Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 5: Thể thức trình bày và soạn thảo các loại văn bản hành chính - Nguyễn Thị Tiểu Loan

Nội dung text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 5: Thể thức trình bày và soạn thảo các loại văn bản hành chính - Nguyễn Thị Tiểu Loan

1. CHƯƠNG 5.THỂ THỨC TRÌNH BÀY VÀ SOẠN THẢO CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH GV: Nguyễn Thị Tiểu Loan Email:tieuloan.nguyen@gmail.com
2. Tài liệu tham khảo • Giáo trình soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ • Luật Ban hành văn bản QPPL năm 2008 (2009) • Luật Ban hành văn bản QPPL của HĐND và QBND ngày 03/12/2004 • Nghị định 91/2005/NN-CP ngày 06/9/2005 • Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 09/11/2011
3. 5.1. Khái quát về Văn bản Văn bản là gì? Phân loại các loại văn bản?
4. 5.1.1. Khái niệm văn bản Theo nghĩa rộng VB được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ Bất cứ phương tiện nào để ghi nhận hay truyền đạt từ chủ thể này sang chủ thể khác.
5. 5.1.1. Khái niệm văn bản (tt) Theo nghĩa hẹp Các loại tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế xã hội
6. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước • Là các thông tin quản lý được viết thành văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục nhất định • Mục đích: điều chỉnh các mối quan hệ giữa các cơ quan nhà nước, giữa cơ quan nhà nước nước tổ chức, các cá nhân. 6
7. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước Thứ nhất • Được ban hành bởi cơ quan nhà nước • Dưới danh nghĩa của cơ quan, người đứng đầu cơ quan( không mang tính cá nhân) • Chủ thể ban hành: Cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính NN, cơ quan tư pháp NN Thứ hai • Là phương tiện phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước • Thể hiện ý chí của giai cấp nắm quyền lãnh đạo • Mang tính quyền lực đơn phương 7
8. Đặc điểm của Văn bản quản lý nhà nước (tt) (VBQLNN) Thứ ba • Việc ban hành VBQLNN phải tuân thủ đúng thể thức, thủ tục, trình tự do pháp luật quy định Thứ tư • Do cơ quan nhà nước đặt ra và áp dụng biện pháp đảm bảo thực hiện theo quy định của Pháp luật 8
9. Phân loại văn bản Nguồn gốc Hiệu lực ban hành pháp lý Văn bản quy Văn bản đến phạm pháp luật Văn bản Văn bản đi hành chính Văn bản ban hành nội bộ 9
10. Phân loại văn bản 10
11. Chức năng của văn bản quản lý (VBQL) Chức năng thông tin Chức năng pháp lý Chức năng quản lý Chức năng văn hóa Chức năng xã hội 11
12. Chức năng thông tin của VBQL • Chức năng này chiếm vai trò quan trọng và là phương tiện chủ yếu. • VBQL giúp cơ quan quản lý thu nhận, xử lý và truyền đạt thông tin • Đánh giá thông tin nhận được • Là chức năng tổng quát nhất của VBQL 12
13. Chức năng pháp lý của VBQL • Ghi lại các quy phạm pháp luật, là cơ sở pháp lý để điều chỉnh các mối quan hệ xã hội • Là sản phẩm của việc vận dụng các quy phạm pháp luật và đời sống thực tế, vào quản lý nhà nước và xã hội • Truyền đạt các quy phạm pháp luật, các chủ trương chính sách trong cơ quan 13
14. Các yêu cầu đối với quy trình soạn thảo văn bản quản lý Đảm bảo tính mục đích • Giải quyết vấn đề gì? • Mức độ thực hiện đến đâu? • Phù hợp với đường lối của Đảng, đáp ứng nhiệm vụ chính trị của đất nước • Phù hợp với lợi ích của người dân lao động Đảm bảo tính khoa học (về nội dung) • Đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, có giá trị hiện thời; • Phù hợp với quy luật khách quan của thời đại; • Các mệnh lệnh và vấn đề phải rõ ràng không thể cho người đọc hiểu theo nhiều cách 14
15. Các yêu cầu đối với quy trình soạn thảo văn bản quản lý Đảm bảo tính khoa học (hình thức) • Bố cục hợp lý, logic • Ngôn ngữ: ngắn gọn nhưng đầy đủ; tránh dùng từ đa nghĩa; đảm bảo trang trọng và mang tính đại chúng; không sử dụng từ lóng • Không sử dụng dấu chấm hỏi, chấm thang và chấm lửng • Phù hợp với lợi ích của người dân lao động Đảm bảo tính quy phạm • Quy phạm: những quy tắc ứng xử do nhà nước ban hành • Có tính chất bắt buộc chung 15
16. Các yêu cầu đối với quy trình soạn thảo văn bản quản lý Đảm bảo tính đại chúng • Dễ hiểu, dễ nhớ, thiết thực rõ ràng, phù hợp với trình độ dân trí • Hạn chế dùng các từ nước ngoài • Có thể sử dụng từ Hán – Việt để tăng tính trang trọng Đảm bảo tính khả thi • Có tính khả thi trong thực tế • Phù hợp với điều kiện – kinh tế, xã hội; đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm hợp lý; phù hợp với năng lực của chủ thể 16
17. Hệ thống các văn bản Tên văn bản CQ ban hành Định nghĩa Hiến pháp Luật Nghị quyết Lệnh Pháp lệnh Thông tư Thông tư liên tịch Thông cáo 17
18. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
19. 5.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn bản hành chính Theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Hiệu lực thi hành từ 05/3/2011 19
20. Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng • Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). 20
21. Điều 2. Thể thức văn bản • Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. 21
22. Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản • Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm • khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, • được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; • văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; • không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác 22
23. a) Yếu tố kỹ thuật Văn bản hành chính được trình bày: - Trên giấy trắng; - Khổ giấy A4 210 x 297mm - Khổ giấy A5 148 x 210 mm 9/17/2009 23
24. 2. Phông chữ là phông (font) chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Cỡ chữ dùng máy vi tính: 11, 12, 13, 14, 15. 9/17/2009 24
25. Kiểu trình bày - Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). - Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). 25
26. Leà treân 20-25mm Trình bày trên giấy khổ A4 maët tröôùc 210 x 297mm Leà traùi Leà phaûi 30-35mm 15-20mm . . Leà döôùi 20-25mm 3 26
27. Leà treân 20-25mm maët sau Leà traùi Leà phaûi 15-20mm 30-35mm . Leà döôùi 20-25mm 4 27
28. 30-35mm 30-35mm 3 28
29. b) Yêu cầu thể thức văn bản hành chính: 29
30. Dấu thu hồi và phạm vi lưu hành Tên cơ quan cấp trên Tên cơ quan ban hành VB Quốc hiệu Số, ký hiệu VB Địa danh, ngày, tháng, năm Trích yếu VB Tên loại VB VB là công văn Trích yếu VB Dự thảo Nơi nhận VB là công văn Chức danh Mật Nội dung Khẩn Nơi nhận Chữ ký VB có tên loại Con dấu Người soạn VB Họ tên Văn thư cơ quan Thủ trưởng Địa chỉ, email, điện thọai, fax
31. UBND TỈNH AN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ( 2 ) SỞ NỘI VỤ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (1) (3) Số: 27/QÑ-SNV (4) An Giang, ngày 12 tháng 02 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH (5) Về việc điều động cán bộ, công chức GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ TỈNH AN GIANG Căm cứ (chức năng, quyền hạn được giao) ; Căn cứ các văn bản liên quan đến nội dung quyết định; quyeát ñònh; Xét (theo đề nghị ), ( 6 ) QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay điều động ông (bà) Điều 2. Trách nhiệm tổ chức và cá nhân thi hành quyết định này. Nôi nhaän: GIAÙM ÑOÁC (9) - Như Ñieàu 2; Dấu - Lưu: VT, (VP-09). (8) cơ quan (7) Trần Văn Tư 9/17/2009 31
32. 1. Quốc hiệu (Ô1) Size 12,13 Hoa, Kiểu đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc (2) Size 13,14 Kiểu đứng, đậm Sử dụng lệnh Draw (vẽ) không dùng Underline (gạch dưới), gạch hết dòng chữ, không dùng đường gạch đứt nét Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. 32
33. Mẹo cho bạn UNND TỈNH AN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 137/KH-ĐHAG An Giang, ngày 11 tháng 01 năm 2013 • Vẽ bảng để trình bày Quốc hiệu, tên cơ quan, số, ngày tháng năm • Ẩn line đi sau khi canh đều 33 ((3)3) (4)(4) An Giang, ngày 11 tháng 7 năm 2013 Thường, đứng Thường, nghiêng Size 13 Size 13,1413,14
34. b6. Nội dung văn bản (in thường, đứng, cỡ chữ 13-14) - Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1 đến 1,27cm (1 default tab); - Khoảng giữa các đoạn văn (paragraph) đặt thêm tối thiểu 6 pt, tối đa 12 pt; 34
35. b6. Nội dung văn bản (in thường, đứng, cỡ chữ 13-14) +6pt Công an tỉnh và Ban Tổ chức chính quyền tỉnh theo dõi, đôn đốc việc thực hiện, tổng hợp báo cáo những vướng mắc phát sinh và báo cáo kết quả thực hiện hàng tháng về UBND tỉnh. +6pt Yêu cầu các ngành, các cấp, các đơn vị có liên quan thực hiện tốt Chỉ thị này./. 35
36. b6. Nội dung văn bản (in thường, đứng, cỡ chữ 13-14) - Sau soá La Maõ laø daáu chaám (.) Ví duï: I. TÌNH HÌNH CHUNG - Sau soá AÛ Raäp laø daáu chaám (.) Ví duï: 1. Tình hình kinh teá-taøi chính - Sau chöõ laø daáu ngoaëc phaûi ) Ví duï: a) Veà quaûn lyù nguoàn thu 36
37. Cách đề chức danh của Ban, Hội đồng tư vấn: - Không được phép Ví dụ: sử dụng con dấu KT. TRƯỞNG BAN của cơ quan thì chỉ PHÓ TRƯỞNG BAN ghi chức danh của (Chữ ký) người ký văn bản trong Ban hoặc Hội Nguyễn Văn A đồng. 37
38. Sử dụng con dấu của cơ quan Nếu Ban, Hội đồng được Ví dụ: KT. TRƯỞNG BAN phép sử dụng con dấu của P.TRƯỞNG BAN cơ quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới GIÁM ĐỐC SỞ Y TẾ Từ Quốc Tuấn 38
39. b10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật MẬT TUYỆT MẬT TỐI MẬT KHẨN THƯỢNG KHẨN HỎA TỐC HỎA TỐC HẸN GIỜ 39
40. UBND TỈNH AN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SÔÛ NOÄI VUÏ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: 27/QÑ-SNV An Giang, ngaøy 12 thaùng 5 naêm 2009 MẬT QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ, công chức GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ TỈNH AN GIANG Caên cöù (chöùc naêng, quyeàn haïn ñöôïc giao) ; Caên cöù caùc vaên baûn lieân quan ñeán noäi dung quyeát ñònh; Xeùt (theo ñeà nghò ), QUYẾT ĐỊNH: Ñieàu 1. Nay ñieàu ñoäng oâng (baø) Ñieàu 2. Traùch nhieäm toå chöùc vaø caù nhaân thi haønh Quyeát ñònh naøy./. Nôi nhaän: GIAÙM ÑOÁC - Như Ñieàu 2; Dấu - Lưu: VT, (VP-09). cơ quan Huỳnh Thanh Quang 40 40
41. Đánh dấu trang . Góc bên phải Size 13,14 ./. 2 41
42. Ý nghĩa, tác dụng của thể thức VB Đảm bảo kỷ cương và sự thống nhất trong việc soạn thảo và ban hành VB; Đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý; Thể hiện quyền uy và trách nhiệm của cơ quan ban hành và người ký VB 42
43. Ý nghĩa, tác dụng của thể thức VB (tt) Nâng cao hiệu suất, chất lượng VB và tính thẩm mỹ của VB Tạo điều kiện cho việc quản lý giải quyết VB và lập hồ sơ, giao nộp, lưu trữ 43
44. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
45. Các bước soạn thảo VBHC • Chuẩn bị Bước 1 soạn thảo • Xây dựng dự thảo VB phù Bước 2 hợp thể thức VB theo quy định của pháp luật • Duyệt Bước 3 văn bản • Hoàn thiện thể Bước 4 thức và làm các thủ tục hành chính 45
46. Các bước soạn thảo VBHC Phân công Người được Bước 1 soạn thảo phân công: Cá nhân : VB Mục đích, tính chất, nội dung, giới hạn Bước 2 đơn giản Ban soạn thảo : Xác định tên loại và trích VB quan trọng, yếu căn cứ vào thẩm phức tạp quyền ban hành Bước 3 Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn thông tin Bước 4 Xây dựng đề cương 46
47. Các bước soạn thảo VBHC Tổng hợp ý kiến Bước 1 Viết bản Xin ý kiến góp ý thảo cho bản thảo hoàn chỉnh bản thảo Bước 2 Dựa vào đề cương, hoàn chỉnh hình Bước 3 thức và nội dung Bước 4 Kiểm tra về chính tả, kĩ thuật trình bày 47
48. Các bước soạn thảo VBHC Người Bước 1 duyệt VB Lãnh đạo (cấp Phó) Bước 2 Phụ trách trực tiếp duyệt nội dung VB Bước 3 Trưởng phòng Hành chính duyệt thể thức và tính pháp lý Bước 4 Lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành 48
49. Các bước soạn thảo VBHC Hoàn chỉnh dự Thủ tục thảo lần cuối ban hành Bước 1 Đánh máy (in) Ghi số, ngày tháng năm Bước 2 Kiểm tra lại VB và Nhân bản theo số lượng trình ký lần cuối nơi gửi, nơi nhận Bước 3 Đóng dấu (nếu có) Làm các thủ tục ban Bước 4 hành Lưu theo quy định hiện hành 49
50. 1. Thông báo • Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động các cơ quan đơn vị, tổ chức, cá nhân để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. • Tùy từng loại thông báo mà xác định nội dung cho phù hợp: • Thông báo mời tham gia họp mặt, hội nghị, cuộc họp • Thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định, một chỉ thị 50
51. 1.1. Thông báo mời họp mặt 1. Nêu lý do tiến hành cuộc họp 2. Thời gian địa điểm thành phần tham dự 3. Nội dung chương trình làm việc 4. Các quy định đối với đối tượng tham gia 51
52. 1.2. Thông báo truyền đạt chủ trương chính sách, Qđ 1. Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt 2. Tóm tắt nội dung cơ bản của chính sách 3. Các yêu cầu thực hiện triển khai 4. Các quy định đối với đối tượng tham gia 52
53. 1. Thông báo • Giới thiệu trực tiếp nội dung Phần thông báo mở đầu • Nhắc lại nội dung chính; rõ Phần ràng dễ hiểu, không bắt buộc phải lập luận hay miêu tả tình cảm như các kết thúc công văn. 53
54. 2. Công văn C«ng v¨n lµ mét lo¹i v¨n b¶n kh«ng cã tªn loai dïng ®Ó trao ®æi th«ng tin trong ho¹t ®éng giao dÞch, trao ®æi c«ng t¸c, ®Ò nghÞ, yªu cÇu, híng dÉn, phóc ®¸p v.v gi÷a c¸c c¬ quan víi nhau, gi÷a c¸c c¬ quan víi tæ chøc vµ c«ng d©n. 54
55. Nội dung công văn Viên 1 dẫn Nội dung chính 2 Kết 3 thúc 55
56. Các loại công văn Mời họp, Phúc đáp Đề nghị giải thích 56
57. 2.1. Soạn thảo công văn phúc đáp Viện dẫn Nội dung Kết thúc Nêu thẳng vấn đề Nội dung trả lời Phúc đáp công văn Ngắn gọn và xúc số ngày của về vấn Nếu không trả lời đề được nêu rõ lý do tích Phúc đáp khiếu nại Nhận được công của . văn này . Trân trọng kính chào./. 57
58. Phần mở đầu trả lời thẳng vấn đề Phúc đáp về việc gì. Phần nội dung Thông tin được trả lời cụ thể ngắn gọn, rõ ràng (Nêu rõ các căn cứ) Phần Kết Lời chào ngắn gọn 58
59. 2.1. Soạn thảo công văn đề nghị Viện dẫn Nội dung Nêu mục đích vấn Kết thúc Cần nêu rõ nội dung đề đặt ra kiến nghị vấn đề gì và (theo chức năng, Ngắn gọn và xúc đề nghị thời hạn trả tích nhiệm vụ, hoặc căn lời (phúc đáp). cứ vào trách nhiệm, Mong quý cơ quan ; nghĩa vụ của ông, bà hoặc ông, bà sớm về ). trả lời cho chúng tôi được biết.Trân trọng kính chào./. 59
60. 3. Kế hoạch Là một loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu yêu cầu, chi tiêu của nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức thực hiện, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. 61
61. Cách soạn thảo kế hoạch Mục đích Hình thức. yêu cầu Đối tượng tham gia Cách thức thực hiện Nhân sự Kế hoạch Thời gian KH kinh phí địa điểm Đề nghị Mẫu kế hoạch 62
62. 4. Báo cáo Báo cáo là văn bản trình bày những kết quả đạt được trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp. 63
63. Yêu cầu của báo cáo • Báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm, chọn lọc các sự kiện quan trọng thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình. • Đảm bảo tính kịp thời • Trung thực, chính xác • Từ các thông tin, số liệu tình hình thực tế mà đưa ra nhận xét các ưu khuyết điểm cũng như có các đề nghị khác. • Báo cáo chỉ đơn thuần là thống kế thông tin mà không rút ra được ưu khuyết điểm là một báo cáo kém chất lượng. 64
64. 6. Biên bản Biên bản vụ việc Biên bản bàn giao Biên bản họp 65
65. Yêu cầu khi viết biên bản Khách quan, trung thực, không ghi ý kiến chủ quan Không lang mang, có trọng điểm; đầy đủ và chi tiết ( cuộc bàn giao, kiểm tra, cuộc họp quan trọng) Chặt chẽ về thủ tục (vật chứng, tang vật kèm theo) Được đọc lên khi hoàn thành Người chịu trách nhiệm chính có liên quan ký vào 66
66. Câu hỏi ôn tập thi (các câu in đậm) 1. Phân loại văn bản 2. Văn bản quản lý là gì? 3. Phân biệt văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính 4. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước 5. Các chức năng của văn bản quản lý 6. Ý nghĩa, tác dụng của thể thức văn bản quản lý nhà nước 7. Nêu các yêu cầu trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý 67
67. Câu hỏi ôn tập thi 8. Nêu các bước khi soạn thảo văn bản hành chính? 9. Các yêu cầu khi soạn thảo một báo cáo 10. Các yêu cầu khi ghi biên bản 68