn quyết hoạch trình văn án Đến Đi VP Cty Truyền đạt bằng lời Dư luận, tin tức Xử lý Lãnh đạo công ty Các đơn vị Lưu trữ 33
34. Quản lý văn thư điện tử 34
35. 3.2.1. Thư điện tử là gì? E-mail, là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính. 35
36. 3.2.2. Phân loại và xử lý sơ bộ thư điện tử Phân loại và xử lý sơ bộ 36
37. 2.2.3. Quy định xử lý văn thư điện tử - Ngày 03/12/2008, thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg về việc sử dụng hệ thống thư điện tử trong cơ quan nhà nước. 37
38. Tên, chức danh của người nhận Lời chào mở đầu Nội dung thư Lời chào kết Chữ ký Tái bút (nếu có) Cấu trúc một thư điện tử đơn giản điện tử điện 2.2.4. Nguyên tắc trả lời thư thư lời trả tắc Nguyên 2.2.4. Khi nhận được Email , trả lời ngày nếu có đầy đủ thông tin theo yêu cầu. Nếu chưa có đủ thông tin cũng gửi thư thông báo đã nhận được mail và sẽ sơm liên lạc lại. 38
39. 2.2.5. Những lỗi cần tránh khi sử dụng thư điện tử - Hình thức và văn phong cẩu thả - Tiêu đề không rõ ràng, không chữ k{ - Không dùng chữ viết tắt, viết dài dòng, lang mang - Không sử dụng chữ in hoa khi viết mail - Không sử dụng một tài khoản cho cả việc chung và việc riêng 39
40. Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu 40
41. 3.3.1. Khái quát chung về công tác quản lý TL,HS Thảo luận: Vì sao phải thực hiện quản l{ và sắp xếp tài liệu, hồ sơ? 41
42. 3.3.1.1. Phân loại hồ sơ tài liệu Theo chức năng - Hồ sơ tác nghiệp - Hồ sơ hành chính - Hồ sơ nguyên tắc - Hồ sơ nhân sự - Tài liệu sách báo 42
43. 3.3.1.2. Một số phương pháp sắp xếp hồ sơ 43
44. 3.3.1.3. Lập danh mục hồ sơ cụ thể, chính xác 44
45. 3.3.2. Quản lý con dấu 45
46. 3.3.2. Quản lý con dấu • Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản l{ và sử dụng con dấu • Thông tư 07/2002/TT-LT giữa Bộ Công an và Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 80 • Nghị định 31/2009/NĐ-CP • Thông tư 05-TT/BNV quy định mẫu và việc tổ chức khắc các con dấu của cơ quan tổ chức 46
47. 3.3.2. Quản lý con dấu Quy trình đóng dấu 47
48. 3.3.2. Quản lý con dấu Quy trình đóng dấu 48
49. 3.3.3. Quản lý văn bản Đến, Đi - Nghị định 110/2004/NĐ-CP về quy trình quản l{ văn bản Đến và Đi. 49
50. Câu hỏi ôn tập 1. Anh (chị) nhận xét như thế nào về tầm quan trọng của việc phân loại thông tin trong tổ chức ? 2. Thông tin giữ vai trò như thế nào đối với tổ chức? 3. Có các cách phân loại thông tin nào? 4. Phân tích khái niệm của quản trị thông tin? 5. Các nguyên tắc chung của quản trị thông tin là gì? 50
51. Câu hỏi ôn tập 6. Vì sao nguyên tắc về “bằng chứng thông tin” được xem là một yêu cầu rất quan trọng đối với việc chuyển giao thông tin? Anh (chị) hãy nêu ví dụ cụ thể liên quan. 7. Tầm quan trọng của việc xác định nhu cầu thông tin trong quy trình tổ chức thông tin. 51