Khóa luận Tìm hiểu về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. Thực trạng và các giải pháp hoàn thiện tại Việt Nam

Nội dung text: Khóa luận Tìm hiểu về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. Thực trạng và các giải pháp hoàn thiện tại Việt Nam

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG ====== KHHOÁÁ LLUUẬẬN TTỐTT NNGGHHIỆỆP Đề tài: TÌM HIỂU VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TẠI VIỆT NAM Sinh viên thực hiện : Nguyễn Hồng Hà Lớp : A1 - K37 Giáo viên hướng dẫn : ThS. Đặng Thị Nhàn HÀ NỘI - 2002
2. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 LỜI MỞ ĐẦU Hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng tất yếu và là một yêu cầu khách quan đối với bất kỳ quốc gia nào trên thế giới trong quá trình phát triển. Xu hướng này ngày càng hình thành rõ rệt mà nét nổi bật là nền kinh tế thị trường đang trở thành một sân chơi chung cho tất cả các nước. Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế đã từng bước hoà nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng thiết lập được nhiều mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại phát triển mạnh mẽ và đa dạng. Với tư cách là yếu tố quan trọng không thể thiếu được cho sự phát triển thương mại quốc tế, thanh toán quốc tế đã không ngừng được đổi mới và hoàn thiện với các phương thức thanh toán ngày càng an toàn và hiệu quả, đặc biệt là các phương thức thanh toán có sử dụng bộ chứng từ. Tuy nhiên, trong thực tế, các rủi ro trong thanh toán là điều không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cũng không ít trường hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng từ thanh toán không hoàn thiện, không trung thực, giả mạo Xác định được tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu, việc hoàn thiện công tác thiết lập và xuất trình bộ chứng từ để phòng ngừa, hạn chế những rủi ro trong thanh toán đã trở nên nhu cầu bức thiết trong bối cảnh hiện nay không chỉ đối với các doanh nghiệp mà còn cả đối với các tổ chức ngân hàng- người trung gian giữa người mua và người bán. Xuất phát từ sự quan tâm đó, người viết xin mạnh dạn chọn đề tài “Tìm hiểu về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. Thực trạng và các giải pháp hoàn thiện tại Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu. Với lòng say mê nghiên cứu, với vốn kiến thức tích luỹ được sau 4 năm học tập tại trường Đại học Ngoại Thương và đặc biệt là được sự giúp đỡ chỉ bảo chu đáo, tận tình của cô giáo, Thạc sĩ Đặng Thị Nhàn, người viết mong muốn được trình bày một cái nhìn tổng thể về công tác lập và xuất trình bộ chứng từ trong thanh toán, cũng như
3. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 những vấn đề còn tồn tại và giải pháp khắc phục trong hoàn cảnh nước ta bây giờ. Khoá luận được trình bày theo kết cấu như sau: Chương I: “Khái quát về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu” Chương II: “Tìm hiểu thực trạng bộ chứng từ thanh toán trong thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam hiện nay” Chương III: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu” Tựu chung lại, mục đích nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng của việc sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam hiện nay, từ đó đưa ra một số gợi ý về giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán này. Mong rằng bài viết sẽ góp một phần nhỏ vào việc nghiên cứu nhằm thúc đẩy quá trình thanh toán quốc tế diễn ra được trôi chảy hơn. Do còn những hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế, khoá luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Người viết rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn sinh viên để khoá luận được hoàn chỉnh hơn.
4. KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 MỤC LỤC Lời mở đầu Chương I: KHÁI QUÁT VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 1 I. Khái niệm và vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu 1 1. Một số khái niệm 1 1.1. Phương thức thanh toán quốc tế 1 1.2. Chứng từ và phân loại chứng từ 3 2. Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu 3 2.1. Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập khẩu 3 2.2. Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại ngân hàng 3 2.3. Tạo điều kiện áp dụng được những thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại vào việc sử dụng chứng từ. 6 II. Yêu cầu về việc tạo lập chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu 7 1. Hối phiếu thương mại 8 2. Hoá đơn thương mại 17 3. Vận đơn đường biển 21 4. Chứng từ bảo hiểm 27 5. Phiếu đóng gói 28 6. Giấy chứng nhận xuất xứ 31 7. Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng 35 8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh 37 Chương II: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 38 I. Thực trạng sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam. 38
5. KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 1. Tình hình sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu 39 1.1. Tình hình sử dụng các phương thức thanh toán dùng chứng từ tại Việt Nam hiện nay 39 1.2. Tình hình chiết khấu hối phiếu và bộ chứng từ tại các ngân hàng tại Việt Nam trong thời gian qua 41 1.3. Tình hình công tác tạo lập bộ chứng từ của doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam 44 2. Điểm lại những tồn tại thường gặp trong việc sử dụng bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam 45 2.1. Những sai sót thường gặp trong khi lập bộ chứng từ 46 2.2. Một số trở ngại khác thường gặp trong thanh toán sử dụng bộ chứng từ 57 II. Tìm hiểu nguyên nhân của những tồn tại trong công tác lập và sử dụng bộ chứng từ thanh toán 59 1. Nguyên nhân chủ quan 59 2. Nguyên nhân khách quan 61 Chương III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 63 I. Kinh nghiệm về việc lập bộ chứng từ thanh toán đối với một số thị trường và mặt hàng chủ yếu 63 1. Một số thị trường 63 1.1. Thị trường Mỹ 63 1.2. Thị trường EU 65 1.3. Thị trường Nhật Bản 65 1.4. Thị trường Asean 66 1.5. Thị trường Hồng Kông 66 2. Một số mặt hàng chủ yếu 66 2.1. Mặt hàng xuất khẩu. 66 2.2. Mặt hàng nhập khẩu 70
6. KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. 71 1. Giải pháp tầm vĩ mô. 72 1.1. Lựa chọn và vận dụng các văn bản pháp lý và tập quán quốc tế có liên quan, kết hợp với việc thiết lập môi trường pháp lý trong nước thuận lợi 72 1.2. Tiến tới đơn giản hoá và tiêu chuẩn hoá bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. 73 1.3. Tiêu chuẩn hoá sơ đồ lưu chuyển chứng từ 79 1.4. Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu 79 2. Giải pháp tầm vi mô 83 2.1. Đối với hệ thống các ngân hàng 83 2.2. Đối với đơn vị làm công tác lập chứng từ 88 Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục
7. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA BỘ CHỨNG TỪ CỦA BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU. 1. Một số khái niệm 1.1. Phương thức thanh toán quốc tế: Trong một môi trường khi mà xu thế hội nhập và toàn cầu hoá đang diễn ra ở khắp các vùng lãnh thổ, các quốc gia trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển. Để có thể đáp ứng được nhu cầu thanh toán quốc tế ngày càng gia tăng, chúng ta cần có một khái niệm cụ thể, rõ ràng về phương thức thanh toán như sau: Mọi khoản chi trả phát sinh giữa các chủ thể của các nước được diễn ra thông qua một quy trình xử lý kỹ thuật các giấy tờ thanh toán, được gọi là phương thức thanh toán. Như vậy, phương thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức đòi và hoàn trả tiền hàng trong giao dịch mua bán ngoại thương giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Trong ngoại thương, có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau như chuyển tiền, ghi sổ, nhờ thu, tín dụng chứng từ Mỗi phương thức thanh toán đều có ưu điểm, nhược điểm, thể hiện quyền lợi giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Vì vậy, việc chọn phương thức thanh toán thích hợp phải được hai bên thống nhất, ghi vào hợp đồng mua bán ngoại thương. Mỗi phương thức thanh toán là một phương pháp bảo đảm thanh toán; việc chuyển giao “tiền thực sự” hay “chi trả” giữa người mua và người bán được thực hiện bởi các phương thức đó. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, chia làm hai nhóm chính: 1
8. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Nhóm những phương thức thanh toán không phụ thuộc vào chứng từ hàng hoá gồm phương thức chuyển tiền, phương thức ghi sổ, phương thức nhờ thu phiếu trơn. Trong các phương thức thanh toán kể trên, căn cứ đòi và trả tiền của các bên không phải là bộ chứng từ thanh toán mà dựa chủ yếu trên thực tế của việc giao hàng. Ngân hàng chỉ đóng vai trò thứ yếu, trung gian và không có tính quyết định tới việc thanh toán của người mua đối với người bán. Khi áp dụng những phương thức này, việc thanh toán tiền hàng chủ yếu phụ thuộc vào thiện chí của người mua, quyền lợi của người bán không được bảo đảm, gây tình trạng ứ đọng vốn, dễ bị chiếm dụng vốn. Bởi vậy, những phương thức thanh toán này chỉ nên áp dụng khi mà giữa hai bên phải thực sự tin cậy lẫn nhau hoặc giá trị hợp đồng mua bán nhỏ. Đôi khi ngưòi ta cũng áp dụng khi mà khoảng cách giữa người mua và người bán là gần, tạo điều kiện hai bên hiểu biết và có thể kiểm soát việc thực hiện đúng theo hợp đồng của nhau. - Nhóm những phương thức thanh toán phụ thuộc vào chứng từ hàng hoá như phương thức nhờ thu kèm chứng từ, phương thức tín dụng chứng từ. Không như các phương thức thanh toán thuộc nhóm kia, nhóm các phương thức thanh toán này lại sử dụng bộ chứng từ làm cơ sở để tiến hành việc đòi và trả tiền giữa hai bên. Ngân hàng đã đóng vai trò trung gian và quyết định tới việc thanh toán, bảo vệ quyền lợi của người bán hơn, dung hoà quyền lợi của cả hai phía. Vì vậy, phạm vi sử dụng các phương thức này cũng rộng hơn, có thể áp dụng cho cả những trường hợp người mua và người bán mới quen biết nhau và giá trị hợp đồng lớn. Tuy nhiên, việc áp dụng những phương thức này, đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ khá phức tạp, thể hiện trong việc lập chứng từ. Chứng từ là căn cứ duy nhất để ngân hàng trả tiền, ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm duy nhất về chứng từ chứ không chịu trách nhiệm về hàng hoá, nên người mua khó loại trừ khả năng người bán giả mạo chứng từ hoặc thay đổi chứng từ để được thanh toán. Đối với người bán, rủi ro vẫn có thể xảy ra do người mua có thể dựa vào lỗi chứng từ để từ chối thanh toán mặc dù hàng hóa đã được giao đúng phẩm chất và đúng theo hợp đồng ký giữa hai bên. 2
9. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Mặc dù mỗi nhóm đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng, song trên thực tế nhóm các phương thức thanh toán phụ thuộc vào bộ chứng từ , mà trong đó đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ được sử dụng phổ biến hơn cả. Qua đó thấy rằng bộ chứng từ thanh toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, là linh hồn của phương thức thanh toán, là căn cứ không thể thiếu trong việc tiến hành việc đòi và trả tiền giữa hai bên trong hoạt động mua bán xuất nhập khẩu. 1.2. Chứng từ và phân loại chứng từ: Trong thương mại quốc tế hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có nhiều cách phân loại chứng từ. Trong cuốn “Các nguyên tắc thống nhất về nhờ thu” (Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng thương mại quốc tế, ICC soạn thảo), viết tắt là URC 522 có định nghĩa về chứng từ như sau: “Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng từ thương mại ” (điều 2). -Chứng từ tài chính: Bao gồm các chứng từ : hối phiếu, kỳ phiếu, séc, hoặc các loại chứng từ tương tự khác dùng để thu tiền (như thư tín dụng, điện chuyển tiền, biên lai ký phát, ) - Chứng từ thương mại: Gồm có các hoá đơn, chứng từ vận chuyển, chứng từ về quyền sở hữu hoặc bất kỳ một loại chứng từ tương tự nào khác miễn là không phải chứng từ tài chính. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ thanh toán thông thường gồm có: hối phiếu, hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận kiểm nghiệm hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kê khai đóng gói bao bì chi tiết. Việc nghiên cứu chi tiết, cụ thể từng loại chứng từ sẽ được đề cập tới ở phần sau (phần II, Chương I). 2. Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu. 2.1. Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập khẩu. Trong giao thương quốc tế, việc thực hiện hợp đồng và việc thanh toán được tiến hành độc lập nhau về: nhân sự, thủ tục, thời gian và nơi chốn. Do đó, 3
10. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 cơ sở tiến hành thanh toán là bộ chứng từ xác thực việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá và việc hoàn tất các nghĩa vụ giao hàng của bên xuất khẩu. Chứng từ có thể xác nhận người bán đã giao đúng, đủ hàng hay chưa và giao có đúng thời hạn hay không. Còn người mua thì căn cứ vào bộ chứng từ để nhận hàng và tiến hàng thanh toán. Trong trường hợp có sự xuất hiện của ngân hàng-với tư cách là người trung gian giữa người xuất khẩu và ngưòi nhập khẩu- thì quan hệ giữa các bên và ngân hàng cũng căn cứ vào bộ chứng từ. Thông qua bộ chứng từ, ngân hàng có thể kiểm tra mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của người xuất khẩu để tiến hành việc trả tiền cho người cho họ, và trên cơ sở đó cũng xem xét người mua đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền chưa. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý một số điểm sau đây: - Tuỳ từng phương thức thanh toán mà yêu cầu về bộ chứng từ cũng rất khác nhau. Trong một số trường hợp, chúng là chứng từ đại diện hợp pháp cho hàng hoá. Điều quan trọng là các chứng từ hợp lệ phải được lập đúng chỗ, đúng lúc; và để đẩy nhanh việc giao hàng và thanh toán, chúng phải được điền đầy đủ một cách hợp lệ. Chỉ một điểm nhỏ không rõ ràng trong chứng từ chắc chắn sẽ dẫn đến sự khó khăn trong thanh toán. Do đó, cần phải có một sự quy định rõ ràng về yêu cầu xuất trình chứng từ, số lượng, số loại, cách thức lập chứng từ cũng như việc quy định thanh toán tiền dựa vào hợp đồng hay chứng từ (như L/C; A/P ) - Tuỳ từng điều kiện giao hàng mà phương thức thanh toán cũng cần phải xác định cho phù hợp. Bộ chứng từ sẽ phát huy tác dụng tốt nhất đối với các điều kiện cơ sở giao hàng như FOB, CIF, CFR Ví dụ, đối với điều kiện DAF (giao hàng tại biên giới) ta vẫn có thể sử dụng phương thức thanh toán kèm chứng từ (như phương thức tín dụng chứng từ). Nhưng trong trường hợp này, xét về bản chất, L/C cũng giống như L/G. 2.2. Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại ngân hàng. Thông thường thì người mua, hoặc người bán (hoặc người sản xuất) luôn cần tài chính để thực hiện một thương vụ. Thí dụ, một người nhập khẩu (người 4
11. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 mua) chỉ muốn thanh toán hàng nhập sau khi anh ta bán được một số hàng. Mặt khác, người xuất khẩu (người bán) lại có nhu cầu về tài chính để mua nguyên vật liệu thô phục vụ cho sản xuất hàng hoá mà anh ta bán. Xuất phát từ đặc điểm bộ chứng từ là căn cứ thanh toán giữa các bên nên có thể coi chứng từ là đại diện của hàng hoá. Thay vì hàng hoá, người ta có thể buôn bán trao tay bộ chứng từ, hoặc có thể dùng nó làm vật cầm cố, thế chấp hay chiết khấu tại ngân hàng. Bộ chứng từ có thể được mua đi bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hoá. Trong trường hợp hàng hoá vẫn còn trên đường vận chuyển, nhưng người mua lại tìm ngay được một đối tác để bán lại thì anh ta có thể chuyển giao ngay bộ chứng từ cho người thứ ba đó. Khi đó, người mua lại bộ chứng từ có thể dùng bộ chứng từ để nhận hàng và vấn đề thanh toán sẽ được tiến hành giữa người bán và người thứ ba này. Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể được dùng để cầm cố: Người chủ bộ chứng từ hay hối phiếu có thể mang chứng từ hay hối phiếu của mình đến ngân hàng hay một tổ chức tín dụng để cầm cố cho một khoản vay nào đó tại ngân hàng đó. Ngân hàng cầm cố có thể sử dụng hối phiếu hoặc bộ chứng từ nếu như người chủ hối phiếu không thực hiện việc trả nợ đúng hạn cho ngân hàng. Khi áp dụng hình thức này, người cầm cố hối phiếu phải ghi vào mặt sau của tờ hối phiếu như sau: Bộ chứng từ cũng có thể được sử dụng làm vật thế chấp để vay tín dụng. Trong trường hợp nhà nhập khẩu phải thanh toán toàn bộ gửi hàng trong khi hàng lại chưa cập bến, anh ta có thể yêu cầu ngân hàng ứng trước một khoản tín dụng. Sau khi giải phóng hàng hoá và thu hồi vốn, nhà nhập khẩu sẽ hoàn trả tiền cho ngân hàng. Với nghiệp vụ này, ngân hàng phải đương đầu với các rủi ro mất vốn cho vay, vì vậy ngân hàng đòi hỏi phải có thế chấp cho các khoản ứng trước. Các chứng từ về quyền sở hữu hàng hoá như vận đơn đường biển, giấy gửi hàng đường biển, vận đơn đường không, hoá đơn kiêm phiếu nhận hàng, biên lai chứng nhận gửi hàng, hay còn gọi là các giấy tờ theo lệnh đều có thể dùng làm vật thế chấp. Các chứng từ này phải được lập dưới dạng có thể chuyển 5
12. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 nhượng được (ký hậu để trắng hoặc ký hậu chuyển nhượng cho ngân hàng). Một khi các chứng từ trên không thể chuyển nhượng được (ví dụ vận đơn đích danh) thì nhà nhập khẩu phải sử dụng hình thức thế chấp khác. Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể được sử dụng để chiết khấu tại các ngân hàng. Đối với chiết khấu bộ chứng từ có hai hình thức sau: - Chiết khấu miễn truy đòi là hình thức chiết khấu theo đó nhà xuất khẩu bán hẳn bộ chứng từ gửi hàng cho ngân hàng, nhận tiền và không còn trách nhiệm gì về việc hoàn trả tiền. Trách nhiệm thu tiền từ phía nước ngoài và việc sử dụng số tiền thu được hoàn toàn thuộc về ngân hàng. Hình thức chiết khấu này bao hàm nhiều rủi ro đối với ngân hàng, do vậy ngân hàng thường thu phí chiết khấu cao. - Chiết khấu truy đòi: là hình thức nhà xuất khẩu bán bộ chứng từ kỳ hạn cho ngân hàng để nhận tiền nhưng vẫn chịu trách nhiệm về bộ chứng từ gửi hàng trong trường hợp ngân hàng không đòi được tiền từ nhà nhập khẩu. Về bản chất, chiết khấu có truy đòi là việc ngân hàng cho vay trên cơ sở bộ chứng từ do nhà xuất khẩu xuất trình, thời gian cho vay được tính bằng thời gian cần thiết trung bình để đòi tiền từ nhà nhập khẩu nước ngoài, lãi được tính bằng lãi chiết khấu tính theo ngày. Mức phí trong chiết khấu có truy đòi tất nhiên sẽ thấp hơn so với chiết khấu miễn truy đòi do ngân hàng chịu ít rủi ro hơn. Đối với chiết khấu hối phiếu: đây là nghiệp vụ tài trợ ngắn hạn được thực hiện dưới hình thức khách hàng chuyển quyền hưởng lợi hối phiếu chưa đáo hạn cho ngân hàng để nhận một số tiền bằng mệnh giá hối phiếu trừ đi lãi chiết khấu và phí chiết khấu. Thực chất đây là hình thức ngân hàng mua lại hối phiếu chưa tới hạn thanh toán của nhà xuất khẩu. Với nghiệp vụ này ngân hàng cung ứng một khoản vốn cho nhà xuất khẩu để họ có điều kiện tiếp tục quá trình tái sản xuất. Nhà nhập khẩu sẽ có ngay vốn thay vì phải chờ nhà nhập khẩu thanh toán do anh ta đã cung cấp một khoản tín dụng thương mại (bán chịu hàng). Còn ngân hàng có lợi là thu được lãi suất chiết khấu. Một nét đặc trưng của chiết khấu hối phiếu là ngân hàng sẽ khấu trừ tiền lãi ngay khi chiết khấu và chỉ chuyển cho khách hàng số tiền còn lại. Số tiền đó là giá trị chiết khấu. 6
13. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 2.3. Tạo điều kiện áp dụng được những thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại vào việc sử dụng chứng từ. Ngày nay, thương mại điện tử (TMĐT) không chỉ được các quốc gia coi là một giải pháp hữu hiệu nhất cho việc toàn cầu hoá mà còn là một trong những cơ hội lớn để phát triển nền kinh tế quốc gia và toàn cầu lên một bước mới. Theo con số của Tập đoàn tư vấn Boston Consulting thì doanh số TMĐT năm 1999 đã tăng trưởng ở mức 120%, đạt 33,1 tỷ USD, chiếm 1,4% tổng doanh thu bán lẻ trên thế giới. Theo dự đoán, đến năm 2003 doanh thu từ TMĐT sẽ là 1400 tỷ USD. Để có thể chia sẻ một phần con số doanh thu khổng lồ đó, các quốc gia phải có những thay đổi căn bản từ chính sách vĩ mô, cơ sở hạ tầng. Một trong những chuyển đổi quan trọng có tính quyết định để tham gia TMĐT là việc thiết lập một cơ sở hạ tầng về thanh toán điện tử, đưa ra những quy định quy tắc về giao dịch chứng từ điện tử thanh toán và chữ ký điện tử. Để đạt được như vậy, các phương thức thanh toán quốc tế phải dựa trên cơ sở là bộ chứng từ thanh toán chứ không phải là hàng hoá. Bộ chứng từ sẽ dần dần được chuyển từ hình thức bằng giấy truyền thống sang hình thức mã hoá điện tử, và việc xuất trình bộ chứng từ sẽ trở nên đơn giản thông qua hệ thống mạng máy tính cho bất kỳ ngân hàng nào. Chính điều này tạo tiền đề cho phương thức kinh doanh qua mạng, TMĐT phát triển. II. YÊU CẦU VỀ VIỆC TẠO LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU. Như đã đề cập ở trên, công việc hết sức quan trọng đối với các nhà xuất khẩu là phải lập được bộ chứng từ phù hợp hợp đồng và/ hoặc phương thức thanh toán áp dụng, còn đối với các nhà nhập khẩu là kiểm tra được các chứng từ trước khi thanh toán. Vì vậy tìm hiểu về nội dung, tác dụng của từng loại chứng từ là rất cần thiết đối với cả hai bên trong quan hệ buôn bán xuất nhập khẩu. Thông thường, yêu cầu đối với bộ chứng từ thanh toán như loại chứng từ, số lượng từng loại, yêu cầu tạo lập đối với từng loại chứng từ, cơ quan lập chứng từ là do hợp đồng mua bán ngoại thương và các phương thức thanh toán 7
14. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 của hợp đồng quy định. Trong các phương thức thanh toán quốc tế sử dụng phổ biến hiện nay, phương thức tín dụng chứng từ (L/C) là phương thức thanh toán quy định cụ thể, chi tiết và chặt chẽ nhất đối với việc tạo lập chứng từ. Xuất phát từ thực tế đó mà khuôn khổ khoá luận này sẽ nghiên cứu về chứng từ chủ yếu dựa trên những yêu cầu của phương thức tín dụng bằng L/C. Thông thường, nhà xuất khẩu muốn lấy tiền trong thanh toán bằng L/C thì phải xuất trình một bộ chứng từ thanh toán đạt 5 tiêu chuẩn sau đây: - Đầy đủ chứng từ: Tuỳ vào từng loại L/C mà yêu cầu từng loại chứng từ và số lượng của từng loại phải nộp cho ngân hàng khi thanh toán. - Hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài của bộ chứng từ xuất trình: bộ chứng từ cần phải hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nêu trong L/C từ mô tả đặc điểm của hàng hoá đến chất lượng, phương thức vận tải, giao nhận, - Sự nghiêm ngặt về nội dung chứng từ: Vì ngân hàng thanh toán cho người xuất khẩu dựa vào bộ chứng từ chứ không dựa vào hàng hoá, nên ngân hàng giám sát rất chặt chẽ nội dung của từng loại chứng từ có phù hợp với yêu cầu của L/C hay không, thậm chí ngân hàng gây khó khăn trong thanh toán trong trường hợp nhà xuất khẩu có những sai sót nhỏ trong bộ chứng từ. - Các chứng từ phải không mâu thuẫn nhau, ví dụ mô tả hàng hoá trong hoá đơn phải giống mô tả trong vận đơn và phải đúng quy định của L/C; số lượng hàng hoá ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C - Xuất trình bộ chứng từ phải đúng thời gian quy định của L/C: Nếu trong L/C không quy định thời gian xuất trình bộ chứng từ, điều 43 UCP-DC quy định: các Ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho Ngân hàng sau 21 ngày kể từ ngày giao hàng. Vì vậy, trong mọi trường hợp, các chứng từ không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C. Thông thường bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thương và đặc biệt trong thanh toán bằng L/C bao gồm các chứng từ sau: 1. Hối phiếu thương mại (Bill of exchange) 1.1. Định nghĩa 8
15. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 “ Hối phiếu là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một người ký phát cho một người khác, yêu cầu người này khi nhìn thấy phiếu, hoặc đến một ngày cụ thể nhất định, hoặc đến một ngày có thể xác định trong tương lai, phải trả một số tiền nhất định cho một người nào đó, hoặc theo lệnh của người này trả cho một người khác, hoặc trả cho người cầm phiếu.” Trong ngoại thương, hối phiếu được coi là một công cụ thanh toán quốc tế thông dụng và một phương tiện tín dụng. Nó biểu hiện sự cam kết bằng văn bản giữa người mắc nợ (người nhập khẩu) và người chủ nợ (người xuất khẩu). 1.2. Tác dụng của hối phiếu.  Hối phiếu là công cụ tín dụng Hối phiếu là một công cụ tín dụng phổ biến giữa: - Người ký phát hối phiếu và người mắc nợ họ. - Người sở hữu hối phiếu và người ký phát hối phiếu. - Một ngân hàng với người có hối phiếu hoặc người phát hành hối phiếu thông qua hành vi chiết khấu hối phiếu.  Hối phiếu là phương tiện đảm bảo: Hối phiếu là một công cụ đảm bảo trong các quan hệ tín dụng. Điều này dựa trên cơ sở về tính nghiêm ngặt của hối phiếu về trả tiền vô điều kiện, nghĩa là người chủ nợ luôn luôn có quyền đòi hỏi thanh toán hối phiếu mà họ sở hữu vào ngày đến hạn.  Hối phiếu là phương tiện đầu tư vốn Trong nghiệp vụ chiết khấu hối phiếu, tất cả các ngân hàng đều có thể đầu tư vào hối phiếu bằng cách mua các loại hối phiếu của người bán.  Hối phiếu là công cụ thanh toán: Hối phiếu là công cụ thanh toán đối với tất cả ai liên quan đến nó. Khi hối phiếu được thanh toán vào ngày đến hạn thì món nợ gốc ghi trên hối phiếu được coi là đã thanh toán. 1.3. Yêu cầu về hình thức và nội dung của hối phiếu. Do hối phiếu là một công cụ thanh toán và cần phải được lưu hành nên nó phải có một hình thức nhất định để người ta có thể phân biệt hối phiếu với 9
16. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 các phương tiện thanh toán khác. Hối phiếu thương mại là một văn bản xác nhận một trái vụ trả tiền có tính chất thương mại, cho nên hối phiếu phải có hình thức và nội dung nhất định phù hợp với luật lệ chi phối nó. Trên thế giới hiện nay, hối phiếu chủ yếu được tạo lập theo “Luật điều chỉnh về hối phiếu” (Uniform Law for Bills of Exchange) viết tắt là ULB 1930 và theo luật Anh - Mỹ. Trong bối cảnh Việt Nam, mặc dù chúng ta đã có Pháp lệnh thương phiếu nhưng Pháp lệnh này được xây dựng chủ yếu trên cơ sở luật ULB 1930. Chính vì vậy, bài khóa luận này chủ yếu tập trung vào việc phân tích hối phiếu trên cơ sở ULB 1930. 1.3.1. Hình thức của hối phiếu: Hình thức của hối phiếu được quy định như sau: - Hối phiếu làm thành văn bản. Hối phiếu nói, điện tín, điện thoại đều không có giá trị pháp lý. Theo luật của các nước nói chung, hối phiếu có thể viết tay, đánh máy, in sẵn vẫn có giá trị như nhau. - Nhìn chung, các mẫu hối phiếu của các nước được in sẵn, có để trống những đoạn nhất định để người ký phát hối phiếu điền chữ vào. Hình mẫu hối phiếu của nước ta trước kia do Ngân hàng Nhà nước thống nhất in sẵn và phát hành. Đối với các nước khác, hình mẫu hối phiếu thương mại là do tư nhân tự định ra và tự phát hành. Hình mẫu hối phiếu không quyết định giá trị pháp lý của hối phiếu. - Ngôn ngữ sử dụng để điền vào các đoạn để trống phải thống nhất với ngôn ngữ đã in sẵn trên hối phiếu, trừ tên các đương sự và tên các địa điểm nếu như không thể phiên âm, phiên dịch được. Tiếng Anh là tiếng thông dụng của ngôn ngữ tạo lập hối phiếu. Một hối phiếu sẽ không có giá trị pháp lý, nếu nó được lập bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Những hối phiếu viết bằng bút chì, bằng thứ mực dễ phai mầu như mực đỏ đều trở thành vô giá trị. Theo pháp lệnh thương phiếu Việt Nam, ngôn ngữ sử dụng có quy định hơi khác. Cụ thể, hối phiếu phát hành để sử dụng nội địa thì sử dụng ngôn ngữ 10
17. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 thống nhất là Tiếng Việt, còn hối phiếu có yếu tố nước ngoài thì cho phép lập song ngữ, vừa Tiếng Anh, vừa Tiếng Việt. - Hối phiếu có thể lập thành một hay nhiều bản, mỗi bản đều đánh số thứ tự, các bản đều có giá trị như nhau.Người trả tiền có thể chọn bất kỳ một bản trong số những bản đó để thanh toán. Trên bản thứ nhất có ghi rõ: “ sau khi nhìn thấy bản thứ nhất của tờ hối phiếu này (bản thứ hai viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền) ” (at sight of this FIRST of exchange (SECOND of the same tenor and date being unpaid) và trên bản thứ hai có ghi rõ: “sau khi nhìn thấy bản thứ hai của tờ hối phiếu này (bản thứ nhất viết cùng nội dung ngày tháng không trả tiền) ” (at sight of this SECOND of exchange (FIRST of the same tenor and date being unpaid). Hối phiếu không có bản chính, bản phụ. 1.3.2. Nội dung của hối phiếu. Hối phiếu được quy định rất chặt chẽ về mặt nội dung. Có hai mẫu hối phiếu: hối phiếu dùng trong phương thức thanh toán nhờ thu và hối phiếu dùng trong phương thức tín dụng chứng từ.  Số của hối phiếu (1): người phát hành tự đánh số để tiện theo dõi.  Tiêu đề của hối phiếu (2): Chữ “Hối phiếu” (“Bill of exchange”, có khi được viết tắt là “EXCHANGE”) là tiêu đề của một hối. Không có tiêu đề này, hối phiếu sẽ trở thành vô giá trị. Tuy nhiên, theo luật Anh- Mỹ, tiêu đề lại là một nội dung tuỳ ý, có thể có hoặc không, miễn là nội dung thoả mãn định nghĩa về hối phiếu hoặc trong nội dung có bắt gặp từ hối phiếu. Trừ luật BEA 1882 và UCC 1962, ngôn ngữ của tiêu đề phải cùng ngôn ngữ của toàn bộ nội dung hối phiếu.  Địa điểm ký phát hối phiếu và ngày tháng ký phát hối phiếu (3): - Địa điểm ký phát: Thông thường, địa chỉ của người lập phiếu là địa điểm ký phát hối phiếu. Không loại trừ, hối phiếu được ký phát ở đâu thì lấy địa điểm ký phát ở đó. Một hối phiếu không ghi rõ địa điểm ký phát thì người ta cho phép lấy địa chỉ bên cạnh tên của người ký phát làm địa chỉ ký phát hối phiếu. Nếu trên hối phiếu thiếu cả địa chỉ của người phát hành thì hối phiếu đó là vô giá trị. 11
18. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Địa điểm phát hành là một yếu tố rất quan trọng vì nó là cơ sở để chọn luật áp dụng. - Ngày tháng ký phát: ngày tháng ký phát hối phiếu là một yếu tố có tính bắt buộc, quan trọng bởi nó gắn liền với một số mốc pháp lý sau: + Thứ nhất, nó xác định khả năng thanh toán hối phiếu hay năng lực chủ thể tham gia hối phiếu. Ví dụ, nếu ngày ký phát hối phiếu xảy ra sau ngày người có nghĩa vụ trả tiền hối phiếu mất khả năng thanh toán như bị phá sản , bị đưa ra toà, bị chết, thì khả năng thanh toán hối phiếu đó không còn nữa. + Thứ hai, ngày tháng ký phát xác định thời hạn thanh toán hối phiếu đối với hối phiếu có kỳ hạn (trên hối phiếu có ghi rằng: “Sau X ngày kể từ ngày ký phát hối phiếu này”) + Thứ ba, ngày tháng ký phát xác định thời hạn của việc xuất trình theo luật. Ví dụ, theo luật ULB thì thời hạn xuất trình là 1 năm. + Thứ tư, ngày tháng ký phát là cơ sở để Ngân hàng kiểm tra sự đồng nhất về mặt thời gian giữa các chứng từ thanh toán theo L/C. Ví dụ, ngày ký phát hối phiếu trước ngày phát hành vận đơn thì Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán hối phiếu này. Thông thường, theo luật các nước thì tháng phát hành phải ghi bằng chữ. Ví dụ, tháng mười hai - December.  Thời hạn trả tiền hối phiếu (4): Thời hạn này gồm có hai dạng sau: - Thời hạn trả tiền ngay: khi đó cách ghi trên hối phiếu sẽ là “Ngay sau khi nhìn thấy bản thứ nhất (hai) của hối phiếu này” hoặc “sau khi nhìn thấy bản thứ nhất (hai) của hối phiếu này” ( “at sight of this FIRST (SECOND) of exchange”) - Thời hạn trả tiền sau: Khi đó ta thường có 4 cách ghi như sau: + Nếu mốc thời gian tính từ ngày chấp nhận hối phiếu thì ghi: “X ngày sau khi nhìn thấy bản thứ của hối phiếu này ” (at X days after sight ”) + Nếu mốc thời gian tính từ ngày ký phát hối phiếu (Hối phiếu Dato) thì ghi: “X ngày kể từ ngày ký bản thứ của hối phiếu này” ( “at X days after date ”) 12
19. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 + Nếu mốc thời gian là một ngày cụ thể nhất định thì ghi: “Đến ngày của bản thứ của hối phiếu này ” (“On of this FIRST (SECOND) bill of exchange ”). + Nếu mốc thời gian tính từ ngày giao hàng thì ghi: “X ngày sau khi ký vận đơn ” (“at days after Bill of Lading date ”). Trường hợp này thường xảy ra trong thanh toán bằng L/C trong đó, thời hạn của hối phiếu bị ràng buộc bởi ngày phát hành B/L. Mặc dù theo luật Hối phiếu là không được nhưng trong thực tiễn buôn bán ngoại thương, người ta vẫn chấp nhận hình thức quy định này. Những cách ghi thời hạn trả tiền của hối phiếu mơ hồ, tối nghĩa khiến cho người ta không thể xác định được thời hạn trả tiền là bao nhiêu hoặc nó biến việc trả tiền của hối phiếu thành có điều kiện thì hối phiếu sẽ vô giá trị. Ví dụ ghi: “Sau khi tàu biển cập cảng thì trả cho bản thứ của hối phiếu này” hoặc “Sau khi hàng hoá đã được kiểm nghiệm xong thì trả cho bản thứ của hối phiếu này ”.v.v.  Địa điểm trả tiền của hối phiếu: phải được ghi rõ ràng trên hối phiếu. Trong thanh toán quốc tế, địa điểm trả tiền thường là tên một thủ đô hay thành phố như LONDON, PARIS, Nếu trên hối phiếu không ghi rõ hoặc không ghi, người ta có thể lấy địa chỉ ghi bên cạnh tên của người trả tiền là địa điểm trả tiền của hối phiếu.  Số tiền và loại tiền (5) : Số tiền của hối phiếu là một số tiền nhất định. Số tiền nhất định này được ghi một cách rõ ràng, đơn giản, người ta có thể nhìn qua để biết được số tiền phải trả là bao nhiêu, không cần phải qua nghiệp vụ tính toán nào, dù là đơn giản. Số tiền được ghi có thể vừa bằng chữ, vừa bằng số hoặc là hoàn toàn bằng chữ hay hoàn toàn bằng số. Số tiền của hối phiếu phải nhất trí với nhau trong cách ghi. Trong trường hợp có sự chênh lệch giữa số tiền bằng chữ và số tiền bằng số thì thường căn cứ vào số tiền ghi bằng chữ. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số tiền toàn ghi bằng số hay toàn bằng chữ thì căn cứ vào số tiền nhỏ hơn. Cũng cần chú ý rằng số tiền trên hối phiếu không được vượt quá số tiền ghi trên hóa đơn và số tiền ghi trong thư tín dụng (L/C). 13
20. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Với loại hối phiếu thanh toán ngay hoặc hối phiếu thanh toán chậm (quy định thời điểm thanh toán cụ thể sau khi hối phiếu được xuất trình) thì người phát hành có thể quyết định số tiền đó có được tính lãi hay không. Nếu có thì lãi suất phải được ghi rõ bên cạnh số tiền trên hối phiếu. Số tiền trên hối phiếu có thể là ngoại tệ.  Người hưởng lợi hối phiếu (6): Tên và họ của người hưởng lợi phải ghi đầy đủ và rõ ràng. Người hưởng lợi là người ký phát hối phiếu, đối với hối phiếu thương mại, đó là người xuất khẩu và có thể là một người khác do người hưởng lợi chỉ định. Theo luật quản chế ngoại hối ở nước ta thì người hưởng lợi hối phiếu là các Ngân hàng kinh doanh ngoại hối được Ngân hàng Nhà nước cấp giấy phép. - Nếu người phát hành là người thụ hưởng hối phiếu: trên hối phiếu sẽ ghi: Quý ông (bà) thanh toán vào ngày tháng năm cho tôi số tiền - Nếu người hưởng lợi là người thứ hai: Hối phiếu sẽ ghi: Quý ông (bà) phải thanh toán vào ngày tháng năm cho ông (bà) (công ty) số tiền - Nếu người hưởng lợi hối phiếu là người thứ ba theo lệnh của của người thứ hai: Trên hối phiếu sẽ ghi: Quý ông (bà) phải thanh toán vào ngày tháng năm theo lệnh của ông (bà) (công ty) số tiền  Người trả tiền hối phiếu (7): Họ tên và địa chỉ của người trả tiền hối phiếu phải được ghi rõ chi tiết ở mặt trước, góc bên trái cuối cùng của tờ hối phiếu, sau chữ “gửi”. Ví dụ, trong phương thức tín dụng chứng từ dùng L/C không thể huỷ ngang (irrevocable letter of credit) thì người nhập khẩu yêu cầu Ngân hàng mở L/C đứng ra cam kết trả tiền cho mình, do đó Ngân hàng mở L/C là người trả tiền hối phiếu trong thời hạn hiệu lực của nó. Hối phiếu loại này được gửi cho ngân hàng mở L/C và trên đó ghi: “To issuing bank ” hoặc nếu có gửi cho người nhập khẩu thì cũng phải thông qua Ngân hàng mở L/C và ghi: “To importer, through issuing bank ”. Trong trường hợp phương thức tín dụng chứng từ dùng L/C không thể huỷ bỏ có xác nhận (confirmed irrevocable letter of credit) thì người trả tiền hối phiếu là Ngân hàng xác nhận L/C đó (“To 14
21. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 confirming bank”), bởi vì Ngân hàng này thay Ngân hàng mở L/C trả tiền hối phiếu của người ký phát.  Người ký phát hối phiếu (8): được ghi ở mặt trước, góc phải cuối cùng của tờ hối phiếu. Cần chú ý là người có liên quan được ghi trên tờ hối phiếu phải ghi đầy đủ, rõ ràng tên, địa chỉ mà họ đã dùng để đăng ký kinh doanh. Người ký phát hối phiếu phải ký tên trên mặt trước, góc phải cuối cùng của tờ hối phiếu đó. Chữ ký này thể hiện ý chí cam kết của họ và phải do chính tay người lập phiếu viết ra và không được đóng dấu đè lên chữ ký. Trong thực tế, có nơi vẫn đóng dấu nhưng phải đóng dấu bên cạnh chữ ký. Ví dụ ở Việt Nam, mọi chữ ký dưới dạng in, photocopy, đóng dấu mà không phải viết tay đều không có giá trị pháp lý. Nhìn chung, theo luật ULB 1930, việc ký hối phiếu không loại trừ việc uỷ quyền. Người được uỷ quyền ký phát hối phiếu phải thể hiện được sự uỷ quyền ngay bên cạnh chữ ký của mình. Ngôn ngữ thể hiện sự uỷ quyền phải trùng với ngôn ngữ của hối phiếu, điều quy định này tạo điều kiện dễ dàng cho những người có liên quan đến hối phiếu thấy có sự uỷ quyền về việc thành lập hối phiếu đó. Mẫu hối phiếu nhờ thu BILL OF EXCHANGE (2) No__(1)___ For__(5)___ ___ ___(3)___20___ ___ At ___(4)___Sight of This FIRST BILL OF EXCHANGE (Second of the same tenor and date being unpaid) pay to the order of ___(6)___ ___the sum of (5) To___(7)___ Sign ___ ___ (8) 15
22. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Mẫu hối phiếu dùng trong tín dụng thư BILL OF EXCHANGE (2) No___(1)___ For___(5)___ ___ ___(3)___20___ ___ At ___(4)___Sight of This FIRST BILL OF EXCHANGE (Second of the same tenor and date being unpaid) pay to the order of ___(6)___ ___the sum of (5) Value received as per our Invoice(s) No.(s):__(9)___ dated ___(10)___ Drawn under ___(11)___ Irrevocable L/C No.:___(12)___dated__(13)___ To___(7)___ Sign ___ (8)  Đối với hối phiếu là một phương tiện đòi tiền của phương thức tín dụng chứng từ, nội dung hối phiếu cần thêm một số chi tiết sau: - Số và ngày của hóa đơn thương mại: (9), (10) - Tên Ngân hàng phát hành L/C: (11) - Số và ngày phát hành của thư tín dụng (L/C): (12), (13) Có thể nói hối phiếu là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán, đặc biệt nó được sử dụng phổ biến nhất trong các phương thức thanh toán nhờ thu và tín dụng chứng từ: - Trong phương thức nhờ thu phiếu trơn, hối phiếu sẽ được chuyển cho ngân hàng nhờ thu còn bộ chứng từ nhận hàng sẽ được chuyển cho người mua để nhận hàng. Việc thanh toán hối phiếu này phụ thuộc rất nhiều vào thiện chí của người mua và tốc độ thanh toán thường chậm. 16
23. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Trong phương thức nhờ thu kèm chứng từ: hối phiếu cùng các chứng từ khác trong bộ chứng từ sẽ được đưa cho ngân hàng để nhờ thu hộ. Tuy phương thức này giúp người bán khống chế được quyền định đoạt hàng hoá nhưng lại không thể khống chế người người mua trả tiền đúng hạn hoặc thậm chí việc người mua có trả tiền hay không. - Trong phương thức tín dụng chứng từ: hối phiếu phải hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của L/C và các chứng từ khác trong bộ chứng từ. Hơn nữa chúng ta cần chú ý một số điểm sau khi lập hối phiếu theo L/C: *. Nếu hối phiếu ký phát đòi tiền Ngân hàng mở L/C thì hối phiếu phải gửi cho Ngân hàng này: “to the Issuing Bank”. Nếu quy định “Drafts drawn on applicant bearing the issuing bank’s name” thì cũng là hối phiếu gửi cho Ngân hàng mở L/C. *. Nếu hối phiếu ký phát đòi tiền Ngân hàng trả tiền (do L/C quy định Ngân hàng nào là Ngân hàng trả tiền) thì hối phiếu ghi gửi cho ngân hàng này: “to Drawee Bank” *. Nếu hối phiếu ký phát đòi tiền người nhập khẩu thì ngân hàng sẽ coi hối phiếu như chứng từ bởi người có trách nhiệm trả tiền cho người bán trong thời hạn hiệu lực của L/C là ngân hàng mở L/C chứ không phải là người mua. 2. Hoá đơn thương mại (commercial invoice) 2.1. Định nghĩa: Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền ghi trên hoá đơn. Trong hoá đơn thương mại phải nói rõ đặc điểm của hàng hoá, đơn giá, tổng giá trị hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải 2.2. Tác dụng của hoá đơn thương mại: Có thể kể đến 5 tác dụng chủ yếu của hoá đơn thương mại như sau:  Đóng vai trò trung tâm của bộ chứng từ thanh toán. Trong bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, qua hóa đơn người mua có thể kiểm tra lệnh đòi tiền 17
24. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 trong hối phiếu, khi không có hối phiếu thì hoá đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi và trả tiền.  Trong việc khai báo hải quan, hoá đơn nói lên giá trị của hàng hoávà là bằng chứng của sự mua bán, trên cơ sở đó, người ta tiến hành giám sát, quản lý và tính tiền thuế.  Hoá đơn cung cấp những chi tiết cần thiết về hàng hoá cho việc thống kê, đối chiếu hàng hoá với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng. Trong một số trường hợp nhất định bản sao hoá đơn thương mại được dùng làm như một thông báo của kết quả giao hàng để người mua nhận hàng và trả tiền.  Trong nghiệp vụ tín dụng: Hóa đơn thương mại với chữ ký chấp nhận trả tiền có thể đóng vai trò của một chứng từ đảm bảo cho việc vay mượn.  Ngoài ra, hoá đơn thương mại còn được dùng để xin giấy chứng nhận xuất xứ, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, xuất trình cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu xin cấp ngoại tệ, 2.3. Phân loại hoá đơn: Ngoài hoá đơn thương mại, trong thực tế ta còn thường gặp các loại hoá đơn sau:  Hoá đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hoá đơn dùng để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp : - Giá hàng mới là giá tạm tính - Thanh toán từng phần hàng hoá (trong trường hợp giao hàng từng phần). Ngoài tác dụng dùng để thanh toán như trên, hoá đơn tạm thời còn được dùng như là một tài liệu ghi nhớ khi thương lượng mua bán hoặc dùng để làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, nếu cần. Trong những trường hợp này, trên hóa đơn tạm phải luôn ghi một mệnh đề: “không dùng cho mục đích thuế quan” (not for custom purposes).  Hoá đơn chính thức (Final Invoice): Là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng.  Hoá đơn chi tiết (Detailed Invoice): 18
25. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Là hoá đơn có tác dụng nêu chi tiết các bộ phận và đơn giá hàng từng loại. (như phụ tùng máy nhiều loại)  Hoá đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức giống như hoá đơn, không có tác dụng thanh toán vì nó không phải là một yêu cầu đòi tiền, được lập trước khi bán hàng. Nó được sử dụng làm: - Đơn chào hàng - Khai giá trị hàng đem đi hội chợ triển lãm tại nước ngoài, bán đấu giá, gửi kho, - Chứng từ phục vụ khai báo hải quan để xin giấy phép xuất nhập khẩu.  Hoá đơn trung lập (Neutral Invoice): Được sử dụng khi người mua có yêu cầu và được ngân hàng chấp nhận nhằm để người mua sau khi mua có thể sử dụng chính hoá đơn này để bán hàng cho người khác.  Hoá đơn xác nhận (Certified Invoice): Là hoá đơn có chữ ký của Phòng Thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hoá đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.  Hoá đơn hải quan (Custom’s Invoice): Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này ít quan trọng trong lưu thông.  Hoá đơn lãnh sự (Consular Invoice): Là hóa đơn có xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn này có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ. 2.4. Yêu cầu về nội dung của hoá đơn thương mại. Mẫu hóa đơn thương mại thường do các công ty lựa chọn và soạn thảo. Nó được sử dụng phổ biến trong các phương thức thanh toán, và là chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất trình thanh toán. Đặc biệt trong phương thức tín dụng chứng từ, nội dung hóa đơn được quy định khắt khe và chặt chẽ nhất, cụ thể là phải thể hiện đầy đủ các mục sau: 19
26. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Mục Shipper / Exporter: tên và địa chỉ của người bán, người xuất khẩu. Mục này phải thể hiện đầy đủ những yêu cầu như L/C quy định và phải phù hợp với vận đơn. - Mục Consignee: tên và địa chỉ người nhận hàng. Mục này phải phù hợp với yêu cầu của L/C mà thông thường là người mà hối phiếu thương mại ký phát. - Mục Invoice No. và Date: số và ngày lập hóa đơn. Ngày này phải trùng hoặc trước với ngày ký B/L. - Mục L/C No.và Date: Số và ngày phát hành L/C - Mục Notify party: Tên và địa chỉ của người được thông báo - Mục L/C issuing bank: Tên Ngân hàng phát hành tín dụng thư. - Mục Port of loading, Port of discharge: Tên cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng - Mục Carrier: Tên phương tiện vận chuyển - Mục Sailing on or about: Ngày tàu (phương tiện vận chuyển) đi. - Phần các mục No. of carton, Description of goods, quantity: phải ghi rõ số lượng thùng carton, quy cách phẩm chất của hàng hoá (tên hàng hoá, ký mã hiệu của hàng hoá), số lượng hàng hóa. - Mục Unit Price: Ghi đơn giá của hàng hoá, loại tiền. - Mục Amount: ghi tổng trị giá của đơn hàng, loại tiền. - Mục In say: ghi tổng trị giá của đơn hàng bằng chữ. Số này phải trùng khớp với phần ghi bằng số ở trên. - Ngoài ra, trên hoá đơn phải thể hiện điều kiện cơ sở giao hàng. - Nếu L/C yêu cầu phải ghi những ghi chú bổ sung vào hoá đơn thì ghi vào phần cuối cùng bên trái của hoá đơn. COMMERCIAL INVOICE Shippet / Exporter Invoice No.: (Số hoá đơn) (Tên, địa chỉ nhà xuất khẩu, người gửi hàng) Date: (Ngày ký hóa đơn) Consignee L/C No (Số L/C) 20
27. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 (Tên, địa chỉ người nhận hàng) Date (Ngày phát hành Notify Party L/C issuing bank (Tên và địa chỉ người được thông báo) (Ngân hàng phát hành Port of loading Port of discharge Remark (Cảng đi) (Cảng đến) Carrier Sailing on or about (Tên phương tiện (Ngày tàu đi) vận chuyển) No. Carton Description of goods Quantity Unit Price Amount (số kiện) (Mô tả hàng hoá) (Số lượng) (Đơn giá) (Tổng giá trị) Total Insay Nhà xuất khẩu/ người bán (Trị giá hoá đơn ghi bằng chữ ký tên, đóng dấu Điều kiện giao hàng (Nếu L/C yêu cầu) Những ghi chú khác, nếu L/C yêu cầu) Ngoài ra, cần lưu ý những điểm sau khi lập hoá đơn thương mại theo L/C *. Hoá đơn người bán cấp phải là hoá đơn thương mại đã ký “signed commercial invoice”. Có khi L/C còn yêu cầu phải ghi số giấy phép nhập khẩu 21
28. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 “indication import licence No.” vào hóa đơn và cách tính của hoá đơn như chiết giá (discount) hay trừ hoa hồng (commission). *. Nếu giao hàng theo điều kiện FOB thì chỉ cần hoá đơn thương mại chung (commercial invoice) 3. Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading) Có thể nói vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán ngoại thương. Căn cứ vào từng phương thức vận chuyển mà vận đơn cũng có nhiều loại: vận đơn đường biển, vận đơn đường sông, vận đơn đường sắt, vận đơn hàng không, vận đơn liên hợp, Tuy nhiên, trong các phương thức vận tải được sử dụng ngày nay, vận tải đường biển ra đời sớm nhất và đóng vai trò quan trọng nhất trong việc vận chuyển hàng hoá ngoại thương. Khối lượng hàng hoá buôn bán đường biển không ngừng tăng qua các năm với giá trị luôn chiếm hơn 80% tổng lượng giá trị buôn bán xuất nhập khẩu trên toàn thế giới. Chính vì lẽ đó mà vận đơn đường biển trở nên phổ biến và quan trọng đối với mọi nhà kinh doanh xuất nhập khẩu. 3.1.Định nghĩa: Vận đơn đường biển là một chứng từ chứng minh cho một hợp đồng vận tải đường biển, cho việc nhận hàng hoặc xếp hàng của người chuyên chở và bằng vận đơn này, người chuyên chở cam kết sẽ giao hàng khi xuất trình nó. Từ khái niệm trên ta thấy người cấp vận đơn là người chuyên chở, chủ tàu hoặc người được họ uỷ quyền, khi hàng đã được xếp lên tàu hay khi nhận để xếp. 3.2. Chức năng: Vận đơn đường biển có 3 chức năng cơ bản: - Là biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở. - Là chứng từ sở hữu những hàng hoá mô tả trên vận đơn. Ai cầm vận đơn thì người đó có quyền sở hữu đối với hàng hoá. - Là bằng chứng của hợp đồng thuê tàu đã được ký kết giữa hai bên. 3.3. Phân loại: Có nhiều cách phân loại vận đơn:  Xét theo dấu hiệu trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hoá hay không thì có 2 loại: 22
29. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L): là vân đơn không có thêm điều khoản hay ghi chú rõ ràng điều kiện khiếm khuyết của hàng hoá, của bao bì. - Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L): là loại vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi những ghi chú xấu về tình trạng hàng hoá hay bao bì. Ví dụ: “thùng bị vỡ”, “Đựng trong những bao rách hay đã sử dụng rồi”. Thông thường, những vận đơn có ghi chú xấu thì ngân hàng từ chối thanh toán, trừ khi có quy định riêng.  Xét theo dấu hiệu người vận tải nhận hàng khi hàng đã được xếp lên tàu hay chưa thì có hai loại vận đơn: - Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on board B/L): là vận đơn được cấp khi hàng đã nằm trên tàu. - Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L): là vận đơn được cấp trước khi hàng hoá được xếp lên tàu. Trên vận đơn không ghi rõ ngày, tháng được xếp xuống tàu. Sau khi xếp hàng xuống tàu, người gửi hàng có thể đổi lấy vận đơn đã xếp hàng.  Xét theo dấu hiệu quy định người nhận hàng thì có 3 loại vận đơn sau: - Vận đơn theo lệnh (B/L to order): là vận đơn theo đó người chuyên chở sẽ giao hàng theo lệnh của người gửi hàng, ngân hàng hoặc người nhận hàng. - Vận đơn đích danh (B/L to a named person or Straight B/L): là vận đơn trong đó ghi rõ tên và địa chỉ người nhận hàng, do đó hàng chỉ có thể giao được cho người có tên trong vận đơn. - Vận đơn xuất trình (Bearer B/L): còn có tên gọi là vận đơn vô danh, là vận đơn trong đó không ghi rõ tên người nhận hàng, cũng không ghi rõ theo lệnh của ai. Người chuyên chở sẽ giao hàng cho người cầm vận đơn và xuất trình cho họ. Vận đơn này thường được chuyển nhượng bằng cách trao tay.  Xét theo dấu hiệu hàng hoá được vận chuyển bằng một hay nhiều tàu thì có 3 loại vận đơn sau: 23
30. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Vận đơn đi thẳng (Direct B/L): cấp cho hàng hoá được chuyên chở bằng một con tàu đi từ cảng xếp đến cảng đích, nghĩa là tàu chở đi thẳng từ cảng đến cảng. - Vận đơn suốt (Through B/L): là vận đơn dùng trong trường hợp chuyên chở hàng hoá giữa các cảng bằng hai hoặc nhiều tàu thuộc hai hay nhiều chủ khác nhau. Người cấp vận đơn đi suốt phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trên chặng đường từ cảng xếp đến cảng dỡ cuối cùng. - Vận đơn địa hạt (Local B/L): là vận đơn do các tàu tham gia chuyên chở cấp, loại vận đơn này chỉ có chức năng là biên lai nhận hàng hoá mà thôi. Ngoài ra còn có thể kể đến một số loại vận đơn khác như: - Vận đơn chở container (Container B/L) - Vận đơn do người giao nhận cấp (Forwarder’s B/L hay House B/L) - Vận đơn tập hợp (Groupage B/L) - Vận đơn rút gọn (Short form B/L) Trong trường hợp một lô hàng được giao cho nhiều người nhận hàng khác nhau, vận đơn dùng vào việc chia lẻ hàng như vậy mang tên là “lệnh giao hàng” (Delivery order). 3.4. Yêu cầu về nội dung của vận đơn đường biển: Vận đơn đường biển gồm có hai phần:  Phần một (mặt trước của vận đơn): phần này có các mục mà người gửi hàng tự khai như ghi tên người gửi, tên tàu, số liệu chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng bao bì, tên người nhận, tình hình trả cước, xếp hàng, số bản gốc được lập và ngày thàng cấp vận đơn. Sau đây là một số chi tiết chủ yếu liên quan đến tàu và hàng thể hiện ở mặt trước của B/L: (1) Tên, địa chỉ của hãng tàu, đại lý tàu biển (2) Shipper: Tên, địa chỉ người gửi hàng (3) Consignee: Tên, địa chỉ người nhận hàng hoặc theo lệnh “to order” (4) Notify party: Tên, địa chỉ người được thông báo (5) Vessel: Tên tàu 24
31. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 (6) Port of loading: Tên cảng xếp hàng Shipper (2) Consignee (3) Notify party (4) HEUNG-ASHIPPING CO. LTD BILL OF LADING (1) Pre-carriage by Place of receipt Ocean vessel Voy. No. Port of loading (5) (5) (6) Port of dischange Place of delivery Final destination for the Merchant reference (7) (8) Container No. Seal No. Number of Kind of packages: Gross Measurement Marks and containers or Description of goods weight (13) Number packages (11) (12) (9) (10) Total No. of containers or packages (in words) Freight and charges Revenue tons Rate Per Prepaid Collect (14) Ex. Rate Freight prepaid at Freight payable at place and date of issue (15) Total prepaid in No. of original B(s)/L (16) Date Signature 25
32. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 (7) Port of discharge: Tên cảng dỡ hàng (8) Place of delivery: Tên cảng dỡ cuối cùng (khi hàng có chuyển tải) (9) Mark and Number: Ký mã hiệu ghi trên bao bì (nếu có) (10) Number of Containers or pkgs: Số lượng container hoặc số lượng kiện. (11) Kind of packages; description of goods: hình thức đóng gói và mô tả hàng hoá. (12) Gross weight: Trọng lượng cả bì (MT hoặc KG) (13) Measurement: thể tích lô hàng (M3) (14) Freight and charges: Cước phí và phụ phí (15) Place of issue, Date: địa điểm, ngày tháng phát hành vận đơn (16) Number of original B/L: số lượng vận đơn gốc phát hành. Ngoài ra, tuỳ theo từng mẫu và yêu cầu của từng loại vận đơn mà người lập phải điền thêm các thông tin về số và ngày phát hành L/C. For the Master (or as Agent for the carrier): chữ ký của thuyền trưởng hoặc đại lý của người chuyên chở.  Phần hai (mặt sau của vận đơn): in sẵn các điều khoản được áp dụng bao gồm các nội dung chủ yếu sau: Trách nhiệm và nghĩa vụ của người chuyên chở (responsibility clause): Điều 3 công ước Brusels 1924 quy định 3 trách nhiệm như sau: - Trước khi và bắt đầu hành trình, người chuyên chở phải có sự cần mẫn hợp lý để tàu có đủ khả năng đi biển. Tức là: tàu phải bền chắc để chịu được sóng gió bình thường như các tàu khác; tàu phải được trang bị, cung ứng đầy đủ về các mặt, tàu phải được tu sửa tốt, các hầm tàu phải bảo đảm việc chứa hàng, nhận hàng, bảo quản hàng hoá. - Người chuyên chở phải tiến hành một cách thích hợp và cẩn thận việc xếp hàng, sắp đặt hàng hoá, vận chuyển, bảo quản và dỡ hàng. Trách nhiệm này gọi là trách nhiệm thương mại của người chuyên chở. Nó được bắt đầu từ khi 26
33. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 cần cẩu móc vào hàng ở cảng xếp hàng cho đến khi cần cẩu dời khỏi hàng ở cảng dỡ hàng. - Khi đã nhận xong hàng hoá, người chuyên chở, thuyền trưởng hay đại lý của họ phải cấp cho người gửi hàng- theo yêu cầu của họ- một bộ vận đơn (full set of B/L)- thông thường gồm 3 bản chính và một số bản phụ tuỳ ý. Miễn trách của người chuyên chở (immunity liability clause) Điều 4 công ước Brusels 1924 quy đinh 17 trường hợp và nguyên nhân làm căn cứ miễn trách cho người chuyên chở đối với mất mát, hư hỏng của hàng hoá. Ngoài ra trong vận tải đơn còn có điều khoản về thể thức tố tụng, quy định các tranh chấp sẽ được giải quyết tại cơ quan trọng tài hàng hải và theo luật của nước chủ tàu, điều khoản hai tàu đâm va cùng có lỗi Vận đơn là một chứng từ vận tải không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất trình thanh toán nếu hàng hoá được vận chuyển bằng đường biển. Trong mọi phương thức thanh toán, kể cả các phương thức thanh toán không kèm chứng từ như chuyển tiền, ghi sổ, người mua luôn đòi hỏi người bán phải giao cho mình vận đơn cùng các chứng từ khác để làm cơ sở nhận hàng. Đặc biệt, trong các phương thức thanh toán như nhờ thu kèm chứng từ và tín dụng chứng từ, người bán thường phải xuất trình 3 bản chính vận đơn và nếu là phương thức tín dụng chứng từ thì cần phải lưu ý một số điểm sau: - Thư tín dụng thường yêu cầu B/L là “A full set clean shipped on board” ocean bill of lading (một bộ vận tải đơn đường biển hoàn hảo, đã xếp hàng lên tàu”. Còn vận tải đơn trao cho người nhận hàng (consignee) theo lệnh của ai thì hoàn toàn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa người bán và người mua. Cụ thể sự thoả thuận thể hiện trong L/C như sau: *. “Made out to order of shipper and endorsed in blank” tức là “làm theo lệnh của người gửi hàng và ký hậu để trống” thì trên vận đơn phải ghi rõ “to order of shipper” và người gửi hàng phải ký hậu để trống trên B/L. *. “Made out to order of issuing bank” tức là “làm theo lệnh của ngân hàng mở L/C” thì trên B/L phải ghi rõ “to order of issuing bank” là đủ 27
34. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 *. “Made out to order of issuing bank and endorsed in blank” tức là “làm theo lệnh của ngân hàng mở L/C và ký hậu để trống” thì trên B/L ghi “to order of issuing bank” và người gửi hàng phải ký hậu để trống trên B/L. *. “Made out to order and endorsed in bank” tức là “làm theo lệnh và ký hậu cho Ngân hàng” thì trên B/L ghi “to order” và mặt sau của B/L người gửi hàng ghi câu “delivery to the order of issuing bank” và ký tên. (giao hàng theo lệnh của ngân hàng) - Vận tải đơn thường thông báo cho người nhận hàng, “notify accountee” (thông báo cho người mua). 4. Chứng từ bảo hiểm: 4.1. Định nghĩa: Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm (trong trường hợp mua bảo hiểm ở nước ta, đó là Công ty Bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt) cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra và những rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm và người được bảo hiểm phải nộp phí bảo hiểm. 4.2. Phân loại: Chứng từ bảo hiểm thường được dùng có hai loại sau: - Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hoá hợp đồng này. - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hoá bảo hiểm theo điều kiện của hợp đồng. 4.3. Yêu cầu về nội dung: - Đơn bảo hiểm có những nội dung chủ yếu sau: 28
35. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 + Các điều khoản chung và có tính thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm theo từng điều kiện bảo hiểm. + Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm: bao gồm: đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, phương tiện chuyên chở), giá trị bảo hiểm (mức bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá hàng hoá và phải thể hiện bằng đồng tiền ghi trên hợp đồng hoặc L/C), điều kiện bảo hiểm theo như thoả thuận, tổng chi phí bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm. - Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ có những nội dung chủ yếu như các điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận. Chứng từ bảo hiểm thường dùng phổ biến trong các phương thức tín dụng chứng từ và nhờ thu kèm chứng từ hoặc thường được lập khi người mua có yêu cầu. Nếu là chứng từ bảo hiểm lập theo L/C thì cần lưu ý một số điểm sau: - Nếu bảo hiểm do người mua chịu (CFR) thì L/C ghi “insurance covered by buyer under policy No the shipper must notify ”, người bán phải kiểm tra xem nội dung cần thông báo là gì? có chấp nhận được không? - L/C quy định những điều kiện bảo hiểm là gì, ví dụ “I/P covering FPA claim payable on (cơ quan nào) in (tiền tệ nào) one original to be filed at (ngân hàng nào) - Trừ khi L/C quy định khác, số tiền bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá CIP hoặc 110% trị giá CIF. 5. Phiếu đóng gói (Packing list): 5.1. Định nghĩa: Là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong kiện hàng (thùng hàng, hòm, kiện, container, ), chỉ ra vật liệu đóng gói được sử dụng và ký hiệu hàng hoá được ghi ở phía ngoài. Một số còn bao gồm cả kích thước và trọng lượng của hàng hoá. Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hoá. Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. 29
36. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 5.2. Tác dụng: Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hoá trong mỗi kiện. Phiếu đóng gói thường được lập thành 03 bản: Mỗi bản có tác dụng cụ thể như sau:  Một bản để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần. Nó là chứng từ để đối chiếu hàng hoá thực tế với hàng hóa mà người bán gửi đi.  Một bản được tập hợp cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ và được xếp vào kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa của người nhận hàng.  Một bản còn lại cũng được lập thành một bộ, kèm theo hoá đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng. 5.3. Phân loại: Ngoài loại phiếu đóng gói thông thường, còn có các loại sau:  Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing list): Là phiếu đóng gói có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng. Đôi khi nội dung không có gì khác biệt so phiếu đóng gói thông thường, nhưng nếu nó có tiêu đề là phiếu đóng gói chi tiết thì nó trở thành phiếu đóng gói chi tiết.  Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing list): Là phiếu đóng gói trong đó không ghi tên người bán và người mua nhằm để người mua có thể sử dụng phiếu này bán lại hàng hoá cho người thứ ba. Ngoài phiếu đóng gói còn có một loại chứng từ tương tự đó là bản kê chi tiết hàng hoá (Specification): là bản thống kê toàn bộ hàng hoá của lô hàng được phân bổ trong các kiện. Đơn giản hoá đó là bản tổng hợp của các phiếu đóng gói. Nó được dùng trong các trường hợp hàng hoá phức tạp (như phụ tùng, dụng cụ, hoá chất thí nghiệm ) 5.4. Yêu cầu về nội dung của phiếu đóng gói. Phiếu đóng gói là một trong các chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất trình thanh toán. Nó chính là chứng từ thể hiện chi tiết lô hàng, là căn cứ để 30
37. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 người mua xác nhận việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng hay không và là cơ sở để người bán làm bằng chứng từ đã giao hàng đúng quy định. Mẫu phiếu đóng gói cũng có thể có nhiều mẫu khác nhau, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, phiếu đóng gói sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ không thể thiếu các nội dung chủ yếu sau: PACKING LIST Shipper / Exporter Invoice No.: (Số hoá đơn) (tên, địa chỉ người bán hàng, xuất khẩu) Date: (Ngày phát hành hoá đơn) Consignee L/C No.: (Số L/C) (tên, địa chỉ người nhận hàng) Date: (Ngày phát hành L/C) Notify: L/C issuing bank: (Tên, địa chỉ người được thông báo) (Tên ngân hàng phát hành L/C) Port of loading Port of discharge Remark: (Cảng xếp) (Cảng dỡ) Carrier Sailing on or about (Tên phương tiện (Ngày tàu đi) vận chuyển) No. carton Description of Net weight Gross weight Measurement goods (Kgs) (Kgs) (CBM) (Số kiện) (Mô tả hàng hóa) (Trọng lượng (Trọng lượng (Số khối, kích tịnh) cả bì) cỡ) 31
38. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Total: Những ghi chú khác nếu L/C yêu cầu Người bán Ký tên, đóng dấu (nếu L/C yêu cầu)  Tên người bán, người mua: Phải phù hợp với quy định của L/C  Tên hàng và mô tả hàng hoá phải phù hợp với L/C  Số hiệu hợp đồng  Số L/C và ngày phát hành L/C (nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ)  Số hiệu, ngày phát hành hóa đơn  Tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ  Số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng hóa đựng trong kiện hàng, trọng lượng hàng hoá đó, thể tích của kiện hàng  Số lượng container và số container.  Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn ghi rõ tên xí nghiệp, tên người đóng gói và tên người kiểm tra kỹ thuật. 6. Giấy chứng nhận xuất xứ: 6.1. Định nghĩa: Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan thẩm quyền, thường là Phòng thương mại / Bộ Thương mại cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá. 6.2. Tác dụng: - Tạo điều kiện cho hải quan nước nhập khẩu vận dụng chính sách thuế vào việc tính thuế. 32
39. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Bảo đảm phẩm chất hàng hoá, đặc biệt là hàng thổ sản, đặc sản. 1.6.3. Phân loại: C/O có nhiều loại như sau: - FORM A: dùng cho các mặt hàng xuất khẩu từ các nước chậm và đang phát triển sang các nước công nghiệp phát triển (24 nước thuộc khối OECD)để được hưởng ưu đãi thuế quan (mức thuế suất rất thấp, chỉ từ 0 đến 3%) trong khuôn khổ Hiệp định ưu đãi thuế quan phổ cập GSP (Generalized system of preferences) để thành lập khu vực thương mại tự do AFTA. Giấy chứng nhận xuất xứ FORM A phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với quy định của hợp đồng hay thư tín dụng và các chứng từ khác như vận đơn, hoá đơn thương mại - FORM B: dùng cho các sản phẩm xuất khẩu sang mọi nước trên thế giới. - FORM T: dùng cho các sản phẩm dệt may xuất khẩu sang các nước EU. - FORM O: dùng cho việc xuất khẩu cafe sang các nước thành viên của Hiệp hội cafe thế giới ICO. Giấy chứng nhận xuất xứ FORM O phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với quy định của hợp đồng hay thư tín dụng và các chứng từ khác như hoá đơn thương mại, vận đơn - FORM X: dùng cho các mặt hàng cafe xuất khẩu sang các nước không phải là thành viên của ICO. - FORM D: là loại C/O dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc khối ASEAN để được hưởng chế độ thuế ưu đãi có hiệu lực chung (CEPT- Common Effective Preferential Tariff). Giấy chứng nhận xuất xứ FORM D phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với tờ khai hải quan đã được thanh khoản và các chứng từ khác như vận đơn, hoá đơn thương mại và giấy chứng nhận kiểm tra xuất xứ của công ty giám định hàng hoá xuất khẩu (trong trường hợp có yêu cầu kiểm tra). ở Việt Nam, cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ FORM D là Bộ thương mại 6.4. Yêu cầu về nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ: Sau đây là nội dung của giấy chứng nhận xuất xứ FORM D, loại giấy chứng nhận xuất xứ phổ biến nhất đối với Việt Nam hiện nay: - Ô số 1: Tên giao dịch của người xuất hàng + địa chỉ + tên nước (Việt Nam). 33
40. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Ô số 2: Tên người nhận hàng + địa chỉ + tên nước (phù hợp với tờ khai hải quan đã được thanh khoản) - Ô trên cùng bên phải: do phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực ghi. Số tham chiếu gồm 12 ký tự, chia làm 5 nhóm, chi tiết cách ghi như sau: + Nhóm 1: 02 ký tự VN (Viết in) là viết tắt của hai chữ Việt Nam. + Nhóm 2: 02 ký tự (Viết in) là viết tắt tên nước nhập khẩu, quy định các chữ viết tắt như sau: BR: Bruney IN: Indonesia ML: Malaysia PL: Philippines SG: Singapore TL: Thailand + Nhóm 3: 02 ký tự biểu hiện năm cấp giấy chứng nhận + Nhóm 4: 01 ký tự thể hiện tên phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực cấp giấy chứng nhận mẫu D theo quy định sau: Số 1: Hà Nội Số 3: Đà Nẵng Số 5:TP Hồ Chí Minh Số 2: Hải Phòng Số 4: Nha Trang Số 6: Cần Thơ + Nhóm 5: gồm 05 ký tự biểu hiện số thứ tự của giấy chứng nhận mẫu D. Giữa nhóm 3 và 4 cũng như giữa nhóm 4 và 5 có dấu gạch chéo "/". Ví dụ: Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Hà Nội cấp giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D mang số thứ 6 cho một lô hàng xuất khâủ sang Singapore trong năm 2002 thì các ghi số tham chiếu của giấy chứng nhận mẫu D này sẽ như sau: VN- SG 02/1/00006 - Ô số 3: Tên phương tiện vận tải (nếu gửi bằng máy bay thì đánh "by air", nếu gửi bằng đường biển thì đánh tên tàu) + từ cảng nào tới cảng nào? - Ô số 4: Để trống (sau khi nhập khẩu hàng hóa, cơ quan hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khẩu sẽ đánh dấu thích hợp trước khi gửi lại cho Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực đã cấp giấy chứng nhận mẫu D này). - Ô số 5: Danh mục hàng hoá (01 mặt hàng, 01 lô hàng, đi 01 nước trong một thời gian). - Ô số 6: Ký mã và số hiệu của kiện hàng. - Ô số 7: Số, loại kiện hàng, mô tả hàng hoá (bao gồm số lượng và số HS của nước nhập khẩu). 34
41. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Ô số 8: Hướng dẫn cụ thể như sau: + Trường hợp hàng hoá/ sản phẩm có xuất xứ toàn bộ tại Việt Nam (không sử dụng nguyên phụ liệu nhập khẩu) thì đánh chữ "X". + Trường hợp hàng hoá không được sản xuất hay khai thác toàn bộ tại Việt Nam như quy tắc 3 của quy chế xuất xứ thì khai rõ số phần trăm trị giá đã được tính theo giá FOB của hàng hoá được sản xuất hay khai thác tại Việt Nam, ví dụ 40%. + Trường hợp hàng hóa có xuất xứ cộng gộp như quy tắc 4 của quy chế xuất xứ thì ghi rõ số phần trăm của hàm lượng có xuất xứ cộng gộp ASEAN, ví dụ 40%. - Ô số 9: Trọng lượng cả bì hoặc số lượng và giá trị khác (giá FOB) - Ô số 10: Số và ngày của hoá đơn thương mại. 1. Goods consigned from Reference No. ASEAN COMMON EFFECTIVE PREFERENTIAL TARIFF SCHEME CERTIFICATE OF ORIGIN 2. Goods consigned to (Combined Declaration and Certificate) FORM D Issued in . . . . . 3. Means of transport and route 4. For Official Use Departure Preferential Treatment Given Vessel’s name / aircraft etc. under ASEAN Common effective Preferential Tariff Scheme Port of Discharge Preferential Treatment Not given (Please state reasion/s) Signature of Authorised Signatary of the Importing Country 5. Item 6. Marks 7. Number and 8. origin 9. Grros 10.Number Number and type of packages, criterion weight or and date of numbers on description of other invoices packages goods quantity and value (FCS) 35
42. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 11. Declaration by the exporter 12. Cerification The undersigned hereby declares that the above details and statement are correct; It this hereby certified, on the basis of that alll the goods produced in control carried out, declaration by the (Country) exporter is correct. and that they comply with the origin requirements specified for those goods in the ASEAN Common effective Preferential Tariff Scheme for the goods exported to (Importing Country) Place and Date, Signature of authorised Place and date, signature and stamp of signatary certifying authority - Ô số 11: Dòng thứ 1: ghi chữ Việt Nam Dòng thứ 2: ghi đầy đủ tên nước nhập khẩu Dòng thứ 3: ghi địa điểm, ngày tháng năm và chữ ký. - Ô số 12: Để trống: Trường hợp cấp sau thì ghi "issued retroactively" Trường hợp cấp lại thì ghi "Certified true copy" Thông thường giấy chứng nhận xuất xứ là cần thiết đối với bộ chứng từ xuất trình trong các phương thức thanh toán, đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ. Nếu là giấy chứng nhận xuất xứ lập theo L/C thì nên lưu ý một số điểm sau: *. Nếu L/C quy định nơi xuất xứ thì giấy chứng nhận xuất xứ phải xác nhận nơi xuất xứ đó. *. Các dữ liệu như mô tả hàng hoá, số kiện, phải phù hợp với các chứng từ khác và quy định của L/C. 36
43. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 *. Ngân hàng sẽ không chấp nhận một chứng từ do người thụ hưởng phát hành nếu L/C yêu cầu người phát hành chứng từ là “hàng đầu”, “địa phương”, “nổi tiếng”, *. Người ký phát hành phải như L/C quy định, nếu L/C không quy định thì có thể chấp nhận chứng từ do người hưởng phát hành. 7. Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng (Certificate of quantity/quality- C/Q). 7.1. Định nghĩa: Là chứng từ xác nhận chất lượng và số lượng (hoặc trọng lượng) của hàng thực giao, chứng minh phẩm chất, số lượng hàng phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp, tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên mua bán. 7.2. Phân loại và yêu cầu về nội dung: - Trường hợp C/Q do một cơ quan Nhà nước có trách nhiệm lập: Ở Việt Nam, cơ quan giám định số lượng, chất lượng thường do Trung Tâm giám định hoặc Vina Control cấp. Khi đó, trên C/Q có những nội dung chủ yếu sau: + Tên người giao hàng (Shipper) + Tên người nhận hàng (Consignee) + Tên người được thông báo (Notify party) + Loại hàng hoá giao (Commodity). + Số lượng, khối lượng, trọng lượng hàng hoá. + Tên tàu, số B/L, ngày tàu đi, cảng đi, cảng đến. + Kết quả kiểm tra (Results of Inspection) phải thể hiện đầy đủ những kết quả và nội dung mà L/C yêu cầu (nếu có) như: *. Chất lượng hàng hoá kiểm tra: các chỉ tiêu chất lượng hàng hoá. *. Nơi kiểm tra. *. Ngày kiểm tra. 37
44. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 + Chữ ký xác nhận của cơ quan kiểm tra. - Trường hợp C/Q do người bán lập: Trên C/Q có những nội dung chủ yếu sau: + Tên người bán, địa chỉ. + Loại hàng, ký mã hiệu + Số lượng, khối lượng, trọng lượng của hàng hoá. + Chất lượng hàng hoá: người bán phải nêu rõ chất lượng hàng hoá, những thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn hàng hóa + Lời cam kết của người bán về loại hàng này. Ví dụ: “We hereby certify that the following mentioned goods are in good order and condition. The quantity is true and correct as per invoice” Nếu L/C chỉ yêu cầu “The quanlity corresponds with contract” thì người bán không cần một công ty kiểm nghiệm để kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa. Nhà xuất khẩu chỉ cần lập một giấy chứng nhận “ Certificate of Beneficiary We hereby certify that all terms of (tên hàng hoá) L/C No correspond with contract và tự ký tên và đóng dấu. 8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh (Vetecrinary/ Phytosanitory certificate, Sanltary certificate) 8.1. Định nghĩa: Là những chứng từ do cơ quan Nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hoá đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc, 8.2. Phân loại và yêu cầu về nội dung: - Giấy chứng nhận vệ sinh: là chứng từ xác minh tình trạng độc hại của hàng hoá đến người tiêu thụ. Nội dung gồm có: Phần ghi tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, phương tiện chuyên chở, ngày xuất khẩu, người gửi hàng, người nhận hàng, cảng đi, cảng đến và phần ghi kết quả kiểm tra. - Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Là chứng từ xác nhận hàng hoá là thực vật hoặc sản phẩm thực vật là không có nấm độc, sâu bọ hoặc cỏ dại có thể gây dịch bệnh cho cây cối trên đường đi của hàng hoá hoặc ở nơi hàng đến. 38
45. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Nội dung gồm có: Phần ghi tên hàng, số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, người gửi hàng, người nhận hàng, số hợp đồng, số vận đơn, phương tiện vận tải và phần nhận xét của cơ quan kiểm dịch thực vật. - Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: là chứng từ do cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận là hàng hoá không có vi trùng gây bệnh dịch. Nội dung gồm có: phần ghi loại động vật, người gửi hàng, người nhận hàng, số lượng, chất lượng, trọng lượng, nơi đến, nơi gửi hàng, phương tiện chuyên chở, ngày kiểm dịch, hiệu lực của giấy và chứng thực của bác sĩ thú y. CHƯƠNG II: TÌM HIỂU THỰC TRẠNG BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU Ở VIỆT NAM HIỆN NAY. I. THỰC TRẠNG SỬ DỤNG BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU Ở VIỆT NAM. Kể từ khi đất nước mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới, công tác thanh toán quốc tế ở Việt Nam đã có những bước chuyển biến đáng kể. Hệ thống ngân hàng của Việt Nam dần dần được mở rộng, đáp ứng được nhu cầu thanh toán của một nền kinh tế đang trên đà phát triển với khao khát được hội nhập cùng hệ thống thanh toán của các tổ chức ngân hàng lớn mạnh trên thế giới. Về thị trường xuất nhập khẩu, Việt Nam đã không ngừng mở rộng trong những năm qua. Nếu như trong cơ chế cũ, Việt Nam chỉ thiết lập quan hệ với hơn 40 nước trên thế giới thì hiện nay, có khoảng 220 nước và vùng lãnh thổ nhập khẩu hàng hoá từ Việt Nam và hơn 170 nước và vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hoá sang nước ta. 39
46. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Bảng 1: Kim ngạch xuất khẩu và nhập khẩu năm 2001 của Việt Nam theo châu lục. Đơn vị: phần trăm (%) Châu lục Châu Á Châu Âu Châu Mỹ Châu Phi Châu Đại Dương % Tổng kim 58,4 23,5 9,7 1,2 7,2 ngạch XK % Tổng kim 79,7 13,5 4,1 0,2 2,5 ngạch NK Nguồn: Tổng cục Hải quan. (Trích “Kinh tế Việt Nam 2001”- Viện Nghiên cứu Quản lý kinh tế Trung Ương) Việc mở rộng thị trường đã kéo theo sự phát triển thương mại quốc tế trong những năm gần đây, điều này được thể hiện qua việc tăng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hoá của nước ta qua các năm (bảng 2). Đặc biệt, Việt Nam đã đạt được những kết quả đáng kể đối với những mặt hàng xuất nhập khẩu chủ lực như thuỷ sản, gạo, cà phê, dầu thô, dệt may, thiết bị máy móc Bảng 2: Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu qua các năm và 9 tháng đầu năm 2002. Đơn vị: tỷ USD Năm 1986 1990 1996 2001 9 tháng 2002 đầu 2002 (KH) Tổng kim ngạch 25,9 tỷ 5,2 13,6 32,3 29.1 39.3 xuất nhập khẩu rúp- đô la Mỹ Nguồn: Tổng cục Hải quan. (Trích Tạp chí Ngân hàng số 8/2002 và Ngoại Thương 10/2002) Để đạt được những kết quả về ngoại thương như trên là nhờ một phần vào sự phát triển của các phương thức thanh toán tại hệ thống ngân hàng trong 40
47. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 nước. Đặc biệt, công tác sử dụng bộ chứng từ ngày càng phổ biến và hiệu quả đã góp phần không nhỏ vào việc tăng kim ngạch và thị phần xuất nhập khẩu. 1. Tình hình sử dụng bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu: 1.1. Tình hình sử dụng các phương thức thanh toán dùng chứng từ tại Việt Nam hiện nay. Chúng ta cũng biết rằng, việc lựa chọn phương thức thanh toán nào trong quan hệ ngoại thương phụ thuộc rất nhiều yếu tố: mặt hàng, quan hệ tín nhiệm giữa các bên mua và bán, thông lệ buôn bán của từng nước, quan hệ kinh tế- chính trị của các nước liên quan, quan hệ đại lý giữa các ngân hàng, tất cả các yếu tố này thể hiện trên các thị trường khác nhau thì khác nhau. Trong số các phương thức thanh toán được áp dụng tại nước ta hiện nay, các phương thức thanh toán sử dụng bộ chứng từ luôn luôn chiếm ưu thế. Thực tế cho thấy, các phương thức thanh toán sử dụng bộ chứng từ làm cơ sở để thanh toán xuất nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn hơn 80% tổng lượng thanh toán mậu dịch của Việt Nam trong thời gian qua. Cụ thể tỷ trọng sử dụng các phương thức thanh toán tại một số ngân hàng lớn ở nước ta như sau: - Tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam: nếu xét theo kim ngạch sử dụng thì phương thức thanh toán tín dụng chứng từ chiếm tỷ trọng lớn nhất với khoảng 65% trong khi phương thức nhờ thu chiếm khoảng 15% và chuyển tiền chiếm 20% còn lại. - Tại các ngân hàng khác như Ngân hàng Đầu tư , Ngân hàng Công thương, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thì tỷ trọng sử dụng phương thức tín dụng còn chiếm ưu thế với khoảng 80-90% tổng kim ngạch thanh toán qua Ngân hàng, còn lại là các phương thức thanh toán nhờ thu và chuyển tiền. Nhìn chung, phương thức thanh toán sử dụng bộ chứng từ được áp dụng nhiều nhất là phương thức tín dụng chứng từ. Đây là phương thức thanh toán thông dụng, phổ biến và an toàn nhất hiện nay trong thanh toán quốc tế bởi nó dung hoà được quyền lợi của cả hai bên. 41
48. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Mặc dù phương thức nhờ thu được sử dụng phổ biến ở các nước tư bản nhưng tại Việt Nam chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ mà chủ yếu chỉ là nhờ thu kèm chứng từ. Sở dĩ có hiện tượng này là do lợi ích của bên mua và bên bán luôn trái ngược nhau. Người mua thông thường muốn nhận hàng trước khi trả tiền, còn Người bán thì lại muốn được thanh toán ngay khi giao hàng. Theo phương thức thanh toán này, Người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho Người mua mới uỷ thác cho Ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở Người mua trên cơ sở hối phiếu họ lập ra. Về cơ bản, phương thức thanh toán này dựa chủ yếu trên sự tin cậy lẫn nhau giữa các bên trên cơ sở đạo đức kinh doanh các bên ràng buộc lẫn nhau bởi đơn đặt hàng. Khi Người bán và Người mua có chung lợi ích, thị trường và người tiêu dùng thì điều họ quan tâm lúc này là chất lượng dịch vụ cung ứng cho khách hàng và uy tín trong kinh doanh, từ đó họ sẽ liên kết với nhau thành một khối chặt chẽ. Điều này đã giải thích vì sao phương thức thanh toán nhờ thu được áp dụng phổ biến ở các nước tư bản và có tỷ trọng không kém phương thức tín dụng chứng từ và thư bảo lãnh còn ở những nước đang phát triển như nước ta thì lại chiếm tỷ trọng nhỏ như vậy. Phương thức này chủ yếu sử dụng trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa (vì uy tín của doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu Việt Nam không cao trên thị trường thế giới) hoặc trong trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu không thực hiện đúng các điều kiện của thư tín dụng phải chuyển sang hình thức nhờ thu. 1.2. Tình hình chiết khấu hối phiếu và bộ chứng từ tại các Ngân hàng tại Việt Nam trong thời gian qua. Chiết khấu hối phiếu và chiết khấu bộ chứng từ là những hình thức tài trợ của Ngân hàng cho nhà xuất khẩu. Trong các nghiệp vụ của ngân hàng thì việc chiết khấu hối phiếu và bộ chứng từ là hai nghiệp vụ khác nhau và phạm vi áp dụng cũng khác nhau. Hình thức chiết khấu hối phiếu ở nước ta hiện nay vẫn chưa phổ biến do chúng ta chưa có luật riêng về chiết khấu hối phiếu, việc lưu thông hối phiếu vẫn chưa được bảo đảm và cũng như chưa có một thị trường chứng khoán đủ mạnh để tạo thuận lợi cho việc mua bán những chứng từ có giá trong đó có hối phiếu. 42
49. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Hiện nay, riêng Ngân hàng Ngoại Thương đã tiến hành chiết khấu hối phiếu theo quy định về chiết khấu những chứng từ có giá giống như việc chiết khấu cổ phiếu, công trái, Tuy nhiên, để hạn chế rủi ro, NHNT thường chỉ tiến hành chiết khấu những hối phiếu đi kèm với bộ chứng từ theo L/C, hối phiếu đi kèm bộ chứng từ nhờ thu hay nói cách khác, NHNT không chiết khấu hối phiếu không đi kèm bộ chứng từ. Khác với chiết khấu hối phiếu, chiết khấu bộ chứng từ là một nghiệp vụ đang bắt đầu phát triển tại các ngân hàng ở nước ta. Tuy nhiên, có thể nói nghiệp vụ này phát triển mạnh mẽ nhất là ở NHNT (số tiền chiết khấu bộ chứng từ tối đa lên tới 98% trị giá hóa đơn) trong khi một số ngân hàng khác chỉ chấp nhận chiết khấu ở tỷ lệ thấp hơn (ví dụ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển thường chỉ chiết khấu ở mức 70%- 90%). Ví dụ về nghiệp vụ chiết khấu bộ chứng từ tại Ngân hàng Ngoại Thương (NHNT) như sau: Trong phương thức tín dụng chứng từ, khi xuất trình bộ chứng từ tại NHNT, nếu nhà xuất khẩu có nhu cầu thì có thể làm đơn yêu cầu xin chiết khấu gửi cho ngân hàng gồm những nội dung như sau: - Tên đơn vị xin chiết khấu - Số L/C, ngày phát hành. - Số vận đơn, số hoá đơn và ngày phát hành. - Trị giá hàng xuất ghi trên hối phiếu, thời hạn hối phiếu được thanh toán (nếu là hối phiếu chậm trả) - Số tài khoản của người thụ hưởng tại Ngân hàng. - Lý do xin chiết khấu (do nhu cầu vốn) - Số tiền xin chiết khấu. - Cam kết của đơn vị. Sau khi nhận đơn của khách hàng, Ngân hàng có thể xem xét áp dụng một trong hai hình thức chiết khấu dưới đây: *. Chiết khấu miễn truy đòi: là hình thức ngân hàng mua đứt bộ chứng từ và chịu rủi ro trong việc đòi tiền nước ngoài. 43
50. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Điều kiện để NHNT thực hiện chiết khấu miễn truy đòi: . L/C trả tiền ngay va cho phép đòi tiền bằng điện. . Chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C. . Ngân hàng mở L/C phải là ngân hàng có uy tín trên thị trường quốc tế và thường xuyên giao dịch với NHNT va thanh toán sòng phẳng. . Các chi phí liên quan đến việc thanh toán là do khách hàng chịu. . Khách hàng có uy tín, quan hệ tốt. Việc chiết khấu miễn truy đòi do giám đốc chi nhánh NHNT quyết định. *. Chiết khấu truy đòi: là hình thức ngân hàng thực hiện chiết khấu bộ chứng từ nếu phía nước ngoài từ chối thanh toán chứng từ thì ngân hàng truy đòi khách hàng. Điều kiện để NHNT thực hiện chiết khấu truy đòi: . Ngân hàng mở L/C là ngân hàng có uy tín. . Thị trường xuất khẩu là thị trường quen thuộc. . Khách hàng mở tài khoản và hoạt động thường xuyên tại NHNT . Khách hàng cam kết hoàn trả số tiền ngân hàng đã chiết khấu khi nhận được thông báo từ chối thanh toán chứng từ của ngân hàng nước ngoài. . Nếu số tiền chiết khấu từ 100.000 USD trở xuống (hoặc bằng các ngoại tệ khác tương đương) thì Giám đốc chi nhánh có thể uỷ quyền cho Trưởng hoặc Phó Trưởng phòng thanh toán quyết định. Số tiền chiết khấu từ 100.000 USD trở lên (hoặc bằng các ngoại tệ khác tương đương) thì việc chiết khấu là do Giám đốc chi nhánh quyết định. Trên thực tế, NHNT chủ yếu áp dụng hình thức chiết khấu truy đòi còn hình thức chiết khấu miễn truy đòi hầu như không áp dụng. Đối với các bộ chứng từ chiết khấu miễn truy đòi, trong vòng 60 ngày kể từ ngày gửi chứng từ đòi tiền mà không nhận được thông báo trả tiền của ngân hàng nước ngoài, NHNT sẽ tự động ghi nợ tài khoản khách hàng. Nếu trên tài khoản của khách hàng không có tiền, trong vòng 7 ngày làm việc Ngân hàng sẽ chuyển số tiền đã chiết khấu sang nợ quá hạn và xử lý như đối với trường hợp cho vay qúa hạn (khách hàng sẽ cam kết điều này trong đơn yêu cầu chiết khấu). 44
51. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Lãi suất chiết khấu được quy định trong bảng lãi suất cho vay của NHNT công bố trong từng thời kỳ. Về trị giá chiết khấu bộ chứng từ ngân hàng căn cứ vào sự phù hợp của chứng từ và uy tín của khách hàng cũng như của Ngân hàng mở L/C mà có thể nhận chiết khấu tới 98% trị giá bộ chứng từ hoặc ít hơn hoặc từ chối. Trường hợp chiết khấu tới 98% được áp dụng khi bộ chứng từ xuất trình hoàn toàn phù hợp với L/C, khách hàng có quan hệ tốt, ngân hàng chẵc chắn thu được tiền và thời gian thu tiền ngắn. Trong trường hợp chứng từ xuất trình có sai sót không nghiêm trọng so với điều khoản của L/C, Giám đốc chi nhánh căn cứ từng trường hợp cụ thể xem xét chiết khấu truy đòi và trị giá chiết khấu trong trường hợp này không vượt quá 90% trị giá hoá đơn. Trong phương thức nhờ thu, việc chiết khấu bộ chứng từ được thực hiện với những điều kiện giống như chiết khấu truy đòi bộ chứng từ L/C. Thực tế, các ngân hàng thương mại Việt Nam, kể cả NHNT hầu như không áp dụng chiết khâú đối với bộ chứng từ nhờ thu. Hiện nay nghiệp vụ này chủ yếu được áp dụng tại NHNT và các chi nhánh ngân hàng nước ngoài, còn ở các ngân hàng khác thì còn ít. Tuy nhiên, số lượng bộ chứng từ được chiết khấu tại NHNT vẫn không phải là nhiều và thậm chí còn có sự hạn chế áp dụng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu. Nguyên nhân chính là do các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam còn chưa có kinh nghiệm trong quan hệ thương mại với các bạn hàng nước ngoài, nhiều khi ký hợp đồng với các điều khoản bất lợi dẫn đến hậu quả không lập được bộ chứng từ hàng xuất theo như yêu cầu của L/C hoặc nếu xuất trình tới NHNT xin chiết khấu thì bộ chứng từ lại không hoàn hảo, rủi ro không được thanh toán là rất cao và NHNT không chấp nhận chiết khấu. Hơn nữa do sự chưa hoàn thiện của hệ thống luật pháp mà NHNT rất ngại chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất vì nếu sau đó xảy ra tranh chấp thì sẽ không có luật điều chỉnh quan hệ giữa Ngân hàng và nhà xuất khẩu. NHNT thường chỉ chiết khấu đối với những L/C xuất khẩu những mặt hàng dễ đạt tiêu chuẩn quốc tế xuất sang những thị trường quen thuộc. 45
52. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 Trong thời gian gần đây, thanh toán bằng L/C có sử dụng bộ chứng từ có xu hướng giảm sút cả về số lượng và trị giá và kèm theo đó là chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất của NHNT có giảm. Tổng doanh số thanh toán hàng xuất qua NHNT vẫn tăng chủ yếu là do có sự tăng đáng kể về doanh số chuyển tiền và giảm tín dụng chứng từ. Sự thay đổi phương thức thanh toán tăng chuyển tiền và giảm tín dụng chứng từ là do: một là nhà xuất khẩu Việt Nam đã tạo lập được quan hệ tin cậy với người mua, chuyển sang phương thức chuyển tiền vừa đơn giản, vừa nhanh chóng lại giảm được chi phí ngân hàng; hai là do cạnh tranh của bởi các đối thủ trong khu vực, để bán được hàng nhà xuất khẩu bắt buộc phải chấp nhận chuyển tiền. Trong những khách hàng chuyển phương thức thanh toán có những khách hàng xuất những mặt hàng có giá trị lớn làm doanh số L/C giảm như khách hàng xuất khẩu dầu thô ở chi nhánh Vũng Tàu, khách hàng ở khu chế xuất Tân Thuận, khách hàng của Vietcombank Vinh, Đà Nẵng, Khi chuyển từ thanh toán L/C sang nghiệp vụ chuyển tiền có hạn chế làm quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng đơn giản chỉ ở giai đoạn cuối của giao dịch thương mại, khó có thể áp dụng những dịch vụ mang lại lợi ích cho cả hai bên như tài trợ hàng xuất, chiết khâu bộ chứng từ, 1.3. Tình hình công tác tạo lập bộ chứng từ của doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam. Bộ chứng từ đã thực sự trở thành quen thuộc và rất quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Bằng chứng là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đã chủ yếu dùng phương thức thanh toán tín dụng đối với những đơn hàng có giá trị lớn. Phần lớn các chứng từ giờ đây như hoá đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ cũng đã được lập theo mẫu biểu để đáp ứng yêu cầu của thư tín dụng về nội dung, đồng thời tạo điều kiện để các bên có liên quan như các ngân hàng dễ dàng kiểm tra. Tuy nhiên, bộ chứng từ lập và xuất trình vẫn còn mắc phải nhiều thiếu sót và tồn tại gây khó khăn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam (những tồn tại này sẽ được nghiên cứu kỹ hơn ở phần sau). Tính ra, hàng năm vẫn còn một tỷ lệ các vụ tranh chấp trong thương mại quốc tế bắt nguồn từ bộ chứng từ thanh 46
53. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 toán và chủ yếu xảy ra đối với bộ chứng từ trong phương thức thanh toán bằng L/C (khoảng 50% bộ chứng từ thanh toán xuất trình theo L/C có sai sót). Ví dụ, Tháng 10/2000, công ty Vinatea mở một L/C trị giá 110.000 USD để nhập thép Inox của người bán Xingapo, nhưng hàng hóa lại có xuất xứ từ Châu Âu. Chứng từ và hàng hoá cùng về Việt Nam trong một ngày. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, VCB thâý chứng từ hoàn toàn phù hợp và lập Thông báo chứng từ, giao cho đơn vị về kiểm tra. Sau khi kiểm tra, đơn vị gửi lại bộ chứng từ cho VCB kèm theo công văn có nội dung sau: “chúng tôi hoàn toàn chấp nhận rằng bộ chứng từ xuất trình hoàn toàn phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C nhưng để đảm bảo quyền lợi cho phía Việt Nam, kính mong Ngân hàng tạm dừng chưa thanh toán bộ chứng từ vì chúng tôi biết rằng lô hàng giao kém chất lượng ”. Trong trường hợp này, đến hạn thanh toán mà VCB không thanh toán cho người hưởng lợi thì sẽ ảnh hưởng tới uy tín quốc tế của VCB, nhưng nếu thanh toán thì quá trình đàm phán của khách hàng nội sẽ gặp phải khó khăn và nếu đàm phán không thành công thì VCB sẽ bị mang tiếng là “không bảo vệ quyền lợi cho khách hàng Việt Nam”, như vậy uy tín trong nước của VCB cũng giảm đi. Trong thực tế, VCB đã lùi thời hạn thanh toán cho Ngân hàng nước ngoài và điện báo cho Ngân hàng nước ngoài biết tình hình sau khi đơn vị đã cam kết sẽ chịu lãi phạt chậm trả nếu như Ngân hàng nước ngoài đòi. 2. Điểm lại những tồn tại thường gặp trong việc sử dụng bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu ở Việt Nam. Đối với các phương thức thanh toán khác nhau thì tầm trọng của bộ chứng từ thanh toán cũng không giống nhau. Nhưng nhìn chung, bộ chứng từ ít nhiều luôn đóng vai trò là cơ sở để người mua nhận hàng và thanh toán cho người bán, người bán giao hàng và nhận tiền từ phía người mua theo đúng các điều khoản của hợp đồng. Đặc biệt trong phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ, bộ chứng từ lại đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết: nó là cơ sở để người bán khống chế việc người mua nhận hàng và thanh toán. Bởi vậy, các bên mua bán cũng như những thành phần trung gian như Ngân hàng (trong phương 47
54. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 thức thanh toán có sử dụng trung gian là ngân hàng như phương thức tín dụng chứng từ, nhờ thu kèm hối phiếu) luôn luôn kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ để tránh sự gian lận cũng như những sai sót khiến các bên có thể gặp khó khăn trong việc giao nhận hàng và thanh toán. 2.1. Những sai sót thường gặp trong khi lập bộ chứng từ: Công tác lập chứng từ trong thực tế gặp không ít những sai sót. Nội dung của từng loại chứng từ như thế nào được quy định chặt chẽ trong hợp đồng và nếu sử dụng phương thức tín dụng chứng từ thì là L/C. Trong khuôn khổ bài luận văn này, người viết chỉ xin đề cập tới những sai sót hay gặp đối với các chứng từ chủ yếu hay được sử dụng trong ngoại thương và được lập theo yêu cầu của các thư tín dụng: 2.1.1. Hối phiếu thương mại: Đối với hối phiếu, người lập thường gặp những sai sót chủ yếu sau: - Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ các bên có liên quan. Sai sót nhầm lẫn hay gặp nhất là sai tên người bị ký phát trong phương thức thanh toán bằng L/C: đáng lẽ phải ký phát cho ngân hàng mở L/C thì người bán lại ký phát hối phiếu cho người mua. Khi L/C quy định “Drawn on issuing bank (đòi tiền ngân hàng mở L/C), mà người hưởng lợi (nhà xuất khẩu) lại ký phát cho applicant (người mua) thì hối phiếu không có giá trị. Hoặc có thể xảy ra trường hợp là ngân hàng mở L/C chỉ định nhà xuất khẩu đòi tiền một ngân hàng chi nhánh hoặc ngân hàng đại lý của nó (Paying bank); nếu người bán ký phát hối phiếu không đọc kỹ L/C, lại ký phát cho ngân hàng mở L/C thì sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán. - Hối phiếu chưa ký hậu. - Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau. Ví dụ, số tiền bằng số là USD21,619.30 nhưng số tiền bằng chữ là “USD twenty thousand, six hundred nineteen and cents thirty only.” Tuy sai sót này nhỏ nhưng ngân hàng mở L/C có thể trì hoãn việc thanh toán rất lâu. 48
55. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Số tiền ghi trên hối phiếu không bằng trị giá hoá đơn, hay vượt quá trị giá L/C quy định. Ví dụ, trong hoá đơn ghi “Total amount: USD8,960.55” thay vì phải ghi như vậy trên hối phiếu thì các Công ty xuất nhập khẩu chỉ ghi “USD 8,960.00” (tức thiếu 55 cents). - Ngày ký phát hối phiếu quá hạn của L/C (khi thanh toán bằng thư tín dụng). - Số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác. - Sự sửa chữa trên hối phiếu không được đóng dấu sửa (đóng dấu ruồi) và ký nháy 2.1.2. Hoá đơn thương mại. Những sai biệt thường gặp trong khi lập hoá đơn thương mại là: - Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn thương mại khác với L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng) và các chứng từ khác. - Số bản và loại hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C. Ví dụ, L/C có quy định: “Signed commercial invoice in duplicated and one copy”. Nhưng khi lập bộ chứng từ xuất trình thanh toán thì chỉ thấy có 2 bản chính và không có bản sao nào cả. - Sai sót về số bản Invoice cần xuất trình: Ví dụ, trong L/C có quy định rằng “Original and two coppies commercial invoice” nhưng khi lập hoá đơn, các công ty xuất khẩu lại lập các bản giống hệt nhau, không có dấu quy định nên không thể phân biệt đâu là bản chính, đâu là bản sao. Do đó vô tình tạo nên sự không phù hợp của chứng từ so với L/C. - Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, đơn giá, tổng trị giá, đơn vị tiền tệ, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không chính xác với nội dung của L/C hoặc không khớp với các chứng từ khác, những phụ phí khác không quy định trong L/C nhưng lại được tính trong hóa đơn thương mại. Đây là phần mà các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam hay bị sai sót nhất. - Số L/C và ngày mở L/C không chính xác. 49
56. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Không có chữ ký theo quy định của L/C. Cụ thể: người thụ hưởng không ký tên trong hoá đơn mặc dù L/C có quy định. Tuy nhiên trong UCP500 có quy định điều 37: “Trừ khi được quy định khác trong thư tín dụng, các hoá đơn thương mại cần phải được ký tên, các hóa đơn thương mại phải thể hiện trên bề mặt là được phát hành bởi người thụ hưởng (trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng), phải được lập cho tên người xin mở thư tín dụng (trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng)” - Sai sót về ngày ký hoá đơn: Ngày ký lập hóa đơn phải trước ngày ký lập vận tải đơn (B/L). Nếu ngày ký hoá đơn sau ngày ký B/L thì đây là một sai sót nặng nề, chắc chắn ngân hàng mở L/C không thanh toán. Ngoài ra, còn có các trường hợp sau: ngày ký hoá đơn trùng với ngày hết hạn L/C, sau ngày hết hạn L/C, hoặc trước ngày hết hạn L/C nhưng không còn đủ thời gian chuyển bộ chứng từ sang xuất trình tại ngân hàng mở L/C trong trường hợp L/C yêu cầu xuất trình tại ngân hàng mở L/C. - Sai sót về người lập hoá đơn: Nếu L/C không quy định gì thì người lập hóa đơn là người thụ hưởng L/C. Trường hợp ngược lại thì người lập hoá đơn là người được L/C cho phép. Trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác, nếu có sự đồng ý của hai bên mua bán trên L/C sẽ có điều khoản cho phép người lập L/C khác với người thụ hưởng L/C. - Các dữ kiện về vận tải hàng hoá (ví dụ, tên cảng xếp hàng, dỡ hàng) không phù hợp với quy định của L/C. - Sai sót do thiếu hoặc sai những ký hiệu bắt buộc: *. Mục tên tàu: thiếu ký hiệu M/V hoặc M/S trước tên tàu (M/V: Name of ocean vessel; M/S: Name of ocean ship). *. Thiếu những ghi chú bắt buộc theo quy định của L/C. Ví dụ: Trên L/C ghi: “The number and date of the credit and name of our bank must be quoted on all drafts and invoices”. (Số thư tín dụng, ngày mở và tên của ngân hàng chúng tôi, phải được nêu lên trên tất cả các bản hối phiếu và hóa đơn). *. Mục số vận tải đơn không ghi rõ. 50
57. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 - Tẩy xoá, sửa chữa không được ký tắt. Ví dụ: Trường hợp tranh chấp sau đây xảy ra do lập hoá đơn thương mại bị sai sót: Công ty Hachimex, Hải Phòng có nhập khẩu một lô hàng hóa chất từ công ty Tienjin chemicals, Trung Quốc. Công ty Hachimex có mở một thư tín dụng trị giá 30.000 USD (CIF Hải Phòng) không huỷ ngang tuân thủ UCP 500 qua Ngân hàng Vietincombank Hải Phòng và ngân hàng đòi tiền là Bank of China Tianjin. Theo quy định của thư tín dụng, mô tả hàng hóa phải như sau: Mã hàng: 160-4609 và 270-3210 Khi bộ chứng từ được gửi đến Vietinbank Hải Phòng hoá đơn thương mại có ghi ba mã hàng như sau: 160-4609 đơn giá 41,00 USD/ kg 270-3210 đơn giá 32,50 USD/ kg 511-74: miễn phí. Điều kiện giao hàng: CIF không ghi trên hoá đơn thương mại. Hachimex từ chối thanh toán với lý do mô tả hàng hoá không đúng theo quy định của thư tín dụng (thừa mặt hàng thứ ba và thiếu điều kiện giao hàng). Người hưởng lợi Tienjin Chemicals và Ngân hàng đòi tiền Bank of China Tienjin trả lời là không chấp nhận lý do từ chối thanh toán trên và đưa ra quan điểm của mình như sau: *. Mặt hàng thứ ba được mô tả trên hoá đơn không có trong thư tín dụng thì điều 37 UCP 500 không cấm. Hơn nữa trị giá hoá đơn cũng không vì thế mà bị ảnh hưởng. *. Về vấn đề thiếu điều kiện giao hàng thì ngân hàng đòi tiền cho rằng đây không là sai sót chứng từ (theo điều 37 (b) của UCP 500) vì điều kiện giao hàng không phải là phần mô tả hàng hoá mà thuộc về các điều khoản không liên quan đến các chứng từ. Tuy nhiên khi dẫn chiếu đến UCP 500 thì thấy cả hai bên đều không áp dụng đúng, cụ thể: 51
58. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 *. Điều 13 (c) UCP 500 quy định nếu một L/C có một số điều khoản mà không yêu cầu những chứng từ tương ứng chứng minh phải xuất trình thì ngân hàng sẽ bỏ qua không xem xét đến những điều khoản này (vì là các điều khoản không liên quan đến các chứng từ). Nhưng các bên liên quan tới giao dịch L/C cũng phải cân nhắc tới sự liên hệ hoặc thống nhất giữa các chứng từ được xuất trình theo yêu câù. Do vậy mà những điều khoản như “điều kiện giao hàng CIF Hải Phòng” mặc dù không được quy định là phải có một chứng từ riêng nào để chứng từ thì cũng phải được nêu ra và thoả mãn trong các chứng từ xuất trình. Trong trường hợp này thư tín dụng đặt CIF Hải Phòng sau tổng số tiền thì không phải là một phần của mô tả hàng hóa. Hơn nữa, trong bộ chứng từ đòi tiền của Tienjin Chemicals có giấy chứng nhận bảo hiểm (hoàn hảo) nên đã đáp ứng được yêu cầu là có thể hiện điều kiện giao hàng trong một chứng từ nào đó. Như vậy, mô tả hàng hoá trên hoá đơn thương mại là đúng. Ví dụ này đã chỉ ra rằng chỉ một sai sót trong việc lập hóa đơn cũng có thể dẫn tới tranh chấp, gây tốn kém thời gian và tiền của của của hai bên. 2.1.3. Vận đơn đường biển: Đây là một chứng từ hết sức quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên cũng rất hay xảy ra những sai sót trong công tác lập, đặc biệt là đối với phương thức thanh toán bằng L/C: - Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp với các quy định của L/C. Thông thường vận đơn được giao cho các công ty xuất khẩu để tự mình điền vào các phần có liên quan đến hàng hoá, người gửi hàng, người nhận hàng Thuyền trưởng hoặc đại lý xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn, các công ty xuất khẩu thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ. Phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consignee) vì phần này thường được quy định khác nhau trên từng L/C. Có một số công ty lý luận đơn giản rằng “Phần người nhận hàng thì phải ghi tên người mở L/C (người mua)” nhưng thật ra không phải thế vì trong buôn bán quốc tế có thể nói người nào 52
59. KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37 cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng hoá. Ngân hàng mở L/C thường giành lấy quyền này để tránh rủi ro người mua không chịu thanh toán. Tuy nhiên, việc ngân hàng có khống chế chứng từ vận tải hay không còn tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm của ngân hàng đối với khách hàng của mình và tuỳ thuộc vào tỷ lệ ký quỹ đối với nó. Vì vậy, trong vận đơn ở chỗ consignee thường đa dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán. - Cảng bốc và cảng dỡ không khớp với quy định trong L/C. Điều này chủ yếu do người lập vận đơn không nắm vững L/C. Ví dụ, L/C quy định “shipment from Hochiminh Port to Pusan Port”. Thực tế không tồn tại cảng Hochiminh nhưng vì trong L/C quy định thế mà người bán không yêu cầu tu chỉnh nên khi lập B/L, phần “loading port” phải ghi là “Hochiminh Port” như L/C quy định. Nhiều nhân viên lập chứng từ không chú ý đến quy định trong L/C nên đã ghi sai tên cảng bốc hàng là “Saigon Port”. Sai sót này cũng có thể là do người mua thuê tàu không đúng theo hành trình trong L/C quy định. Khi bán hàng với giá FOB, người mua sẽ chủ động thuê tàu. Nhưng thay vì thuê tàu theo đúng hành trình như trong L/C quy định, nghĩa là tàu phải bốc hàng tại “Hochiminh Port” và dỡ hàng tại “Pusan Port”, người mua lại thuê tàu theo hành trình của nó là dỡ hàng tại một cảng khác với cảng quy định trong L/C. Trong trường hợp này, người bán có thể từ chối giao hàng cho người mua với lý do người mua thuê tàu có hành trình không phù hợp L/C (có thể là không phù hợp với cả hợp đồng). Nhưng do người bán đã lỡ tập kết hàng tại kho hoặc tại cảng nên việc từ chối giao hàng gây thiệt hại đáng kể cho người bán, mặt khác do muốn giữ quan hệ bạn hàng tốt đẹp với người mua, người bán chấp nhận giao hàng với điều kiện người mua phải làm bản cam kết sẽ chấp nhận hợp lệ về “cảng dỡ hàng” của B/L so với L/C. Tuy nhiên, đứng về phía ngân hàng thì dù có cam kết chấp nhận bất hợp lệ trên, ngân hàng vẫn xem điều đó là bất hợp lệ và vẫn có thể từ chối việc chiết khấu hoặc thanh toán bộ chứng từ có B/L như nêu trên. 53