Tập bải giảng Quản trị văn phòng và văn hóa công sở

Nội dung text: Tập bải giảng Quản trị văn phòng và văn hóa công sở

1. BỘ NỘI VỤ –––––––––– TẬP BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) –––––––––––––––– Hà Nội - 2011 1
2. MỤC LỤC Stt NỘI DUNG Trang 1. Mục lục 2. Lời nói đầu 3. Nội dung 1 4. A. Phần I - Quản trị văn phòng tại UBND xã 1 5. Bài 1. Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng 1 UBND xã 6. I. Khái niệm văn phòng và văn phòng UBND xã. 1 7. II. Quản trị văn phòng UBND xã 9 8. III. Thực hành 11 9. Bài 2: Phương pháp thực hiên nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị 12 văn phòng của UBND xã 10. I. Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của 12 UBND xã. 11. II. Phương pháp đảm bảo thông tin cho quản lý của UBND xã. 14 12. III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã. 15 13. IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã. 18 14. V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBND xã. 19 15. VI. Thực hành. 19 16. B. Phần II - Văn hóa công sở tại UBND xã 22 17. Bài 3: Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở 22 18. I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở 22 19. II. Một số yếu tố cấu thành, vai trò và chức năng của Văn hóa công sở 31 tại cơ quan UBND xã 20. Bài 4. Vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê với Văn hóa 39 công sở tại UBND xã 21. 1. Các yêu cầu đối với công chức Văn phòng - Thống kê tại UBND 39 xã. 22. 2. Nhiệm vụ của công chức văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo xã 43 xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã 23. 3. Thực hành, thảo luận nhóm 47 24. Phụ lục: Một số văn bản của nhà nước về công tác lễ tân. 48 25. Tài liệu tham khảo. 57 1
3. Phần I - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG UBND XÃ (20 tiết) Bài 1 Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng UBND xã I. Khái niệm văn phòng và văn phòng UBND xã 1. Khái niệm Theo Hiến pháp năm 1992 được sửa đổi bổ sung năm 2001, nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam là một nước độc lập, có chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ. Về lãnh thổ - hành chính cả nước ta có các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Tỉnh chia thành huyện, thành phố thuộc tỉnh và thị xã. Thành phố trực thuộc trung ương chia thành quận, huyện. Quận chia thành phường, xã, huyện chia thành xã, thị trấn. Với hệ thống tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước của nước ta như trên, các cơ quan đoàn thể, tổ chức của các ngành, các cấp trên lãnh thổ nước ta tạo thành mạng lưới tổ chức từ trung ương đến cơ sở. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, mỗi cơ quan đều có các đơn vị chức năng giúp việc như: vụ, tổng cục thuộc bộ; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, thành phố; các phòng, ban thuộc UBND huyện, thị xã Trong cơ quan UBND các cấp có các đơn vị chức năng thuộc UBND. Trong đó có một đơn vị làm công tác văn phòng. Đơn vị đó có tên gọi là văn phòng hoặc là phòng Hành chính - Quản trị (sau đây gọi chung là văn phòng). Như vậy, có thể nói, trong hệ thống các cơ quan hành chính của nước ta, ở đâu có cơ quan là ở đó có văn phòng của cơ quan. Theo văn bản hiện hành của đảng, nhà nước và các qui định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì văn phòng được quan niệm như sau: “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan”. Nội dung giúp việc của văn phòng bao gồm ba nghĩa. Nghĩa thứ nhất: Văn phòng là đơn vị đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan lựa chọn các giải pháp tổ chức điều hành bộ máy nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Nghĩa thứ hai: Văn phòng trực tiếp đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan làm việc. Nghĩa thứ ba: Văn phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện một số công tác do thủ trưởng cơ quan giao như công tác văn thư, lưu trữ, hành chính. Khái niệm Văn phòng UBND xã Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã là bộ phận giúp việc của UBND xã. Đối với UBND xã, theo các văn bản hiện hành của Chính phủ và Bộ Nội vụ, ở mỗi xã, phường, thị trấn, trong Uỷ ban có ít nhất một công chức Văn phòng - Thống kê. Căn cứ vào số lượng dân cư ở từng khu vực (miền núi, đồng bằng), ngoài số lượng công chức chính thức, UBND xã đề nghị UBND huyện quyết định cho bố trí thêm cán bộ không chuyên trách ở văn phòng làm công tác văn thư, lưu trữ, thủ kho, thủ quỹ, phục vụ Uỷ ban. Tuy trong văn phòng UBND xã không chỉ có một người, nhưng vì khối lượng công tác không nhiều và có ít người nên trong văn phòng không lập các tổ, bộ phận công tác như văn phòng ở các bộ, tổng cục. 2
4. 2. Chức năng Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. - Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. UBND xã có các chức năng dưới đây: Chức năng thứ nhất: UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND xã. UBND xã có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã. Chức năng thứ hai: UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã. Cụ thể UBND xã có nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, đề ra các quy chế cụ thể, phù hợp để quản lý các lĩnh vực ở địa phương. Trách nhiệm của văn phòng UBND xã đối với UBND xã là phục vụ cho cơ quan UBND hoạt động, văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất các giải pháp để lãnh đạo Uỷ ban tổ chức điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ theo luật định. Văn phòng Uỷ ban bảo đảm cơ sở vật chất cho Uỷ ban làm việc. Qua nội dung nói trên, ta thấy hoạt động của văn phòng UBND xã gắn rất chặt với hoạt động của UBND. Ở góc độ bảo đảm, phục vụ, văn phòng UBND xã là đơn vị trực tiếp thực hiện rất nhiều loại công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND. Thông qua văn phòng, công tác thông tin tổng hợp, hành chính, quản trị của HĐND và UBND xã được thực hiện 3. Nhiệm vụ Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề 3
5. án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó. - Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng. Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện. Đôn đốc các bộ phận công tác triển khai. Theo dõi tiến độ thực hiện. Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình. Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban. 2. Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương. Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các ngành, đoàn thể, thôn, tổ dân phố. 3. Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo 4
6. các cơ quan đoàn thể trong xã Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; bố trí lịch các cuộc họp. Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp. 4. Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương. Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến. Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua. 5. Tổ chức công tác tiếp dân Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước. Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết. 6. Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa” Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật. 7. Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc. 8. Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng 5
7. đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm. Văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ ban. 9. Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật. Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương. 10. Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động. 4. Tổ chức bộ máy Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong văn phòng có thể có tên gọi khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng thường có cơ cấu tổ chức gồm: - Chánh văn phòng: Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác của văn phòng. Chánh văn phòng phụ trách chung công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như : Bảo mật, tổ chức bộ máy, cán bộ Chánh văn phòng làm chủ tài khoản văn phòng. Được thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một số văn bản của cơ quan như: Giấy mời họp, Giấy đi đường, Bản sao các văn bản - Phó Chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công giúp phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp; - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính; - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị; - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Văn thư Lưu trữ. Đối với văn phòng UBND xã thì không có Chánh, Phó văn phòng và cơ cấu tổ chức như trên. Công chức Văn phòng - Thống kê và nhân viên văn thư thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cơ quan UBND xã. Mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND xã - Văn phòng UBND xã là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn phòng cùng với các bộ phận công tác khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh của 6
8. UBND xã. - Văn phòng UBND xã là bộ máy giúp việc của Uỷ ban; Văn phòng bảo đảm thông tin cho quản lý; Tham mưu đề xuất các biện pháp để Uỷ ban tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy; Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho HĐND và UBND hoạt động. - Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa Uỷ ban với các cơ quan, đoàn thể và công dân. Thông qua văn phòng, Cơ quan UBND xã thể hiện được nét văn minh, lịch sự, quyền uy nhưng lại gần gũi với nhân dân. Như vậy văn phòng UBND cấp xã có vị trí quan trọng. Nếu không có văn phòng thì HĐND, UBND không đủ điều kiện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. 1. Mối quan hệ với UBND UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND; Là cơ quan hành chính nhà nước của cấp xã. UBND xã có trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND xã là cơ quan quản lý tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong xã. Về mặt tổ chức: Văn phòng là một bộ phận công tác thuộc UBND. Theo các văn bản pháp luật hiện hành thì UBND xã có Chủ tịch, Phó Chủ tịch, uỷ viên Uỷ ban. Ở UBND xã, ngoài các cán bộ nói trên còn có một số công chức chuyên môn như Văn phòng - Thống kê; Địa chính - Xây dựng; Tư pháp - Hộ tịch; Văn hoá - Xã hội v.v Văn phòng UBND xã cùng với các công chức nói trên cấu thành cơ quan Uỷ ban. Văn phòng UBND xã chịu sự quản lý toàn diện và sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo UBND xã. 2. Mối quan hệ với Hội đồng nhân dân Cấp xã là đơn vị hành chính cấp cuối cùng của nước ta. Trong đó, HĐND là cơ quan quyền lực Nhà nước; UBND là cơ quan chấp hành của HĐND. Trong một địa phương cấp xã, HĐND và UBND là hai tổ chức khác nhau, song có quan hệ mật thiết với nhau. Nghị quyết của HĐND muốn đến được với dân, chủ yếu thông qua hoạt động của UBND. HĐND xã hiện nay không có văn phòng. Vì vậy văn phòng UBND xã có trách nhiệm rất lớn với HĐND thông qua hai loại công tác: Công tác thông tin tổng hợp qua việc theo dõi tình hình chung của địa phương, văn phòng có trách nhiệm bảo đảm thông tin cho HĐND hoạt động; Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của thường trực HĐND; Công tác đảm bảo cơ sở vật chất thì văn phòng UBND có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất cho HĐND hoạt động như: Phòng làm việc, phương tiện giao thông, văn phòng phẩm và các trang thiết bị kỹ thuật khác. 3. Mối quan hệ với các bộ phận công tác khác trong cùng một UBND Theo các văn bản hiện hành, ở UBND xã, ngoài cán bộ lãnh đạo, cơ quan Uỷ ban còn có các công chức khác như đã nói ở trên. Mỗi công chức phụ trách một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban. Đối với các bộ phận công tác này, văn phòng có vị trí ngang bằng. Văn phòng không phải là bộ phận công tác cấp trên hoặc cấp dưới. Văn phòng có quan hệ cộng tác, phối hợp thực hiện nhiệm vụ được giao, phục vụ Uỷ ban thực hiện chức năng quản lý tập trung thông nhất các lĩnh 7
9. vực của đời sống xã hội trong xã. 4. Mối quan hệ với các tổ chức quần chúng Trong xã, ngoài Đảng uỷ, HĐND, UBND còn có các tổ chức quần chúng khác như: Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, Hội liên hiệp phụ nữ, Hội cựu chiến binh và nhân dân trong xã. Mỗi tổ chức nói trên có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng có điểm chung giống nhau cơ bản là đều chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ cấp xã. Đều có trách nhiệm thi hành pháp luật nhà nước. Văn phòng có trách nhiệm giữ vững mối quan hệ công tác thường xuyên và trực tiếp với các tổ chức, với nhân dân trong xã. 5. Mối quan hệ với các trưởng thôn, xóm Trong mỗi xã có nhiều thôn. Tuy thôn không phải là một cấp chính quyền, song cấp thôn có vai trò rất quan trọng. Đứng đầu cấp thôn là trưởng thôn. Về mặt trách nhiệm, với nhà nước, trưởng thôn là người tuyên truyền, phổ biến và trực tiếp tổ chức thực hiện mọi chủ trương của UBND xã trong thôn. Với dân, trưởng cấp thôn là người trực tiếp tiếp xúc, nắm bắt và phản ánh một cách kịp thời tâm tư, tình cảm và nguyện vọng của dân với chính quyền. Qua đó ta thấy, trưởng cấp thôn là cầu nối rất quan trọng giữa dân với chính quyền cấp xã. Về nhiều phương diện, văn phòng phải xác lập mối quan hệ mật thiết với trưởng thôn. Thông qua đó, văn phòng triển khai thực hiện các chủ trương công tác của Uỷ ban đến cấp thôn. Ngược lại văn phòng thu nhận nguồn thông tin tin cậy từ cơ sở phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo của Uỷ ban nói chung và giải quyết tâm tư nguyện vọng của nhân dân nói riêng. 6. Mối quan hệ với văn phòng đảng uỷ Đảng Cộng sản Việt Nam là đảng cầm quyền. Đảng lãnh đạo nhân dân tiến hành sự nghiệp cách mạng. Đảng lãnh đạo có nghĩa là đảng đề ra cương lĩnh chính trị, đường lối cách mạng, chủ trương, chính sách về các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đảng đề ra cương lĩnh, đường lối chủ trương thông qua các đại hội đảng. Văn phòng đảng uỷ xã có chức năng tham mưu giúp đảng uỷ xã tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của đảng uỷ. Hàng ngày, nhiệm vụ của văn phòng đảng uỷ xã là: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của đảng uỷ, văn phòng đảng uỷ xã phối hợp với các bộ phận chức năng khác giúp đảng uỷ xã chuẩn bị và ban hành các quyết định. Nội dung của công tác này gồm các việc giúp đảng uỷ xác định bộ phận chủ trì, bộ phận tham gia xây dựng quyết định, biên soạn, tổ chức lấy ý kiến đóng góp xây dựng dự thảo quyết định; Theo dõi và tổng hợp ý kiến hội thảo bản dự thảo quyết định tại hội nghị; Đề nghị với đảng uỷ xử lý những ý kiến khác nhau. Văn phòng đảng uỷ xã phối hợp với các ban ngành, đoàn thể tổ chức việc truyền đạt nội dung. Đôn đốc các ngành các cấp thực hiện quyết định. Kiểm tra, tổng kết thực hiện quyết định; Làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo của đảng uỷ; Làm báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất của đảng uỷ xã lên cấp trên, giúp đảng uỷ xã ban hành các qui chế và tổ chức thực hiện quy chế làm việc, giúp đảng uỷ xã làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân, giúp đảng uỷ xã thực hiện 8
10. công tác văn thư, công tác lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của đảng uỷ xã. Văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ phải phối hợp với văn phòng đảng uỷ để xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban bảo đảm sự ăn khớp, thống nhất với chương trình công tác của đảng uỷ. 8. Mối quan hệ với Văn phòng UBND huyện trực tiếp Văn phòng UBND huyện tổ chức công tác văn phòng có nhiều kinh nghiệm, cán bộ được đào tạo nghiệp vụ cơ bản có trình độ nghiệp vụ công tác cao hơn cấp xã. Vì vậy văn phòng UBND xã cần tranh thủ sự hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng của văn phòng UBND huyện. Mời văn phòng UBND huyện hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, hành chính, quản lý và tổ chức sử dụng vật tư, tài sản mà UBND xã giao cho văn phòng. II. Quản trị văn phòng UBND xã 1. Sự ra đời của quản trị học Quản trị xuất hiện cùng với sự xuất hiện của nhà nước. Nó xuất hiện trong mối quan hệ giữa con người với con người trong lao động sản xuất làm ra của cải vật chất. Khoa học Quản trị được các học giả phương Tây nghiên cứu từ cuối thế kỷ XVIII, phát triển mạnh từ cuối thể kỷ XIX. Thời kỳ đầu các nhà nghiên cứu đưa ra nhiều quan niệm khác nhau về quản trị học như: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động.” Hay quan niệm thứ hai: “ Quản trị là tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan” hoặc quan niệm thứ ba: “Quản trị là quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ”. Quan niệm quản trị nói trên do các nhà biên soạn "Đại Từ Điển Tiếng Việt" của nước ta đưa ra vào năm 1992. 1.1 Chức năng quản trị Theo lịch sử phát triển của quản trị học, ở mỗi thời kỳ, các nhà nghiên cứu đã đưa ra nhiều chức năng khác nhau của quản trị. Song nhìn chung, quản trị có 4 chức năng là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực, Kiểm tra. a) Chức năng hoạch định Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt mục tiêu ấy. b) Chức năng tổ chức Tổ chức là quá trình nghiên cứu và thiết lập một cơ cấu hợp lý, xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. c) Chức năng quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực là việc phân tích, đánh giá, hoạch định, tuyển dụng, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. d) Chức năng kiểm tra Kiểm tra là việc sử dụng các chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm để giám sát và đo lường một cách chủ động quá trình thực hiện một công việc, một sản phẩm và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm đạt kết quả 9
11. mong muốn. 1.2 Nhà quản trị Nhà quản trị là thuật ngữ chỉ những người làm chức năng quản trị một tổ chức hoặc một đơn vị cấu thành tổ chức. Nhà quản trị làm việc trong một tổ chức, nhưng không phải bất kỳ người nào trong tổ chức đó cũng đều là nhà quản trị. Nhà quản trị là người điều khiển công việc của nhiều người khác. a) Các cấp quản trị - Quản trị viên cấp cơ sở là người nhận mệnh lệnh, chỉ tiêu kế hoạch từ quản trị gia cấp trung và tổ chức để người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm. - Quản trị gia cấp trung là người có trách nhiệm nhận chỉ tiêu kế hoach từ quản trị gia cấp cao để nghiên cứu, phân bổ và giao cho quản trị gia cấp trung. - Quản trị gia cấp cao là người có vai trò quyết định, đề ra chỉ tiêu kế hoạch mọi lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Người giao chỉ tiêu cho các quản trị gia cấp trung thuộc quyền. b) Vai trò của nhà quản trị Dù ở cấp quản trị nào thì nhà quản trị cũng luôn luôn thực hiện chức năng quản trị thông qua vai trò của mình. - Nhóm vai trò có liên quan đến con người - Nhóm vai trò thông tin - Nhóm vai trò ra quyết định. c) Kỹ năng của nhà quản trị - Kỹ năng kỹ thuật; Kỹ năng tác động tới người khác; Kỹ năng nhận thức; Kỹ năng truyền thông. 2. Quản trị văn phòng UBND xã 2.1 Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã a) Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã là lãnh đạo xã điều hành, quản lý công tác văn phòng trong cơ quan uỷ ban và ở các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. b) Nội dung: Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã bao hàm các nội dung cơ bản là: Ở UBND xã, văn phòng là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn phòng uỷ ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Văn phòng uỷ ban có cán bộ văn phòng. Văn phòng UBND xã không có Chánh văn phòng như ở bộ, ở tỉnh. Văn phòng UBND do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban trực tiếp quản lý, chỉ đạo. Hoạt động quản lý chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban đối với văn phòng UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. Công tác văn phòng nói trên ở các bộ phận khác trong cơ quan Uỷ ban phải được quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. UBND xã là cấp chính quyền cơ sở. Thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban còn có cấp thôn. Đứng đầu cấp thôn là trưởng cấp thôn. Trong công tác của trưởng cấp thôn có nhiều việc thuộc công tác văn phòng như: Soạn thảo văn bản, đăng ký, lưu văn bản do trưởng cấp thôn làm ra gửi đi; Đăng ký, lưu văn bản nhận được từ các nơi gửi đến Công tác văn phòng nói trên ở cấp thôn cũng cần được quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. 10
12. Như vậy các hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn phòng trong ở các cấp, các ngành thuộc UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. 2.2 Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã cũng có những nội dung cụ thể: a) Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng UBND xã - Hoạch định trong quản trị văn phòng UBND xã là quá trình xác đinh các nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định bao gồm các công việc: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ. Văn phòng UBND xã phải xây dựng nhiều loại chương trình công tác: chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban, chương trình công tác thường kỳ của văn phòng Uỷ ban, chương trình công tác thường kỳ của HĐND xã; Lập kế hoạch công tác; Xây dựng đề án công tác; Xây dựng lịch công tác tuần. Về phương pháp chung, khi xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì, tại sao, làm như thế nào, ai làm, làm ở đâu, bao giờ làm. Công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: Xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả. b) Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng UBND xã Tổ chức trong quản trị văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của văn phòng UBND xã, nghiên cứu xác định mối quan hệ của văn phòng với các bộ phận công tác khác trong cùng một Uỷ ban (nội dung này đã được đề cập đầy đủ ở điểm 4. mục III, bài 1 của tài liệu này. c) Chức năng quản trị nhân lực Quản trị nhân lực làm công tác văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Công chức Văn phòng - Thống kê nghiên cứu đề nghị Uỷ ban quyết định tổng số lao động của văn phòng là mấy người, xác định các chỉ số về: lao động thuộc biên chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi v.v Thực hiện việc tuyển dụng nhân sự: Theo quy định hiện hành, việc tổ chức thi và quyết định tuyển dụng công chức cho UBND xã thuộc thẩm quyền của UBND huyện. d) Chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng UBND xã Kiểm tra trong quản trị văn phòng UBND xã là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng công tác của văn phòng Uỷ ban với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch nếu có. Trong quản trị văn phòng chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như: Hoạch định; Tổ chức; Quản trị nguồn nhân lực. III. Thực hành Nội dung: Trao đổi ý kiến về nhiệm vụ của văn phòng UBND xã nơi học viên đang công tác. 1. Mục đích Thông qua hội thảo, học viên hiểu biết đầy đủ hơn, cụ thể hơn chức năng, 11
13. nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. Từ đó chủ động làm tốt nhiệm vụ được giao. 2. Yêu cầu Học viên tự liên hệ với văn phòng UBND xã đang công tác để thấy được những nội dung phù hợp và khác so với bài học. 3. Phương pháp tiến hành - Giáo viên tóm tắt ngắn gọn lại các nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. - Tất cả học viên tự viết ra giấy những việc mà văn phòng cơ quan của học viên làm hàng ngày. Một học viên trình bày (viết) lên bảng các nhiệm vụ của văn phòng cơ quan mình đang công tác. Tự nêu những nội dung phù hợp hoặc khác hoặc chồng chéo so với bài học. - Dựa vào nhiệm vụ của văn phòng UBND xã của học viên viết trên bảng hoặc so với bài học, các học viên khác phát biểu. Trong đó làm rõ nội dung: + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có làm đúng như bài học. + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có làm nhưng không có trong bài học. + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác không phải làm so với bài học. Chú ý: Khi phát biểu, học viên phân tích, nêu được lý do tại sao, nên như thế nào là phù hợp. Giáo viên phân tích, giải đáp về những nội dung do học viên nêu ra. Định hướng nhận thức cho học viên về nội dung hội thảo. - Giáo viên nêu tóm tắt chức năng, kỹ năng của nhà quản trị nói chung làm cơ sở cho học viên liên hệ, thảo luận. - Một học viên trình bày (viết) lên bảng chức trách của đồng chí lãnh đạo UBND xã của học viên đang công tác trực tiếp chỉ đạo công tác văn phòng. Nội dung: + Ai (nêu chức danh) chỉ đạo. + Nhiệm vụ (làm những việc gì). Các học viên trao đổi ý kiến: + Nêu thực tế ở UBND xã mình đang công tác. + Phân tích chức danh nào phụ trách văn phòng thì hợp lý hơn. Giáo viên phân tích và định hướng cho học viên nhận thức. 12
14. Bài 2 Phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị văn phòng UBND xã I. Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của UBND xã 1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của chương trình công tác thường kỳ a) Khái niệm Trong công tác văn phòng, từ "chương trình" có thể hiểu theo hai nghĩa: Thứ nhất: Chương trình là tên một loại văn bản trong đó có những đặc điểm riêng biệt so với các thể loại văn bản khác. Thứ hai: Chương trình là thứ tự thực hiện một hội nghị, một cuộc họp. Trong môn học này, chương trình được hiểu theo nghĩa thứ nhất. Chương trình công tác thường kỳ của UBND xã có hai đặc điểm cơ bản. Một là: Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một nhiệm kỳ, một năm, một tháng Hai là: Chương trình công tác thường kỳ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban như: Nông nghiệp, thủ công nghiệp, an ninh, quốc phòng, văn hoá, giáo dục, tổ chức chính quyền, thanh tra, xây dựng cơ bản b) Ý nghĩa, tác dụng của chương trình công tác thường kỳ Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa học nói chung, của UBND xã nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý, tháng. Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp cho việc triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo Uỷ ban điều hành hoạt động được thống nhất. Tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác của Uỷ ban chủ động công việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian. UBND xã làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trong văn phòng như quản trị, văn thư, hành chính v.v đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí, xe ô tô, địa điểm ) được chủ động, thuận lợi. 2. Các loại chương trình công tác thường kỳ ở UBND xã Hiện nay, ở cấp xã có các loại chương trình công tác thường kỳ sau: Chương trình công tác nhiệm kỳ; Chương trình công tác một năm; Chương trình công tác 6 tháng; Chương trình công tác một quý; Chương trình công tác một tháng; Lịch công tác một tuần; 3. Nội dung bản chương trình công tác thường kỳ Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, một năm, 6 tháng, quý, tháng thường gồm có hai phần: Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình hình, các định hướng công tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm vụ chính. Trong phần này cần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng 12
15. tâm và những nhiệm vụ chính. Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã thực hiện nêu ở phần một, xác định các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ phải thực hiện trong thời gian tiếp theo v.v Những nội dung công việc quan trọng cần lập thành đề án thì xác định thời gian, tiến độ hội thảo, triển khai. Nội dung này của phần thứ hai có thể thể hiện thành văn bản riêng như Tờ trình, Kế hoạch cụ thể. Trong đó cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia, thời gian hoàn thành . Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều, khối lượng công việc sẽ thực hiện cũng không lớn, vì vậy nội dung công tác một tuần thường được ghi cụ thể thành biểu bảng. Trong đó có các cột đứng, các cột ngang để ghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách nhiệm tham gia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết. 4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của UBND xã phải dựa vào các căn cứ như: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND xã đang công tác; Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước; Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉ đạo của UBND huyện; Căn cứ vào nghị quyết của đảng uỷ trong khoảng thời gian đề ra chương trình; Căn cứ vào nghị quyết của HĐND cùng cấp; Căn cứ vào đề nghị của các đoàn thể trong xã như Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh của xã v.v Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của xã trên tất cả các lĩnh vực công tác như nông nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an; Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc; Căn cứ vào nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình; Căn cứ vào đề nghị của các trưởng cấp thôn thuộc quyền quản lý của Uỷ ban mà tiến hành xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các bộ phận công tác của Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã. Những việc này cần thiết phải đưa vào chương trình công tác chung của Uỷ ban. Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Uỷ ban. Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác để lấy ý kiến đóng góp. Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ ban trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp. Các đầu mối gửi văn bản thường là đảng uỷ, HĐND, các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban chấp hành của các tổ chức đoàn thể và trưởng các ngành của UBND xã. Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban hành. 5. Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ Tuỳ theo đặc điểm của từng địa phương, chương trình công tác năm sau của UBND xã thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác tuần sau 13
16. thường được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước. 6. Tổ chức thực hiện chương trình công tác Trong phạm vi địa phương, việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công tác thường kỳ thuộc trách nhiệm của Chủ tịch Uỷ ban. Khi chương trình công tác đã được Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản. Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận công tác một bản. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng giúp lãnh đạo Uỷ ban đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến độ thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo với lãnh đạo Uỷ ban v.v 7. Tổng kết thực hiện chương trình Hàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình. Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của lĩnh vực mình phụ trách. Báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. Trên cơ sở báo cáo của các bộ phận chuyên môn, kết hợp với quá trình theo dõi hàng ngày, văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả Uỷ ban; Biên tập thành văn bản trình Chủ tịch UBND ký ban hành và đề ra chương trình công tác cho thời gian sau. II. Phương pháp bảo đảm thông tin cho quản lý của UBND xã 1. Tác dụng của công tác thông tin phục vụ quản lý Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của UBND xã. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công tác. Thông tin phục vụ quản lý có ba loại: - Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND xã. - Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND xã. - Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo UBND xã. 2. Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý a) Thu thập thông tin - Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp - Thông tin đến từ cấp dưới - Thông tin đến từ các cơ quan khác - Thông tin đến từ dư luận của xã hội - Thông tin đến từ nguồn báo chí trong và ngoài nước - Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, kho lưu trữ, bảo tàng, thư viện. 14
17. b. Phân tích thông tin Thu nhận được nhiều thông tin là quý. Song để bảo đảm độ tin cậy, văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh. Ở văn phòng UBND xã, thông tin nên được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: - Thông tin có nội dung về nông nghiệp; - Thônh tin có nội dung về công tác xây dựng cơ bản; - Thông tin có nội dung về quân sự; - Thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính quyền d) Cung cấp thông tin Trong cơ quan UBND xã, theo lề lối làm việc, bao giờ cũng có sự phân công trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban. Trong thực tế, ở UBND xã, các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban thường được phân công như sau: + Chủ tịch Uỷ ban: Phụ trách chung. Ngoài ra còn phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác như nội chính, tài chính ngân sách, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. + Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác như kinh tế, xây dựng, khoa học - công nghệ, tài nguyên - môi trường. + Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách khối văn hoá - xã hội và các lĩnh vực công tác khác. + Một uỷ viên Uỷ ban: Phụ trách công tác công an. + Một uỷ viên Uỷ ban : Phụ trách công tác quân sự. Căn cứ vào sự phân công nói trên, văn phòng chuyển tin đến từng đồng chí lãnh đạo. III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã 1. Tác dụng của các cuộc hội họp a) Hội họp là một trong các biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND xã UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã. Là cơ quan chấp hành của HĐND cấp xã, UBND xã có chức năng quản lý nhà nước tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương. Để thực hiện chức năng đó, hàng năm, quý, tháng, tuần, UBND xã phải xây dựng và ban hành các chương trình, kế hoạch công tác. Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch là công việc quan trọng. Việc tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch bao gồm nhiều biện pháp, nhiều cách thức. Trong đó tổ chức các cuộc hội họp là một biện pháp rất quan trọng. Thông qua hội họp, UBND xã phổ biến được nội dung chủ trương, chính sách của đảng và cơ quan nhà nước cấp trên đến các ban ngành đoàn thể nhân dân trong xã. Thông qua hội họp, UBND xã bàn bạc, kết luận các biện pháp triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra. Thông qua hội họp, UBND xã xem xét, giải quyết các vụ việc trong địa phương, trong cơ quan Uỷ ban được kịp 15
18. thời nhanh chóng. b) Hội họp có tác dụng tăng cường mối quan hệ công tác Ở góc độ quan hệ công tác, các cuộc hội họp của UBND xã cũng có tác dụng nhất định. Nó làm gia tăng quan hệ hiểu biết lẫn nhau giữa UBND xã với các cơ quan, tổ chức, giữa Uỷ ban với nhân dân. Thông qua hội họp, mọi người thể hiện rõ ràng, đầy đủ hơn quan điểm, lập trường đối với sự việc hai bên cùng quan tâm, tránh được sự hiểu nhầm, suy luận, nhân dịp hội họp, tranh thủ thời gian nghỉ, các thành viên có thể có các cuộc gặp, làm việc để giải quyết công việc mà các bên cùng quan tâm. Hội họp còn là diễn đàn để quần chúng nhân dân thể hiện tâm tư tình cảm, nguyện vọng với chính quyền địa phương, là một trong các biện pháp thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở. 2. Các loại cuộc hội họp của UBND xã Trong một năm, UBND xã có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp của UBND xã thành hai loại dưới đây. a) Hội nghị Ở HĐND và UBND xã thường có các hội nghị: - Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND xã, hội nghị chuyên đề. Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường khác. b) Cuộc họp Ở cơ quan UBND xã thường có các cuộc họp: Phiên họp UBND xã; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; Cuộc họp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã với trưởng cấp thôn; Cuộc họp liên tịch giữa UBND xã với thường trực đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân; Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với UBND cấp huyện hoặc với các cơ quan chuyên môn của cấp huyện; Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân. 3. Phương pháp tổ chức hội nghị a) Chuẩn bị hội nghị Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, trước khi tiến hành thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch. Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc được giao theo đúng tiến độ thời gian. Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban giao cho bộ phận chủ trì và các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi văn bản đã được các bộ phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đẹp về hình 16
19. thức và đủ số lượng so với nhu cầu. Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị, văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị. Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh đạo Uỷ ban về chương trình hội nghị. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian, người thực hiện. Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị. b) Tổ chức hội nghị Văn phòng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội nghị để đón tiếp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường. Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự hội nghị. Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng, trong đó có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Vì vậy khi ghi danh sách cần ghi đầy đủ các thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng người; lái xe v.v Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ hữu quan phục vụ kịp thời các nhu cầu của hội nghị, đảm bảo cho hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định. Khi hội nghị làm việc, văn phòng cử người thường trực ngoài hội trường. Phạm vi trách nhiệm của người trực có liên quan đến các việc về điện, nước, loa, đài, y tế v.v phục vụ hội nghị. Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị. c) Các công việc sau khi hội nghị kết thúc Sau hội nghị, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Uỷ ban, nếu được giao thì văn phòng biên soạn bản thông báo kết quả hội nghị. Bản thông báo thường gồm những nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị; Nội dung chính của hội nghị; Kết luận, khuyến nghị của hội nghị; Lời đề nghị của Uỷ ban - cơ quan tổ chức hội nghị đối với các cơ quan, cá nhân được thông báo. Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của văn phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị. Nếu công việc thuộc bộ phận công tác khác thì văn phòng đôn đốc và hướng dẫn nghiệp vụ để bộ phận đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định. Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác. Những việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc lớn, 17
20. không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công tác tháng, quý. Ở UBND xã, Chủ tịch thường là chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ để chủ tài khoản quyết toán hội nghị. IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã 1. Tác dụng của đi công tác a) Các chuyến đi công tác là một trong những biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND xã. b) Các chuyến đi công tác có tác dụng tăng cường sự giao tiếp, mở rộng quan hệ công tác của UBND xã. 2. Các loại chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã Ở cấp xã, lãnh đạo Uỷ ban thường có các chuyến đi công tác dưới đây: + Đi kiểm tra, hướng dẫn cấp dưới; + Đi dự hội nghị, hội thảo khoa học; + Đi dự học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ. 3. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã a) Chuẩn bị cho chuyến đi công tác Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó. Trước mỗi chuyến đi, bộ phận chủ trì (bộ phận có nội dung chính của chuyến đi) phải lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và kinh phí. Văn phòng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, văn phòng đôn đốc các bộ phận chuẩn bị, đảm bảo đúng tiến độ thời gian. Căn cứ mục đích và nội dung chuyến đi, văn phòng đề nghị lãnh đạo UBND xã phân công cho các bộ phận chuẩn bị. Sau khi các bộ phận chuẩn bị xong, văn phòng đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi. Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Nhưng sử dụng phương tiện giao thông cho mỗi chuyến đi cần tính đến nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi. Nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn cho văn bản, kinh phí. Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ cũng như số lượng người đi nhiều hay ít. Chuyến đi công tác nào cũng phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu sử dụng về: Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường đi); Ăn, ở trên đường đi và nơi đến công tác theo chế độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua tặng phẩm, vật kỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến công tác (nếu có); Kinh phí dự phòng. Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi được duyệt, nếu được Uỷ ban giao, văn phòng thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị - nơi đoàn sẽ đến công tác. Nội dung thiết yếu nhất cần thông báo gồm có: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các 18
21. thành viên; Nội dung và lịch làm việc; Thời gian đoàn bắt đầu đi từ cơ quan Ủy ban và dự kiến thời gian đến; Đăng ký việc ăn, nghỉ của đoàn; Những đề nghị khác để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn. Nếu Chủ tịch Uỷ ban đi công tác dài ngày, văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc như: thông báo và đôn đốc các bộ phận khẩn trương chuẩn bị và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ tịch Uỷ ban, tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo Uỷ ban để Chủ tịch có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian đi công tác. Trường hợp cần thiết, văn phòng thông báo bằng văn bản nội dung phân công của Chủ tịch cho các Phó chủ tịch trong thời gian lãnh đạo Uỷ ban đi công tác để cán bộ, công chức biết và thực hiện. b) Trách nhiệm của văn phòng trong thời gian lãnh đạo UBND xã đi công tác Dù lãnh đạo Uỷ ban đi công tác hay ở cơ quan thì nhiệm vụ của văn phòng nói chung cũng không thay đổi. Tuy nhiên trong trường hợp lãnh đạo đi công tác, văn phòng chú ý các nội dung: Tổ chức thực hiện đúng tiến độ các nhiệm vụ đã đề ra trong chương trình. Đặc biệt chú ý đến những việc Chủ tịch đã có ý kiến chỉ đạo trước khi đi công tác, nắm chắc tình hình Uỷ ban, giữ vững thông tin liên lạc với lãnh đạo. c) Trách nhiệm của văn phòng Uỷ ban sau khi lãnh đạo Uỷ ban đi công tác về Sau khi Chủ tịch đi công tác về, văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác của Uỷ ban trong thời gian Chủ tịch đi công tác vắng. Trong đó chú ý vào các nội dung: Tình hình chung của cơ quan; Tình hình thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Trong đó nhấn mạnh vào các công tác trọng tâm và các việc do Chủ tịch giao trước khi đi công tác; Bổ sung nội dung nhiệm vụ vào chương trình công tác. V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBND xã UBND xã là cấp chính quyền cơ sở cuối cùng trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước. UBND xã có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong địa phương. Vì vậy ngoài chế độ chung do các ngành các cấp ban hành, UBND xã cần xây dựng và ban hành thêm quy chế công tác cho phù hợp với thực tiễn của địa phương. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, văn phòng UBND xã cần xây dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác dưới đây. 1. Nội quy ra vào cơ quan UBND xã. 2. Nội quy phòng cháy chữa cháy ở cơ quan UBND xã. 3. Quy định công tác ban hành văn bản của UBND xã. 3. Quy định công tác văn thư ở cơ quan UBND xã. 4. Quy định công tác lưu trữ của địa phương thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. 5. Quy chế làm việc của UBND xã. VI. Thực hành Bài 1: Dự thảo bản Báo cáo sơ kết công tác quý II và chương trình công tác quý III năm 2009 của UBND xã - nơi học viên công tác a) Mục đích - Thông qua soạn thảo, học viên nắm được các bước viết một bản báo cáo 19
22. công tác thường kỳ. - Học viên biết được cụ thể hơn nội dung và bố cục của một bản báo cáo công tác thường kỳ. b) Yêu cầu Mỗi học viên tự viết bản Báo cáo theo sự hướng dẫn của giáo viên. c) Phương pháp tiến hành - Giáo viên nhắc lại các bước viết bản báo cáo công tác thường kỳ. - Mỗi học viên tự viết bản báo cáo sơ kết công tác quý II và nhiệm vụ công tác quý III năm 2009 của Uỷ ban nhân dân cấp xã - nơi học viên công tác. - Một học viên viết bản báo cáo lên bảng. - Các học viên phát biểu về bản báo cáo của học viên viết trên bảng theo hướng dẫn của giáo viên: Thể thức văn bản, bố cục bản báo cáo, nội dung bản báo cáo, văn phong bản báo cáo. - Giáo viên nhận xét về bản báo cáo của học viên viết trên bảng và kết luận có tính định hướng cho học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản báo cáo đó. Bài 2: Dự thảo chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của HĐND cấp xã - nơi học viên công tác a) Mục đích Học viên biết lập bản chương trình của một hội nghị. Có thêm thực tế để vận dụng vào công tác của UBND xã đang công tác. b) Yêu cầu Học viên tự viết bản chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ của HĐND xã theo hướng dẫn của giáo viên. c) Phương pháp tiến hành - Giáo viên hướng dẫn những nội dung chính của một bản chương trình hội nghị. - Mỗi học viên tự viết bản chương trình hội nghị - Một học viên viết lên bảng bản chương trình hội nghị. - Các học viên phát biểu về bản chương trình hội nghị của học viên viết trên bảng: + Thể thức văn bản; + Nội dung của chương trình hội nghị tổng kết công tác nhiệm kỳ HĐND xã; + Tính lô gích của một chương trình hội nghị HĐND xã tổng kết công tác một nhiệm kỳ; + Hình thức thể hiện của bản chương trình hội nghị; + Giáo viên nhận xét về bản chương trình của học viên viết trên bảng và kêt luận để học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản chương trình đó. Bài 3: Dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác a) Mục đích - Thông qua nội dung thực hành này, học viên nhận thức được đầy đủ hơn tác dụng của quy chế làm việc của UBND xã. - Sau thực hành, học viên có thêm kinh nghiệm về soạn thảo quy chế làm việc của Uỷ ban. Trên cơ sở đó, học viên có thể vận dụng cho thực tiễn của cơ quan đang công tác. 20
23. b) Yêu cầu Học viên tự viết bản dự thảo quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác. c) Phương pháp tiến hành - Lập đề cương bản quy chế: + Giáo viên hướng dẫn để học viên dự kiến khung đề mục (những mục lớn) của bản quy chế. + Một học viên viết dự thảo khung đề mục lên bảng. + Lớp thảo luận về khung đề mục của học viên viết trên bảng. + Giáo viên kết luận khung đề mục của bản quy chế. - Lập đề cương chi tiết của bản quy chế: + Giáo viên hướng dẫn cho học viên thảo luận về nội dung viết ở từng mục lớn (mục lớn thứ nhất viết gì ? Mục lớn thứ hai viết gi ? ). + Trên cơ sở phạm vi nội dung viết ở mỗi mục lớn, giáo viên hướng dẫn cho học viên phân chia nội dung ở mỗi mục thành các mục nhỏ. Học viên dự thảo đề cương chi tiết cho cả bản quy chế. + Một học viên viết lên bảng bản đề cương chi tiết. + Lớp thảo luận về bản đề cương chi tiết của học viên viết trên bảng. + Giáo viên kết luận về bản đề cương chi tiết của bản quy chế. - Dự thảo quy chế. + Trên cơ sở đề cương chi tiết đã thống nhất, mỗi học viên tự viết dự thảo bản quy chế làm việc của UBND xã - nơi học viên đang công tác. + Một học viên viết bản dự thảo quy chế lên bảng. Giáo viên tổ chức cho lớp thảo luận từng phần của bản quy chế. + Giáo viên kết luận có tính định hướng về bản dự thảo quy chế làm cơ sở để mỗi học viên tự sửa chữa bổ sung hoàn chỉnh bản dự thảo của mình cho phù hợp với thực tiễn của cơ quan đang công tác. 21
24. Phần 2. VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ (15 tiết) Bài 3 Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở 1. Khái niệm về Văn hoá công sở Trong xã hội Việt Nam hiện nay, vấn đề văn hoá ứng xử cũng đang được nhiều nhà văn hoá, học giả quan tâm, thảo luận trên các diễn đàn. Nhiều ý kiến phàn nàn về văn hoá ứng xử trong một bộ phận không nhỏ công dân và cả công chức, viên chức hiện nay. Hầu hết các ý kiến của các học giả, nhà khoa học đều thống nhất: Văn hóa công sở hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu. Nguyên nhân là do: Trong nhiều năm qua các trường trong hệ thống giáo dục quốc dân không đưa nội dung văn hoá ứng xử vào giảng dạy. Chính vì vây, một số công dân trong xã hội ứng xử chưa có văn hoá, một số cơ quan công quyền thuộc bộ máy hành chính bị coi là cơ quan “hành là chính”. Vậy, Văn hóa công sở là gì? Nó có chức năng như thế nào đối với các mặt hoạt động xã hội nói chung và đối với hoạt động của các cơ quan hành chính nói riêng? Trước khi tìm hiểu về Văn hóa công sở, ta tìm hiểu xem văn hóa là gì? Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về văn hoá. Theo UNESCO lại có một định nghĩa khác về văn hoá: “Văn hoá phản ánh và thể hiện một cách tổng quát, sống động mọi mặt của cuộc sống (của mỗi cá nhân và của mỗi cộng đồng) đã diễn ra trong quá khứ, cũng như đang diễn ra trong hiện tại, qua nhiều thế kỷ nó đã cấu thành một hệ thống các giá trị, truyền thống, thẩm mỹ và lối sống và dựa trên đó từng dân tộc khẳng định bản sắc riêng của mình”. Còn theo học giả E.Heriôt thì “Cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi - cái đó là văn hoá”. Văn hóa công sở cũng giống như bất cứ loại hình văn hóa nào khác, là một loại hành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ của mình với người khác. Hiện nay cách hiểu về Văn hóa công sở chưa hoàn toàn thống nhất. Có người quan niệm ‘rộng” cho rằng: Văn hóa công sở còn là một hệ thống giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tạo niềm tin về thái độ làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp làm việc và hiệu quả hoạt động. Văn hóa công sở bao gồm cả những quy định chính thức ghi thành văn bản pháp luật của nhà nước, nội quy quy chế của cơ quan, đơn vị đã được thống nhất ban hành. Bên cạnh đó, trong mỗi cơ quan, tổ chức cũng thường có những tập quán truyền thống được mọi cá nhân trong tổ chức mặc nhiên thừa nhận và coi đó là “quy tắc ứng xử” được mọi thành viên tuân thủ. Những “tập quán truyền thống” đó là những gì tinh túy nhất mà mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đúc kết bằng kinh nghiệm trong cuộc sống. Có quan điểm “hẹp” hơn thì lại cho rằng: Văn hóa công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự; là phong cách làm việc; là ứng xử khi giao tiếp; là ý thức thực hành tiết kiệm và tự bảo vệ thương hiệu của chính đơn vị mình Người cán bộ, công chức, viên chức dù làm việc trong loại hình tổ chức hành chính hay doanh nghiệp có khả năng thích ứng công việc trong các tổ chức khác nhau, có vốn kinh nghiệm sống phong phú và có hiểu biết hoặc kiến thức về Văn 22
25. hóa công sở thì trong bất kỳ tình huống nào cũng tự mình điều chỉnh một cách hợp lý đạt hiệu quả cao trong công việc. Phong cách làm việc cũng tạo nét đẹp văn hóa của người cán bộ, công chức, viên chức trong công sở. Cần phải biết quý thời gian vàng ngọc, ngày 8 giờ làm việc và chịu tránh nhiệm trong công việc và cuộc sống. Vậy Văn hoá công sở là gì? “Văn hoá công sở là toàn bộ các giá trị tinh thần và vật chất được gây dựng nên trong quá trình tồn tại và phát triển của một công sở. Văn hóa công sở bao gồm các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của cộng đồng, chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của cộng đồng trong triển khai công việc và thực hiện các mục đích.” Hiểu một cách khái quát, Văn hóa công sở là một loạt các quy ước về hành vi mà các thành viên trong công sở dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác của mình với những người khác. Văn hoá công sở còn là một hệ thống các giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin và thái độ của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc và hiệu quả hoạt động công sở. Cũng như văn hoá nói chung, Văn hoá công sở có những đặc trưng cụ thể riêng biệt. Trước hết, Văn hoá công sở là sản phẩm của những người cùng làm trong một cơ quan, tổ chức và đáp ứng nhu cầu giá trị bền vững. Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong tổ chức chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị đó. Rõ ràng Văn hoá công sở là nền tảng tạo nên giá trị, là yếu tố sống còn của cộng đồng. Trong những năm gần đây, rất nhiều học giả đã được Nhà nước đầu tư kinh phí và thời gian để nghiên cứu, xây dựng chuẩn mực văn hoá ứng xử trong công sở. Vấn đề Văn hoá công sở hiện nay đã trở thành cấp bách trong nền hành chính Việt Nam. Chính vì vậy, ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg Ban hành Quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Nhiều địa phương, bộ ngành trên cả nước đã ban hành quy chế Văn hóa công sở tại địa phương, cơ quan. Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam cũng đã phối hợp với các ban ngành, đoàn thể vân động phong trào xây dựng làng văn hoá, khu phố văn hoá, thôn buôn văn hoá nhưng thành công cũng mới chỉ là sự cảm nhận. Lý do đơn giản là chưa có công cụ đo lường và đặc biệt là chưa có một đội ngũ đông đảo công dân có kiến thức văn hoá ứng xử thực hiện. Có người cho rằng: “Văn hóa công sở của một tổ chức là những nét đặc trưng cơ bản để phân biệt tổ chức này với tổ chức khác.” 2. Một số đặc điểm của Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã ở Việt Nam 2.1 Văn hóa công sở là hệ thống quy phạm và giá trị tiêu chuẩn tồn tại đan xen được mọi thành viên trong cơ quan UBND xã thừa nhận Khi nói đến văn hóa ứng xử, người ta nghĩ ngay đến hệ thống các giá trị, bao gồm các giá trị vật thể và phi vật thể. Với các giá trị vật thể, ứng xử có thể dễ dàng xây dựng và quy ước. Tuy nhiên, các giá trị phi vật thể mới đóng vai trò cốt lõi. Các giá trị này được toàn thể thành viên ứng xử thừa nhận, chia sẻ, tôn vinh và các thành viên trong ứng xử cùng ứng xử theo nhằm theo đuổi sứ mệnh và đạt được mục tiêu của ứng xử. Hệ thống giá trị cốt lõi này trở thành động lực chủ yếu thúc đẩy mọi người làm việc, là hạt nhân liên kết mọi người trong ứng xử với nhau, liên kết ứng xử giữa chủ thể với khách thể, liên kết ứng xử với xã hội nói chung. 23
26. Tại nhiều cơ quan UBND xã đều có ban hành các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan, Nội quy khách ra, vào cơ quan, Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính, Quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản, Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, Nội quy phòng cháy chữa cháy Tất cả các cán bộ, công chức và các cá nhân trong bộ máy cơ quan UBND đều phải thực hiện các quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy chế, quy định này ngoài công cụ duy trì là luật pháp hành chính còn có sự hỗ trợ đắc lực của Văn hóa công sở. Các cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế, quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính thì còn bị chê trách, lên án của cộng đồng thông qua Văn hóa công sở. Bởi vì, bên cạnh các quy chế, quy định hành chính tại bất kỳ cơ quan UBND xã nào cũng đều có tồn tại phong tục, tập quán văn hóa truyền thống mà các cá nhân khi tham gia vào hoạt động của cơ quan mang theo như một hành trang bất ly thân. Đó chính là cách ứng xử theo văn hóa vùng miền, dân tộc của xã hội mà cá nhân đó đang sống. Cụ thể tại hầu hết các xã ở Việt Nam hiện nay đó là thói quen tôn trọng, yêu thương đồng nghiệp tôn trọng các cá nhân khác lớn tuổi hơn, tôn trọng chức vụ hành chính, vị trí xã hội cao hơn, coi trọng và quý mến người cùng cơ quan, cùng quê hơn.v.v Trong đó yếu tố cao tuổi được đặt lên trên các yếu tố khác do tâm lý và tập quán “kính lão đắc thọ” của văn hóa Á đông Việt Nam. Yếu tố họ hàng, cùng cơ quan, cùng quê trong nhiều mối quan hệ được ưu tiên hơn các yếu tố khác vì từ xưa ông cha đã dạy: “trong họ ngoài làng” hoặc “đánh nhau hàng tổng, giữ hàng xã”. Những trường hợp vị phạm quy tắc ứng xử này sẽ bị chê bai hoặc bị cô lập bởi dư luận. Khi giải quyết công việc tại các cơ quan UBND xã hệ quy chiếu để xem xét vấn đề, giải quyết công việc thường kết hợp chặt chẽ cả hai yếu tố: hành chính theo luật pháp và ứng xử theo chuẩn văn hóa chung đã được cả tập thể thừa nhận như một giá trị mặc nhiên. Chính vì vậy, trong nhiều trường hợp việc xử phạt của các chế tài hành chính của cơ quan UBND tác động đối với cá nhân vi phạm không hiệu quả bằng dư luận và thái độ của các thành viên khác trong cơ quan. Đặc biệt là đối với các hành vi vi phạm chuyên môn nghiệp vụ nếu còn vi phạm thêm yếu tố thuộc phạm trù tâm lý, tình cảm hoặc ứng xử thì sẽ bị xem xét, đánh giá khác. Ví dụ như cùng với hành vi vi phạm là: Biển thủ công quỹ nhưng nếu là vì lý do nuôi người thân ốm đau sẽ được cả thủ trưởng cơ quan và dư luận xem xét đánh giá khác hoàn toàn với lý do biển thủ công quỹ để chi tiêu cho cá nhân. Hoặc một ví dụ khác: Cùng hành vi cãi vã, bất hòa trong công sở, khi bị đưa ra xem xét kỷ luật nhưng nếu một công chức trẻ trong cơ quan cãi vã với một đồng nghiệp trẻ cùng lứa thì sẽ bị xem xét đánh giá khác với trường hợp một công chức trẻ cãi vã, bất hòa với một công chức “đáng tuổi cha chú”. Với trường hợp thứ hai, công chức trẻ vi phạm không chỉ bị xử lý hành chính về hành vi vi phạm mà còn bị dư luận kết thêm tội “láo lếu, mất dạy với người đáng bậc cha chú mình”. Và như vậy, với trường hợp thứ hai hậu quả kỷ luật sẽ nặng hơn đồng thời còn bị cả tập thể lên án, cô lập. Tóm lại, văn hóa ứng xử định hướng suy nghĩ và hành động của các thành viên ứng xử, chi phối cảm nhận, suy nghĩ và hành động của chủ thể với khách thể 24
27. và xã hội. Để văn hóa ứng xử thực sự trở thành công cụ quản lý hiệu quả, các nhà quản lý cần chủ động xác lập và phát triển hệ thống các giá trị cốt lõi phù hợp. Ngược lại, các giá trị văn hóa không phù hợp sẽ là trở lực lớn cho quá trình phát triển của cơ quan. 2.2 Văn hoá công sở được truyền bá rộng rãi, là nhân tố quan trọng để xây dựng nên một thói quen, nếp sống chuẩn mực trong cơ quan UBND xã Văn hóa công sở có ảnh hưởng quan trọng trong việc điều hành một cơ quan, tổ chức. Văn hóa công sở hình thành phát triển và tạo nên một mối quan hệ gắn bó trong số cán bộ công sở, kết nối các cá nhân và cải thiện mối quan hệ làm việc trong công sở. Bên cạnh đó, Văn hóa công sở còn có một đặc điểm khác là nó góp phần quan trọng tạo nên đặc tính riêng của tổ chức. Hiệu quả tích cực từ Văn hoá công sở là tạo ra tiếng nói mạnh, có giá trị cao trong việc lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động của công sở, đồng thời tạo ra được hình ảnh đẹp, toàn diện của một tổ chức và ngược lại. Trong hầu hết các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và cơ quan UBND xã nói riêng, Văn hóa công sở đang tồn tại là một loạt các “tập quán” - quy định không thành văn về hành vi ứng xử trong cơ quan. Trong cơ quan nào cũng vậy, mọi thành viên của cơ quan khi giao tiếp, ứng xử nội bộ - đối nội và tiếp dân, tiếp khách - đối ngoại ngoài việc thực hiện các quy định của luật pháp các cá nhân còn phải luôn chú ý tuân thủ những tập tục truyền thống còn gọi là “lệ làng”. Phải thẳng thắn thừa nhận rằng: Quy định của Nhà nước, trong một số trường hợp tại một số địa phương đã và đang có một số “biến tấu hoặc du di” theo lệ. Đây là một nét văn hóa đặc biệt của nhiều vùng làng xã Việt Nam còn bị ảnh hưởng nặng nề của quan niệm cổ xưa “phép vua thua lệ làng”. Hiện nay, tại nhiều địa phương, các cấp lãnh đạo đang cố gắng triển khai Quyết định số số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế Văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Tại những điạ phương lãnh đạo cấp tỉnh, cấp huyện có triển khai và chỉ đạo quyết liệt việc thưc hiện văn bản thì tại cấp xã đã có nhiều chuyển biến. Bước đầu các cán bộ, công chức xã đã có tác phong làm việc, ứng xử theo chuẩn văn hóa. Từ đây, Văn hóa công sở đã bước đầu tác động tới các công dân khi đến làm việc tại cơ quan UBND xã, sau đó đã có tác động bước đầu tới mọi cá nhân khác ngoài có quan UBND. 2.3 Biểu hiện của hệ thống phân cấp quyền lực hành chính và vị trí xã hội tại UBND xã Tại cơ quan UBND xã hay tại bất kỳ một sơ quan, tổ chức nào đều tồn tại một hệ thống cấp bậc, chức vụ. Trong các cơ quan nói chung, tại cơ quan UBND nói riêng luôn tồn tại hình thức dây chuyền mệnh lệnh. Điều quan trọng nhất là dây chuyền mệnh lệnh đó được xác định hay định nghĩa như thế nào tại cơ quan? Đây là gốc để các cá nhân xác định hành vi thực thi trách nhiệm theo quy định hành chính và định hướng ứng xử theo chuẩn mực văn hóa, đáp ứng yêu cầu Văn hóa công sở. Trước hết, các cán bộ, công chức phải tôn trọng cơ cấu cấp bậc, chức vụ hành chính hiện tại đó. Từng cá nhân phải xác định vị trí chính xác của mình trong hệ 25
28. thống. Bên cạnh đó mỗi cá nhân cần phải hiểu vai trò của người đứng đầu cơ quan, nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cả cơ quan và của bộ phận nơi mình làm việc. Quan hệ giữa lãnh đạo với công chức là quan hệ công tác trên dưới. Cần có sự tôn trọng cấp trên nhưng không thể "gia đình chủ nghĩa" gọi lãnh đạo là chú, là bác, xưng con, xưng cháu, xưng anh em Lãnh đạo cũng không được gọi cấp dưới “xách mé” hoặc coi thường người giúp việc mình. Mỗi người có cương vị và trách nhiệm được giao, nên cần biết tự trọng và tôn trọng người khác. Xây dựng Văn hoá công sở là công việc mà thủ trưởng cơ quan nào cũng cần quan tâm. Đấy chính là việc xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế, những tiêu chí cụ thể, thích hợp để toàn thể đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên thực hiện. Đối với bất kỳ cơ quan nào, các vị trí lãnh đạo phải gương mẫu tuân thủ các nội quy, quy chế, tiêu chuẩn, tiêu chí đã đề ra. Thậm chí, những lời đánh giá và phê bình trong những bản báo cáo chính thức định kì hay trong những lời nhận xét bất chợt cũng cần thận trọng. Điều này phần lớn phụ thuộc vào tính cách của người lãnh đạo và cách điều hành quản lý. Đồng thời đội ngũ nhân viên dưới quyền cũng cần phải hiểu tác phong và tính cách của lãnh đạo để lựa chọn phương án tối ưu. Chắc chắn sẽ là thỏa đáng nếu cấp dưới có thể thẳng thắn nói với cấp trên của mình điều mà đội ngũ nhân viên mong đợi. 2.4 Văn hoá công sở là tài sản tinh thần của một cộng đồng trong cơ quan UBND xã Trong công sở, nơi làm việc có nhiều thế hệ, nhiều trình độ khác nhau, tính cách cũng hoàn toàn khác biệt. Thời gian tiếp xúc với đồng chí, đồng nghiệp đôi khi còn nhiều hơn cả với người thân trong gia đình. Bởi vậy trong cuộc sống thường nhật xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, hòa đồng với mọi người là việc làm cần thiết và luôn giữ nguyên tắc lấy công việc làm trọng. Giúp đỡ đồng nghiệp cũng như sẵn sàng đón nhận ý kiến xây dựng của bạn bè để mình ngày càng hoàn thiện hơn. Trong công sở cũng luôn giữ hòa khí để tạo môi trường làm việc tích cực. Một cán bộ, công chức, viên chức tốt thì trước hết phải là đồng nghiệp tốt. Thái độ ứng xử của mình như thế nào với đồng nghiệp thì họ cũng sẽ đối xử lại với mình như thế. Hãy cẩn trọng trong lời ăn, tiếng nói, biết giữ lời hứa, biết lắng nghe, chia sẻ những khó khăn, biết đón nhận ý kiến đóng góp xây dựng để tạo nên môi trường làm việc vui vẻ, hiệu quả cao. Qua việc thực hiện quy chế Văn hóa công sở, ý thức, thái độ và văn hoá giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức sẽ có nhiều chuyển biến tích cực. Cũng thông qua việc thực hiện các quy định trong giao tiếp, ứng xử, trang phục, lễ phục, đeo thẻ công chức, viên chức đã giúp người dân và các tổ chức thực hiện được quyền giám sát các hoạt động ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó làm thay đổi phong cách, trách nhiệm làm việc thực thi công vụ của cán bộ, công chức, viên chức. 3. Một số đặc trưng Văn hóa công sở ở một số vùng miền của Việt Nam và một vài Quốc gia 3.1 Một số đặc trưng Văn hóa công sở tại một số vùng miền của Việt Nam Nghiên cứu về văn hoá ứng xử giao tiếp ở Việt Nam có quan điểm cho rằng: Đặc điểm văn hóa của người Việt Nam cũng nằm trong cái nôi Văn hóa Á đông 26
29. với nhiều nét đặc thù. Bên cạnh đó Văn hóa của người Việt còn bắt nguồn từ “Văn minh lúa nước” lâu đời. Do đó, những đặc tính và phẩm chất nổi trội về văn hoá trong con người Việt Nam bao gồm những đặc điểm sau: 1.Vừa cởi mở, vừa rụt rè, coi trọng tập thể - Cái ta; 2. Xử sự nặng nề về tình cảm hơn là lý trí và giàu cảm xúc lãng mạn; 3. Trọng danh dự - Đôi khi thái quá tới mức trở thành “bệnh sĩ diện”; 4.Giữ ý trong giao tiếp, nhân ái, vị tha và rộng lượng; 5. Thiếu tính quyết đoán, khả năng đối phó rất linh hoạt với mọi tình thế và lối ứng xử mềm dẻo; 6. Tinh thần đoàn kết, cố kết cộng đồng để tạo nên sức mạnh vượt qua khó khăn, thử thách; 7. Cần cù, chịu thương, chịu khó, giỏi chịu đựng gian khổ; 8. Trọng tuổi tác, trọng người già (Lão quyền), tâm lý sống lâu lên lão làng, đề cao chủ nghĩa kinh nghiệm ; 9. Tập tính hạch toán kém, không quen lường tính xa; 10. Tác phong tuỳ tiện, kỷ luật không chặt chẽ; 11. Nặng tình nhẹ lý, chín bỏ làm mười (cơ sở chủ nghĩa dân tộc - một người làm quan cả họ được nhờ); 12. Tư tưởng bảo thủ, đóng cửa, tự thu xếp mọi việc, không cầu thị; 13. Tâm lý bình quân chủ nghĩa. Từ đặc tính này, cách ứng xử, giao tiếp của người Việt bị chi phối, dẫn tới tạo nên thói quen khó sửa dù tại gia đình hay tại công sở. Trước hết là thói quen “Gia đình hóa” các quan hệ - ngay cả quan hệ hành chính. Xuất phát điểm là từ cách xưng hô phổ biến kiểu kính trọng họ hàng như: Bác, chú, cô và xưng cháu hoặc kiểu thân tình họ hàng. Từ cách xưng hô, mọi hành vi ứng xử sẽ bị chi phối theo như: Kính trọng, nhường nhịn bề trên, bậc cao niên, trọng kinh nghiệm, giữ ý không dám trình bày những ý kiến đúng của mình và khiêm nhường thái quá. Đó là căn nguyên của các trường hợp Bậc cao niên làm lãnh đạo nếu có tính cách dễ dãi, xuề xòa hoặc xuất thân trong môi trường nông thôn, tác phong tùy tiện sẽ để lại cho lớp cháu, em tiếp bước một “di sản” trở thành “di chứng” lâu dài nhiều thế hệ. Ngoài những nét đặc trưng văn hóa chung của Việt Nam nói trên, đối với mỗi vùng miền khác nhau của Việt Nam lại được bổ khuyết thêm một số nét riêng của vùng miền. Ví dụ với vùng đồng bằng Bắc bộ thì văn hóa công sở rất chú trọng hình thức và nghi thức: “Miếng giữa đàng hơn sàng xó bếp”, làm nhà thì mặt tiền, phòng khách phải thật đẹp, sang trọng mà ít coi trọng khu vực sống bên trong. Trong khi đó khu vực đồng bằng Nam bộ lại coi trọng nội dung hơn hình thức, thói quen sống không “tích cốc phòng cơ”, thích “nhậu”. Với khu vực Bắc Trung bộ thì quan hệ trong công sở sau yếu tố họ hàng, yếu tố đồng hương được đặt lên trước hết. Với các địa phương khu vực Tây Bắc thì yếu tố tôn trọng nhau, đối xử chân thành là quan trọng nhất. Để thể hiện tôn trọng và chân thành thì phải biết chia xẻ với nhau hết mình với chén rượu. Sau khi kết nghĩa huynh đệ bên bữa rượu hết mình họ sẵn sàng làm tất cả vì nhau, nhưng nếu mời rượu không uống thì không hợp tác. 3.2 Một số đặc trưng của Văn hoá công sở châu Á Văn hóa công sở của người Trung Quốc 27
30. Cũng nằm trong cái nôi văn hóa phương Đông và chịu ảnh hưởng sâu đậm của tư tưởng đạo Khổng - Mạnh và đạo Phật nên văn hóa Trung Quốc và văn hóa Việt Nam có nhiều nét tương đồng. Chính vì vậy, Văn hóa công sở Trung Quốc và Việt Nam hiện nay cũng có nhiều nét giống nhau. Đặc biệt là cả hai nước hiện nay đều theo định hướng xây dựng thể chế nhà nước Xã hội chủ nghĩa, đều chủ trương xây dựng đat nước phát triển theo nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa. Tuy nhiên Văn hóa công sở của người Trung Hoa vẫn có một số nét khác biệt cơ bản so với Văn hóa công sở Việt Nam. Cụ thể: 1. Người Trung Hoa nói chung và công chức nói riêng ý thức chấp hành luật pháp nghiêm túc; 2. Tính toán nhìn xa, trông rộng; giỏi kinh doanh, thương mại; 3. Luôn luôn có ý thức nước lớn, dân tộc lớn; 4. Tâm lý gây ảnh hưởng, chi phối người không phải Trung Hoa; 5. Đoàn kết hướng nội, bảo vệ nhau; 6. Giúp đỡ trong cộng đồng người Hoa không bao giờ cho tiền mà thường giúp bằng tạo cơ hội việc làm hoặc kinh doanh; 7. Tôn thờ truyền thống gia đình - Trọng nam “Nhất nam viết hữu - Thập nữ viết vô”; tôn sùng kinh nghiệm của tổ tiên. Trong công sở hiện đại người Trung Hoa thường thần tượng hóa quá mức vị trí và vai trò của người lãnh đạo. Trong xử lý công việc hành chính người Trung Hoa hiện nay cũng thường ứng xử coi trọng tình cảm và coi trọng “quan hệ”. Vai trò cá nhân trong một tập thể thường mờ nhạt hơn so với vai trò tập thể. Chính vì vậy, cũng giống như tại nhiều quốc gia thuộc Á đông, với người Trung Hoa hiện nay, lợi ích của tập thể bao giò cũng phải được đặt ở vị trí cao hơn lợi ích của cá nhân. Có thể nói không quá là Văn hóa công sở Việt Nam hiện nay có nhiều điểm là bản sao của Văn hóa công sở Trung Quốc trước đây khoảng mười năm. Nói cách khác, Văn hóa công sở Việt Nam thường đi sau Trung Quốc mười năm. Văn hóa công sở của người Nhật Người Nhật có những cách ứng xử văn hóa mang bản sắc riêng nhưng cũng khá gần gũi với Việt Nam. Chúng ta có thể tham khảo một vài nét sau: 1. Tôn trọng người cao tuổi - các “cây cao bóng cả” Theo phong tục, Văn hóa công sở của Nhật Bản luôn thể hiện sự tôn kính và coi trọng những người có địa vị cao bởi sự thông thái và từng trải cùng với những đóng góp quan trọng của họ. Vì vậy, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, người ta thường đưa ra những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc thái độ của người có cấp cao nhất đang hiện diện ở đó. Không ai bày tỏ sự bất đồng với người đó. Khi cúi đầu - một hình thức chào hỏi truyền thống của người Nhật - người ta luôn luôn cúi xuống thấp nhất trước người có địa vị cao nhất. Ở Nhật Bản, tuổi tác đi cùng với địa vị, nói nôm na là “sống lâu lên lão làng”. Vì vậy, một người càng cao tuổi thì càng trở nên quan trọng. 2. Thấm nhuần động lực qua các khẩu hiệu Theo truyền thống của người Nhật, mỗi nhân viên trước khi ngồi vào bàn làm việc phải tự nhắc nhở bản thân về công việc sẽ phải làm. Lãnh đạo các cơ quan, 28
31. công ty Nhật luôn nhắc nhở nhân viên ý thức về các mục tiêu lâu dài trong tâm trí và cần ý thức được sự cần thiết của hoạt động tập thể để đạt được mục tiêu sớm nhất. Chính vì vậy, nhiều công sở Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một cuộc họp vào buổi sáng. Tại nhiều công ty còn quy định vào các buổi sáng toàn thể cán bộ, nhân viên xếp hàng và hô to các khẩu hiệu của công ty như một cách để truyền cảm hứng và động lực làm việc cũng như sự tận tụy, trung thành. Và đó cũng là một hình thức làm tươi mới các mục tiêu của công ty trong tâm trí từng nhân viên. 3. Tác phong nghiêm trang - “Làm mặt lạnh” Người Nhật quy định và yêu cầu các công chức, viên chức và nhân viên văn phòng phải rèn luyện để không để lộ cảm xúc trên nét mặt. Vì vậy người ngoài sẽ không bao giờ thấy được những khuôn mặt lạnh như tiền như những khuôn mặt trong một văn phòng của người Nhật. Ngoại trừ đôi lúc cười đùa, nhân viên văn phòng của Nhật không thể hiện tình cảm ra ngoài, đặc biệt là trong các cuộc họp. Họ nói chuyện bằng giọng thấp, có chừng mực và thường nhắm mắt lại khi thể hiện sự chú ý tới người nói - một thói quen mà nhiều người nhầm lẫn là dấu hiệu của sự chán nản. Người Nhật luôn tôn trọng môi trường làm việc. Không có chuyện đụng chạm cơ thể giữa các đồng nghiệp. Tuyệt đối không bá vai, vỗ lưng đồng nghiệp. Đối với nhiều người không phải Nhật Bản sẽ coi không khí làm việc như vậy quá nghiêm túc, thậm chí gây cảm giác ngột ngạt. Nhưng nếu làm việc lâu ta sẽ thấy tính hiệu quả của các quy định này. Người Nhật không cần coi văn phòng của mình như thánh địa, nhưng cũng không được cư xử như thể đó là nhà riêng. chính diều đó tạo nên hình ảnh và tác phong chuyên nghiệp sẽ làm tăng sự tôn trọng đối với công việc và nhờ đó làm tăng năng suất. 4. Tôn trọng danh thiếp Trao danh thiếp là biểu hiện của giao tiếp hiện đại, mỗi một nền văn hóa có một hình thức trao danh thiếp riêng. Với người Nhật trao Danh thiếp được coi là Nghi lễ mở đầu cho việc thiết lập quan hệ chính thức - đây là một nghi lễ được gọi là Meishi kokan. Một cuộc gặp chính thức tại Nhật Bản thường bắt đầu với việc trao cho nhau danh thiếp theo một cách trang trọng. Khi nhận danh thiếp, người ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem xét nội dung cẩn thận và sau đó đọc to các thông tin được in trong tấm thiếp. Tiếp đến họ sẽ đặt vào trong một chiếc hộp đựng danh thiếp hoặc đặt lên bàn trước mặt họ để nhắc đến nó khi cần. Họ không bao giờ bỏ danh thiếp vào túi áo vì hành động đó được coi là thô lỗ và thiếu tôn trọng đối tác. 5. Làm hết mình, chơi nhiệt tình Người Nhật Bản coi trọng một điều là không được để công việc chiếm lĩnh cuộc sống riêng. Tuy nhiên để cân bằng thì ngoài giờ làm việc con người cần giải trí, xả stress. Vì vậy người Nhật coi giải trí cũng là một phần quan trọng không kém trong một ngày, nó giúp giải tỏa căng thẳng và làm vơi bớt lo âu. Tuy nhiên người Nhật lại ngầm quy ước: Khi đi chơi hoặc làm bất kỳ việc gì luôn phải là “theo nhóm” với đồng nghiệp. 29
32. Thông thường, sau một ngày thảo luận quyết liệt, các nhân viên Nhật Bản sẵn sàng tìm cách xả hơi bằng cách kéo nhau đến các quầy bar và nhà hàng Karaoke - Chính nước Nhật đã phát minh ra dàn Karaoke. Đây là một việc phổ biến nếu không muốn nói là truyền thống. Nếu công sở là nơi đầy những lễ nghi hà khắc thì quầy bar lại là nơi để các công chức nhân viên văn phòng Nhật Bản được trút hết bầu tâm sự. Một điểm đến được ưa thích khác là các quán karaoke. Tại đây mọi người được thoải mái hát hò với tiêu chí “hát hay không bằng hay hát”. Các điểm đến về đêm như thế này ngoài việc giúp họ cân bằng công việc với giải trí thì còn là nơi để các đồng nghiệp chia sẻ thông tin, thắt chặt tình bạn hay củng cố tập thể. Văn hóa công sở của Hàn Quốc Nhiều người Hàn Quốc vẫn còn mang nặng tư tưởng “sếp là cha là mẹ nhân viên”, Sếp luôn luôn đúng. Kỷ luật tại công sở các cơ quan tốt, người Hàn Quốc coi trọng giờ giấc, quan hệ lao động, kỷ cương, trật tự, làm việc nghiêm túc. Coi trọng truyền thống: Người Hàn Quốc tự hào về truyền thống của cơ quan hoặc doanh nghiệp. Từ lãnh đạo đến nhân viên đều có ý thức xây dựng niềm tự hào ấy xuyên suốt trong suốt quá trình hoạt động của cơ quan, của công ty. Đề cao lòng trung thành: Người Hàn Quốc không đòi hỏi một nhân viên phải phụng sự suốt đời cho một công ty như người Nhật, nhưng một khi đã làm cho công ty họ nghĩa là bạn phải toàn tâm toàn ý phục vụ cho họ thôi, tuyệt đối phải vì lợi ích của công ty. Ví dụ nhân viên của hãng Huyndai sẽ được ưu đãi để chỉ dùng hàng do hãng sản xuất mà không dùng hàng của các hãng khác Người Hàn không có kiểu xưng hô thân tình kiểu chú cháu, anh em nơi công sở mà họ gọi theo chức vụ, nhất là giữa sếp và nhân viên. 3.3 Một số đặc điểm của Văn hoá công sở châu Âu Người Châu Âu do đặc thù cội nguồn từ văn minh “Săn bắt, chăn nuôi” nên tư duy theo hướng “Thực chứng - chứng minh bằng thực nghiệm”. Từ nguồn gốc đó, văn hóa ứng xử theo xu hướng thực dụng, chấp hành nghiêm luật pháp. Với hầu hết các quốc gia Châu Âu đều tư duy và ứng xử theo cách: 1. Coi trong danh nghiệp và doanh nhân 2. Xây dựng một nền văn hóa dựa trên hiệu quả công việc 3. Nhà quản lý và các cá nhân có trách nhiệm dành thời gian làm việc thực sự. Nhà quản lý không chỉ đứng giám sát nhân sự dưới quyền làm việc. 4. Tránh thi hành những luật lệ cứng nhắc được dựng lên để điều tiết những chi tiết nhỏ nhặt trong công việc và trong quan hệ khách thể với chủ thể. Mọi nhân viên phải thấm nhuần và chấp thuận văn hóa công sở để điều chỉnh các hoạt động. 5. Tập trung vào bản chất của vấn đề thay vi những điều thứ yếu, hình thức. Khi đánh giá các ý kiến đề xuất của cấp dưới hay nhân viên cấp trên thường dựa vào giá trị thực của ý kiến chứ không coi trọng các mối quan hệ, địa vị hay thành tích của những người đề đạt chúng và khuyến khích mọi người trình bày ý kiến trực tiếp cho lãnh đạo cấp cao. 6. Tin tưởng cấp dưới, mạnh dạn giao cho những người làm nhiệm vụ quản lý giải quyết một số vấn đề thuộc những lĩnh vực khác nhau thay vì những lĩnh vực 30
33. thuộc trách nhiệm trực tiếp của họ và tạo điều kiện cho nhân viên có cơ hội được học hỏi những kinh nghiệm của người khác. Kết quả đem lại sẽ là tinh thần học hỏi trong công việc, sự cảm thông và tình đoàn kết được nâng cao. 7. Chú trọng xây dựng kế hoạch chiến lược tổng thể, thay vì một kế hoạch hay những phương hướng chung chung trong dài hạn, sau đó vận dụng một cách nhanh nhẹn và linh hoạt các hoạt động trong phạm vi của kế hoạch đó. 8. Coi trọng công tác đào tạo, đào tạo mọi người trong 2 lĩnh vực: Kỹ năng lãnh đạo và kỹ nặng thực hiện công việc cụ thể. Đánh gia cao những thành quả mà nhân viên đạt được. 9. Tôn trọng nhân viên: tổ chức kỷ niệm những cột mốc quan trọng trong đời sống riêng của mỗi nhân viên để đính hôn, đám cưới, sinh nhật, sinh con và nhiều dịp lễ khác quan tâm chia sẻ với nhân viên khi họ ốm đau hay khi mất đi người thân, gặp biến cố hay những tai họa khác trong đời. Nói tóm lại, hãy trân trọng các nhân viên của mình theo khía cạnh là những con người bình thường chứ không phải chỉ là cấp dưới của mình. 3.4 Một số đặc điểm của Văn hóa công sở Mỹ 1. Thực dụng, tôn trọng cái tôi cá nhân; Cực đoan đến mức chia thức ăn theo xuất - Trong khi văn hóa Á đông chia theo mâm. 2. Coi trọng quyền lực của tài chính. Sòng phẳng về tài chính đến cực đoan - rủ đồng nghiệp đi ăn nhưng ai trả tiền suất ăn của người đó. 3. Thói quen xây dựng kế hoạch dài hạn, nhìn xa. 4. Coi trọng người có thực tài - không quá coi trọng tuổi tác và kinh nghiệm. 5. Bình đẳng trong các mối quan hệ. 6. Coi trọng luật pháp - thực hiện đúng như khẩu hiệu của văn hóa phương Đông: “Luật pháp bất vị thân”, sẵn sàng đưa tổng thống ra xét xử nếu có hiện tượng phạm luật. 7. Tôn sùng sức mạnh và tri thức; Luôn tìm công cụ, vũ khí mới. 8. Phấn đấu hưởng thụ cá nhân, không coi trọng để di sản cho con cháu. Trên đây là một số sưu tầm về đặc điểm Văn hóa công sở tại một số quốc gia, vùng lãnh thổ trong đó có Việt Nam. Do công việc đòi hỏi, các công chức Văn phòng - Thống kê xã nên chịu khó đọc, học hỏi thêm để bổ sung vốn hiểu biết, rèn luyện phong cách sống và làm việc cho mình. II. Một số yếu tố cấu thành, vai trò và chức năng của Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã 1. Một số yếu tố cấu thành Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã 1.1 Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan Để thực hiện được Văn hóa công sở tại cơ quan, các cơ quan UBND xã cần ban hành các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan; Nội quy khách ra, vào cơ quan; Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính; Quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản; Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan; Nội quy phòng cháy chữa cháy Tất cả các cán bộ, công chức và các cá nhân trong bộ may cơ quan UBND đều phải thực hiện các quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy 31
34. chế, quy định này ngoài việc là công cụ duy trì luật pháp hành chính còn có tác dụng xây dựng Văn hóa công sở trong cơ quan UBND. Các cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế, quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính còn bị các cá nhân khác trong cơ quan đánh giá, chê trách theo góc độ văn hóa. 1.2 Ý thức kỷ luật và đạo đức nghề nghiệp Người cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan phải chấp hành luật và các quy định, quy chế của cơ quan. Trước hết đó là việc chấp hành nghiêm giờ làm việc. Nói người đi làm trễ giờ là người “lười” cũng không hoàn toàn đúng, bởi có người rất chăm chỉ đôi khi vì một lý do đột xuất nào đó mà đi làm trễ giờ, tất nhiên không phải thường xuyên. Nhưng hiện tượng đi muộn về sớm trong đội ngũ cán bộ công chức của ta hiện nay cũng không hiếm với nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như kẹt xe, hỏng xe hay rẽ vào đâu đó để bàn “công chuyện" chẳng ai kiểm soát được lý do ấy chính đáng hay không mà hoàn toàn dựa vào sự tự giác. Tiếp theo, đó là tinh thần trách nhiệm khi giải quyết công việc theo chức trách. Những cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệm thường tránh né, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác hoặc đẩy lên cấp trên. Trong mọi trường hợp đều thờ ơ thực thi công việc như một chiếc máy, thiếu sự nhiệt tình, sáng tạo hoặc năng động, chủ động. Để tạo ý thức kỷ luật và đạo đức công vụ thì trước hết phải phản đối một cách quyết liệt thái độ thờ ơ, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công việc mà mình được giao. Trước hết các cơ quan phải ban hành quy định ngăn cấm cán bộ, nhân viên đến đến công sở rồi mới rủ nhau đi ăn sáng, chơi games hay theo dõi chứng khoán trong giờ làm việc, trong cơ quan không làm việc mà để tán gẫu, buôn chuyện nói xấu nhau như trong một số bộ phim được chiếu trong “giờ vàng" của Truyền hình Trung ương. Để xây dựng văn hóa công sở, tại cơ quan UBND xã nên xây dựng quy tắc giao tiếp trong cơ quan và phổ biến quy tắc này để mọi cá nhân biết và thực hiện theo. Sau đây là QUY TẮC 10 ĐIỂM TRONG VĂN HOÁ GIAO TIẾP 1. Ân cần: Trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó đăm đăm, bực tức. Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tượng giao tiếp; 2. Ngay ngắn: Trang phục hợp cách, không tuỳ tiện, luộm thuộm; tác phong không tỏ ra trễ nải, dặt dẹo; 3. Chuyên chú: Không làm việc riêng trong khi giao tiếp, nhất là chị em phụ nữ thường hay cắt móng tay, móng chân, kẻ lông mày, tô son, đánh phấn; 4. Đĩnh đạc: Không trả lời thủng thẳng, hỏi câu nào trả lời câu ấy, cách nói thiếu chủ ngữ, cộc lốc, nhát gừng; 5. Đồng cảm: Cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm; 6. Ôn hoà: Tránh vung tay tuỳ tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tượng giao tiếp theo “nhịp điệu” của lời nói “đanh thép” của mình. Cần có thái độ ôn hoà; 32
35. 7. Rõ ràng: Không nói quá to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều. Tránh nói lạc đề hoặc nói quá nhỏ, kiểu lí nhí khiến người nghe phải căng tai mới nghe rõ; 8. Nhiệt tình: Thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thiết, đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ; 9. Nhất quán: Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, chối phăng những điều đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa. Đó là loại người ai cũng muốn tránh xa; 10. Khiêm nhường: Tránh tranh luận khi không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khôn ngoan của mình hơn người, thích dồn đối tượng giao tiếp vào thế bí để dành phần thắng về mình. 1.3 Môi trường công sở Trong môi trường công sở, cảm quan trước hết đối với mọi đối tượng khi đến công sở đó là trang phục của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. 1. Trang phục. Ở các cơ quan UBND xã cần có quy định về trang phục khi đi làm. Quy định này cần thể chế thành văn bản. Nếu cơ quan chưa ban hành thì các cán bộ, công chức, viên chức nên có cách ăn mặc giống các đồng nghiệp đảm bảo lịch sự. Các cá nhân không nên thử hoặc “sáng tạo đột phá” các loại trang phục bất bình thường tại công sở. Dù cho tính cách cá nhân và sự sáng tạo có thể được đánh giá cao trong công việc nhưng nếu áp dụng điều này với trang phục cá nhân không thì sẽ thất bại. Nếu cố tình thực hiện sẽ vô tình phải đối mặt với những căng thẳng vì mình sẽ trở thành chủ đề của những cuộc đàm tiếu của đồng nghiệp hoặc của gây hiểu lầm, đánh giá không đúng của khách. 2. Không gian làm việc Trụ sở làm việc của cơ quan UBND là nơi thể hiện quyền uy hành chính nên cần được xây dựng và bài trí ở nôi thuận tiện cho giao thông và cả tầm nhìn. Trụ sở cơ quan cần được xây dựng theo chuẩn thống nhất của Quốc gia. Khu vực nhà làm việc và các công trình phụ trợ như hội trường, nhà bếp, nhà để xe, khu vệ sinh cần có đủ và đảm bảo cả mỹ quan và sự thuận tiện. Đặc biệt cần quan tâm là khu nhà bếp và khu vệ sinh. Cần tránh cách suy nghĩ phô trương là: Xây hội trường thật lớn, lắp đạt nhiều thiết bị hiện đại nhưng không chú ý xây dựng nhà bếp, khu vệ sinh đảm bảo các nhu cầu tất yếu cho các cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại cơ quan. Tại bàn làm việc của cán bộ, nhân viên có để ảnh gia đình, tranh vẽ nhỏ. Có thể bố trí một vài chậu cây cảnh tại hành lang, trong các phòng làm việc ở trụ sở cơ quan. Tuy nhiên các cán bộ, công chức, viên chức này nên dành chút thời để gian xem xét chăm sóc chúng sau khi tiến hành trang trí không gian làm việc. Trong thời gian làm việc, đôi khi có thể ghé qua phòng làm việc của một đồng nghiệp khác để trao đổi thông tin, thậm chí tán gẫu một chút để xả Strees nhưng chú ý không nên quá thường xuyên hoặc quá lâu. Chú ý, đôi khi một vài chi tiết “vụn vặt” như: đóng, mở cửa khi đi ra khỏi phòng có thể biểu hiện những ý nghĩa khác nhau đối với những người khác trong phòng. 3. Xây dựng quan hệ tình bạn, tình đồng nghiệp tại công sở Cơ quan UBND xã là nơi làm việc của mọi cán bộ nhân viên. Các thành viên trong cơ quan cần phải coi như đó là một “đại gia đình hạnh phúc”. Để đạt được 33
36. điều này mỗi thành viên trong đó cần quan tâm đến nhau, chia xẻ với nhau mọi chuyện vui, buồn. Nói cách khác thì trong cơ quan, giữa các đồng nghiệp với nhau cần có sự cởi mở nhưng cần tránh tò mò, đi sâu vào chuyện riêng, đời tư nếu không phải là bạn chí cốt. Sau giờ làm việc nên tổ chức giao lưu thể thao giữa các đồng nghiệp hoặc lâu lâu nên tổ chức một chuyến đi dã ngoại, tổ chức những cuộc gặp mặt chia vui. Tuy nhiên việc tạo lập tình bạn, tình đồng nghiệp nên tránh những hành vi vượt qua ranh giới cấp bậc chức vụ hay sự khác biệt giữa các phòng ban, đơn vị. 4. Trình độ của cán bộ, nhân viên trong công sở của UBND xã Hiện nay, theo quy định của nhà nước toàn bộ đội ngũ cán bộ, công chức tại cơ quan UBND xã đều phải được đào tạo đạt trình độ chuẩn. Công chức xã tối thiểu phải có bằng Trung cấp chuyên nghiệp phù hợp với chuyên môn đang đảm trách. Phần lớn các địa phương trong toàn quốc đã đạt chuẩn. Nhưng với đội ngũ công chức được bầu làm lãnh đạo địa phương thì nhiều nơi lại chưa đạt chuẩn. Trong thực tế, tại các cơ quan UBND xã nhiều nơi có tồn tại sự chênh lệch về trình độ đào tạo. Nếu sự chênh lệch trình độ đào tạo chuyên môn thuận theo hướng lãnh đạo cao hơn nhân viên thì quan hệ công việc và một số quan hệ hàng ngày khác sẽ thuận chiều, ít “sóng gió”. Nhưng tại các xã khi trình độ đào tạo của lãnh đạo thấp hơn nhân viên thì công việc và giao tiếp tại cơ quan sẽ gặp một số trở ngại. Tuy nhiên các công chức Văn phòng - Thống kê cần lưu ý rằng: Trình độ đào tạo không đồng nghĩa với ứng xử có văn hóa. Hơn nữa làm lãnh đạo cần kỹ năng quản lý điều hành hơn là kỹ năng chuyên môn. Ngoài ra, tại cơ quan UBND xã bao giờ cũng có một vài cá nhân thích tách bạch rõ ràng giữa quan hệ đồng nghiệp trong công việc và đời sống riêng tư của họ. Với các cá nhân này, họ thường có cách ứng xử không giống mọi người. Nếu trong cơ quan có người thuộc tuýp này thì các cá nhân làm việc tại một cơ quan mà giữa mọi người có không khí thân mật như trong gia đình sẽ đòi hỏi mọi người phải ứng xử một cách khéo léo và phù hợp với mỗi một tình huống giao tiếp nhất định. Để tránh những căng thẳng tại nơi làm việc mỗi người sẽ phải lựa chọn một ứng xử trong công việc, điều chỉnh những thói quen của chính mình. Trong đó vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê là cực kỳ quan trọng. Bởi vì, do đặc thù công việc công chức Văn phòng - Thống kê là người đóng vai trò trung gian trong các mối quan hệ giữa các nhân viên khác với lãnh đạo xã. Trong một số trường hợp công chức Văn phòng - Thống kê phải đóng vai trò trung gian hòa giải các mâu thuẫn hoặc hiểu lầm giữa lãnh đạo với các nhân viên khác trong cơ quan. Tuy nhiên điều này không đồng nghĩa với việc công chức Văn phòng - Thống kê sẽ phải che dấu tính cách cởi mở, thú vị của riêng mình hay cố tình tạo vỏ bọc, biến mình thành người khác. Trong cơ quan UBND các cá nhân cần được được được trang bị một vốn hiểu biết về văn hóa ứng xử nơi làm việc để tạo được cho mình cách cư xử cũng như thói quen làm việc và sẽ ngăn ngừa được những mối bất hòa hay tình huống gây căng thẳng trong công việc tại cơ quan. 2. Vai trò của Văn hóa công sở trong hoạt động hàng ngày của cơ quan UBND xã 34
37. 2.1 Văn hóa công sở là quy định hoặc quy chế nhưng đã được mọi thành viên trong cơ quan UBND xã thừa nhận và tuân thủ. Để cơ quan UBND xã thực sự là nơi có văn hóa công sở theo quy định của nhà nước, các cơ quan UBND xã phải có các loại nội quy, quy chế hoặc quy định về các mặt hoạt động chính trong cơ quan như: Quy chế hoạt động của cơ quan, Nội quy khách ra, vào cơ quan; Quy định về quy trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các thủ tục hành chính; Quy định về trách nhiệm tham gia quy trình xây dựng, ban hành và quản lý văn bản; Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan; Nội quy phòng cháy chữa cháy các văn bản có liên quan đến công dân, khách cần được in thành bảng, treo công khai tại các vị trí dễ thấy để mọi cá nhân có thể đọc và thực hiện. Trước hết, các cán bộ, công chức và các cá nhân trong bộ máy cơ quan UBND đều phải gương mẫu thực hiện nghiêm các quy chế, quy định hay nội quy của cơ quan. Việc triển khai thực hiện các quy chế, quy định cần được tiến hành theo giai đoan. Sau khi ban hành các quy chế, quy định với các chế tài thưởng, phạt nghiêm minh phải tổ chức phổ biến đến mọi người. Giai đoạn tiếp theo là tiến hành áp dụng thực hiện, lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê gương mẫu thực hiện. Giai đoạn tiếp theo là thường xuyên kiểm tra, nếu phát hiện các tình huống phát sinh phải điều chỉnh ngay. Đặc biệt là cần có hoạt động sơ kết, tổng kết các giai đoạn thực hiện. Khi tiến hành sơ kết, tổng kết phải rút ra các bài học kinh nghiệm, có thưởng phạt công minh mới động viên được các cá nhân chấp hành. Hoạt động này nếu duy trì thường xuyên liên tục sẽ dần dần xây dựng thành công Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã. Và theo thời gian Văn hóa công sở sẽ trở thành “luật tục” và trở thành công cụ không chỉ giúp duy trì luật pháp hành chính mà còn có tác dụng xây dựng Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã. Các cá nhân trong cơ quan UBND làm tốt hoặc chưa tốt, thậm chí vi phạm các quy chế, quy định thì bên cạnh việc bị xử lý theo các chế tài pháp luật hành chính còn bị các cá nhân khác trong cơ quan đánh giá, chê trách theo góc độ văn hóa. 2.2 Văn hoá công sở là nhân tố quan trọng để xây dựng nên một thói quen, một nếp sống chuẩn mực trong cơ quan UBND xã. Vài năm gần đây, phương tiện thông tin đại chúng đề cập nhiều đến vấn đề Văn hóa công sở và vai trò, chức trách của công chức trong cơ quan công quyền, nhất là cấp cơ sở. Đã có bài báo đưa tin và ảnh hình ảnh một đoàn cán bộ của một tỉnh phía Nam tiếp dân khiếu kiện. Bức ảnh minh hoạ bài viết chụp được ảnh người cán bộ ngồi ghế, công dân khiếu kiện cao tuổi đứng chắp tay trình bày. Sự việc sau đó trở nên nghiêm trọng trên diễn đàn một số tờ báo đến mức văn phòng Chính phủ yêu cầu Bộ Thông tin &Truyền thông kiển tra, xử lý nghiêm cán bộ, công chức. Ở đây, bất luận vì lý do gì, thì hình ảnh như vậy nếu có là khó chấp nhận. Cán bộ, công chức là công bộc của dân, lo cho dân, vì dân vì nhà nước ta là nhà nước “của dân, do dân và vì dân” không thể chấp nhận cách ứng xử quan cách của công bộc với công dân. Hiện nay, nhiều cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện đã triển khai thực hiện quy chế Văn hóa công sở theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Tuy nhiên, tại nhiều cơ quan UBND xã chưa xây dựng và ban hành quy chế Văn hóa công sở. Một số địa phương thì có ban hành nhưng thực hiện chưa nghiêm. Điều cần lưu ý đội ngũ 35